Lektion 5 - Implementierung von Enterprise Resource Planning Systemen in ein Unternehmen

Question 1

Was ist bei der Auswahl eines neuen ERP Systems von zentraler Wichtigkeit?

Answer 1

Die “ERP-Reife”: Diese bestimmt, inwieweit ein Unternehmen in der Lage ist, bestimmte Auswahlkriterien sachlich zu beurteilen.

Question 2

Von welchen Fragestellungen hängt die ERP-Reife ab?

Answer 2

• Existiert eine IT-Strategie, die idealerweise in die Unternehmensstrategie und das Geschäftsmodell eingebettet ist?
• Existiert eine aktuelle Dokumentation aller relevanten Prozesse und entspricht diese auch den tatsächlich gelebten Prozessen im Unternehmen?
• Sind Erfahrungen mit ERP-Systemen vorhanden oder wird hauptsächlich mit Tabellenkalkulationen und dezentralen Datenbanken gearbeitet?
• Wie kompetent sind die am Auswahlprozess beteiligten Mitarbeiter?

Question 3

Ziele bei der Auswahl des richtigen ERP Systems:

Answer 3

• das „richtige“ ERP-System zu finden,
• den „richtigen“ Anbieter zu finden,
• als Kunde selbst vom Ergebnis des Auswahlprozesses überzeugt zu sein,
• im Auswahlprozess auch wirtschaftliche Aspekte wie Betriebskosten und betriebswirtschaftlichen
  Nutzen mit zu berücksichtigen und
• eine zügige Durchführung des Auswahlprozesses sicherzustellen.

Question 4

ERP-Auswahlverfahren

Answer 4

Question 5

Gliederung der Anforderungsspezifikation

Answer 5

• technische Anforderungen (Darstellung der geplanten Systemarchitektur und Benennung wesentlicher Schnittstellen),
• funktionale Anforderungen (Gliederung nach Geschäftsprozessen und/oder nach ablauforganisatorischen Gesichtspunkten),
• ergonomische Anforderungen (Bedienung der Software mit minimalem Schulungsaufwand, Berücksichtigung von Usability-Aspekten und -Standards) und
• Anforderungen an die Wandlungsfähigkeit (Anforderungen an die Architektur des ERPSystems, wie z. B. Skalierbarkeit).

Question 6

Vor- und Nachteile von Simultaner und Sukzessiver Einführung des ERP-Systems

Answer 6

Question 7

Risiken bei der Einführung eines ERP-Systems

Answer 7

• organisatorische Risiken Organisatorische Risiken beziehen sich auf die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens. Beispielsweise sind fehlende Personalressourcen für die technische Administration eines ERP-Systems ein erhebliches Risiko.
• technische Risiken Technische Risiken liegen z. B. dann vor, wenn nicht getestete Schnittstellen für automatisierte Datenübernahmen aus Altsystemen eingesetzt werden sollen oder allgemein neue, unbekannte und nicht verifizierte technische Lösungen genutzt werden sollen.
• terminliche Risiken Terminliche Risiken wie z. B. Parametrisierungs- und Customizing-Maßnahmen führen zur Überschreitung geplanter Zielerreichungstermine.
• kapazitive Risiken Wenn Arbeitsumfang und zur Verfügung stehende Personalressourcen zu stark auseinanderklaffen, entstehen kapazitive Risiken.
• Kosten/Nutzen-Risiken Sofern der Projekterfolg gefährdet ist und keine Möglichkeiten zur Beeinflussung der Projektkosten bestehen, entstehen Kosten/Nutzen-Risiken.
• psychologische Risiken Psychologische Risiken entstehen primär durch mangelnde Akzeptanz seitens der Benutzer, die häufig auch von Widerständen gegen Veränderungen geprägt ist.

Question 8

Kritische Erfolgsfaktoren für die Einführung eines ERP-Systems

Answer 8

1. Standardisierungsgrad
2. ERP-Reife des Unternehmens.

Question 9

On-Premise vs. Cloud

Answer 9

Question 10

Häufige fachliche Probleme beim Betrieb eines ERP-Systems

Answer 10

• … fehlerhafte Bestände,
• fehlerhafte Bewertung von halbfertigen Produkten,
• fehlerhafte Bewertung von halbfertigen Projekten
• Differenzen im Rechnungswesen.

Question 11

Ursächlich für solch fehlerhafte oder nicht erfasste Daten sind oft …

Answer 11

• … fehlerhafte Datenübernahmen (manuell oder automatisiert) aus Fremdsystemen, wie z. B. Wareneingangssystemen oder CRM-Systemen,
• fehlerhafte bzw. inaktuelle Abbildung von Ablaufprozessen im ERP-System und
• fehlerhafte Bedienung der Anwendung (z. B. aufgrund unzureichender Schulungsmaßnahmen).

Question 12

Um diesen Problemen vorzubeugen, sollten Unternehmen u. a. folgende Maßnahmen implementieren:

Answer 12

• Standardisierung von Schnittstellen zu Fremdsystemen und automatisierte Überwachung dieser Schnittstellen, um Fehlerzustände zeitnah erkennen und beheben zu können;
• ständige Überprüfung und Verbesserung von Ablaufprozessen (continuous improvement);
• Erstellung und regelmäßige Überprüfung eines umfassenden rollenbasierten Berechtigungskonzeptes;
• regelmäßige Schulungen von Systemadministratoren und Anwendern;
• regelmäßiges Zusammenführen von historisch gewachsenen und ungewollten Prozesswildwüchsen.