Cycles : Achats – Stocks – Ventes Flashcards
Cycle Achats – Fournisseurs :
1- Déclenchements de la commande
2- Acceptation et traitement
3- Enregistrement des dettes
4- Paiement des factures
Déclenchements de la commande : Objectif du contrôle interne
Donner l’assurance que les commandes correspondent aux besoins de l’entreprise.
Déclenchements de la commande : Risques potentiels
- Le déclenchement d’achats à des prix supérieurs au prix du marché.
- Le déclenchement d’achat par une personne non habilitée.
- Le déclenchement d’achat en l’absence d’une trésorerie suffisante.
- Le recours à des fournisseurs.
- Le recours à des fournisseurs qui ne présentent pas de garanties suffisantes.
- Rupture de stock ou surstockage.
Déclenchements de la commande : Organisation du contrôle interne
- Une DA est établie par les services demandeurs.
- Un BC (Bon de commande) est établi, sur des exemplaires standards pré numérotés, à partir des DA.
- Les personnes autorisées à émettre les bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini.
- Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l’entreprise.
- Une procédure de sélection des fournisseurs bien défini.
- Les quantités à commander sont déterminés en fonction des besoins de l’entreprise.
- Une procédure de sélection des fournisseurs bien définie.
Acceptation et traitement : Objectif du contrôle interne
- Les délais de la livraison sont respectés.
- Les livraisons correspondent à une commande effective.
- Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.
Acceptation et traitement : Risques potentiels
- Constitution de stocks inutiles.
- Rupture de stocks.
- Réception de biens endommagés.
- Défaut d’enregistrement des réceptions.
Acceptation et traitement :Organisation du contrôle interne
- Un bon de réception est établi pour chaque réception.
- Les livraisons ne doivent être acceptées que si la réception correspond à un BC.
- Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le BC et BR.
- Contrôle de qualité de la marchandise.
- Les vérifications doivent être matérialisées sur le BR.
Enregistrements des dettes : Objectifs CI
- Les dettes sont constatées au fur et à mesure des réceptions.
- La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
Enregistrements des dettes : Risques potentiels
- Perte des factures reçues.
- Difficultés de recensement des factures non parvenues.
- Retard de traitement des factures.
- Défaut d’enregistrement des factures.
Enregistrements des dettes : Organisation
La comptabilité doit détecter les marchandises reçues pour lesquelles aucune facture n’est encore parvenue.
La comptabilité doit être organisée pour éviter :
La perte des factures fournisseurs.
Les retards de règlement
Un rapprochement : Facture / BC / BR avant enregistrement
Vérification arithmétique de la facture.
Imputation comptable correcte des montants.
Suivi et enregistrements des avoirs.
Paiement des factures : Objectifs CI
- Les factures sont contrôlées avant mise en paiement.
* La mise en paiement est dûment autorisée.
Paiement des factures : Risques potentiels
- Prestation non satisfaisante, non réalisée, ou qui ne concerne pas l’entreprise.
- Le paiement avec retard des factures validées.
- Factures payées plusieurs fois.
Paiement des factures : Organisation
- La mention « bon à payer » n’est portée que sur l’originale de la facture qu’après la comparaison de celle-ci avec les BR.
- Les factures doivent être conformes à la commande et correspondre à une livraison effective.
- Les factures sont payées dans les délais contractuels et ne sont payées qu’une seule fois.
Cycle des ventes
Risques du contrôle interne
• Non enregistrement des factures ou avoirs émis
• Non enregistrements de certains encaissements sur ventes.
• Facturation d’opérations de ventes fictives (non effectuées)
• Ventes effectuées à des conditions non autorisées
• Émission des avoirs non justifiés
• Non détection d’erreurs sur les factures et sur les avoirs
• Ventes effectuées à des clients insolvables
• Erreurs d’imputation comptables
Phases cycle de vente
Phases du cycle et services intervenants • Approbation des crédits • Administration des ventes • Magasin / Expédition • Facturation • Comptabilité
Approbation des crédits
Mission : Autorisation du crédit et contentieux.
Contrôle interne : Analyser la solvabilité, fixer les limites de paiement ainsi que les délais maximums de paiement.
Administration des ventes
Mission : Traitement et suivi des commandes
Contrôle interne : Enregistrement chronologique des commandes, approbation des conditions de la commande et transmission des BC aux autres services intervenants.
Magasin / Expédition
Mission : Gestion des stocks et expédition des commandes.
Contrôle interne : S’assurer qu’aucune marchandise ne soit livrée sans autorisation (Ordre de livraison) / Etablissement des bons de livraison / Transmission d’exemplaires de BL et autres services intervenants (Facturation / Comptabilité …)
Facturation
Mission : Préparation et établissement des factures.
Contrôle interne :
• Politique de remises et d’escomptes bien définie. ????
• Contrôle des documents reçues avant facturation.
• Factures en plusieurs exemplaires prés numérotés.
• Transmission des exemplaires factures aux services intervenants.
Comptabilité
Mission : Enregistrement au journal des ventes et assurer le suivi comptable des clients.
Contrôle interne :
• Contrôle et vérification arithmétique avant enregistrement
• Enregistrement séquentiel et journalier.
• Enregistrement des règlements clients.
• Edition des balances clients pour détecter les arriérés de paiement
• Evaluation des provisions pour dépréciation.
