Organização, Processo e Estruturas Flashcards
Cap. 5
O que é a organização?
Processo de estabelecer como as pessoas se inter-relacionam e como se relacionam com os recursos com vista à obtenção dos objetivos.
O que condiciona a organização?
O ambiente externo e as características da própria organização.
Quais os três aspetos envolvidos no processo de desenvolvimento da organização?
Objetivos, funções e departamentos.
O que é uma função?
Conjunto de tarefas, correspondentes a um tipo de atividade laboral que possa ser identificada.
O que é a departamentalização?
Processo de agrupar funções semelhantes ou relacionadas em unidades de gestão.
Para o que contribui a departamentalização?
Melhor aproveitamento dos recursos.
O que é a diferenciação?
Criação de departamentos em níveis hierárquicos adicionais (vertical) ou no mesmo nível hierárquico (horizontal).
Quais as razões para a departamentalização?
Volume de trabalho, agrupamento de funções similares, tradição e legislação do trabalho, separação de funções para evitar conflitos de interesses e necessidades de controlo de funções não semelhantes.
De que depende o critério escolhido para a departamentalização?
Da situação específica da organização e da convicção quanto à melhor maneira de se obterem os resultados pretendidos.
Quais os tipos de departamentalização mais frequentes?
Por funções, por produto, por cliente, por áreas geográficas, por projeto e por formas combinadas.
Como funciona a departamentalização por funções?
Agrupam-se atividades especializadas.
Quando é aconselhável a departamentalização por funções?
Ambientes estáveis, onde a eficiência técnica e a qualidade são importantes.
Como funciona a departamentalização por produto?
Agrupam-se segundo o tipo de produto.
Quando é aconselhável a departamentalização por produto?
Quando é importante o conhecimento especializado de cada produto.
Como funciona a departamentalização por cliente?
Agrupam-se segundo a tipologia dos clientes.
Quando é aconselhável a departamentalização por cliente?
Quando são importantes as relações com determinados grupos de clientes.
Como funciona a departamentalização por áreas geográficas?
Agrupam-se por mercados.
Quando é aconselhável a departamentalização por áreas geográficas?
Quando a organização atua em diferentes mercados e cada um tem as suas características próprias.
Como funciona a departamentalização por projeto?
Agrupam-se as atividades relativas a determinado projeto.
Quando é aconselhável a departamentalização por projeto?
Em organizações que se dedicam a grandes empreitadas ou grandes projetos.
O que é a responsabilidade?
Obrigação de cada pessoa se empenhar na realização das funções que lhe foram atribuídas.
O que é a autoridade?
Direito de decidir e dirigir outros na execução das tarefas necessárias à obtenção dos objetivos.
O que é a delegação?
Processo de atribuir a alguém a responsabilidade do desempenho de determinada função e a correspondente autoridade.
Por que é que nenhum gestor deve desempenhar tarefas que possam ser melhor desempenhadas por um subordinado?
Fica mais caro e com menos tempo para tarefas não delegáveis.
Quais as razões para a delegação?
Maior rapidez na ação e na tomada de decisão, permitir o treino e desenvolvimento do pessoal, aumentar o nível de motivação, moral e cooperação, obtenção de melhores decisões e melhor trabalho e permitir o desempenho de funções mais complexas.
Quais as limitações à delegação?
Perda de controlo se o feedback não for apropriado, possibilidade de fracasso se a delegação não for perfeitamente definida e entendida, possibilidade de fracasso se quem recebe a delegação não possuir as capacidades ou a experiência necessárias à função e a existência de um problema se não for atribuída a responsabilidade suficiente para o desempenho do cargo.
Quais os três tipos de autoridade?
Autoridade de linha, autoridade de staff e autoridade funcional.
O que é a autoridade de linha?
Autoridade dos gestores diretamente responsáveis, em toda a cadeia de comando, pela obtenção dos objetivos.
O que é a autoridade de staff?
Autoridade das pessoas que apoiam os gestores de linha com aconselhamento e assistência em áreas especializadas.
No interior de um departamento de staff continua a haver autoridade de linha?
Sim.
O que é a autoridade funcional?
Direito conferido a um departamento de staff ou de linha para controlar aspetos específicos das atividades desempenhadas por outros departamentos.
