S.7-12 Flashcards
Zeichne eine Skizze mit Aufbau und Ablauforga
ZF S.7
Vorbemerkungen zu Aufbau- und Ablauforganisation
Verschiedene Schritte
Schritt 1) Spezialisierung
- Welche Aufgaben fallen an?
- Welche Abteilung sind erforderlich?
Schritt 2) Koordination
- Wie kann Zusammenarbeit im Sinne des UN gewährleistet werden?
- Wer trifft Entscheidungen? (AKV)
- Wer erhält Weisungsbefugnis? (AKV)
- Welche Prozesse sollen standardisiert werden?
- Welche Koordinationsmechanismen halten die Organisation zusammen?
Schritt 3) Konfiguration
- Wie gestaltet sich der Grundaufbau der Stellen und Abteilungen?
Schritt 4) Delegation
- Wer, außer mir, kann diese Arbeit noch erledigen?
Schritt 5) Formalisierung
- Wie könnte eine organisatorische Regel für eine Situation formuliert werden? (Standards und Regeln, EDV, Checkliste, Arbeitsanweisungen, Prüflisten,…)
Informelle Phänomene
Und deren Nachteile
- Flurfunk = informelle Kommunikation kann Arbeitsabläufe fördern wenn Info und Anregung dadurch schneller als das formelle System erlaubt übermittelt wird
- Themen sind spontan und oft ungeplant
- Umgangssprache, wenig offizieller Charakter und kann nicht vermieden werden
Nachteile:
- Instanzen können übersprungen/übergangen werden
- Gerüchte
- Konflikte können entstehen
Aufbauorganisation
Generell
- befasst sich mit UN Struktur
- Ermittelt die zu erfüllenden Aufgaben
- Schafft die erforderlichen Stellen
- UN wird in Abteilungen unterteilt (nicht zu viele, da teuer wegen vielen Führungskräfte
Von der Gesamtaufgabe zur formalen Organisation
> Gesamtaufgabe > Organisatorische Differenzierung (mit Aufgabenanalyse und Arbeitsanalyse) > Organisatorische Integration (mit Aufgabensynthese und Arbeitssynthese)
Formalisierungsinstrumente der Aufbauorganisation
- Organigramme
- Stellenbeschreibung
- Richtlinien
- Informationsflussformalisierung
- Anweisung
- Selbstabstimmung
- Leistungsdokumentation
Formale Aspekte der Leitungsbeziehung im Eisbergmodell
- Planung
- Organigramm
- Stellenbeschreibung
- Richtlinien, usw.
- Formale Gruppe = Vorgesetzer und Mitarbeiter, Ziel ist Organisatorische Effizienz
=rationale, beobachtbare Ebene
Informale Aspekte der Leitungsbeziehung im Eisbergmodell
- Machtverteilung
- persönliche Beziehungen (z.B. Affaire, dann Streit)
- Werte
- Einstellungen
- Bedürfnisse
- Erwartungen
- Motivation, usw.
- Informale Gruppe = informaler Führer und Mitglieder der Gruppe, Ziel sind individuelle Bedürfnisse
= effektive, verdeckte Ebene
Gestaltungsbereiche der Aufbauorganisation
3 und Unterpunkte
1) Spezialisierung
- Aufgabenanalyse (Teilaufgaben 1,2,3,… wie z.B Einkauf von Teilen, Verkauf v. T., Versand v. T.)
- Aufgabensynthese (Stellenbildung) (je nach Umfang der Aufgaben, mehrere Stellen)
2) Koordination
- Aufgabensynthese (Stellenbildung)
- Abteilungsbildung
3) Konfiguration
- Abteilungsbildung (z.B. Einkauf, Verkauf, Verwaltung)
- Organisationsformen
Aufgabenanalyse (Teil der Aufbauorga)
- Welche Tätigkeiten sind auszuführen um UN Ziele zu erreichen?
- Ergebnis = Aufgabengliederung
- Überblick über Aufgaben
- strukturiertes Interview als Datenerhebung
Klausurarbeit: Wie geht jemand vor, um die Aufgaben eines Unternehmens herauszufinden?
Zerlegen der Gesamtaufgaben in Teilaufgaben!
ZB. Welche Aufgaben in Reisebüro? MA fragen, was machst du den ganzen Tag? (Mindmaps oder Listen)
Funktionale Organisation
Zeichne ein Organisationsmodell
ZF. S. 9
Funktionale ORganisation (bzw. Organisationsmodell)
Vorraussetzungen:
- Kleines Produktprogramm, DL Sortiment
- Absatzmarkt vergleichsweise stabil
- Unternehmensaufbau nach Funktionsbereichen
- Transparente Unterstellungsverhältnisse und Kompetenzregelungen
- Kosten für die Besetzung von Spezialisten gering
Funktionale ORganisation (bzw. Organisationsmodell)
Vorraussetzungen:
- Kleines Produktprogramm, DL Sortiment
- Absatzmarkt vergleichsweise stabil
- Unternehmensaufbau nach Funktionsbereichen
- Transparente Unterstellungsverhältnisse und Kompetenzregelungen
- Kosten für die Besetzung von Spezialisten gering
Funktionale Organisation (bzw. Organisationsmodell)
Vorteile
- Übersichtlich
- Eindeutige Verantwortungsbereiche und klare Kompetenzabgrenzung
- Nutzung von Expertenwissen durch Spezialisierung
Funktionale Organisation (bzw. Organisationsmodell)
Nachteile
- Bereichsegoismus / Bereichsdenken
- Überlastung der Führungskräfte wegen mangelnder Delegation
- Fehlende Marktnähe
- Langer Dienstweg
- Viele Schnittstellen
- Kein Prozessdenken (da Geschäftsprozesse horizontal verlaufen)
Divisionale Organisation (= Spartenorganisation) (Organisationsmodelle)
Zeichne!
