Cycle des produits, débiteurs et encaissements (PDE) Flashcards
Quelles sont les 7 activités du cycle des PDE?
- Marketing et entente avec le client (ouverture de compte)
- Passation de la commande
- Fabrication, s’il y a lieu (voir cycle de la fabrication)
- Expédition des marchandises
- Facturation au client et enregistrement des transactions
- Encaissement des sommes dues (paiements des clients)
- Rapprochements
Explique l’étape 1 - Marketing et entente avec le client. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Faire de la représentation (faire de la pub, aller recruter des clients) :
C’est le vendeur qui fait cette étape
Création fiche-client :
C’est la direction des ventes qui autorise la création de la fiche.
Cette fiche sera créée par le comptable ou le vendeur.
Fait dans le logiciel comptable (aux. client) ou logiciel de gestion des clients.
Analyse de crédit (est-ce que le client est solvable?) :
C’est la direction de la comptabilité qui autorise cette analyse.
C’est le comptable qui fait l’analyse.
C’est aussi là qu’on indique dans les logiciels la limite que le client peut commander et selon quels conditions.
Explique l’étape 2 - Passation de la commande. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Demande d’achat :
Fait par le client.
Un bon de commande est alors créé.
Soumission (étape optionnelle) :
Avec le logiciel de gestion des clients, le vendeur crée une soumission. C’est le client qui doit autoriser la soumission.
Autorisation commande :
C’est la direction des ventes qui s’occupe de cette sous-étape avec le bon de commande et la soumission en main. Il vérifie aussi si la limite de crédit n’est pas dépassée.
Commande :
Dans le logiciel de gestion des clients, le vendeur crée la commande. Puis donne une copie du bon de commande à la production (entrepôt si ce n’est pas une E de fabrication) et une autre copie du bon de commande ainsi que la soumission à la comptabilité.
Explique l’étape 3 - Fabrication. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Cycle de la fabrication :
1. Gérer et planifier la production (autorisation)
- Produire (garde)
- Assurer la qualité (garde et autorisation)
- Détermination, comptabilisation et suivi des coûts (enregistrement)
- Rapprochements
Explique l’étape 4 - Expédition des marchandises. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Expédition des marchandises :
Avec le logiciel de gestion des stocks
Magasinier qui autorise l’expédition
Le bon de commande et le bon d’expédition va à la comptabilité.
Réception des marchandises :
Client
Bon d’expédition (avoir la signature du client comme quoi, il a bien reçu sa marchandise)
Explique l’étape 5 - Facturation et enregistrement CTB. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Enregistrement comptable :
Comptabilité
Logiciel journal des ventes, inventaire, Aux. clients
Fait l’appariement de tous les documents suivants –> Bon de commande, Soumission, Bon d’expédition, Bon de transport, Facture de vente
Facturation :
Client
Facture de vente
Explique l’étape 6 - Paiement du client (encaissement). Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Décaissement :
Client
CHQ
Réception du paiement :
Réceptionniste
Reçoit le CHQ et le talon de CHQ du client
Fait une liste des encaissements qu’on envoie à la comptabilité
Fait le bordereau de dépôt pour aller faire le dépôt à l’institution financière
Enregistrement du paiement :
Comptabilité
Logiciel –> Journal des encaissements, Encaisse, Aux. des clients
Classement
Le talon de CHQ est broché avec le bon de commande, la soumission, le bon d’expédition, le bon de transport et la facture de vente
Explique l’étape 7 - Rapprochements. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Comparaisons et analyses :
Comptabilité
Auxiliaires des clients <–> GL des clients (débiteurs)
Balance chronologique des débiteurs (délais) <–> Provision pour mauvaises créances et radiation de créances
Paiements reçus (Journal des encaissements)<–> Auxiliaires des clients
Paiements en circulation (Journal des encaissements et bordereau de dépôt) <–> Rapprochement bancaire
Autres rapports et analyses pertinentes (MBB, ventes par client, % de retour …)
Dénombrement des stocks (prise d’inventaire) <–> Fichier d’inventaire permanent, BC, BExp., JV
Qu’est-ce qui arrive s’il y a des retours de marchandises?