Quais as vantagens da autoridade de linha?
Simplicidade, visão clara da autoridade, rapidez na ação.
Quais as desvantagens da autoridade de linha?
Reduzido aproveitamento dos especialistas, excesso de esforço do pessoal-chave, dependência de poucas pessoas-chave.
Quais as vantagens da autoridade de staff?
Possibilita apoio de especialistas, liberta executivos de análises pormenorizadas, meio de treino de especialistas jovens.
Quais as desvantagens da autoridade de staff?
Possibilidade de confusão de funções, redução do poder de especialistas e tendência para a centralização.
Quais as vantagens da autoridade funcional?
Decisões especializadas de rotina pelos executivos, favorece a aplicação de conhecimentos técnicos e explicita a necessidade de executivos experientes.
Quais as desvantagens da autoridade funcional?
Relacionamento mais complexo, problemas de coordenação, subordinação múltipla e tendência à tensão e conflito.
Quais os princípios básicos da organização?
Unidade de comando, paridade entre autoridade e responsabilidade, princípio escalar e cadeia de comando e amplitude de controlo.
Em que consiste a unidade de comando?
Cada subordinado reporta apenas a um superior; permite uma melhor coordenação e um melhor entendimento do que se espera de cada um e evita conflitos.
Em que consiste a paridade entre autoridade e responsabilidade?
A responsabilidade exigida a uma pessoa não pode ser superior ao grau de delegação que lhe foi atribuído.
Em que consiste o princípio escalar e a cadeia de comando?
A autoridade deve passar do gestor de topo até ao último elemento da hierarquia através de uma linha clara e ininterrupta (a cadeia de comando).
Em que consiste a amplitude de controlo?
Mede o número de subordinados que deve reportar a um gestor.
Quais os fatores que influenciam a amplitude de controlo?
Complexidade do trabalho, similaridade de funções, continuidade geográfica, interdependência ou interligação das tarefas, estabilidade do ambiente, competência, experiência e motivação dos subordinados e empenhamento na organização.
Qual o valor identificativo da amplitude de controlo para os níveis superiores?
4 a 8.
Qual o valor identificativo da amplitude de controlo para os níveis inferiores?
8 a 15.
O que mostra a fórmula de Graicunas?
Que o número de relações interpessoais aumenta com o número de subordinados.
O que é a centralização?
Situação em que se verifica maior retenção de autoridade pelos gestores de nível superior e, consequentemente, um menor grau de delegação.
O que é a descentralização?
Situação em que se verifica maior incentivo aos níveis hierárquicos mais baixos tomarem decisões, existindo um maior grau de delegação.
A centralização está associada a um maior ou menor grau de delegação?
Menor.
A descentralização está associada a um maior ou menor grau de delegação?
Maior.
Quais os dois extremos dos graus de centralização/descentralização?
Centralização total e descentralização total.
Quais as vantagens da centralização?
Contribui para a uniformidade das políticas e da ação, reduz o risco de erros dos subordinados, utiliza melhor as capacidades dos experts e facilita o controlo das operações.
Quais as vantagens da descentralização?
Permite decisões e ações mais rápidas, proporciona decisões mais adaptadas às condições locais, desperta maior interesse e entusiasmo por parte dos subordinados e liberta os gestores de topo para tarefas mais importantes.
Quais os fatores que afetam o grau de centralização/descentralização?
Tamanho e complexidade da organização, dispersão geográfica, competência do pessoal disponível, existência de um sistema de comunicação adequado e uso da informação e das novas tecnologias.
O que é a estrutura organizacional?
Conjunto de relações formais entre os grupos e os indivíduos que constituem a organização.
O que é definido pela estrutura organizacional?
As funções de cada unidade da organização e o modo de colaboração entre elas.
O que é um organograma?
Gráfico que representa a estrutura.
Quais os dois tipos básicos de organização?
Mecanicista e orgânica.
O que caracteriza uma estrutura mecanicista?
Elevado grau de diferenciação horizontal, relações hierárquicas rígidas, com ênfase nas regras e procedimentos, elevado grau de formalização e elevada centralização nas decisões.
O que caracteriza uma estrutura orgânica?
