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Administración II > periodo 3 > Flashcards

periodo 3 Flashcards

1
Q

que es un proceso?

A

conjunto de recursos y actividades relacionadas que conforman entradas en salidas.

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2
Q

que es subproceso?

A

es una parte bien definida en un proceso. Su identificación puede resultar útil para análisis y aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.

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3
Q

que es procedimiento?

A

es la división de un subproceso, y se define como una manera especificada de efectuar una actividad.

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4
Q

que es producto?

A

es el resultado de actividades o procesos y que puede ser tangible o intangible o una combinación de ambas cosas.

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5
Q

que es cliente?

A

es toda persona que se ve afectada o por lo que hace la empresa. Puede ser interno o externo a la organización, y en ambos casos se catalogan como una ENTIDAD. Puede ser entrada o salida de un proceso.

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6
Q

que es proveedor?

A

La organización que suministra un producto al cliente.

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7
Q

que es actividad?

A

es el conjunto de tareas realizadas para producir un resultado. Dichas actividades se pueden catalogar en tres tipos: Valor Agregado al Cliente, Valor agregado al negocio, sin valor agregado.

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8
Q

que es administracion?

A

Coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas

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9
Q

Administración por Procesos?

A

Es la forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos. Entendiéndose estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga las necesidades del cliente.

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10
Q

Características de la Admón. por Procesos.

A
  • Incrementar la eficacia.

-Reducir costos.

-Mejorar la calidad

-Reducción de etapas y tiempos.

-Identificación y documentación.

-Definición de objetivos,

-Especificación de responsables de los procesos

-Simplificación

-Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.

-Ampliación de las funciones y responsabilidades del personal.

-Inclusión de actividades de valor añadido.

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11
Q

modelo básico de un proceso.

-componente del proceso

A

mano de obra, medio ambiente,metodos, materiales,maquinaria.

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12
Q

modelo básico de un proceso.

-TRANSFORMACION CON VALOR AGREGADO

A

insumos= expectativas

resultados= servicio

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13
Q

LOS PROCESOS EMPRESARIALES SON DE 3 TIPOS

A

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE NEGOCIO O CLAVES

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14
Q

PROCESOS DE NEGOCIO O CLAVES

A

Son aquellos que se pueden considerar como básicos para que la organización sea rentable, en otras palabras los que agregan valor para el cliente y la empresa

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15
Q

procesos administrativos que corresponden a los PROCESOS DE NEGOCIO O CLAVES

A

Tomando órdenes de clientes,

  • Solicitar insumo a los proveedores,
  • Distribución de los productos.
  • Embarque, transportación e inventarios.
  • Abriendo una cuenta, y fabricando un componente
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16
Q

PROCESOS DE APOYO

A

Son los que apoyan los procesos de negocio.

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17
Q

procesos administrativos que corresponden a los PROCESOS DE APOYO

A
  • Contabilidad
  • Reclutamiento, selección y contratación.
  • Centro de llamada
  • Soporte técnico
18
Q

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

A

-Son los relacionados con la Dirección, Gestión y Desarrollo de la Empresa.

-Se desarrolla la supervisión de todo lo que se estableció se este llevando a cabo y logrando las metas y objetivos disponibles.

19
Q

CARACTERISTICAS DE LOS PROCESOS

A

Cruzan diferentes departamentos y funciones dentro de una empresa

■ Tienen una duración determinada de tiempo

  • Es realizado en un lugar
  • Cuenta con un inicio y un fin
  • Tiene identificado sus entradas y sus salidas
  • Que produce un resultado y que debe estar orientado a la satisfacción del cliente.
  • Que tiene una razón de ser (propósito)

. Que sus actividades pueden ser desempeñadas en forma secuencial o en paralelo.

20
Q

IDENTIFICACION DE PROCESOS

A

■ AF - Administración Financiera

■ AP - Aprovisionamiento

■ CO - Comercialización local

■ DT - Desarrollo Tecnológico

■ EX - Exportaciones

■ PC - Producción de cerveza y refresco de malta

■ PH - Producción de hielo

RH - Administración de Recursos Humanos

21
Q

COMO HACER EL MAPEO DE PROCESOS?

A

Identificando de forma participativa y en equipos,

  • La Misión / Visión
  • Macroprocesos

Procesos

Actividades

desde los niveles directivos hasta los niveles operativos más específicos de toda la organización

22
Q

DEFINICION DE PROCEDIMIENTO

A

■ Es una serie de pasos que desarrollar en forma cronológica para el logro de un fin.

  • No debe incluir detalles de las políticas
  • No debe incluir descripción de funciones
  • Siempre deberá estar referido a una política.
23
Q

cual es el objetivo de los procedimientos?

A

■ Objetivo: Guiar la acción

24
Q

cual es la importancia de los procedimientos?

A

Son una guía para la asignación y reclamo de responsabilidad al personal.

Establece las responsabilidades del participantes en el procedimiento. de los

Establece el orden en el desarrollo de actividades.

Genera confianza en los responsables de su aplicación debido a que les indica el camino a seguir.

Mantiene un clima favorable, ya que los responsables conocen que hacer y como hacerlo.

Posibilitan el perfeccionamiento en la ejecución de las actividades encomendadas al personal encargado de su aplicación.

25
Q

CARACTERISTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

A

■ COMPLETOS

■ COHERENTES

■ ESTABLES

■ FLEXIBLES

■ CONTINUIDAD

26
Q

ELABORACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

A

Solo para actividades definidas en los subprocesos de la empresa.

