Reader 3 Contractmanagement Flashcards
Contractmanagement
Wat is het verschil tussen contractbeheer en contactmanagement
Contractbeheer is intern gericht
Contractmanagement is extern gericht
Wat zijn de vijf pijlers van contract management?
- organisatie
- contractadministratie
- prestatiemanagement
- leveranciersmanagement
- relatiemanagement
Wat is het nut van een contract?
Het managen en bijsturen van de overeengekomen prestatie
Wat is contractmanagement?
CM omvat alle activiteiten vanaf het sluiten vd overeenkomst tot en met het tot uitvoer brengen van de gemaakte afspraken.
Wat zijn de voordelen van contractmanagement?
- Beter benutten van de leverancier
- meer inzicht in prestaties en toegevoegde waarde
- betere samenwerking
- betere communicatie
- kostenbesparing
- meer innovatiekracht
- meer inzicht in risico’s
- betere stuur- en meetinstrumenten
- vergroten van kennismacht
- betere verdeling van interne tijd en capaciteit
Wat zijn de soorten inkoop en wat is de plaats van contractmanagement daarbinnen?
centrale inkoop: bij contracteigenaar
decentrale inkoop: bij contracteigenaar
gecoördineerde inkoop: op verschillende manieren in de organisatie belegd
hybride inkoop: op verschillende manieren in de organisatie belegd
Bij gecoördineerd en hybride geldt: specifieke contracten met strategische leveranciers bij de vakafdeling en de rest kan bij inkoop.
Wat zijn de competenties van of eisen aan een contractmanager?
- grondige kennis van verschillende contractvormen
- goed begrip van de doelstellingen van de organisatie
- minstens dezelfde kennisniveau als de leverancier
- ontwikkelen en onderhouden van relaties met leverancier
- openheid en vertrouwen, maar ook duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheid
- goed begrip van commerciële dynamiek, van cost drivers en hoe risico’s de kosten kunnen beinvloeden
- kennis van risicomanagement op het gebied van contractwijzigingen en claims
- prestatie kunnen evalueren en managen
Wat is het stappenplan voor het opzetten van contractmanagement?
1: bepaal welke contracten je wilt managen
2: bepaal het contracttype
3: bepaal waarop je wilt sturen
4: overleg met betrokken leveranciers
5: opzetten van een dashboard
Waar kunnen EMVI criteria uit bestaan?
Subgunningscriteria zoals PvA, planning, functionaliteit, beschikbaarheid, esthetica en inpassing, duurzaamheid, levensduurkosten. Deze subgunningscriteria moeten ook bij de uitvoering van het contract beoordeeld worden.
Hoe kan je bepalen welke contracten je wilt managen?
- Wel of geen Europese aanbesteding
- Welke plaats heeft het contract in de Risico matrix
- Welke plaats heeft het contract in de Kraljic matrix
Hoe kun je aan de hand van de Kraljic-matrix bepalen welke contracten je wilt managen?
Als financieel risico en toeleveringsrisico toenemen, nemen de inspanningen bij contractmanagement toe. Routineproducten en hefboomproducten vragen om minder aandacht van contractmanagement dan de knelpuntproducten en de strategische producten.
Hoe kun je aan de hand van de Risico-matrix bepalen welke contracten je wilt managen?
Op basis van impact/risico en omvang overeenkomst indelen naar 4 types:
y-as: impact/risico
x-as: omvang overeenkomst (grens 100.000)
2 1
4 3
4: minimale contract management
3: contract management
1 en 2: contract en leveranciersmanagement
Hoe bepaal je het contract type?
- raakt het de burger
- heeft het betrekking op het primaire proces?
- is het innovatief?
- heeft het politieke of bestuurlijke impact?
Waarop kan je binnen contract management contracten sturen?
- op basis van objectieve KPI’s (klachten, storingen, mijlpalen)
- op basis van subjectieve aspecten (samenwerking, terugbellen)
- criteria in contract / overeenkomst vastgelegd
Wat is een CM dashboard?
Noem voorbeelden van dashboard elementen?
een visuele weergave van de belangrijkste informatie die nodig is om 1 of meerdere doelstellingen te bereiken, in 1 oogopslag te zien
Dashboard element: GOKRIT Geld Organisatie Kwaliteit Risico's Informatie Tijd \+ Aspecten waarop offertes zijn beoordeeld en de winnende offerte is gekozen (EMVI)
Wat zijn de voordelen van een CM-systeem
- rapportage mogelijkheden
- onderbouwing van gesprekken met leveranciers
- zicht op gerealiseerde prestaties
- rappel voor mijlpalen
Wat is stappenplan voor het opzetten van prestatiemanagement?
1: wat zijn de strategische doelen?
2: welke kritische succesfactoren beinvloeden deze doelen?
3: welke activiteiten dragen daaraan bij?
4: op basis van activiteiten de KPI’s vaststellen, inclusief definitie, norm en meetinstrument
5: implementeren van het meetsysteem, vervolgens cyclus plannen, uitvoeren, evalueren en verbeteren.
Wat zeggen onderzoeksresultaten over contractmanagement en governance?
CM:
- vaak geen formele rol
- ruimte voor verbetering aanwezig
- contract compliance vaak onbekend
Governance (besturing)
- beslisstructuur en verantwoordelijkheden vastleggen
- vaak geen CM-beleid
- verantwoordelijkheid vaak niet belegd
- control en tooling onvoldoende
Wat zijn de 5 volwassenheidsfases binnen CM?
1: ad-hocfase
2: basisfase
3: gestructureerde fase
4: geïntegreerde fase
5: geoptimaliseerde
Fase 3 is minimaal streefnivo om contract complice te borgen
Wat zijn de 5 dimensies binnen het CM-volwassenheidsmodel?
1: Beleid
2: Processen
3: Systemen
4: Personeel
5: Leveranciers
