Gestion courante

Question 1

Quelles sont les 10 obstacles les plus fréquemment rencontrées par les TA et les ME ?

Answer 1

-Gestion des tâches administratives (écriture comptable, impôt, etc.)
-Difficultés à déléguer
-Les excès de zèle (perfectionniste)
-Les oublis
-Impulsivité
-Procrastination
-Difficultés à s’organiser
-Difficultés à identifier les priorités
-Difficultés à gérer son temps efficacement

Question 2

Pourquoi déléguer ?

Answer 2

Améliorer sa condition de vie.

Question 3

Qu’est-ce qui est difficile dans la délégation ?

Answer 3

Demande du temps à former la personne et difficile de trouver quelqu’un de confiance pour déléguer.

Question 4

Qu’est-ce qu’on peut faire pour se faire aider avec les tâches administratives ?

Answer 4

Peser les pours et les contres en terme de temps et d’argent pour pouvoir savoir si on n’est pas mieux de sous-traiter.

Question 5

Trop perfectionniste devient un ____?

Answer 5

Problème. Nos attentes deviennent trop élevées et vont finir par nous ralentir.

Question 6

Comment on peut aider l’obstacle de l’outil ?

Answer 6

Tout prendre en notes, bien s’équiper pour bien suivre le cap.

Question 7

V ou F : Les TA sont des gens d’action ?

Answer 7

Vrai.

Question 8

Comment on peut éviter l’obstacle d’impulsivité ?

Answer 8

Prendre le temps de bien réfléchir.

Question 9

Pourquoi on procrastine en tant que TA ?

Answer 9

Parce qu’on a trop envie de faire les choses qu’on aime en délaissant les choses moins le fun à faire.

Question 10

Comment on peut éviter la procrastination ?

Answer 10

Se fixer des petits objectifs de faire à chaque jour des tâches moins agréables.

Question 11

V ou F : Une bonne organisation permet de devenir plus rentable ?

Answer 11

Vrai, on oublie moins de choses, on est plus productif donc on devient plus rentable.

Question 12

Explique-moi le défi d’identifier les priorités que rencontre le TA.

Answer 12

Le plus grand défi est de choisir où mettre notre énergie. Il faut être capable de revenir à notre raison d’être pour identifier nos priorités.

Question 13

V ou F : On met plus de temps au point de départ sur les projets des clients ?

Answer 13

Vrai.

Question 14

Que devons-nous faire lorsqu’on rencontre un de ses obstacles ?

Answer 14

S’arrêter et se demander qu’est-ce que l’on pourrait améliorer.

Question 15

Donne-moi des idées pour gérer ses obstacles.

Answer 15

Ménage de son bureau, listes de tâches, se rajouter du temps le matin, etc. S’imposer un rituel/routine/habitude.

Question 16

Nomme-moi des trucs pour surmonter la procrastination (selon Simon).

Answer 16

Ayer des objectifs R.É.A.L.I.S.T.E.S., faire le ménage de notre espace de travail, faire des LISTES, se réserver une plage horaire pour les réseaux sociaux/courriels, commencer par des tâches faciles/ardues, une fois les tâches accomplies on arrête, faire un bilan, prendre le temps de se récompenser

Question 17

V ou F : un espace rangé permet de moins procrastiner ?

Answer 17

Vrai.

Question 18

Quels sont les avantages du télé-travail ?

Answer 18

Moins couteux que la location d’un espace commercial,
Avantages fiscaux (possibilités de profiter des déductions d’impôt foncier, de frais de réparation et d’entretien, etc.),
Aucun déplacement quotidien,
Horaire plus flexible

Question 19

À quoi il faut faire attention si on se dit qu’on fixe des prix bas pcq on n’a pas de frais de loyer à payer comme c’est dans notre maison ?

Answer 19

Que si un jour on va en loyer on va devoir augmenter les prix et les clients vont être mécontents.

Question 20

Quelle est l’un des avantages de ne pas avoir de déplacement ?

Answer 20

Gagne du temps.