Autorisation du retour (vendeur ou direction des ventes)
- Importance d’établir à l’avance les conditions de retour
Réception et inspection de la marchandise (magasinier)
- En conformité avec les conditions de retour
Préparation de la note de crédit (comptabilité)
- Autorisation nécessaire
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 1 - MKT et entente client. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Identifier les clients, élaborer des stratégies de marketing, atteindre ou dépasser les objectifs de vente et de bénéfices (OO)
Risque : Produits qui ne correspondent pas aux attentes des clients (évaluation des stocks si retour, et réalité des produits)
Formation inadéquate des employés (exactitude)
Non atteinte des objectifs (-)
Rémunération des vendeurs non conforme aux objectifs (exactitude des produits et des salaires)
Manipulation des cibles et/ou des transactions réelles (réalité des produits)
Études de marché
Formation des employés - outil de suivi
Suivi des ventes de façon régulière
Rémunération adéquate des vendeurs :
équilibre entre motivation et incitation à la manipulation des résultats et/ou des objectifs
Analyse du rendement des vendeurs
Communiquer les stratégies aux vendeurs
Analyse des marges bénéficiaires brutes
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 2 - Passation de la commande. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Commandes adéquates (bons articles, bonnes quantités, à temps et au bon prix) (OO – OI)
Risque : Demandes des clients égarées (exhaustivité des commandes)
Inexactitude des stocks en main (exactitude des stocks)
Inexactitude sur le bon de commande (exactitude des commandes)
Ventes non approuvées (réalité des produits)
Écart entre commande client et demande d’expédition (exactitude des commandes)
Utilisation d’un bon de commande standard
Suite numérique des BC (si standardisé) et
suivi de celle-ci
Inventaire permanent fiable
Confirmation du BC auprès du client
Processus d’approbation des prix
Processus d’approbation des ventes
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 2 - Passation de la commande. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Recevoir les liquidités découlant des ventes effectuées (OO)
Risque : Client insolvable (évaluation des débiteurs)
Enquête de crédit
Prise de renseignements dans le milieu / Enquête de crédit (de solvabilité)
Offrir des conditions de paiement adaptées
Approbation de la création des comptes clients
Signature d’un contrat avec le client
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 4 - Expédition des marchandises. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif :Livrer les produits commandés dans les délais prévus
Risque : Écarts entre commande et livraison (exactitude des produits et des stocks)
Écart entre BE et livraison réelle (exactitude des produits et des stocks)
Produits endommagés (retour possible, donc évaluation des stocks et réalité des produits)
Retard de livraison (séparation des périodes pour les produits)
Bons d’expédition prénumérotés et reliés aux BC
Approbation de l’expédition (comparaison qté et items vs BC et BE)
Formation des magasiniers
Suivi des délais de livraison
Suivi des plaintes des clients
Conditions de retour préétablies
Dénombrement d’inventaire
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 5 - Facturation et enregistrement CTB. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Facturer tous les produits expédiés dans la bonne période (OI)
Risque : Ignorer qu’une expédition a eu lieu (exhaustivité des produits et des débiteurs, et existence des stocks)
Comptabiliser une vente dans la mauvaise période (séparation des périodes pour les produits)
S’assurer que tous les bons d’expédition sont acheminés au département de la facturation (suite numérique et suivi)
Contrôle d’application : facturation automatique lorsqu’il y a une expédition (ajustement possible à faire en fin de période)
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 5 - Facturation et enregistrement CTB. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Informations exactes sur la facture (OI)
Risque : Informations inexactes, telles que client, conditions, prix, qté… (exactitude des produits et des débiteurs)
Contrôle d’application qui fait le report des informations de la commande confirmée et de l’expédition
Vérification et approbation par une autre personne
