Méthode et systématique de travail Flashcards
Comment bien préparer une conversation? (page 2.2)
- Quel est l’objectif de mon appel?
- Quel personne dois-je appeler?
- Quels éléments sont nécessaires?
- Déterminer le moment idéal pour l’appel
- Préparer un résumé de votre demande
Comment agir lors d’une conversation? (page 2.3)
- Souriez en parlant (même au téléphone ça se ressent)
- Clairement se présenter
- Noter le nom de l’interlocuteur
- Parlez clairement
- Solutionnez votre problème
- Concluez l’appel
- Faire un résumé
Que faire d’une tâche nécessitant moins de 5min? (page 3.2)
La liquider immédiatement
Citer quelques conseils pour avoir de l’ordre à sa place de travail. (page 3.2)
- Garder sur le bureau uniquement les dossiers indispensables
- Ne prendre un document qu’une seul fois dans la main
- Ce qui est reporté au lendemain, le noté dans le plan journalier
- Répertorier sur la liste d’activité les documents importants
- Réserver un après-midi pour faire du rangement
Comment peut-on déterminer les priorités? (page 4.2)
Grâce à la matrice d’Einsenhower
- Numéroter d’après votre expérience les tâches par priorité
Représenter la matrice d’Einsenhower (page 4.2)
Pourquoi faire un plan journalier?
(page 5.2)
- Pour éviter de perdre ce qu’on a en tête
- Le planning écrit est une décharge mentale
- Le planning écrit a un effet psycologique de motivation
- Sert a éviter les dispersions
- Le planning constitue une documentation et une preuve du travail
- Pour préparer son subconscient pour le lendemain
Citer une méthode pour la création d’un plan journalier.
(page 5.3)
La méthode ALPES
Décrivez la méthode ALPES.
(page 5.3)
A= Assembler, noter toutes les activités sur la liste de tâches
L= Longueur évaluée pour chaque activité
P= Prévoir des zones de réserve (60% du temps au maxi pour les activités prévues; 20% pour les activités innatendues; 20% pour les imprévu)
E= Evaluer et déterminer les priorités
S= Sortir et planifier par écrit dans le plan journalier
Quelles sont les 4 questions à se poser avant le début d’une activité?
(page 6.1)
- Est-ce nécessaire?
- Dois-je le faire moi-même?
- Dois-je le faire tout de suite?
- Est-ce que j’agis de manière optimale?
Donnez des astuces pour optimiser son temps.
(page 8.1 à 8.3)
Astuces :
- Plan journalier
- Le creuset du matin
- Déléguer
- Racourcir
- Prendre temps de réflexion
- Filtrer
- Temps déplacement, d’attente
- Unités de temps (périodes pour appels téléphoniques, gestion courrier, etc…)
- Information plus concise
- Poids principal (travailler régulièrement sur des projets de longue haleine)
- Refuser
- L’autodiscipline (ne pas repousser des tâches)
Quels sont les 4 domaines qu’il faut équilibrer pour vivre en équilibre?
(page 10.1)
Quel est en pourcentage notre faculté d’assimilation d’un cours suivant la forme de la présentation?
(page 2.1)
20% = entendu
30% = vu
50% = entendu + vu
80% = participé au raisonnement
90% = fait soi-même
Quelles sont les astuces à se souvenir si il faut parler en public?
(page 3.1)
- La gêne est naturelle
- Parler s’apprend et s’exerce
- Respirez, base de la détente
- Parlez clairement
- Recherchez l’essentiel
- Gardez votre spontanéité
- Faites rayonner votre presonnalité en vous exprimant
Quelles sont les questions à se poser pour faire une présentation?
(page 4.1)
- Que faut-il organiser?
- Quels sont les objectifs?
- Qui est le public cible?
- Quel contenu, quelle conception?
- Quels supports utiliser?
Citer les 4 étapes importantes pour une présentation visuelle.
(page 5.2)
**Points à éclaircir **
- Qu’est-ce que je veux vraiment dire?
- À quoi cela servira-t-il?
- Qui dois-je convaincre?
Sélection grossière
- Pondérer et ordonner les points importants
Compression
- Chercher des exemples
- Vérifier le détail des informations
- Exécuter fidèlement la présentation
Représentation visuelle
- Comment peut-on rendre la présentation plus claire?
Comment appelle-t-on ce diagramme?
(page 5.7)
Diagramme réseau ou diagramme PERT
Que représente cette image?
Un mind-map
Listez les 7 étapes de la création d’un mind-map.