Question 21

Qu’est-ce que l’on doit prendre en considération si notre bureau est chez soi ?

Answer 21

Si on a des employés les recevoir chez nous, recevoir les clients, s’assurer que notre compagnon de vie est à l’aise à recevoir des clients à la maison.

Question 22

Quels sont les désavantages du télé-travail ?

Answer 22

Espace restreint,
Isolement par rapport aux partenaires d’affaires,
Restrictions potentiels pour l’installation d’équipement spécialisé ou l’accueil de personnel,
Interruptions causées par la famille/amis,
Plus difficile de se fixer des limites/faire des coupures avec le travail,
Contraintes juridiques et sanitaires possibles,
Nécessité de se motiver soi-même, même quand les affaires vont mal

Question 23

Il est important de travailler et s’organiser en TA pour être en condition optimale, comment ?

Answer 23

Endroit calme,
Séparation psychologique du logis,
Gérer les interruptions «famille/amis»
De bons outils de travail
Ranger… quotidiennement
Planifier… quotidiennement

Question 24

La gestion des priorités et urgences récurent à toutes les semaines ?

Answer 24

Faux, tous les jours.

Question 25

Qu’est-ce qu’une priorité ?

Answer 25

Une promesse ou un engagement, activité qui nous rapproche du but, impératif de la journée, activité à haut rendement

Question 26

Comment on gère nos priorités ?

Answer 26

En se dressant une liste de choses à faire quotidiennement et selon l’importance

Question 27

Qu’est-ce qu’il faut pour être capable de gérer, contrôler et être efficace ?

Answer 27

Une gestion de l’emploi du temps
Une gestion des activités
Une gestion des communications de l’information
Une gestion des réunions et des projets

Question 28

Qu’est-ce que la gestion de l’emploi du temps ?

Answer 28

Des plages horaires réservées à notre agenda pour famille, amis, loisirs, lectures, études, santé, travail.

Question 29

Qu’est-ce que la gestion des activités ?

Answer 29

La gestion des choses à faire (détails courants) et la gestion des priorités (les choses ou les projets importants)

Question 30

Qu’est-ce que la gestion des communications de l’information ?

Answer 30

La planification et la prise de notes de tous les renseignements essentiels à l’atteinte de vos objectifs.

Question 31

Qu’est-ce que la gestion des réunions et des projets ?

Answer 31

La planification des objectifs, des étapes et des ressources nécessaires (humaines, financières et matérielles)

Question 32

Comment on établit nos priorités ?

Answer 32

Priorité A
Priorité B
Priorité C

Question 33

Associe les priorités (ABC) aux qualitatifs suivants : agréable, à faire, impératif

Answer 33

Priorité A impératif
Priorité B à faire
Priorité C agréable

Question 34

Que cause l’incapacité de dire non ?

Answer 34

Perte de contrôle de la situation.

Question 35

Quelles questions on doit se poser avant de dire oui à un projet de plus ?

Answer 35

Est-ce que cela me rapproche de mes objectifs ? Est-ce utile ? Est-ce payant que ce soit moi qui le fasse ? Ai-je le temps ? AI-JE ENVIE DE LE FAIRE ? Que se passera-t-il si je dis non ?

Question 36

V ou F : Si la confiance est déjà établi avec un client, il sera prêt de nous attendre si on lui dit que ce n’est pas un bon moment pour son contrat ?

Answer 36

Vrai.

Question 37

Comment on peut mieux gérer son temps ?

Answer 37

Formuler des objectifs personnels et d’affaires à long, moyen et court termes (planification)
Décortiquer ces objectifs en tâches à accomplir et en ressources nécessaires (organisation)
Préparer un échéancier de ces objectifs et de ces tâches de façon annuelle, mensuelle, hebdomadaire et journalier, date de début et de fin (organisation)
Inscrire ces objectifs et ces tâches à votre agenda (direction)
Évaluer l’atteinte des objectifs et reformuler les objectifs et les tâches à accomplir… le mois prochain, la semaine prochaine, demain (contrôle)

Question 38

Quels sont les grugeurs de temps ?

