Phase 1 - Organisatorische Aufgaben Flashcards
Nenne die 5 organisatorischen Aufgaben der Vorbereitungs- und Positionierungsphase.
1 - Erstellen eines Projektstrukturplans
2 - Projektorganisation festlegen, Prozessteams bilden,
Kommunikationsstruktur/regeln
3 - Ableitung des Projektphasenplans (Ressourcenplanung)
4 - Verabschiedung des definitiven Projektauftrages
5 - “Kick-Off” und damit Übergang in die Durchführungsphase
Wozu dient ein Projektstrukturplan?
- als Grundlage für Aufgabenplan, Ressourcenplan, Zeit- und Terminplan, Kostenplan
- als Grundlage für Projektsteuerung, -koordination, - controlling, - dokumentation
- bildet Gesamtheit der Aktivitäten ab
- zeigt Bedarf an Know-how auf
- bildet Basis für Risikoanalyse
Nenne den Unterschied zwischen “objektbezogen” und “funktionsbezogen”.
Der objektbezogene Projektstrukturplan zerlegt den Gegenstand des Projektes in einzelne Teile.
Bei dem funktionsbezogenen Projektstrukturplan wird der Gegenstand in einzelne Tätigkeiten gegliedert.
Wer ist Bestandteil eines Projektteams?
- Lenkungsausschuss (Richtlinien/Gesamtstrategie)
- Projektleitung (Operative Projektleitung, Projektfortschritt, - Organisation/Ressourcen
- Prozessteam(s) (für abgeschlossene Teilaufgaben)
- Aufgabenteam(s) (für Teilaufgaben)
- ext. Berater/Auftragnehmer (Methodenkompetenz, Moderation)
Nenne 3 Möglichkeiten der Projektorganisation.
- Stabs-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
- Reine Projektorganisation
Was ist eine Stabs-Projektorganisation?
- Entscheidungs- und Weisungsbefugnis bleibt bei den Leitern der bestehenden Organisationseinheiten
- Projektleitung nur beratend und vorbereitend
Vor- und Nachteile einer Stabs-Projektorganisation?
+ keine organisatorischen Umstellungen nötig
+ hohe Akzeptanz innerhalb der Linienbereiche
- kein direkter Projektverantwortlicher
- geringe Befugnisse des Projektleiters
Was ist eine Matrix-Projektorganisation?
- Mischung aus reiner Projektorganisation und Stabs-Projektorganisation
- teilt die Verantwortung in Instanzen der Fachabteilungen und Projektinstanzen auf
- Die Projektleitung hat volle Verantwortung, jedoch nicht die volle Weisungsbefugnis über die Mitarbeiter
Vor- und Nachteile einer Matrix-Projektorganisation?
+ Ziele für das Projekt werden geschäftsunabhängig gesetzt
+ Teammitglieder können in “ruhigen” Projektphasen Aufgaben ihrer Abteilung übernehmen
- schwer durchzuführende Trennung zw. Linie und Projekt für zu Konfliktpotential
- erheblicher Personalaufwand/aufwendige Organisation
Was ist eine Reine Projektorganisation?
- Teammitglieder werden aus ihren Abteilungen herausgelöst und Projektleitung unterstellt
- Projektleitung hat ungeteilte Weisungsbefugnis
- MA können sich ausschließlich auf Projekt konzentrieren
Vor- und Nachteile einer Reinen Projektorganisation?
+ direkter Zugang zur GL
+ Konzentration der Kräfte auf die Projektarbeit
+ hohe Identifikation mit Projekt
+ klare Festlegung von Kompetenzen und Verantwortung
- Bereitstellung Projektmitarbeiter, Wiedereingliederung in Organisation
- Keine direkte Beziehung zu den anderen Bereichen
- Gefahr der Konkurrenz zwischen Projekt- und Fachabteilungen
Wozu dient ein Projektablaufplan?
- Fortführung & Detaillierung des Projektstrukturplans (Transparenz)
- unterteilt Projekt in überschaubare, zeitlich abgeschlossene Phasen (Meilensteine)
- ermöglicht zielgerichtete Einsetzung von Ressourcen
- hilft mögliche Engpässe zu erkennen und Risiken einzuschätzen
Nenne 3 unterschiedliche Planungsinstrumente.
- Tabelle
- Netzplan
- Balkenplan
Vor- und Nachteile Tabelle?
+ schnell manuell erstellbar
+ offene Struktur mit Gestaltungsspielraum
- Eindeutigkeit nicht immer gegeben
Vor- und Nachteile Netzplan?
+ Präzise Darstellung aller Abhängigkeiten, die zur Feinsteuerung benötigt werden
- für Externe oft unübersichtlich
- hoher Aktualisierungsaufwand
