Cycle des salaires, créditeurs et décaissements (salaires) Flashcards
Quels sont les 4 cycles des salaires?
- Saisie des heures travaillées (services concernés)
- Calcul et enregistrement de la paie (comptabilité – service de la paie)
- Versement (paiement) des salaires (comptabilité – service de la paie)
- Rapprochements (Direction de la comptabilité et/ou des RH)
Explique l’étape #1 - Saisie des heures travaillées :
Employé inscrit les heures qu’il a travaillées sur sa feuille de temps
Ensuite, donne la feuille de temps à son superviseur (direction) qui va autoriser les heures
Le superviseur (direction) va donner la feuille à la comptabilité
Explique l’étape #2 - Calcul et enregistrement de la paie :
Le comptable va faire le calcul des paies grâce à la feuille de temps
La direction (RH ou autre) va autoriser les paies
Comptable va enregistrer les paies
Explique l’étape #3 - Versement des salaires :
La comptabilité va effectuer le versement de la paie à l’employé qui va l’encaisser
Si paiement par CHQ :
Classement de la feuille de temps avec le talon de CHQ
Le CHQ et l’autre talon de CHQ va à l’employé ainsi qu’un bulletin de paie
Explique l’étape #4 - Rapprochements :
C’est la comptabilité qui s’occupe de faire les comparaisons et analyses
Exemple de rapprochement possible :
JS vs GL (salaires, charges soc. et comptes à payer)
Vacances à payer <–> Vacances cumulées (registre de suivi des paies et/ou des vacances)
JD vs Rapprochement bancaire
Vérification des rapports d’exception (autorisation des modifications, raisonnabilité …)
Vérification des heures supplémentaires par employé
Vérification de la plausibilité et vraisemblance des paies (noms des employés <–> quarts de travail <–> accès aux installations …)
Nomme d’autres tâches annuelles qui sont faites pour le rapprochement
Production des feuillets fiscaux :
- Retenues à la source, T4 et relevé 1, cotisations de l’employeur (Fonds de santé, CNESST, assurances collectives, REER)
- Considérer les avantages imposables pour chaque employé
Autres suivis possibles
Vacances :
Mise à jour du fichier des vacances
Suivi des banques de vacances par employé
Absences :
Motifs et approbation (entreprise, assureur, CNESST …)
Incidences pour l’entreprise (remplacement, réorganisation …)
Lors de l’étape 1 - Saisie des heures travaillées, quelles sont les activités de contrôle possible pour l’objectif et risque (assertion) suivant?
Objectif :
Ne payer que les heures travaillées et autorisées (OO-OI)
Risques (assertions) :
Heures travaillées non autorisées (réalité des salaires)
Heures payées non travaillées (réalité des salaires)
Contrôle du temps : horodateur, cartes de temps, autorisation des heures, suivi des budgets
Approbation des heures effectuées
Séparation des fonctions de calcul de la paye et de décaissement
Lors de l’étape 1 - Saisie des heures travaillées, quelles sont les activités de contrôle possible pour l’objectif et risque (assertion) suivant?
Objectif :
Ne payer que les heures travaillées et autorisées (OO-OI)
Risques (assertions) :
Paiement à des employés fictifs (réalité des salaires)
Séparation des fonctions embauche et calcul de la paye
Comparaison avec fichier de l’employé
Remise en main propre des chèques de paie
Lors de l’étape 2 - Calcul et enregistrement de la paie, quelles sont les activités de contrôle possible pour l’objectif et risque (assertion) suivant?
Objectif :
Payer les salariés selon ententes et conventions collectives (OC-OI)
Risques (assertions) :
Salaires ou taux non approuvés ou erronés (exactitude des salaires et des salaires à payer)
Mauvaise intégration des données de la paye et de la production (exactitude des salaires et des salaires à payer)
Suivi des heures travaillées (vs planification, contrat)
Lors de l’étape 2 - Calcul et enregistrement de la paie, quelles sont les activités de contrôle possible pour l’objectif et risque (assertion) suivant?
Objectif :
Calculer et enregistrer les payes avec exactitude (OI)
Risques (assertions) :
Calcul de paye et/ou DAS erroné (exactitude des salaires et des charges sociales, et des salaires et charges sociales à payer)
Préparation des salaires: contre-vérification des heures, taux, calcul de la paye en s’assurant que la séparation des fonctions soit respectée
Lors de l’étape 3 - Versement des salaires, quelles sont les activités de contrôle possible pour l’objectif et risque (assertion) suivant?
Objectif :
Paiement des salaires avec exactitude et en temps opportun (OO-OI)
Risques (assertions) :
Inexactitudes dans le paiement des salaires/remises (exactitude de l’encaisse)
Retard dans le paiement des salaires et remises (séparation des périodes des salaires)
Approbation de la paye
Autorisation des déboursés (signature des chèques, transferts bancaires)
Compte de banque distinct
Rapprochement bancaire
Calendrier des remises
Séparation des fonctions d’accumulation des heures, du calcul de la paye et du paiement des salaires
Lors de l’étape 4 - Rapprochements, quelles sont les activités de contrôle possible pour l’objectif et risque (assertion) suivant?
Objectif :
Comptabilisation adéquate des salaires, des créditeurs et des décaissements (OI)
Risques (assertions) :
Non-détection d’erreurs et de fraudes (exactitude des salaires et des charges sociales, et des salaires et charges sociales à payer, et de l’encaisse)
Comparaisons :
JS vs GL (salaires, charges soc. et comptes à payer)
Vacances à payer <–> Vacances cumulées (registre de suivi des paies et/ou des vacances)
JD vs Rapprochement bancaire
Vérification des rapports d’exception
Vérification des heures supplémentaires par employé
Vérification de la plausibilité et vraisemblance des paies
Dans les fonctions incompatibles, qui s’occupe de l’Autorisation dans le cycle des salaires?
Direction des RH =
Autorisation des embauches
Autorisation de modifier les taux de rémunération
Direction de la production =
Autorisation des projets
Autorisation des tâches (supervision du travail)
Autorisation des heures, absences, congés, etc.
Autorisation des présences
Dans les fonctions incompatibles, qui s’occupe de la Garde dans le cycle des salaires?
Comptabilité – Service de la paie =
Garde des outils de paiements des salaires : chèques, trésorerie, codes de transfert électronique (dépôts directs)
Direction de la production ou des RH =
Garde des documents attestant de la présence des employés : cartes de pointage, relevé des heures travaillées
Responsable TI =
Garde de la technologie servant à attester la présence des employés : horodateurs, systèmes de pointage électronique
Garde des systèmes informatisés pouvant produire des documents vierges
Direction concernée =
Garde des documents vierges
Dans les fonctions incompatibles, qui s’occupe de l’Enregistrement dans le cycle des salaires?
Comptabilité – Service de la paie =
Enregistrement du travail effectué
Enregistrement des paiements aux employés
Enregistrement des comptes des employés (cumulatifs de l’année)
Enregistrement des créditeurs
