Chapitre 4 : Les moyens et outils de l’audit interne Flashcards
Les questionnaires
Le questionnaire repose sur un ensemble de questions concernant les problèmes détectés. Ainsi, les questions/réponse vont permettre de recueillir plus de données et d’informations nécessaires.
Les questions doivent être cohérentes, progressives et structurées.
1- Questions générales et simples
2- Questions qui touchent le vif sujet
3- Questions simples à la fin du questionnaire : Questions de contrôle pour s’assurer de la sincérité des réponses.
Types de questionnaire
L’auditeur peut utiliser deux types de questionnaires :
1- Questionnaire de prise de connaissance (Au début de la mission)
Avoir une vue d’ensemble du sujet traité : Une base pour orienter ses investigations.
2- Questionnaire du contrôle interne (En pleine mission)
Une grille d’analyse (Réponses oui ->Force /Non -> Faiblesse) qui permet d’identifier les forces et les faiblesses du système de contrôle interne.
Ce type de questionnaire vise à répondre aux interrogations suivantes :
• Qui ? -> L’identité de l’intervenant qui entreprend la relation
• Quoi ? -> La nature de chaque opération
• Quand ? -> La séquence de l’opération et le moment d’exécution
• Comment ? ->La modalité de l’exécution
Les réponses à ces questions est une appréciation de la qualité du contrôle interne et proposer des solutions afin d’éviter les faiblesses.
FRAP
Un résultat d’une concertation avec les audités en suivant le programme de vérification 6> Un moyen de communication et de preuve.
Les outils de l’audit interne
Les caractéristiques :
• Les outils ne sont pas systématiques : L’auditeur utilise l’outil approprié.
• Les outils ne sont pas spécifiques à l’audit interne.
• L’auditeur a le droit d’utiliser deux outils pour le même objectif.
Types d’outils :
1- Les outils d’interrogation
2- Les outils de description
Les outils d’interrogation : Les sondages statistiques
Les sondages constituent une méthode, à partir d’un échantillon prélevé aléatoirement dans une population de référence, d’extrapoler à la population les observations faites sur l’échantillon. L’auditeur recours à cet outil lorsque la population est importante en raison du coût et du délai.
Une utilisation efficace de cette technique nécessite le respect des 10 commandements suivants :
• Le sondage doit être adéquat aux objectifs.
• Il faut bien connaître la population : Elle doit être complète et bien définie.
• Le choix de l’échantillon doit être aléatoire.
• Pas de biais personnel : Il ne faut pas s’efforcer pour atteindre un résultat ou le justifier.
• L’échantillon ne doit pas être un élément de doute ou de trouble (Ex : L’échantillon représente 10% de la population)
• Ne pas extrapoler de façon déraisonnable.
• Il ne faut pas trop jongler avec les chiffres pour ne pas oublier le contexte.
• On ne doit pas hésiter à faire plusieurs sondages statistiques au lieu d’un seul.
• Ne pas fixer sans nécessité des niveaux de confiance élevés.
• Ne pas s’arrêter aux résultats statistiques et rechercher les causes.
N.B : L’auditeur ne doit se limiter à trouver l’information mais également à rechercher les causes du phénomène.
Les outils d’interrogation : Les interviews
L’interview est un outil que l’auditeur utilise pour discuter avec l’audité l’objet de la mission (procédure, fonction, service …) : Il s’agit d’une discussion coopérative.
Une bonne interviewée doit répondre aux 7 règles suivantes :
• Respecter la voie hiérarchique : L’auditeur ne doit pas procéder à une interview sans que son supérieur ne soit au courant.
• Rappeler la mission et ses objectifs.
• Les difficultés, les points faibles et les anomalies doivent être évoquées.
• Les conclusions de l’interview doivent recueillir l’adhésion de l’audité.
• Se garder de toute question à caractère subjectif.
• Ecouter son interlocuteur.
• Considérer l’audité comme une égale ????
Les étapes de l’interview :
Préparation de l’interview : Définition du sujet d’interview, son objet, les questions, et en fin la prise d’un rendez-vous auprès de la personne concernée.
