Modul 05 - Organisation von Wandelprozessen

Question 1

Was sind Eigenschaften von Projekten?

Answer 1

• Lösung neuartiger, aussergewöhnlicher Probleme
• klare Ziele, definierte Auftraggeber
• zeitlich begrenzt mit Start- und Endtermin
• eigenes begrenztes Budget
• „einmaliges“ Vorhaben
• Vorhaben mit besonderem Risiko

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Question 2

Struktur einer Projektorganisation

Answer 2

Projektorganisation besteht parallel (temporär) neben der Linienorgansiation
Lenkungsausschuss (“Steering Committee” aus Leitung und mittleren Mgmt) → Machtpromotor
Projektleitung (Einzelperson oder Gremium aus mittlerem Mgmt) → Prozesspromotor
Arbeitsgruppen (“Projektteam” unteres Mgmt oder Operative) → Fachpromotor

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Question 3

Aufgaben des Lenkungsausschusses

Answer 3

• Berufung der Projektleitung/der Projektteams
• Vergabe des Planungsauftrags/Budgetverwaltung * Abgrenzung von Planungsziel, -feld und -zeit
• Verabschiedung des Planungsvorgehens
• Evaluation von Zwischen- & Endergebnissen

“wissen nicht, aber entscheiden”
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Question 4

Aufgaben der Projektleitung

Answer 4

• Detaillierte Planung des Projektes
• Koordination der Projektteams
• Vorbereitung der Lenkungsausschusssitzung
• Verantwortung des Projektfortschritts & der Projektergebnisse * Kontakt für inhaltliche Belange gegenüber Dritten

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Question 5

Aufgaben der Projektteams

= Arbeitsgruppen

Answer 5

• Bearbeitung der Aufgabenstellung innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens
• Rechtzeitige Kommunikation von Problemen und Engpässen an die Projektleitung

“entscheiden nichts, aber wissen viel”
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Question 6

Vor- und Nachteile von 3 Möglichkeiten der Projektleitung

Top Management, Unternehmensberatung und Fachspezialisten

Answer 6

Top Management:
+ + Projektprofi
+ + Ressourcenbewusstsein
+ + Kein Eingriff von “oben”
- - Widerstand von “unten”
- - Zeitmangel

Unternehmensberatung:
+ + Neutral
+ + Frische Ideen
+ + “Best Practices”
- - Kosten
- - Mangelnde Akzeptanz der Belegschaft (“not-invented-here”-Syndrom)
- - Auftragssicht

Fachspezialisten:
+ + Kostenbewusstsein
+ + Sacherfahrung
+ + Wandel aus eigenem Interesse
+ + Lokale Sicht & Kenntnisse
- - Betriebsblindheit
- - Gefahr der Überbetonung des eigenen Bereichs
- - Tendenz zur Dokumentationsvernachlässigung

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Question 7

Probleme im Verhältnis zur Linienorganisation

Answer 7

Je höher die Weisungsbefugnis der Projektleitung und je schwächer die Verankerung der Projektmitarbeitenden in der Linie, desto höher das Problem der Autarkie.

Je geringer die Weisungsbefugnis der Projektleitung und je stärker die Verankerung der Projektmitarbeitenden in der Linie, desto höher das Problem der Durchsetzbarkeit.

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Question 8

Typische Herausforderungen für Projektmitarbeitende

Answer 8

• Psychische Spannungen bei Schwierigkeiten im Projekt
• Probleme bei der Wiedereingliederung der Projektmitarbeitenden in die Organisation
• Demotivation der Projektmitarbeitenden durch Erfolgszurechnung auf die Projektleitung

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Question 9

Typische Probleme im Projekt

Answer 9

• Es fehlen die richtigen Leute zur Durchführung des Projekts (→ Temporary Staff, Beratung)
• Projektmitarbeiter wird (bei einem Zwischenschritt) mit seiner Arbeit nicht rechtzeitig fertig (→ Projekt nach hinten schieben)
• Unternehmensleitung bzw. Machtpromoter zögert, eine wichtige Entscheidung zu treffen (→ Steering Commitee ist dafür zuständig)

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Question 10

Mögliche Gründe für einen Projektabbruch

Answer 10

• Budgetüberschreitung
• Zeitüberschreitung
• Technische Probleme
• …

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Verantwortung für Projektabbruch sollte nicht delegiert werden!

Gefahr des Hinauszögerns der Entscheidung, wenn die Verantwortung beim Projektteam liegt.