Organisation Flashcards
Wo befindet sich Organisation und Personal(-führung)?
Die Organisation und Personal(-führung) befindet sich in eine Informationslücke zwischen Planung und Ausführung. Für die Information ist 1. Koordination erforderlich. und für die Person(-führung) ist 2.Motivation erforderlich.
Definition Organisation
Organisation als dauerhaft angelegtes System von Regeln zur Erfüllung der betrieblichen Aufgaben sowie zur Realisierung der betrieblichen Ziele. (geregelte dauerhafte Ordnung) -> also geregelte deuerhalfe Ordnung
Aufgabe der Organisation:
• Schaffung einer Ordnung: arbeitsteiliger Prozesse durch dauerhafte Regelungen nach Maßgabe des ökonomischen Prinzips • Entlastung der Unternehmensleitung: durch generelle Regeln zur Erledigung häufig wiederholbarer Arbeiten (Routineaufgaben)
Vorgehensweise der Organisation:
- Abgrenzung von Einzelfall- und Routineentscheidungen 2. Erlass von generellen Regelungen („Organisationsanweisungen“) zur Erledigung von Routinearbeiten 3. Delegation von taktischen und operativen Einzelfallentscheidungen an nachgeordnete Entscheidungsträger, die so ihrer dispositiven Führungsaufgabe nachkommen
Organisationsarten: Betriebliche Organisation
Zielorientierte Schaffung von Regelungen zur dauerhaften Ordnung künftiger betrieblicher Tätigkeit.
Organisationsarten: 1. Aufbauorganisation
Hierarchische Ordnung zur dauerhaften Regelung von Rechten und Pflichten von Personen und Abteilungen. (wer / was)
Organisationsarten: 2. Ablauforganisation
Regelungen zur zeitlichen, räumlichen und personellen Festlegung von Arbeitsabläufen. (wann / wo / wie)
Aus was besteht die Aufbauorganisation?
• Organigramm • Stellenbeschreibung
Aus was besteht das Organigramm?
• Organisationseinheiten • Zentralisation/Dezentralisation
Aus was besteht die Stellenbeschreibung?
• Tätigkeiten • Aufgabenträger • Aufgabe/Kompetenz/Verantwortung • Informationswege
Definition: Organigramm
= grafische Darstellung der Aufbauorganisation eines Unternehmens inklusive: • aller organisatorischen Einheiten • deren Aufgabenverteilung und • Kommunikationsbeziehungen -> Das Organigramm zeigt also zum einen die hierarchisch gegliederten Organisationseinheiten und zum anderen die Weisungswege auf und hat damit eine Doppelfunktion.
Leitungsgliederung der Organigramm:
- Obere Leitungsebene -> Geschäftsführer 2. Mittlere Leitungsebene -> Bereichsleitung 3. untere Leitungsebene -> Gruppenleitung 4. Ausführungsebene -> Arbeitsplatz –> Der Weg von 4 zur 1 heißt Dienstweg. –> Der Weg von 1 zur 4 heißt Leitungtiefe
Zentralisation Erläuterung:
-> eine Aufgabe auf eine Stelle Zusammenfassung gleichartiger Teilaufgaben zu einem Zentrum als Mittelpunkt, dies kann z. B. eine Abteilung oder eine Stelle sein. Beispiel: Zusammenfassung von Beschaffungsaufgaben in einer Einkaufsabteilung (Einzelhandelsunternehmen: „Zentraleinkauf“, Personal.
Dezentralisation Erläuterung:
->eine Aufgabe auf mehreren Stellen Verteilung gleichartiger Aufgaben auf mehrere Abteilungen bzw. Stellen, die nicht zu einem Zentrum gehören. Beispiel: Aufteilung des Verkaufsbereichs im Einzelhandel auf zahlreiche Filialen, Produktion an verschiedenen Standorten
Zentralisation Vorteile:
- räumliche Überschaubarkeit 2. Vermeidung von Doppelarbeit 3. Nutzung langfristiger Prognosevorteile
Vorteile Dezentralisation:
- Bessere Nutzung des Wissens der Mitarbeiter vor Ort 2.Entlastung der zentralen Aufgabenträger 3.Entspricht oft geografischen bzw. produktionstechnischen Bedürfnissen
Stellenbeschreibung Erläuterung:
Die Stellenbeschreibung „beinhaltet neben Hinweisen auf die Einordnung der Stelle in die Organisationsstruktur auch umfassende Angaben über die Stellenziele sowie die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Stelleninhabers“.
Vorteile der Stellenbeschreibung:
1.leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Stelleninhaber) 2.Klar umrissener Handlungs- und Entscheidungsspielraum (Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten) 3.präzisere Stellenausschreibung, Stellenbesetzung und Personalentwicklung
Nachteile der Stellenbeschreibung:
- Fixierung auf beschriebene Tätigkeiten – flexible Kooperationsformen werden behindert 2. hoher Zeit- und Organisationsaufwand 3. Kosten der Einführung, regelmäßigen Überarbeitung und Aktualisierung
STELLE: Linienstellen def. :
vertikal in die Hierarchie eingebunden, Aufgabenträger ist weisungsbefugt (Leitungs- und Ausführungsstellen)
STELLE: Stabstellen def. :
horizontal in die Hierarchie eingebunden, Aufgabenträger ist nicht weisungsbefugt (Stab und Assistenz)
STELLE: Instanzen/Leitungsstellen def.