ZF S. 10
Divisionale Organisation (= Spartenorganisation) (Organisationsmodelle)
Übersicht
- Vorstand ganz oben, dann zweites Layer PKW, LKW und Wohnmobile und im dritten Layer für jede Sparte Beschaffung, Reparatur, Absatz
- V.a. In UN mit heterogenen Produktionsprogrammen
- Divisionen besitzen alle Sachfunktionen (Einkauf, Produktion, Vertrieb, Verwaltung)
- Sparten sind i.d.R. Für das erwirtschaftete Ergebnis verantwortlich
- Wird als UN in UN bezeichnet und sollten recht unabhängig voneinander sein
- Divisions- bzw. Spartenleiter haben weit gehende Entscheidungsbefugnis
- Sie werden auf unterschiedliche Weise für das Ergebnis verantwortlich gemacht
- Cost Center (Zielvorgabe: Einhaltung von Kosten)
- Profit Center (Zielvorgabe: Ertrag, also Gewinn und Kosten)
- Investment Center (Investitionen können eigenständig durchgeführt werden)
Divisionale Organisation (= Spartenorganisation) (Organisationsmodelle)
Vorteile
- Entlastung des Managements durch Spartenleiter
- Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- Übersichtlicher und leichter zu steuern
- Fehlbesetzungen treffen nur die Sparte
- Eigene Gewinnverantwortung der Sparten möglich
- Hohe Motivation der Spartenleiter
- Besetzung durch Fachkräfte
- Abstoßen unprofitabler Sparten
Divisionale Organisation (= Spartenorganisation) (Organisationsmodelle)
Nachteile
- Entwicklung von Spartendenken (Spartenziele werden über die Unternehmensziele gesetzt)
- Konkurrenzkämpfe zwischen den einzelnen Sparten
- Verzicht auf Synergieeffekte (Abteilungen mehrfach vorhanden)
- Hoher Personal-/Führungskräftebedarf
Zeichne eine Matrix Organisation
ZF. S. 11
Matrix Organisation
Generell
- versucht Vorteil der funktionalen Orga mit der divisionalen Orga zu verbinden
- UN wird nach Funktionen und auch Objekten (Produkte, Projekte, Kunden, Märkte) untergliedert
- Es entsteht ein Mehrliniensystem
- Besonders geeignet für UN mit turbulenten Märkten und welche ein breites Leistungsprogramm anbieten
Matrix Organisation
Vorteile
- Expertenwissen (Leitungsspezialisierung)
- Spezialisierung (an den Schnittstellen, fundierte Entscheidungen)
- Entlastung des Managements
- Flexibel und anpassungsfähig an veränderte Umweltsituationen
Matrix Organisation
Nachteile
- Hohes Konfliktpotential (Mehrliniensystem)
- Uneinheitliche Leitung
- Kompetenzkreuzungen (Doppelunterstellungen im Mehrliniensystem)
- Misserfolg wird auf die andere Dimension abgeschoben
- Höher Bedarf an Führungskräften und hoch qualifizierten Mitarbeitern
Wie ist die allgemeine Vorgehensweise im Bereich Aufbauorganisation?
1) Spezialisierung
2) Koordination
3) Konfiguration
4) Zerlegen von Gesamtaufgaben in Teilaufgaben (Aufgabenanalyse, Stellenbildung, Abteilungsbildung)
Grenzen Sie die Begriffe Aufgabenanalyse, Stellenbildung und Abteilungsbildung voneinerander ab.
- Aufgabenanalyse (welche Tätigkeiten, durch Interviews)
- Stellenbildung (Zusammenfassen von ähnlichen Aufgaben, in welchem Umfang? > notwendig zur Auschreibung)
- Abteilungsbildung (Zusammenfassen von thematisch gleichen Stellen, wer trifft Entscheidungen, Zusammenarbeit MA)
- Auch Spezialisierung (Aufgabenanalyse, Stellenbildung); Koordination (Stellenbildung, Abteilungsbildung); Konfiguration (Abteilungsbildung)
Welche grundlegenden Modelle der Aufbauorganisation werden unterschieden?
- Funktionales Modell (Funktionale Organisation)
- Divisionales Modell (Divisionale Organisation)
- Matrix Modell (Matrix Organisation)
