Konfiguration och underhåll Flashcards
Steg 1: Scope and Commitment:
System scope =
Bestämma affärssystemets omfattning, inom de resurskrav och tidskrav som är uppsatta
Steg 1: Scope and Commitment:
Top management support =
Få högsta ledningen engagemang.
Steg 1: Scope and Commitment:
Selection of implementation team =
Besluta om sammansättningen och struktur på implementationsteam
Role of internal employees and SME:s: vilken intern personal och vilka områdesexperter (SME) ska involveras.
Steg 1: Scope and Commitment:
Decision on consultants role =
Externa konsulters roll (tid och omfattning)
Steg 1: Scope and Commitment:
Vendor selection and contract =
Val av några möjliga affärssystem och leverantörer av dessa.
Steg 2: Analysis and Design:
Methodologies =
Val av metoder för att genomföra implementation.
Steg 2: Analysis and Design:
Vanilla, BPR (Business process re-engineering) implementation =
- Analys av användarkrav.
- Mappning av skillnader mellan nuvarande
affärsprocesser och de processer som finns i systemet. - - - GAP-analys av funktioner och processer. - Design av en change management plan, framtida
processer, användargränssnitt och rapporter i ERP
mjukvaran.
Steg 2: Analysis and Design:
Data mapping and conversion =
Skapa plan för datakonvertering och systemkonvertering.
Steg 2: Analysis and Design:
Prototype or sandbox =
I slutet av denna fas har ofta en prototyp och en sandbox/testmiljö av systemet installerats.
Steg 3: Acquisition & Development
Hardware and software =
- Anskaffa licenser och hårdvara etc. Eller hyr in hårdvara
som en tjänst. - Bygg en produktionsversion av affärssystemet som görs
tillgänglig för slutanvändare.
Steg 3: Acquisition & Development
Configuration =
Ändra värden på parametrar/inställningar. Slå av och på funktioner. INTE lägga in artiklar. Exempel:
- Ändra språk/valuta
- Automatisk kvittning av faktura vid betalning.
- Lagervärderingsprincip.
- Kreditgränser för kund.
Steg 3: Acquisition & Development
Data Conversion and loading =
Migrering av data från gamla systemet till affärssystemet.
Steg 3: Acquisition & Development
Customization =
Modifiering och utveckling. Programmera ny eller ändra funktionalitet hos systemet. Exempel:
- Integrera affärssystem med ett CRM-system.
- Programmera ny funktion för att beräkna garantitider för produkter.
Vad finns det för olika typer av anpassningar?
Kosmetiska (oftast konfigurering, ibland anpassning)
Funktionsmässiga (konfigurering och anpassning)
Integrations/migration (ibland konfigurering, oftast anpassning)
Vad är en vanilla implementation?
- As-is installatio
- Inga anpassningar av mjukvaran, endast konfiguration.
- Affärsprocesser anpassas efter affärssystemets
processer. - Organisationen behöver anpassa sig lite till
affärssystemet.
Vad är en comprehensive implementation?
- Anpassningar (customization) av mjukvaran.
- Affärssystemets processer anpassas efter företagets
processer.
Vad är fördelar/nackdelar med en vanilla implementation?
+ Best practice inbyggt i affärssystemet kan medföra
förbättrade processer.
+ Fungerar väl när det krävs minimalt med organisatorisk
förändring.
+ Ställer mindre krav på teknisk kompetens.
- Stöder inte strategiska och unika affärsprocesser.
- Kan vara tidskrävande att ändra processer innan
implementation. - Internt motstånd: Motstånd när det sker stora
organisatoriska förändringar.
Vad är fördelar/nackdelar med en comprehensive implementation?
+ Möjlighet att behålla unika affärsprocesser och
arbetsrutiner.
+ Affärssystemet fungerar med övrig IT genom
integrationer vilka ofta kräver anpassningar.
- Tidskrävande under implementation.
- Kan försvåra underhåll och systemuppgradering.
- Svårt att anpassa – IT kompetens och kunskap om att
hantera anpassningar krävs.
Vilken implementation (vanilla/comprehensive) används oftast?
Väljer oftast Middle-of-the road, en mix av vanilla/comprehensive.
GAP-analys
Jämför de processer och funktioner som finns idag med de som stöds av affärssystemet. T.ex. med processmodellering
Vad fokuserar Stage 4: Deployment (Go live/implementation) på?
