Méthode et systématique de travail Flashcards
1
Q
Comment bien préparer une conversation? (page 2.2)
A
- Quel est l’objectif de mon appel?
- Quel personne dois-je appeler?
- Quels éléments sont nécessaires?
- Déterminer le moment idéal pour l’appel
- Préparer un résumé de votre demande
2
Q
Comment agir lors d’une conversation? (page 2.3)
A
- Souriez en parlant (même au téléphone ça se ressent)
- Clairement se présenter
- Noter le nom de l’interlocuteur
- Parlez clairement
- Solutionnez votre problème
- Concluez l’appel
- Faire un résumé
3
Q
Que faire d’une tâche nécessitant moins de 5min? (page 3.2)
A
La liquider immédiatement
4
Q
Citer quelques conseils pour avoir de l’ordre à sa place de travail. (page 3.2)
A
- Garder sur le bureau uniquement les dossiers indispensables
- Ne prendre un document qu’une seul fois dans la main
- Ce qui est reporté au lendemain, le noté dans le plan journalier
- Répertorier sur la liste d’activité les documents importants
- Réserver un après-midi pour faire du rangement
5
Q
Comment peut-on déterminer les priorités? (page 4.2)
A
Grâce à la matrice d’Einsenhower
- Numéroter d’après votre expérience les tâches par priorité
6
Q
Représenter la matrice d’Einsenhower (page 4.2)
A
7
Q
Pourquoi faire un plan journalier?
(page 5.2)
A
- Pour éviter de perdre ce qu’on a en tête
- Le planning écrit est une décharge mentale
- Le planning écrit a un effet psycologique de motivation
- Sert a éviter les dispersions
- Le planning constitue une documentation et une preuve du travail
- Pour préparer son subconscient pour le lendemain
8
Q
Citer une méthode pour la création d’un plan journalier.
(page 5.3)
A
La méthode ALPES
9
Q
Décrivez la méthode ALPES.
(page 5.3)
A
A= Assembler, noter toutes les activités sur la liste de tâches
L= Longueur évaluée pour chaque activité
P= Prévoir des zones de réserve (60% du temps au maxi pour les activités prévues; 20% pour les activités innatendues; 20% pour les imprévu)
E= Evaluer et déterminer les priorités
S= Sortir et planifier par écrit dans le plan journalier
10
Q
Quelles sont les 4 questions à se poser avant le début d’une activité?
(page 6.1)
A
- Est-ce nécessaire?
- Dois-je le faire moi-même?
- Dois-je le faire tout de suite?
- Est-ce que j’agis de manière optimale?
11
Q
Donnez des astuces pour optimiser son temps.
(page 8.1 à 8.3)
A
Astuces :
- Plan journalier
- Le creuset du matin
- Déléguer
- Racourcir
- Prendre temps de réflexion
- Filtrer
- Temps déplacement, d’attente
- Unités de temps (périodes pour appels téléphoniques, gestion courrier, etc…)
- Information plus concise
- Poids principal (travailler régulièrement sur des projets de longue haleine)
- Refuser
- L’autodiscipline (ne pas repousser des tâches)
12
Q
Quels sont les 4 domaines qu’il faut équilibrer pour vivre en équilibre?
(page 10.1)
A
13
Q
Quel est en pourcentage notre faculté d’assimilation d’un cours suivant la forme de la présentation?
(page 2.1)
A
20% = entendu
30% = vu
50% = entendu + vu
80% = participé au raisonnement
90% = fait soi-même
14
Q
Quelles sont les astuces à se souvenir si il faut parler en public?
(page 3.1)
A
- La gêne est naturelle
- Parler s’apprend et s’exerce
- Respirez, base de la détente
- Parlez clairement
- Recherchez l’essentiel
- Gardez votre spontanéité
- Faites rayonner votre presonnalité en vous exprimant
15
Q
Quelles sont les questions à se poser pour faire une présentation?
(page 4.1)
A
- Que faut-il organiser?
- Quels sont les objectifs?
- Qui est le public cible?
- Quel contenu, quelle conception?
- Quels supports utiliser?
16
Q
Citer les 4 étapes importantes pour une présentation visuelle.
(page 5.2)
A
**Points à éclaircir **
- Qu’est-ce que je veux vraiment dire?
- À quoi cela servira-t-il?
- Qui dois-je convaincre?
Sélection grossière
- Pondérer et ordonner les points importants
Compression
- Chercher des exemples
- Vérifier le détail des informations
- Exécuter fidèlement la présentation
Représentation visuelle
- Comment peut-on rendre la présentation plus claire?
17
Q
Comment appelle-t-on ce diagramme?
(page 5.7)
A
Diagramme réseau ou diagramme PERT
18
Q
Que représente cette image?
