Organisation

Question 1

Wo befindet sich Organisation und Personal(-führung)?

Answer 1

Die Organisation und Personal(-führung) befindet sich in eine Informationslücke zwischen Planung und Ausführung. Für die Information ist 1. Koordination erforderlich. und für die Person(-führung) ist 2.Motivation erforderlich.

Question 2

Definition Organisation

Answer 2

Organisation als dauerhaft angelegtes System von Regeln zur Erfüllung der betrieblichen Aufgaben sowie zur Realisierung der betrieblichen Ziele. (geregelte dauerhafte Ordnung) -> also geregelte deuerhalfe Ordnung

Question 3

Aufgabe der Organisation:

Answer 3

• Schaffung einer Ordnung: arbeitsteiliger Prozesse durch dauerhafte Regelungen nach Maßgabe des ökonomischen Prinzips • Entlastung der Unternehmensleitung: durch generelle Regeln zur Erledigung häufig wiederholbarer Arbeiten (Routineaufgaben)

Question 4

Vorgehensweise der Organisation:

Answer 4

1. Abgrenzung von Einzelfall- und Routineentscheidungen 2. Erlass von generellen Regelungen („Organisationsanweisungen“) zur Erledigung von Routinearbeiten 3. Delegation von taktischen und operativen Einzelfallentscheidungen an nachgeordnete Entscheidungsträger, die so ihrer dispositiven Führungsaufgabe nachkommen

Question 5

Organisationsarten: Betriebliche Organisation

Answer 5

Zielorientierte Schaffung von Regelungen zur dauerhaften Ordnung künftiger betrieblicher Tätigkeit.

Question 6

Organisationsarten: 1. Aufbauorganisation

Answer 6

Hierarchische Ordnung zur dauerhaften Regelung von Rechten und Pflichten von Personen und Abteilungen. (wer / was)

Question 7

Organisationsarten: 2. Ablauforganisation

Answer 7

Regelungen zur zeitlichen, räumlichen und personellen Festlegung von Arbeitsabläufen. (wann / wo / wie)

Question 8

Aus was besteht die Aufbauorganisation?

Answer 8

• Organigramm • Stellenbeschreibung

Question 9

Aus was besteht das Organigramm?

Answer 9

• Organisationseinheiten • Zentralisation/Dezentralisation

Question 10

Aus was besteht die Stellenbeschreibung?

Answer 10

• Tätigkeiten • Aufgabenträger • Aufgabe/Kompetenz/Verantwortung • Informationswege

Question 11

Definition: Organigramm

Answer 11

= grafische Darstellung der Aufbauorganisation eines Unternehmens inklusive: • aller organisatorischen Einheiten • deren Aufgabenverteilung und • Kommunikationsbeziehungen -> Das Organigramm zeigt also zum einen die hierarchisch gegliederten Organisationseinheiten und zum anderen die Weisungswege auf und hat damit eine Doppelfunktion.

Question 12

Leitungsgliederung der Organigramm:

Answer 12

1. Obere Leitungsebene -> Geschäftsführer 2. Mittlere Leitungsebene -> Bereichsleitung 3. untere Leitungsebene -> Gruppenleitung 4. Ausführungsebene -> Arbeitsplatz –> Der Weg von 4 zur 1 heißt Dienstweg. –> Der Weg von 1 zur 4 heißt Leitungtiefe

Question 13

Zentralisation Erläuterung:

Answer 13

-> eine Aufgabe auf eine Stelle Zusammenfassung gleichartiger Teilaufgaben zu einem Zentrum als Mittelpunkt, dies kann z. B. eine Abteilung oder eine Stelle sein. Beispiel: Zusammenfassung von Beschaffungsaufgaben in einer Einkaufsabteilung (Einzelhandelsunternehmen: „Zentraleinkauf“, Personal.