Début de l’interview : Commencer par se présenter et mettre son interlocuteur à l’aise.
Les questions : On doit toujours s’assurer de la bonne compréhension des réponses en répétant la réponse enregistrée et laisser l’audité s’exprimer. Les réponses reçues doivent être notées par écrit.
Les conclusions de l’interview : Elles doivent à une validation générale en résumant les principaux points notés. Il faut également demander à l’audité si quelques points jugés par lui, non importantes à aborder et s’il n’existe pas des personnes ou documents pouvant fournir des informations complémentaires.
Afin de s’assurer de la crédibilité d’une interview deux outils sont utilisés :
La feuille de l’interview : Un papier qui apporte d’une manière exhaustive les réponses aux questions posées.
Les questions écrites : La liste des questions écrites considérée comme façon pour l’auditeur de se préparer et également pour l’interviewé de disposer d’un temps de réflexion pouvant améliorer la qualité des réponses.
Les outils d’interrogation : Les outils informatiques
- Les outils de travail de l’auditeur : Les logiciels de traitement de texte, logiciels de dessin, logiciels utiles dans l’illustration des rapports et pour la réalisation des diagrammes de circulation, logiciels de représentation graphique …
- Les outils de réalisation des missions : Des logiciels de marché et des logiciels conçus par le service -> Outils de méthodologie et les outils d’interrogation et d’extraction de fichiers.
- Les outils de gestion de service : Ils sont conçus par le service lui-même -> Les logiciels de suivi des temps de travail des auditeurs, les outils de mesure de l’efficacité des missions d’audit, les bases de données …
Les outils d’interrogation : Vérifications et rapprochements
- Les vérifications : Les plus utilisées sont les vérifications arithmétiques permettant de vérifier la logique des tableurs et prévoir toute erreur éventuelle.
- Les rapprochements : Pour l’auditeur interne, les rapprochements constituent un outil de validation : On confirme l’identité d’une information dès l’instant qu’elle provient de deux sources différentes.
- La confirmation des tiers : Il s’agit d’une preuve de la certification qu’ils fournissent -> Il s’agit d’un moyen de validation et de confirmation des constats d’observation.
Les outils de description : L’observation physique
L’observation physique est la constatation d’un bien dans les qualités et les quantités requises, des conditions du déroulement d’un processus, de la manière de tenir et comptabiliser un document …
- L’observation physique directe : Effectuer les constations sur place.
- L’observation physique indirecte : C’est le cas où l’auditeur consulte des documents authentiques émis par l’entreprise elle-même ou pour un tiers juridiquement lié à la dite entreprise ou lorsqu’il sollicite l’observation d’un tiers contractuel qui doit communiquer à l’auditeur les résultats et ses observations.
Les outils de description : La narration
Les deux types de narration existants sont utilisés en audit interne : La narration par audité / La narration par auditeur -> La première écrite et la seconde orale.
La narration par l’audité est la plus riche car c’est elle qui apporte le plus de renseignements.
- Inconvénients :
• Difficulté de recenser les informations auprès de l’audité.
• Abus d’utilisation de l’audité des sigles, des termes techniques et des locutions abrégés.
Alors que la narration par l’auditeur n’est qu’une mise en ordre et la transcription narratives des narrations orales.
Les outils de description : La grille d’analyse des tâches (Chaque grande fonction / Processus)
La photographie de la répartition du travail afin de permettre de déceler des erreurs sans erreur possible les manquements à la séparation des tâches. Elle permet de mettre le premier pas dans l’analyse des charges de travail de chacun : Ces derniers seront mis en colonne et en lignes on met le nom des personnes ou les services qui en sont responsables.
Les outils de description : Le diagramme de circulation (Flow chart)
Une représentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les différents documents et actions sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise.
Il permet de représenter la circulation entre les fonctions et centres de responsabilité : Indiquer leur origine et destination Schématisation du cheminement des informations et de leur support.
• Avantage : Visualiser les point forts et faibles de chaque procédure.
• Inconvénient : Difficulté d’établissement quand il s’agit d’une procédure complexe.