A
Un mind-map
19
Q
Listez les 7 étapes de la création d’un mind-map.
(page 6.1 et 6.2)
A
- Dessinez un cercle au centre en inscrivant l’idée principale
- Créez des branches avec les idées secondaires
- Sur chaque branche, inscrir un mot résumant l’idée maîtraisse
- Mettez des couleurs sur les déclarations importantes et insérer des flèches pour les liaisons associatives
- Les erreurs seront entourées et hachurées
- Numérotez les branches pour donner une suite logique
- Si nécessaire sortir notions du mind-map en faisant une check-list
20
Q
Citer quelques supports aidant lors d’une présentation.
(page 8.1 à 10.2)
A
- Flip-chart
- Tabeleau d’accrochage
- Power point
21
Q
Citer quelques astuces à savoir pour une présentation orale.
(page 12.1)
A
- Faire des exercices d’articullations avant de prendre la parole
- Prendre le bon ton de voix
- Utilisez vos mains pour illustrer les choses
- Regardez le public un par un
- Avoir un support papier avec la structure de la présentation et les temps de respiration
- Parler simplement et clairement
- Connaître le sujet et être sur de soi
22
Q
Quels sont les facteurs de succès pour un bon apprentissage?
(page 1.1)
A
- La motivation
- Se connaître
- Travailler en groupe
23
Q
Il y a plusieurs type de mémorisation, lesquelles?
(page 2.1)
A
- Mémoire sensorielle
- Mémoire à court terme
- Mémoire à long terme
24
Q
Combien de temps retient-on les informations?
(page 2.1)
A
25
Créez le schéma d'une plannification systématique.
(page 1.3)
26
Quelles sont les questions à se poser pour la méthode des questions?
(page 1.4)
Mnémotechnique :
* QUOI
* QUI
* OÙ
* QUAND
* COMMENT
* COMBIEN
* POURQUOI
27
Lister les étapes d'un modèle de démarche organisateur.
(page 1.5)
1. Analyse
2. Recherche de solution
3. Evaluation
4. Introduction et contrôle
28
Quelle est l'utilité de l'analyse ABC?
(page 1.8)
- Cette analyse a pour but de définir les produits ou problèmes qui ont un impact important sur la valeur globale.
29
Quelles sont les pourcentages de la catégorie A de l'analyse ABC?
(page 1.8)
* 80% de la valeur avec le 20% des articles
30
Que pouvons-nous utiliser pour planifier notre projet dans le temps?
(page 1.10)
* Le diagramme de Gantt
31
Lister le processus de résolution des problèmes.
(page 2.10)
1. Acquisiton des informations
2. Préparation des informations
3. Représentation des informations
4. Formulation des objectifs
5. Créativité
6. Optimisation
7. Analyse des solutions
8. Evaluation / Décision
32
Expliquer ce qu'est un brainstorming.
(page 3.4)
* Technique de recherche d'idées
* Invitation orale + écrite des participants
* Maximum 12 personnes
* Inviter des personnes hors projet
* Annoncer la durée de la séance
* Il faut que l'atmosphère soit détendue
* Idées sur cartes volantes
33
Qu'est-ce que la méthode morphologique?
(page 3.6)
34
Qu'est-ce que la méthode 6 3 5?
(page 3.10)
6 personnes
3 idées
5 fois transmis
35
Nommer des méthodes de décontraction lorsque vous faites une longue activité fatiguante.
(page 7.2)
* Promenade
* Parcours vita
* L'eau
* La musique
* Yoga
* Le corps (danse, sport,etc...)
36
Citez des astuces pour étudier consciemment.
(page 3.1)
1. Ne pas apprendre par coeur
2. Se fixer des objectifs personnels
3. Faire un plan journalier
4. Être concentré lors des cours
5. Développer ces propres méthodes d'étude
6. Se fixer dès le début une méthode d'étude
7. Dialoguer avec les collègues
37
Citez les péchés capitaux qui nous font perdre du temps.
(page 8.1)
1. Être partout
2. Connaître en détail tous les faits
3. Être sur tous les problèmes
4. Contenter tout le monde
5. Tout entreprendre spontanément
6. Liquider vite tous les travaux
7. Être toujours disponible
8. Tenir en permanence tous les documents à jour
9. Liquider tout soi-même
10. Se distraire à chaque occasion
38
Qu'est-ce qu'un rapport?
(page 11.1)
* Un rapport est un document non manuscrits qui sert à décrire en détails une situtation
39
Donner les règles de rédaction d'un rapport.
(page 11.1 à 11.2)
* le texte doit être clair et concis
* la fluidité du style
* la véracité des propos (résultats exacts, doit relater la vérité)
* une introduction qui résume la situation
* répéter les faits importants
* écrire des phrases courtes
* utiliser du vocabulaire adapté
* lister les participants
* introduire les conditions (lieu, date, etc...)
