ROTINAS ADMINISTRATIVAS Flashcards
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Rotinas administrativas referem-se ao conjunto de tarefas e processos que envolvem o dia a dia de um ambiente organizacional. Essas tarefas são realizadas com o objetivo de manter o funcionamento adequado da organização, garantindo que os processos administrativos se desenvolvam de maneira eficiente. Para o cargo de Assistente em Administração, as rotinas envolvem atividades que são realizadas tanto em setores internos, como recursos humanos, financeiro, contábil e compras, como em setores externos, que podem envolver contatos com fornecedores e clientes.
Principais Tarefas do Assistente em Administração
O assistente em administração desempenha funções que garantem o bom funcionamento da rotina administrativa. Algumas das principais responsabilidades incluem
Gestão de documentos
Atendimento e suporte
Controle de processos financeiros
Apoio em Recursos Humanos
Gestão de documentos
Organização de arquivos físicos e digitais, controle de documentos, correspondências e processos administrativos.
Atendimento e suporte
Atendimento a clientes, fornecedores, gestores e demais colaboradores, além do auxílio na organização de agendas e compromissos.
Controle de processos financeiros:
Como a emissão de notas fiscais, controle de pagamentos e recebimentos, além de outras atividades que envolvem o setor financeiro
Apoio em Recursos Humanos
Processamento de folha de pagamento, controle de férias, recrutamento e seleção, além de outras atividades relacionadas à gestão de pessoas.
Apoio logístico e de compras
Controle de materiais de escritório, organização de estoque e suporte para a aquisição de produtos e serviços para a instituição.
ROTINAS DE ESCRITÓRIO
Organização e arquivamento de documentos
Comunicação interna e externa:
Controle de correspondências
Agendamento de reuniões e eventos:
Planejamento e Organização do Trabalho
Planejamento de tarefas
Gestão de prazos
Delegação de funções
Gestão de documentos e arquivos
Planejamento de tarefas
Envolve a organização das atividades diárias, priorização de tarefas, e gestão do tempo para garantir a eficiência no ambiente de trabalho
Gestão de prazos
Saber como lidar com prazos e elaborar cronogramas de trabalho.
Delegação de funções
Saber identificar e delegar funções de maneira eficiente e dentro das capacidades de cada membro da equipe.
Gestão de documentos e arquivos
O conhecimento sobre o arquivamento e a organização dos documentos administrativos (como contratos, processos, relatórios, e-mails), além de ferramentas de digitalização e armazenamento em nuvem, também é fundamental.
Comunicação Administrativa
Comunicação interna
Atendimento ao público
Redação oficial e empresarial
Protocolos administrativos
Comunicação interna
A troca eficiente de informações entre os setores e funcionários dentro da organização.
Atendimento ao público
Saber lidar com o atendimento ao público, inclusive por telefone, e-mail e presencialmente.
Redação oficial e empresarial
Conhecimento das normas de redação de ofícios, memorandos, cartas, e-mails e outros documentos administrativos
Protocolos administrativos
Saber como e onde protocolar documentos, como registrar recebimentos, entradas e saídas de papéis, e garantir o devido fluxo de informações
Gestão de Recursos Humanos
Controle de ponto e jornadas de trabalho
Organização de escalas e férias
Recrutamento e seleção
Controle de ponto e jornadas de trabalho
Como controlar a carga horária dos funcionários e gerenciar o ponto eletrônico
Organização de escalas e férias
Saber elaborar escalas de trabalho, controle de férias, folgas, licenças e afastamentos.
Recrutamento e seleção
No caso de cargos administrativos em órgãos públicos, pode ser relevante entender o processo de recrutamento e seleção para garantir a contratação dos funcionários adequados.
GESTÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTARIA
Controle de despesas e receitas
Emissão de documentos financeiros
Planejamento orçamentário
Legislação Aplicada à Administração Pública
Lei de Responsabilidade Fiscal
Lei de Acesso à Informação (LAI)
Normas de licitações e contratos administrativos