En el objetivo se debe definir que es lo que se espera lograr.

La descripción debe ser coherente.

Si es necesario, hacer referencia a la política que lo sustenta ( no repetir lo de la política).

Antes de escribirlo es conveniente hacer un esquema general.

Indicar quien o quienes son los responsables de la correcta aplicación del procedimiento.

Deben elaborarse solo para actividades permanentes.

27
Q

Administración por proyectos

A

Es una metodologia que se enfoca en la planeación, organización, dirección y control de los recursos de una empresa para logar los objetivos dentro del tiempo establecido. Su principal caracteristica es por ser temporal, ya que tiene un inicio y un fin determinados, y por ser único ya que cada proyecto tiene sus propios objetivos y metas de acuerdo con el proyecto a desarrollar

28
Q

cuales son los beneficios de la Administración por proyectos?

A

-Enfoque dem y especifica: Nos permite un enfoque especifico en objetivos concretos, lo que facilita la organización de tareas eficientes

-asignación de recursos: Al asignar recursos específicos proyecto a se cada puede optimizar su uso la maximizar la productividad de la empresa

-mejora la comunicación y coordinación: Los proyectos tienen equipos que trabajan en conjuntos lo que hace una comunicación clara y mejora la coordinación.

-Mejor control y seguimiento: Permite un mayor control sobre el proceso de cada proyecto, lo que facilita la identificación inmediata de problemas y tomar medidas correctivas.

-Motivar el aprendizaje: Al aceptar desafios a través de proyectos, la empresa fomenta la innovación y el aprendizaje continuo y se Impulsa a su crecimiento.

-Optimizar recursos: Al asignar recursos específicamente a proyectos, se optimiza SU USO.

29
Q

fase I. inicio
(fase de iniciación)

A

establece los cimientos sobre loa cuales se construirán todas las etapas posteriores. La naturaleza y extensión de esa fase varían según el tamaño y la complejidad del proyecto.

30
Q

fase 2. planeación

A

La etapa de planificación es esencial en el ciclo de vida de cualquier proyecto, ya que establece la hoja de ruta detallada que guiará su ejecución y gestión. Aquí se crea un plan Integral y meticuloso que servírá como referencia para todas las actividades subsigulentes.

31
Q

Definición del Alcance y Entregables:

A

-Detallar el alcance del proyecto con entregables anticipados.

-Establecer claramente lo que estará dentro y fuera del proyecto.

-Estructura de desglose del trabajo (edt)

-Organizar el trabajo en secciones manejables para una gestión eficiente

-Elaborar un calendario del proyecto con plazos para cada unidad de trabajo.

-Elaboración del cronograma del proyecto

32
Q

Estimación y Asignación de Recursos:

A

detallar los recursos necesarios para cada fase del proyecto

establecimiento de estándares de calidad

elaborar un presupuesto del proyecto y evaluar los riesgos asociados

33
Q

fase 3. Ejecución

A

En esta fase se desarrollan todas las actividades necesarias para dar cumplimiento al proyecto.

Es importante tener visión completa sobre las tareas que se están realizando, se recomienda para ello adoptar estrategias que permitan dividir una tarea en subtareas o actividades.

34
Q

Los pasos para la fase de ejecución del proyecto pueden Incluir lo siguiente:

A

-creación de tareas y organización de flujos de trabajo

-comunicar con los miembros del equipo, los clientes y la alta dirección

-informar a los miembros del equipo sobre las tareas

-monitoreo de la calidad del trabajo

-gestión de presupuesto

35
Q

fase 4. control

A

También se comprenderá si se está cumpliendo con los plazos y si se cumple con el presupuesto, La importancia del control dentro de la administración de proyectos radica en que se mantiene un compromiso constante con el cumplimiento del objetivo final

36
Q

Los pasos son los siguientes:

A

Análisis del rendimiento del proyecto

documentación del cierre del proyecto

análisis del rendimiento del equipo

realización de revisiones posteriores a la implementación

contabilidad del presupuesto utilizado y no utilizado

37
Q

fase 5. cierre

A

Esta fase es la que más varía entre diferentes empresas y equipos. Mientras que a algunos les gusta reconocer el arduo trabajo, a otros les gusta comenzar de inmediato con la próxima tarea Importante. No existe una forma correcta o incorrecta de cerrar un proyecto, y depende de ti averiguar qué funciona mejor para ti y tu equipo.

38
Q

Ventajas de la administración de proyectos:

A

-Permite las empresas enfocarse en los objetivos y resultados específicos de cada Iniciativa.

-Proporciona metodología una para planificar, programar y coordinar todos los aspectos proyecto. de un

-La gestión incluye la identificación, evaluación y manejo de permitiendo riesgos, a las empresas anticipar y mitigar problemas antes de que ocurran.

39
Q

Objetivos principales de la Administración de proyectos

A

Control de riesgo:
El objetivo de este punto se refiere a la capacidad para Implementar planes de respuestas para atender los riesgos que se presentan ante una situación.

Gestión de costos y plazos:
El principal objetivo sería calcular, asignar y controlar los costes del proyecto en general, con el fin de poder predecir los gastos que vayan a surgir en el proceso.

Eficiencia en resultados:
La eficiencia en los resultados de un proyecto es clave para su éxito. Se logra mediante una planificación cuidadosa, asignación adecuada de recursos, seguimiento regular del progreso y resolución rápida de problemas.

40
Q

cuales son las fases dela administración por proyectos?

A

fase I. inicio
fase 2. planeación
fase 3. Ejecución
fase 4. control

Administración II (4 decks)

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