Fokus på att tillgängliggöra systemet till slutanvändare och övervaka detta
Stage 4: Deployment (Go live/implementation)
Conversion =
Att konvertera affärssystem. 4 strategier:
- Utfasning
- Pilot
- Parallellt
- Big Bang
Stage 4: Deployment (Go live/implementation)
Testning =
Konfigurationen av systemet testas.
Stage 4: Deployment (Go live/implementation)
Training =
Användarna utbildas i systemet.
Förklara konverteringsstrategin Big bang
Fullständig övergång till det nya systemet där alla användare övergår till det nya systemet vid ett specifikt go-live datum.
+ Kostnaderna kan förväntas vara lägre än i en “phased”
implementation.
+ Man kan förvänta sig en snabbare avkastning på
investeringen (ROI).
- Hög risk - t.ex. fokus på deadline och mindre på
planering. - Risk för avbrott i verksamheten
- Svårt med testning
- Stor press på leverantör, konsulter, IT-avdelning.
Förklara konverteringsstrategin Phased
Stegvis övergång till det nya affärssystemet, t.ex. fasad per modul, affärsfunktion eller geografisk plats.
+ Lägre risk jämfört med Big Bang – mer utrymme att göra
justeringar under övergången.
+ Jämnare prestanda i systemet.
+ Mer tid för att utbilda användare och för medarbetare
att anpassa sig till systemet.
- Brist på helhetsfokus – fokus på en fas i taget, svårt att se
helheten. Systemet förändras konstant. - Hög kostnad – delar av det gamla och det nya systemet
behöver upprätthållas samtidigt. - Tid – tar längre tid än Big Bang.
- Tillfälliga lösningar – (tillfällig) integration mellan gamla
och nya systemet.
Förklara konverteringsstrategin Parallel
Affärssystemet implementeras och används samtidigt som det gamla systemet under en period.
Positivt:
+ Anses vara mindre riskabelt än phased och big bang, det
gamla systemet kan användas om det uppstår något
problem med det nya.
+ Strategin kan användas för s.k. mission critical lösningar.
+ Anställda kan lära sig det nya systemet medan de
fortfarande använder det gamla.
- Kostsamt med två system.
Förklara konverteringsstrategin Pilot
Liten version av affärssystemet implementeras.
Piloten används för att säkerställa att affärssystemet är lämpligt.
Testkörning av utvalda delar och systemets/pilotens påverkan övervakas och utvärderas.
Go-live readiness =
En bedömning om man faktiskt kan gå live.
Vad finns det för olika systemmiljöer?
- Utvecklingsmiljö
- Utbildningsmiljö
- Testmiljö
- Driftmiljö
Vad handlar Steg 5: Operation (drift och förvaltning):
- Stabilisering
- Kunskapsöverföring
- Kontinuerlig utbildning av användare
- Post-produktionssupport
Steg 5: Operation (drift och förvaltning)
Support =
Daglig support där användare får hjälp i att använda systemet, eller för att åtgärda fel i systemet.
Steg 5: Operation (drift och förvaltning)
Ongoing training =
Omfattning beroende av hur mycket utbildning som redan genomförts.
Till exempel kan utbildning ske för aktiviteter som utförs sällan när systemet är i drift, i samband med att aktiviteterna utförs. Exempel: lagerinventering.
Utbildning av nya medarbetare.
Utbildning när nya funktioner läggs till.
Steg 5: Operation (drift och förvaltning)
Patching/fixes =
Fel/buggar som identifieras och rapporteras till leverantören. När leverantören åtgärdat fel skickas patch/fix som behöver testas i testmiljön för att sedan implementeras i driftmiljön.
Steg 5: Operation (drift och förvaltning)
New features/upgrades =
Utvärdera uppgraderingar och eventuellt implementera dessa.
Vad är en Förvaltningsmodell?
- Systemförvaltning bedrivs genom användandet av
förvaltningsmodeller. - Förvaltningsmodeller är ramverk som rekommenderar
hur förvaltningsarbetet ska bedrivas. - Modellen innehåller formalisering av processer och
rutiner så att ärenden i form av support, incidenter och
fel tas om hand på ett standardiserat sätt. - Förvaltningsmodeller finns i flera olika former:
standarder, egenutvecklade samt kombinerade.
Exempel på förvaltningsmodeller
- ITIL: Information Technology Infrastructure Library
(Populär i Sverige) - PM3 - Affärsmässig Förvaltningsstyrning
- Svensk System- och tjänsteförvaltningsmodell
- ISO/IEC standarder