Question 14

Dezentralisation Erläuterung:

Answer 14

->eine Aufgabe auf mehreren Stellen Verteilung gleichartiger Aufgaben auf mehrere Abteilungen bzw. Stellen, die nicht zu einem Zentrum gehören. Beispiel: Aufteilung des Verkaufsbereichs im Einzelhandel auf zahlreiche Filialen, Produktion an verschiedenen Standorten

Question 15

Zentralisation Vorteile:

Answer 15

1. räumliche Überschaubarkeit 2. Vermeidung von Doppelarbeit 3. Nutzung langfristiger Prognosevorteile

Question 16

Vorteile Dezentralisation:

Answer 16

1. Bessere Nutzung des Wissens der Mitarbeiter vor Ort 2.Entlastung der zentralen Aufgabenträger 3.Entspricht oft geografischen bzw. produktionstechnischen Bedürfnissen

Question 17

Stellenbeschreibung Erläuterung:

Answer 17

Die Stellenbeschreibung „beinhaltet neben Hinweisen auf die Einordnung der Stelle in die Organisationsstruktur auch umfassende Angaben über die Stellenziele sowie die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Stelleninhabers“.

Question 18

Vorteile der Stellenbeschreibung:

Answer 18

1.leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Stelleninhaber) 2.Klar umrissener Handlungs- und Entscheidungsspielraum (Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten) 3.präzisere Stellenausschreibung, Stellenbesetzung und Personalentwicklung

Question 19

Nachteile der Stellenbeschreibung:

Answer 19

1. Fixierung auf beschriebene Tätigkeiten – flexible Kooperationsformen werden behindert 2. hoher Zeit- und Organisationsaufwand 3. Kosten der Einführung, regelmäßigen Überarbeitung und Aktualisierung

Question 20

STELLE: Linienstellen def. :

Answer 20

vertikal in die Hierarchie eingebunden, Aufgabenträger ist weisungsbefugt (Leitungs- und Ausführungsstellen)

Question 21

STELLE: Stabstellen def. :

Answer 21

horizontal in die Hierarchie eingebunden, Aufgabenträger ist nicht weisungsbefugt (Stab und Assistenz)

Question 22

STELLE: Instanzen/Leitungsstellen def.

Answer 22

= Stellen mit Weisungsbefugnis, bei der Führungsaufgaben überwiegen und Entscheidungen hinsichtlich anderer Stellen zu treffen sind. Kriterien: • Räumliche Überschaubarkeit des Aufgabenbereichs • Fachliche Überschaubarkeit des Aufgabenbereichs • Kontrollspanne, d. h. eine Anzahl unterstellter Mitarbeiter Beispiele: Bereichsleitung, Abteilungsleitung

Question 23

STELLE: Ausführungstelle def.:

Answer 23

= Stellen, welche keine Leitungsbefugnisse besitzen. Erledigung von Routineaufgaben und/oder Umsetzung von Entscheidungen. Beispiele: • Verwaltungsaufgaben, z. B. Personalsachbearbeitung • Vertriebssaufgaben, z. B. Sachbearbeitung im Vertriebsinnendienst • Abrechnungsaufgaben, z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung • Zahlungsaufgaben, z. B. Buchhaltung • Lageraufgaben, z. B. Warenannahme • Fertigungsaufgaben in der Produktion • Marketingaufgaben, z. B. grafische Arbeiten

Question 24

STELLE: Stäbe def.:

Answer 24

= Leitungshilfsstellen, welche i. d. R. unmittelbar einer Instanz zugeordnet sind, aber auch für mehrere Instanzen tätig sein können. •Die Befugnisse von Stabstellen sind begrenzt, d. h. sie besitzen üblicherweise weder Entscheidungs- noch Weisungsbefugnisse, sondern nur Vorschlagsrechte. •Die Entscheidungen und die Weisungen erfolgen durch die jeweilige Instanz, der sie zugeordnet sind. •Inhaber von Stabstellen sind häufig Spezialisten. Beispiele: Controlling, Rechtsabteilung, Öffentlichkeitsarbeit