Reduzida diferenciação horizontal, maior interação entre as pessoas, menor formalidade, maior flexibilidade e maior descentralização.
Quais os cinco tipos básicos de estrutura?
Simples, funcional, divisionária, por projetos e matricial e em rede.
Quantos níveis hierárquicos tem a estrutura simples?
Dois.
Quais os níveis hierárquicos da estrutura simples?
Gestor e empregados.
Quais as características da estrutura simples?
Não há uma definição clara de funções, a maior parte das responsabilidades cabe ao gestor e só é eficiente em organizações de pequena dimensão.
Em que se baseia a estrutura funcional?
Divisão do trabalho e delegação de autoridade e de responsabilidade a partir das funções clássicas da gestão.
Qual a principal função dos gestores de topo na estrutura funcional?
Coordenar os diferentes departamentos.
A estrutura funcional precisa de ambientes estáveis?
Sim.
Em que tipo de empresas se observa a estrutura funcional?
Empresas de reduzida dimensão ou com uma reduzida gama de produtos ou atividades.
Quais as vantagens da estrutura funcional?
Eficiente aproveitamento das capacidades técnicas e de gestão do pessoal qualificado; o gestor tem uma perspetiva global da organização; clara definição das responsabilidades.
Quais as desvantagens da estrutura funcional?
Excesso de trabalho de rotina dos gestores de topo; sobrevalorização das perspetivas funcionais; dificuldades de coordenação; dificuldades de adaptação à mudança.
Em que se baseia a estrutura divisionária?
Divisão de tarefas com base na diversidade dos produtos, serviços, mercados ou processos da organização.
Em que organizações é aconselhável a estrutura divisionária?
Organizações com estratégias de diversificação.
Quais as vantagens da estrutura divisionária?
Descentralização lógica da responsabilidade e da autoridade; liberta a gestão de topo para a gestão global; enfatiza e facilita o controlo de cada divisão.
Quais as desvantagens da estrutura divisionária?
O aumento do número de divisões pode dificultar o controlo; potencia o aparecimento de orientações inconsistentes entre as divisões; a duplicação de especialistas pode aumentar os custos; a pressão sobre os gestores das divisões pode sobrevalorizar os resultados de curto prazo.
O que são SBU’s?
Agrupamentos de negócios que têm em comum importantes aspetos estratégicos.
Quando são criadas SBU’s?
Quando numa empresa ou grupo de empresas existem muitos negócios diferentes.
Quais as vantagens da estrutura divisionária SBU?
Melhora a coordenação entre divisões com características semelhantes; facilita o planeamento estratégico; organiza e direciona a responsabilidade sobre um grande número de negócios.
Quais as desvantagens da estrutura divisionária SBU?
Acrescenta um nível hierárquico; potencia dificuldades entre a gestão de topo, o gestor da SBU e os gestores de departamentos quanto à definição da responsabilidade e da autoridade; aumenta a concorrência na alocação dos recursos globais; pode dificultar a coordenação estratégica entre SBU’s.
O que é a estrutura holding/conglomerado?
Organização cuja estratégia é a gestão de uma carteira de negócios diversificada.
Quais as vantagens da estrutura holding/conglomerado?
Reduz os custos administrativos; facilita a descentralização; dispersa os riscos de negócio; facilita o desinvestimento.
Quais as desvantagens da estrutura holding/conglomerado?
Dificuldades no controlo centralizado nos negócios; pode faltar capacidade na sede para acompanhar todos os negócios; dificuldade em obter sinergias.
Em que consiste a estrutura matricial?
Combina duas linhas de autoridade (a vertical e a horizontal).
Quando é aplicada a estrutura matricial?
Quando numa empresa diversos departamentos têm necessidade simultânea de especialistas ou técnicos em diferentes funções.
Em que organizações é aconselhável a estrutura matricial?
Organizações complexas e/ou orientadas para projetos.
Quais as vantagens da estrutura matricial?
Elevado grau de flexibilidade, comunicação e coordenação; desenvolve e motiva os gestores; substitui a burocracia pelo contacto pessoal.
Quais as desvantagens da estrutura matricial?
Definição pouco clara das tarefas e da responsabilidade; potencia os conflitos; maior lentidão nas decisões.