(page 6.1 et 6.2)
- Dessinez un cercle au centre en inscrivant l’idée principale
- Créez des branches avec les idées secondaires
- Sur chaque branche, inscrir un mot résumant l’idée maîtraisse
- Mettez des couleurs sur les déclarations importantes et insérer des flèches pour les liaisons associatives
- Les erreurs seront entourées et hachurées
- Numérotez les branches pour donner une suite logique
- Si nécessaire sortir notions du mind-map en faisant une check-list
Citer quelques supports aidant lors d’une présentation.
(page 8.1 à 10.2)
- Flip-chart
- Tabeleau d’accrochage
- Power point
Citer quelques astuces à savoir pour une présentation orale.
(page 12.1)
- Faire des exercices d’articullations avant de prendre la parole
- Prendre le bon ton de voix
- Utilisez vos mains pour illustrer les choses
- Regardez le public un par un
- Avoir un support papier avec la structure de la présentation et les temps de respiration
- Parler simplement et clairement
- Connaître le sujet et être sur de soi
Quels sont les facteurs de succès pour un bon apprentissage?
(page 1.1)
- La motivation
- Se connaître
- Travailler en groupe
Il y a plusieurs type de mémorisation, lesquelles?
(page 2.1)
- Mémoire sensorielle
- Mémoire à court terme
- Mémoire à long terme
Combien de temps retient-on les informations?
(page 2.1)
Créez le schéma d’une plannification systématique.
(page 1.3)
Quelles sont les questions à se poser pour la méthode des questions?
(page 1.4)
Mnémotechnique :
- QUOI
- QUI
- OÙ
- QUAND
- COMMENT
- COMBIEN
- POURQUOI
Lister les étapes d’un modèle de démarche organisateur.
(page 1.5)
- Analyse
- Recherche de solution
- Evaluation
- Introduction et contrôle
Quelle est l’utilité de l’analyse ABC?
(page 1.8)
- Cette analyse a pour but de définir les produits ou problèmes qui ont un impact important sur la valeur globale.
Quelles sont les pourcentages de la catégorie A de l’analyse ABC?
(page 1.8)
- 80% de la valeur avec le 20% des articles
Que pouvons-nous utiliser pour planifier notre projet dans le temps?
(page 1.10)
- Le diagramme de Gantt
Lister le processus de résolution des problèmes.
(page 2.10)
- Acquisiton des informations
- Préparation des informations
- Représentation des informations
- Formulation des objectifs
- Créativité
- Optimisation
- Analyse des solutions
- Evaluation / Décision
Expliquer ce qu’est un brainstorming.
(page 3.4)
- Technique de recherche d’idées
- Invitation orale + écrite des participants
- Maximum 12 personnes
- Inviter des personnes hors projet
- Annoncer la durée de la séance
- Il faut que l’atmosphère soit détendue
- Idées sur cartes volantes
Qu’est-ce que la méthode morphologique?
(page 3.6)
Qu’est-ce que la méthode 6 3 5?
(page 3.10)
6 personnes
3 idées
5 fois transmis
Nommer des méthodes de décontraction lorsque vous faites une longue activité fatiguante.
(page 7.2)
- Promenade
- Parcours vita
- L’eau
- La musique
- Yoga
- Le corps (danse, sport,etc…)
Citez des astuces pour étudier consciemment.
(page 3.1)
- Ne pas apprendre par coeur
- Se fixer des objectifs personnels
- Faire un plan journalier
- Être concentré lors des cours
- Développer ces propres méthodes d’étude
- Se fixer dès le début une méthode d’étude
- Dialoguer avec les collègues
Citez les péchés capitaux qui nous font perdre du temps.
(page 8.1)
- Être partout
- Connaître en détail tous les faits
- Être sur tous les problèmes
- Contenter tout le monde
- Tout entreprendre spontanément
- Liquider vite tous les travaux
- Être toujours disponible
- Tenir en permanence tous les documents à jour
- Liquider tout soi-même
- Se distraire à chaque occasion
Qu’est-ce qu’un rapport?
(page 11.1)
- Un rapport est un document non manuscrits qui sert à décrire en détails une situtation
Donner les règles de rédaction d’un rapport.
(page 11.1 à 11.2)
- le texte doit être clair et concis
- la fluidité du style
- la véracité des propos (résultats exacts, doit relater la vérité)
- une introduction qui résume la situation
- répéter les faits importants
- écrire des phrases courtes
- utiliser du vocabulaire adapté
- lister les participants
- introduire les conditions (lieu, date, etc…)
- ne doit pas être manuscrits
Quels outils connaissez-vous pour rechercher des idées?