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 5 - Facturation et enregistrement CTB. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Enregistrer tous les retours et notes de crédit approuvés avec exactitude (OI)
Risque : Omettre la comptabilisation des retours ou notes de crédit : insatisfaction du client, inventaire qui ne balance pas (Réalité des produits, existence des débiteurs, exhaustivité des stocks)
Faux crédit ou retour (Exhaustivité des produits et des débiteurs, existence des stocks)
Suite numérique des retours / notes de crédit (lien avec bon d’expédition)
Dénombrement d’inventaire
Approbation des notes de crédit par une personne indépendante
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 6 - Paiement des clients. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Enregistrer tous les encaissements avec exactitude (OI)
Risque : Mauvais compte bancaire (existence et exhaustivité des comptes bancaires concernés)
Mauvais client, mauvaise facture (exhaustivité et existence des auxiliaires clients concernés)
Mauvais montant (exactitude des débiteurs et de l’encaisse)
Détournement des paiements (exhaustivité de l’encaisse et existence des débiteurs)
Rapprochement bancaire
Envoyer un état de compte aux clients
Réception des paiements par une personne autre que la comptabilité
Approbation des dépôts par une personne autre que la comptabilité
Émettre un reçu lorsque paiement comptant
Estampiller chèques (pour dépôt seulement)
Comptabilisation des encaissements par une personne qui n’a pas accès aux c/c ou au rapprochement bancaire
Suivi de l’âge des comptes (balance chronologique des débiteurs)
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 6 - Paiement des clients. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif :Avoir les liquidités nécessaires à l’exploitation (accélérer les encaissements) (OO)
Risque : Dépôt tardif (frais financiers rattachés)
Suivi du délai de paiement des clients vs enregistrement aux livres vs encaissement
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 6 - Paiement des clients. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Comptabilisation intégrale de toutes les transactions bancaires (OI)
Risque : Encaisser le paiement d’un client sans le comptabiliser dans les registres de l’entreprise (existence des débiteurs et exhaustivité de l’encaisse)
Préparer le rapprochement bancaire
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 7 - Rapprochements. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Comptabilisation adéquate des produits, des débiteurs et des encaissements (OI)
Risque : Non-détection d’erreurs et de fraudes (exactitude des PDE)
Auxiliaires des clients <–> GL des clients (débiteurs)
Balance chronologique des débiteurs (délais) <–> Provision pour mauvaises créances et radiation de créances
Paiements reçus (Journal des encaissements)<–> Auxiliaires des clients
Paiements en circulation (Journal des encaissements et bordereau de dépôt) <–>
Rapprochement bancaire
Autres rapports et analyses pertinentes (MBB, ventes par client, % de retour …)
Dénombrement des stocks (prise d’inventaire) <–> Fichier d’inventaire permanent, BC, BExp., JV
Quelles sont les assertions les plus à risque pour le cycle PDE?
Réalité des produits et existence des débiteurs
- Ventes à crédit fictives pour améliorer la situation financière (l’image) de l’entreprise
Séparation des périodes pour les produits
- Attention aux conditions de livraison pour les marchandises en transit
- Surtout pour les expéditions dans les jours précédant et suivant la fin de période (démarcation)
Évaluation des débiteurs
- Analyse des comptes clients potentiellement en souffrance (identifier les indices de non-recouvrement)
La FI d’autorisation du cycle PDE, qui sont impliqués?
Direction des ventes :
Autorisation des commandes
Comptabilité :
Autorisation du crédit
Magasinier :
Autorisation des sorties de stocks
La FI de garde du cycle PDE, qui sont impliqués?
Magasinier :
Garde des stocks
Comptabilité :
Garde des dossiers des débiteurs
Direction autre que comptabilité :
Garde de l’encaisse
Départements concernés :
Garde des documents vierges
TI :
Garde des systèmes informatisés pouvant produire des documents vierges
La FI de l’enregistrement du cycle PDE, qui sont impliqués?
Vendeur :
Enregistrement des commandes
Comptabilité :
Enregistrement des débiteurs (ventes, radiations, escomptes, etc.)
Comptabilité, mais autre que pour les débiteurs :
Enregistrement des encaissements
Magasinier et comptabilité :
Enregistrement des stocks (ventes, retours, etc.)