* ne doit pas être manuscrits
40
Quels outils connaissez-vous pour rechercher des idées?
(page 3.4; 3.6; 3.9)
* Brainstorming
* La case morphologique
* La méthode 6-3-5
41
Quelles systématiques de résolution de problème connaissez-vous?
(page 1.3; 1.4; 1.5; 1.6; 1.7)
* Méthode des questions
* Modèle de démarche organisateur
* Méthode à 6 phases REFA
* Méthode ingénierie des systèmes
* Méthode des 5 pourquoi
42
Expliquer les différents types de problèmes.
(page 2.4)
**Type de problème C**
* *Déclenchement / Impulsion*
* * Pas ou peu de modification
* Amélioration de la qualité
* Economie de frais
* ***Méthode systématique***
* Méthode des questions
* Démarche organisateur
* ***Collaborateur***
* Comparaison entre état prévu et effectif
**Type de problème B**
* ***Déclenchement / Impulsion***
* Modification moyenne
* Rationalisation
* Amélioration de la qualité
* Economie de frais
* ***Méthode systématique***
* Démarche organisateur
* ***Collaborateur***
* Travail à deux ou en groupe
* Rentabilité
* Etude d'un système de travail plus grand
**Type de problème A**
* ***Déclenchement / Impulsion***
* Modification de la stratégie
* Nouveau procédé
* Concurrence
* ***Méthode systématique***
* Analyse intensive du problème
* Analyse de la valeur
* Méthode ingénierie des systèmes
* ***Collaborateur***
* Travail en groupe étandu
* Equipement de nouveaux postes de travail
* Vérification détaillée de variantes
43
Quel est le but de prendre des notes?
(page 5.1)
* Processus indispensable pour mémoriser (on retient (80% des choses faites soi-même)
* Pour rafraichir les connaissances
* Préparation aux examens
* Economie de temps
44
Qu'est-ce qu'un plan journalier et quel est son fonctionnement?
(page 5.2)
**_Utilité :_**
* Le plan journalier est un outil de plannification journalier des tâches à faire par écrit.
**_Fonctionnement :_**
* Il y a des unités de temps ainsi que les activités à réaliser
* Un plan journalier réaliste ne devrait pas dépasser les 60% d'activité (principe du 50 : 50)
45
Quelles sont les avantages d'avoir une bonne méthodologie de travail?
(PPT n°1)
* Augmentation de notre productivité. Pour le même effort on assure plus de travail!
* Travailler consciemment
* Soulagement d'activités inutiles
* Réduire son stress
* Rationnalisation du temps
46
Quelles sont les questions à se poser pour toute analyse d'une activité?
(PPT N°2)
* Dois-je fixer les priorités plus clairement?
* Quel est le délai pour cette activité?
* Quand doit être pris la décision?
* Y-a-t-il un manque de planification?
* Peut-on éviter les perturbations?
* Peut-on utiliser un moyen auxiliaires?
* Est-ce qu'on agit de manière optimale?
* Les moyens sont-ils mis en oeuvre pour atteindre l'objectif?
47
La description de l'activité doit être notée par écrit. Citez quelques exemples.
(PPT N°2)
* Interruptions imprévues de l'activité
* Temps de déplacement
* Les pauses
* Les frais / coûts
* Les perturbations interne et externe à l'activité
* La collecte d'information
* Les activités d'encadrement indispensable
* Les gymnastiques cérébrales pour étudire les variantes
48
Que faut-il faire dans les situations suivantes?
L'activité est :
1. Réalisable et sert une cause
2. Sans fondement
3. Avec une mise en oeuvre trop grande
4. Inadaptée au système
(PPT N°2)
1. Il faut la continuer
2. Il faut l'abandonner de suite
3. Fixer les bonnes priorités;
Améliorer l'information;
Acquérir des moyens auxiliaires;
Améliorer la stratégie de décision
4. Organiser différement;
Planifier plus en détail;
Utiliser une meilleure technique;
Promouvoir une formation
49
Citez les astuces pour transmettre l'impulsion.
(PPT N°2)
* Répartissez les objectifs dans le temps
* Transformez chaque mois en succès personnel
* Fixez-vous chaque jour des objectifs
* Fixer son propre rythme de travail
* Mettre des priorités dans votre journée
* Révisez votre journée écoulée
* Rassemblez les activités non liées à un délai
* Utilisez votre planning comme moyen de communication
* La fiabilité du planning conditionne la qualité du travail
50
Quels sont les buts d'une présentation?
(PPT N°3)
* Présenter un produit
* Commenter un document
* Transmettre un message
* Informer, convaincre, motiver
* Eveiller l'intérêt sur un problème
* Favoriser l'acceptation
* Influencer les comportements
* Provoquer les décisions
51
Quel est l'utilisation d'un diagramme réseau ou PERT?