(page 3.4; 3.6; 3.9)
- Brainstorming
- La case morphologique
- La méthode 6-3-5
Quelles systématiques de résolution de problème connaissez-vous?
(page 1.3; 1.4; 1.5; 1.6; 1.7)
- Méthode des questions
- Modèle de démarche organisateur
- Méthode à 6 phases REFA
- Méthode ingénierie des systèmes
- Méthode des 5 pourquoi
Expliquer les différents types de problèmes.
(page 2.4)
Type de problème C
- Déclenchement / Impulsion
- Pas ou peu de modification
- Amélioration de la qualité
- Economie de frais
- Pas ou peu de modification
-
Méthode systématique
- Méthode des questions
- Démarche organisateur
-
Collaborateur
- Comparaison entre état prévu et effectif
Type de problème B
-
Déclenchement / Impulsion
- Modification moyenne
- Rationalisation
- Amélioration de la qualité
- Economie de frais
-
Méthode systématique
- Démarche organisateur
-
Collaborateur
- Travail à deux ou en groupe
- Rentabilité
- Etude d’un système de travail plus grand
Type de problème A
-
Déclenchement / Impulsion
- Modification de la stratégie
- Nouveau procédé
- Concurrence
-
Méthode systématique
- Analyse intensive du problème
- Analyse de la valeur
- Méthode ingénierie des systèmes
-
Collaborateur
- Travail en groupe étandu
- Equipement de nouveaux postes de travail
- Vérification détaillée de variantes
Quel est le but de prendre des notes?
(page 5.1)
- Processus indispensable pour mémoriser (on retient (80% des choses faites soi-même)
- Pour rafraichir les connaissances
- Préparation aux examens
- Economie de temps
Qu’est-ce qu’un plan journalier et quel est son fonctionnement?
(page 5.2)
Utilité :
- Le plan journalier est un outil de plannification journalier des tâches à faire par écrit.
Fonctionnement :
- Il y a des unités de temps ainsi que les activités à réaliser
- Un plan journalier réaliste ne devrait pas dépasser les 60% d’activité (principe du 50 : 50)
Quelles sont les avantages d’avoir une bonne méthodologie de travail?
(PPT n°1)
- Augmentation de notre productivité. Pour le même effort on assure plus de travail!
- Travailler consciemment
- Soulagement d’activités inutiles
- Réduire son stress
- Rationnalisation du temps
Quelles sont les questions à se poser pour toute analyse d’une activité?
(PPT N°2)
- Dois-je fixer les priorités plus clairement?
- Quel est le délai pour cette activité?
- Quand doit être pris la décision?
- Y-a-t-il un manque de planification?
- Peut-on éviter les perturbations?
- Peut-on utiliser un moyen auxiliaires?
- Est-ce qu’on agit de manière optimale?
- Les moyens sont-ils mis en oeuvre pour atteindre l’objectif?
La description de l’activité doit être notée par écrit. Citez quelques exemples.
(PPT N°2)
- Interruptions imprévues de l’activité
- Temps de déplacement
- Les pauses
- Les frais / coûts
- Les perturbations interne et externe à l’activité
- La collecte d’information
- Les activités d’encadrement indispensable
- Les gymnastiques cérébrales pour étudire les variantes
Que faut-il faire dans les situations suivantes?
L’activité est :
- Réalisable et sert une cause
- Sans fondement
- Avec une mise en oeuvre trop grande
- Inadaptée au système
(PPT N°2)
- Il faut la continuer
- Il faut l’abandonner de suite
- Fixer les bonnes priorités;
Améliorer l’information;
Acquérir des moyens auxiliaires;
Améliorer la stratégie de décision
4. Organiser différement;
Planifier plus en détail;
Utiliser une meilleure technique;
Promouvoir une formation
Citez les astuces pour transmettre l’impulsion.
(PPT N°2)
- Répartissez les objectifs dans le temps
- Transformez chaque mois en succès personnel
- Fixez-vous chaque jour des objectifs
- Fixer son propre rythme de travail
- Mettre des priorités dans votre journée
- Révisez votre journée écoulée
- Rassemblez les activités non liées à un délai
- Utilisez votre planning comme moyen de communication
- La fiabilité du planning conditionne la qualité du travail
Quels sont les buts d’une présentation?
(PPT N°3)
- Présenter un produit
- Commenter un document
- Transmettre un message
- Informer, convaincre, motiver
- Eveiller l’intérêt sur un problème
- Favoriser l’acceptation
- Influencer les comportements
- Provoquer les décisions
Quel est l’utilisation d’un diagramme réseau ou PERT?