Question 25

STELLE: Assistenzstellen def.:

Answer 25

= Leitungshilfsstellen, welche i. d. R. unmittelbar für Aufgabenträger einer Instanz arbeiten. Die klassische Assistenz wird vornehmlich den oberen Instanzen eines Unternehmens zugeordnet. • Bekommen keine oder wenig ständige Aufgaben übertragen, sondern erhalten fallweise ihre Aufgaben • Werden ausschließlich für die Instanz tätig, der sie zugeordnet sind und nehmen ausschließlich Aufträge von dieser entgegen. Beispiele: Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz, Direktionsassistenz

Question 26

Woraus besteht Gremium?

Answer 26

1. Haupamtlich 2. Nebenamtlich

Question 27

Gremium: Hauptamtlich def.:

Answer 27

horizontal in die Hierarchie eingebunden, Aufgabenträger sind weisungsbefugt (Leitungs- und Projektgruppe)

Question 28

Gremium: Nebenamtlich def.:

Answer 28

horizontal in die Hierarchie eingebunden, Aufgabenträger sind nicht weisungsbefugt (Kollegium und Ausschuss)

Question 29

Gremium: Leitungsgruppen def.:

Answer 29

Die Leitung eines Unternehmens wird bei entsprechender Unternehmensgröße nicht einer Einzelperson als Singularinstanz, sondern einer Gruppe von Personen gemeinsam übertragen, die als Leitungsgruppe eine Pluralinstanz darstellt. Gründe: • Entlastung durch Aufgabenteilung und bessere Leitungsqualität • Gesetzliche Vorschriften, z. B. verlangt das Aktiengesetz mehrköpfige Vorstände einer AG (§77 AktG). Beispiel: Die Geschäftsführung einer GmbH besteht aus einem Geschäftsführer für Finanzen und Personal und einem Geschäftsführer für Marketing und Vertrieb.

Question 30

Gremium: Projektgruppen def.:

Answer 30

= mehrere Personen, die gemeinsam und überwiegend hauptamtlich bzw. vollzeitlich Projekte durchführen. Merkmale: • Aufgabenträger kommen aus unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen • Projektgruppe führt Sonderaufgaben aus, die zum Projekt gehören • Projekt ist zeitlich befristet • Aufgabenlösung und Zielerreichung werden von der Projektgruppe gemeinsam angestrebt • Ggf. auch Einbindung externer Mitarbeiter/Experten Beispiele: Projektgruppe zur Einführung eines neuen Software, z. B. SAP, bestehend aus IT-Leitung, den betroffenen Abteilungsleitungen und freiberuflichen SAP-Spezialisten.

Question 31

Gremium: Kollegien def.:

Answer 31

=Organisationseinheiten, die zur Erfüllung von Sonderaufgaben mit befristeter zeitlicher Tätigkeit gebildet werden und aus einer Mehrheit von Aufgabenträgern aus unterschiedlichen Bereichen mit unterschiedlichen Rangstufen bestehen Merkmale: • Kollegien werden mit Sonderaufgaben betraut • Aufgabe ist zeitlich befristet • Aufgabenträger arbeiten zusätzlich zu ihrer hauptberuflichen Tätigkeit nebenamtlich • Zeitaufwand nur wenige Stunden pro Woche/Monat Beispiele: Projekt-Lenkungsausschuss

Question 32

Gremium: Ausschüsse def.:

Answer 32

=Einheiten, in denen Daueraufgaben in nebenamtlicher Tätigkeit ausgeübt werden (auch Kommissionen, Gremien, Arbeitskreise, Komitees). Aufgaben: • Austausch von Informationen • Information und Beratung der Unternehmensleitung • Vorbereitung von Entscheidungen der Unternehmensleitung • Kontrolle der Entscheidungen der Unternehmensleitung Beispiele: Aufsichtsrat der AG, Beirat der GmbH