Procedimientos Flashcards
¿Qué es un procedimiento?
Es una serie de actividades relacionadas entre sí y ordenadas cronológicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quien, que, como, cuando, donde y con qué se realiza cada una de las actividades.
Objetivos
Lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias;
Ser una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado;
Establecer los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo;
Facilitar la supervisión del trabajo y proporcionar a los jefes los elementos necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades;
Ser una herramienta para capacitar al personal en el desempeño de sus funciones;
Delimitar responsabilidades y evitar desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la ejecución de un trabajo determinado;
Auxiliar en las labores de auditorías interna y externa
Ventajas
Disminuir la improvisación y los errores
Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo; y
Emprender acciones de mejora.
¿Qué tipos de organización necesitan manuales de políticas y procedimientos?
Que requieran normalizar su operación
Que busquen eliminar estrés y desperdicio
Que deseen duplicar o replicar su cultura organizacional en otros puntos de ventas, sucursales, franquicias
Que deseen incrementar y/o consolidar su posición competitiva
Que deseen tener un crecimiento sostenido en ventas, utilidades, rentabilidad y satisfacción de clientes
Que estén buscando la certificación con las NORMAS ISO 9000, ISO 14000, ISO/TS 16949, OHSAS 18000.
¿Cómo se puede evitar que los procedimientos o manuales lleguen a hacerse burocráticos?
Haciéndolos sencillos y comprensibles para todos.
Elaborando políticas que sean realistas y funcionales para que se respeten en al menos el 90-95 por ciento de los casos.
Incluyendo actividades de transformación –al producto o servicio –que le agreguen valor al cliente y a la propia organización.
Medir y evaluar los principales indicadores asociados a estos procesos y/o actividades.
Revisar y adecuar regularmente los procedimientos a la realidad cotidiana de la organización.