(PPT N°3)
- Sert à la planification de projet
Comment réviser avec éfficacité?
(page 2.2)
- Chosir des périodes où vous êtes frais et disponible
- Avoir un lieu calme
- Avoir de l’eau
- Faire des pauses régulières
- Avoir de quoi prendre des notes
Lors de l’apprentissage qu’est-ce qui peut être une perte de temps?
(page 2.2)
- Le fait de vouloir mémoriser sans comprendre et de comprendre sans mémoriser est une perte de temps!
Si vous perdez votre motivation d’étudier, quels sont les 3 facteurs principaux qui peuvent jouer un rôle déterminant?
(page 3.7)
- Les facteurs personnels
- Difficultés de concentration, les problèmes de concentration, etc… - Le cercle de la vie privée
- Soutien psychologique de la part de la famille, des amis, etc… - Les difficultés imputables aux cours
- Abondance de matière, horaire des cours, tempo accéléré, etc…
Comment lire efficacement?
(page 6.1)
- Disséquer paragraphe par paragraphe
- Eclaircir immédiatement tout terme technique
- Traiter la matière à son rythme
Comment procéder à une vérification de connaissance?
(page 7.4)
- Imaginer des questions et les faires régulièrement
- Etudier sur enregistreur avec des questions
- Se faire interroger par un collègue
Sur la promotion dans l’entreprise, détaillez à l’aide d’un schéma les objectifs, les contenus et les méthodes.
(page 1.2)
À quoi sert un feedback lors de l’apprentissage?
(page 2.1)
- Tenir informé l’apprenti de ses résultats, aussi bien positif que négatif, est indispensable pour lui permettre de bien apprendre et de conserver les comportements correctes à adopter
Que faut-il savoir au niveau de la reconnaissance du travail d’une personne?
(page 2.1)
- Reconnaissez toutes les performances même les constantes
- La reconnaissance doit être sincère
- Faire référence au comportement et au résultat
- Marquer la reconaissance de manière immédiate et spontanée
- Transmettre les marques de reconnaissance
Que dire au niveau de la critique en général?
(page 2.2)
- Ne critiquez pas la moindre petite chose
- Faire des critiques constructives et non déstructrices
- Ne pas répéter les reproches
- La critique ne doit pas décourager, ni blesser
- Ne pas critiquer ouvertement, préférez les tête-à-tête
Quels sont les points de la check-list à vérifier lors d’entrée de nouveaux collaborateurs?
(page 3.1)
Avant l’arrivée :
- Vérification du poste de travail
- Planifier une formation éventuelle
- Etablir un programme d’initiation
- Désigner un parrain
- Donner des indications sur l’arrivée du nouveau aux personnes du service
Le premier jour :
- Etablir le contact
- Donner les indications relatives à l’entreprise (horaires pauses, téléphone, parking, etc…)
- Familiariser avec le lieu de travail
- Entretien à la fin de la première journée
Au cours de la première semaine :
- Introduction aux valeurs de l’entreprise
- Entretenir des contacts réguliers
- Présentation à un cerle plus large de personne
Pendant la période d’initiation :
- Donner un travail stimulant et faire le feedback
- Vérifier l’intégration dans le groupe
Avant la fin de la période d’initiation :
- Réaliser une évaluation de performances
Qu’est-ce que le PAC?
(page 1.1)
- Système qui doit inciter les collaborateur à améliorer continuellement le processus
- Ceci à l’aide de méthode type 5S
- KAIZEN= amélioration continue
Quels sont les objectifs du PAC?
(page 2.1)
- Satisfaire les clients et en conquérir de nouveaux
- Diminuer les coûts
- Eviter le gaspillage
- Améliorer la collaboration
- Améliorer les processus et les déroulements
Quels sont les éléments du PAC?
(page 4.1)
Selon quels critères pouvons-nous évaluer le résultat d’un PAC?
(page 6.1)
- L’utilité du résultat spécifique
- Les dépenses engagées pour obtenir le résultat
- L’attitude des personnes engagées
Quelles sont les raisons d’une démarche systématique?
(page 1.2)
- Si on adopte une démarche systématique, on peut éviter de devoir procéder à des améliorations en cours de production et donc réaliser plus rapidement des bénéfices.
Visualisez la méthode à 6 phases REFA.
(page 1.6)
Visualisez le modèle de démarche Ingénierie des systèmes.
(page 1.7)
La technique de recherche d’idée va varier suivant des champs de recherches, lesquels?
(page 2.8)