(PPT N°3)
* Sert à la planification de projet
52
Comment réviser avec éfficacité?
(page 2.2)
* Chosir des périodes où vous êtes frais et disponible
* Avoir un lieu calme
* Avoir de l'eau
* Faire des pauses régulières
* Avoir de quoi prendre des notes
53
Lors de l'apprentissage qu'est-ce qui peut être une perte de temps?
(page 2.2)
* Le fait de vouloir **mémoriser sans comprendre** et de **comprendre sans mémoriser** est une perte de temps!
54
Si vous perdez votre motivation d'étudier, quels sont les 3 facteurs principaux qui peuvent jouer un rôle déterminant?
(page 3.7)
1. Les facteurs personnels
- Difficultés de concentration, les problèmes de concentration, etc...
2. Le cercle de la vie privée
- Soutien psychologique de la part de la famille, des amis, etc...
3. Les difficultés imputables aux cours
- Abondance de matière, horaire des cours, tempo accéléré, etc...
55
Comment lire efficacement?
(page 6.1)
* Disséquer paragraphe par paragraphe
* Eclaircir immédiatement tout terme technique
* Traiter la matière à son rythme
56
Comment procéder à une vérification de connaissance?
(page 7.4)
* Imaginer des questions et les faires régulièrement
* Etudier sur enregistreur avec des questions
* Se faire interroger par un collègue
57
Sur la promotion dans l'entreprise, détaillez à l'aide d'un schéma les objectifs, les contenus et les méthodes.
(page 1.2)
58
À quoi sert un feedback lors de l'apprentissage?
(page 2.1)
* Tenir informé l'apprenti de ses résultats, aussi bien positif que négatif, est indispensable pour lui permettre de bien apprendre et de conserver les comportements correctes à adopter
59
Que faut-il savoir au niveau de la reconnaissance du travail d'une personne?
(page 2.1)
* Reconnaissez toutes les performances même les constantes
* La reconnaissance doit être sincère
* Faire référence au comportement et au résultat
* Marquer la reconaissance de manière immédiate et spontanée
* Transmettre les marques de reconnaissance
60
Que dire au niveau de la critique en général?
(page 2.2)
* Ne critiquez pas la moindre petite chose
* Faire des critiques constructives et non déstructrices
* Ne pas répéter les reproches
* La critique ne doit pas décourager, ni blesser
* Ne pas critiquer ouvertement, préférez les tête-à-tête
61
Quels sont les points de la check-list à vérifier lors d'entrée de nouveaux collaborateurs?
(page 3.1)
**_Avant l'arrivée :_**
* Vérification du poste de travail
* Planifier une formation éventuelle
* Etablir un programme d'initiation
* Désigner un parrain
* Donner des indications sur l'arrivée du nouveau aux personnes du service
**_Le premier jour :_**
* Etablir le contact
* Donner les indications relatives à l'entreprise (horaires pauses, téléphone, parking, etc...)
* Familiariser avec le lieu de travail
* Entretien à la fin de la première journée
**_Au cours de la première semaine :_**
* Introduction aux valeurs de l'entreprise
* Entretenir des contacts réguliers
* Présentation à un cerle plus large de personne
**_Pendant la période d'initiation :_**
* Donner un travail stimulant et faire le feedback
* Vérifier l'intégration dans le groupe
**_Avant la fin de la période d'initiation :_**
* Réaliser une évaluation de performances
62
Qu'est-ce que le PAC?
(page 1.1)
* Système qui doit inciter les collaborateur à améliorer continuellement le processus
* Ceci à l'aide de méthode type 5S
* KAIZEN= amélioration continue
63
Quels sont les objectifs du PAC?
(page 2.1)
* Satisfaire les clients et en conquérir de nouveaux
* Diminuer les coûts
* Eviter le gaspillage
* Améliorer la collaboration
* Améliorer les processus et les déroulements
64
Quels sont les éléments du PAC?
(page 4.1)
65
Selon quels critères pouvons-nous évaluer le résultat d'un PAC?
(page 6.1)
1. L'utilité du résultat spécifique
2. Les dépenses engagées pour obtenir le résultat
3. L'attitude des personnes engagées
66
Quelles sont les raisons d'une démarche systématique?
(page 1.2)
* Si on adopte une démarche systématique, on peut éviter de devoir procéder à des améliorations en cours de production et donc réaliser plus rapidement des bénéfices.
67
Visualisez la méthode à 6 phases REFA.
(page 1.6)
68
Visualisez le modèle de démarche Ingénierie des systèmes.
(page 1.7)
69
La technique de recherche d'idée va varier suivant des champs de recherches, lesquels?
(page 2.8)