= Stellen mit Weisungsbefugnis, bei der Führungsaufgaben überwiegen und Entscheidungen hinsichtlich anderer Stellen zu treffen sind. Kriterien: • Räumliche Überschaubarkeit des Aufgabenbereichs • Fachliche Überschaubarkeit des Aufgabenbereichs • Kontrollspanne, d. h. eine Anzahl unterstellter Mitarbeiter Beispiele: Bereichsleitung, Abteilungsleitung
STELLE: Ausführungstelle def.:
= Stellen, welche keine Leitungsbefugnisse besitzen. Erledigung von Routineaufgaben und/oder Umsetzung von Entscheidungen. Beispiele: • Verwaltungsaufgaben, z. B. Personalsachbearbeitung • Vertriebssaufgaben, z. B. Sachbearbeitung im Vertriebsinnendienst • Abrechnungsaufgaben, z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung • Zahlungsaufgaben, z. B. Buchhaltung • Lageraufgaben, z. B. Warenannahme • Fertigungsaufgaben in der Produktion • Marketingaufgaben, z. B. grafische Arbeiten
STELLE: Stäbe def.:
= Leitungshilfsstellen, welche i. d. R. unmittelbar einer Instanz zugeordnet sind, aber auch für mehrere Instanzen tätig sein können. •Die Befugnisse von Stabstellen sind begrenzt, d. h. sie besitzen üblicherweise weder Entscheidungs- noch Weisungsbefugnisse, sondern nur Vorschlagsrechte. •Die Entscheidungen und die Weisungen erfolgen durch die jeweilige Instanz, der sie zugeordnet sind. •Inhaber von Stabstellen sind häufig Spezialisten. Beispiele: Controlling, Rechtsabteilung, Öffentlichkeitsarbeit
STELLE: Assistenzstellen def.:
= Leitungshilfsstellen, welche i. d. R. unmittelbar für Aufgabenträger einer Instanz arbeiten. Die klassische Assistenz wird vornehmlich den oberen Instanzen eines Unternehmens zugeordnet. • Bekommen keine oder wenig ständige Aufgaben übertragen, sondern erhalten fallweise ihre Aufgaben • Werden ausschließlich für die Instanz tätig, der sie zugeordnet sind und nehmen ausschließlich Aufträge von dieser entgegen. Beispiele: Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz, Direktionsassistenz
Woraus besteht Gremium?
- Haupamtlich 2. Nebenamtlich
Gremium: Hauptamtlich def.:
horizontal in die Hierarchie eingebunden, Aufgabenträger sind weisungsbefugt (Leitungs- und Projektgruppe)
Gremium: Nebenamtlich def.:
horizontal in die Hierarchie eingebunden, Aufgabenträger sind nicht weisungsbefugt (Kollegium und Ausschuss)
Gremium: Leitungsgruppen def.:
Die Leitung eines Unternehmens wird bei entsprechender Unternehmensgröße nicht einer Einzelperson als Singularinstanz, sondern einer Gruppe von Personen gemeinsam übertragen, die als Leitungsgruppe eine Pluralinstanz darstellt. Gründe: • Entlastung durch Aufgabenteilung und bessere Leitungsqualität • Gesetzliche Vorschriften, z. B. verlangt das Aktiengesetz mehrköpfige Vorstände einer AG (§77 AktG). Beispiel: Die Geschäftsführung einer GmbH besteht aus einem Geschäftsführer für Finanzen und Personal und einem Geschäftsführer für Marketing und Vertrieb.
Gremium: Projektgruppen def.:
= mehrere Personen, die gemeinsam und überwiegend hauptamtlich bzw. vollzeitlich Projekte durchführen. Merkmale: • Aufgabenträger kommen aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen • Projektgruppe führt Sonderaufgaben aus, die zum Projekt gehören • Projekt ist zeitlich befristet • Aufgabenlösung und Zielerreichung werden von der Projektgruppe gemeinsam angestrebt • Ggf. auch Einbindung externer Mitarbeiter/Experten Beispiele: Projektgruppe zur Einführung eines neuen Software, z. B. SAP, bestehend aus IT-Leitung, den betroffenen Abteilungsleitungen und freiberuflichen SAP-Spezialisten.
Gremium: Kollegien def.:
=Organisationseinheiten, die zur Erfüllung von Sonderaufgaben mit befristeter zeitlicher Tätigkeit gebildet werden und aus einer Mehrheit von Aufgabenträgern aus unterschiedlichen Bereichen mit unterschiedlichen Rangstufen bestehen Merkmale: • Kollegien werden mit Sonderaufgaben betraut • Aufgabe ist zeitlich befristet • Aufgabenträger arbeiten zusätzlich zu ihrer hauptberuflichen Tätigkeit nebenamtlich • Zeitaufwand nur wenige Stunden pro Woche/Monat Beispiele: Projekt-Lenkungsausschuss
Gremium: Ausschüsse def.:
=Einheiten, in denen Daueraufgaben in nebenamtlicher Tätigkeit ausgeübt werden (auch Kommissionen, Gremien, Arbeitskreise, Komitees). Aufgaben: • Austausch von Informationen • Information und Beratung der Unternehmensleitung • Vorbereitung von Entscheidungen der Unternehmensleitung • Kontrolle der Entscheidungen der Unternehmensleitung Beispiele: Aufsichtsrat der AG, Beirat der GmbH