Answer 38

Priorités qui changent, la gestion par crise
Absence de priorités, d’objectifs
Le téléphone
Tout vouloir mener de front
Les visiteurs inattendus
La mauvaise délégation de tâches
L’incapacité à dire non
Le bureau en désordre, documents perdus
Le manque de discipline, la procrastination
Les réunions
Mauvaise gestion des courriers électroniques
Perte de temps sur Internet et sur les réseaux sociaux

Question 39

Quel est le secret quand les priorités changent ?

Answer 39

Une meilleure gestion des priorités et établir une planification (être organiser)

Question 40

Oui ou non : Il faut tout vouloir mener de front ?

Answer 40

Non, une meilleure gestion des priorités et des activités permet de remédier à cette tendance bien naturelle de vouloir tout faire tout de suite.

Question 41

Est-ce que le téléphone est un grugeur de temps ?

Answer 41

Oui, il peut devenir notre pire ennemi.

Question 42

V ou F : L’accès internet est un grugeur de temps ?

Answer 42

Vrai.

Question 43

Comment on peut faire pour gérer les visiteurs inattendus qui nous font perdre du temps ?

Answer 43

Insister pour que les gens prennent des rendez-vous.
Aviser vos employés et vos collègues que vous êtes disponibles entre telle et telle heure tous les jours et ne dérogez pas de cette consigne.

Question 44

V ou F : Il y a des réunions qui nous font perdre du temps ?

Answer 44

Vrai, s’il n’y a pas d’ordre du jour, s’il n’y a pas de structure, s’il n’y a pas de maître de cérémonie, etc.

Question 45

Comment se définit la personne qui sait déléguer ?

Answer 45

Prépare ses rencontres de délégation
Prends le temps de communiquer ses attentes, les tâches à réaliser
Fait confiance aux autres
Se sent entourée et supportée
Se concentre sur l’essentiel tant dans sa vie privée que dans sa vie d’affaires

Question 46

Comment on peut s’aider dans la délégation de tâches ?

Answer 46

déterminer ce qui est essentiel que vous fassiez et ce que d’autres peuvent faire sous votre supervision

évaluer les forces que vous voulez développer (ou que vous avez identifiées) chez vos employés et vos collègues

prendre le temps de faire des rencontres de délégation

se donner un outil de délégation (fiche de délégation)

Question 47

Quels sont les 4 mots clés pour la gestion des communications ?

Answer 47

Planifier, Organiser, Dirigier, Contrôler

Question 48

Que faire dans le rôle de contrôle ?

Answer 48

Immédiatement après la communication, notez à votre agenda les dates où vous devez remettre des documents ou informations ou encore les dates où l’on doit vous remettre quelque chose.

N’oubliez pas de noter à votre emploi du temps les tâches à accomplir pour réaliser le suivi.

Question 49

Que faire dans le rôle de diriger ?

Answer 49

Annoncez à votre interlocuteur les sujets dont vous voulez discuter et demandez-lui s’il veut ajouter des sujets.

Prenez la direction de la communication et n’oubliez pas de prendre des notes directement sur votre fiche de communication (les réponses à vos questions, les informations générales, les sujets dont l’autre veut discuter, les suivis à faire, etc.)

Question 50

Que faire dans le rôle de diriger ?

Answer 50

Préparez-vous pour l’appel ou la rencontre : révisez les sujets à discuter.

Ayez à portée de la main les documents dont vous pourriez avoir besoin lors de la communication ou de la rencontre.

Évitez les interruptions ou les dérangements (musique ou bruit, autres appels ou visiteurs inattendus).

Question 51

Que faire dans le rôle de planifier ?

Answer 51

Notez sur une fiche de communication les sujets dont vous voulez discuter avec votre interlocuteur.

Classez les sujets par ordre de priorité.

Attendez d’avoir assez de sujets à discuter pour que la communication en vaille la peine avant de contacter votre interlocuteur.