Dokumente & Werkzeuge Am Arbeitsplatz Termin 6 Flashcards
Nach welchen Kriterien kann ein Dokument klassifiziert werden?
physische Form
formale Form
Dokumenttyp
Dateityp
Dokumentart
Inhalt
Keywords
Autoren
Datum,
Status, Größe, Ortsangaben…
Je nach Art des Dokuments macht es Sinn, verschiedene Klassifikationsmerkmale zu verwenden.
Warum sind Meta-Daten wichtig?
-beschreiben Eigenschaften von Dateien/Dokumenten, die einer Maschine sonst nicht zugänglich wären oder nur mit großem Aufwand bestimmt werden können
-EXIF-Daten beschreiben Fotos und beinhalten Informationen zu den Einstellungen der Kamera (Be- lichtungszeit, Blende, Objektiv-Brennweite u.v.m.), die man dem Foto nicht “ansieht”
-ID3-Tags beschreiben MP3-Audio-Dateien und enthalten Informationen wie Interpret, Titel des Tracks, Titel des Albums, Erscheinungsjahr, Beats usw.
->erlauben die Suche nach Inhalten nicht maschinenvertändlicher Dokumente.
Textdokumente (PDF, Word, PowerPoint u.a.) enthalten oftmals ebenfalls Meta-Daten, jedoch erlauben sie auch eine Volltextsuche, so dass in Bezug auf das Finden von Dokumenten/Dateien hierbei die Meta-Daten einen weniger großen Vorteil bieten
Dokument?
fasst inhaltlich zusammengehörige Informationen strukturiert zusammen und speichert diese
Dabei ist es egal ob es sich um ein Stück Papier, eine Datei auf dem Rechner oder eine Audio- oder Videodatei handelt
Dokument ist also nicht papiergebunden, sondern kann auf verschiedenen Medien existieren
kann unabhängig von der Art des Dokuments und des Mediums erstellt, gespeichert, aufgefunden, abgerufen, ausgegeben, verändert, weitergegeben und gelöscht werden
hierarchisches Dateisystem?
Dateisystem speichert alle Dateien (also Dokumente und andere Dateien, bspw. Programmda- teien) eines Computers und besteht aus physischen Datenträgern, meist Festplatten
Das hierarchische Dateisystem besteht aus einer Wurzel, welche den Desktop darstellt
Vom Desktop aus gelangt man über die physischen oder logischen Laufwerke (Festplatte, USB-Stick,…) zu den einzelnen Ordner, den Knoten. Dateien werden stets in Ordnern abgelegt
Orthogonale Ordnungsstrukture
Verknüpfungen werden zu Dateien (Dokumenten) oder Verzeichnissen (Ordnern) erstellt
Vorteil
-dass Dokumente nicht mehrfach gespeichert werden müssen
-unterschiedliche Zugänge zu den Dokumenten werden genutzt
-minimaler Bedarf an zusätzlichem Speicherplatz
Nachteile
-dass durch das Verschieben oder Löschen der ursprünglichen Dokumente Fehler entstehen können & verknüpften Elemente nicht mehr direkt auffindbar sind
Um Verknüpfungen zu erstellen, muss zuerst das Originaldokument oder der Originalordner ausgewählt werden. Im zweiten Schritt muss das Kontextmenü (rechte Maustaste) aufgerufen werden und dann “Verknüpfung erstellen” angewählt werden. Nun kann die Verknüpfung ann die ge- wünschte Stelle des Dateisystems verschoben und ggf. umbenannt werden.
Volltextsuche?
-Durchsuchen aller maschinenverständlichen Dateien (Text-Dateien, Word-, Excel-, PowerPoint-Dokumente, PDFs) auf Enthaltensein eines Suchbegriffs
-entweder speicherplatz- oder zeitintensiv, da nicht in den Dateiverzeichnissen nach einem Namen gesucht wird, sondern jede “passende” Datei (siehe oben) gelesen werden muss
-Zeitaufwand kann durch vorindexieren reduziert werden
Anstatt alle Dokumente zu lesen wird nur nach dem Wort gesucht, was schneller geht - aber eben Speicherplatz für die Tabelle (den Index) benötigt
Moderne Betriebssysteme indexieren die Verzeichnisse, in den üblicherweise Dokumente gespei- chert werden, automatisch. Microsoft nennt den Vorgang “Indizierung”.
Moderne Internet-Suchmaschinen wie bspw. Google nutzen den gleich Ansatz: Ein “Spider” oder “Crawler” genanntes Programm analysiert pro-aktiv Web-Seiten und trägt die dort gefundenen Worte zusammen mit der Adresse der Web-Seite in Suchmaschinen-Datenbank ein. Suchanfragen werden dann auf der Basis der Suchmaschinen-Datenbank beantwortet.
Aufgaben des Dokumentenmanagements?
beschäftigt sich vorwiegend mit der Verwaltung der Dokumente & weniger mit deren Inhalt
-Eine effiziente Ablage der Dokumente, sodass das gewünschte Dokument jederzeit schnell abgerufen werden kann-> Voraussetzung genaue Kennzeichnung und Beschreibung der Dokumente durch Meta-Daten
-Meta-Daten sind Informationen über Daten, können das Auffinden vom Daten/Dolumenten wesentlich erleichtern .
-unterstützt aber auch bei der kooperativen Arbeit, indem Dokumente gemeinsam bearbeitet und benutzt werden können sowie beim Lebenszyklus/ Workflow, bei dem das Dokument verschiedene Phasen, Bearbeitungsstationen oder Abteilungen durchläuft
EXIF-Daten?
- werden zusammen mit Bilddaten (Pixeln) in einer Datei gespeichert werden
- enthalten Info zu den Einstellungen der Kamera wie Belichtungszeit, Blende, Objektiv-Brenn- weite u.v.m. oder auch Uhrzeit und Aufnahmeort
ID3-Tags?
Meta-Daten zur Speicherung von Informationen von Audio-Datei, bspw. Titel des Tracks, Titel des Albums, Erscheinungsjahr, Beats…
Meta-Daten?
“Daten über Daten”, also bspw. Beschreibungen eines Dokumentes
gehören nicht zum Dokument, können aber mit diesem in einer Datei oder in separaten Dateien gespeichert werden
