Cycle des produits, débiteurs et encaissements (PDE) Flashcards
Quelles sont les 7 activités du cycle des PDE?
- Marketing et entente avec le client (ouverture de compte)
- Passation de la commande
- Fabrication, s’il y a lieu (voir cycle de la fabrication)
- Expédition des marchandises
- Facturation au client et enregistrement des transactions
- Encaissement des sommes dues (paiements des clients)
- Rapprochements
Explique l’étape 1 - Marketing et entente avec le client. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Faire de la représentation (faire de la pub, aller recruter des clients) :
C’est le vendeur qui fait cette étape
Création fiche-client :
C’est la direction des ventes qui autorise la création de la fiche.
Cette fiche sera créée par le comptable ou le vendeur.
Fait dans le logiciel comptable (aux. client) ou logiciel de gestion des clients.
Analyse de crédit (est-ce que le client est solvable?) :
C’est la direction de la comptabilité qui autorise cette analyse.
C’est le comptable qui fait l’analyse.
C’est aussi là qu’on indique dans les logiciels la limite que le client peut commander et selon quels conditions.
Explique l’étape 2 - Passation de la commande. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Demande d’achat :
Fait par le client.
Un bon de commande est alors créé.
Soumission (étape optionnelle) :
Avec le logiciel de gestion des clients, le vendeur crée une soumission. C’est le client qui doit autoriser la soumission.
Autorisation commande :
C’est la direction des ventes qui s’occupe de cette sous-étape avec le bon de commande et la soumission en main. Il vérifie aussi si la limite de crédit n’est pas dépassée.
Commande :
Dans le logiciel de gestion des clients, le vendeur crée la commande. Puis donne une copie du bon de commande à la production (entrepôt si ce n’est pas une E de fabrication) et une autre copie du bon de commande ainsi que la soumission à la comptabilité.
Explique l’étape 3 - Fabrication. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Cycle de la fabrication :
1. Gérer et planifier la production (autorisation)
- Produire (garde)
- Assurer la qualité (garde et autorisation)
- Détermination, comptabilisation et suivi des coûts (enregistrement)
- Rapprochements
Explique l’étape 4 - Expédition des marchandises. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Expédition des marchandises :
Avec le logiciel de gestion des stocks
Magasinier qui autorise l’expédition
Le bon de commande et le bon d’expédition va à la comptabilité.
Réception des marchandises :
Client
Bon d’expédition (avoir la signature du client comme quoi, il a bien reçu sa marchandise)
Explique l’étape 5 - Facturation et enregistrement CTB. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Enregistrement comptable :
Comptabilité
Logiciel journal des ventes, inventaire, Aux. clients
Fait l’appariement de tous les documents suivants –> Bon de commande, Soumission, Bon d’expédition, Bon de transport, Facture de vente
Facturation :
Client
Facture de vente
Explique l’étape 6 - Paiement du client (encaissement). Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Décaissement :
Client
CHQ
Réception du paiement :
Réceptionniste
Reçoit le CHQ et le talon de CHQ du client
Fait une liste des encaissements qu’on envoie à la comptabilité
Fait le bordereau de dépôt pour aller faire le dépôt à l’institution financière
Enregistrement du paiement :
Comptabilité
Logiciel –> Journal des encaissements, Encaisse, Aux. des clients
Classement
Le talon de CHQ est broché avec le bon de commande, la soumission, le bon d’expédition, le bon de transport et la facture de vente
Explique l’étape 7 - Rapprochements. Dire les activités du cycle & les personnes impliqués.
Comparaisons et analyses :
Comptabilité
Auxiliaires des clients <–> GL des clients (débiteurs)
Balance chronologique des débiteurs (délais) <–> Provision pour mauvaises créances et radiation de créances
Paiements reçus (Journal des encaissements)<–> Auxiliaires des clients
Paiements en circulation (Journal des encaissements et bordereau de dépôt) <–> Rapprochement bancaire
Autres rapports et analyses pertinentes (MBB, ventes par client, % de retour …)
Dénombrement des stocks (prise d’inventaire) <–> Fichier d’inventaire permanent, BC, BExp., JV
Qu’est-ce qui arrive s’il y a des retours de marchandises?
Autorisation du retour (vendeur ou direction des ventes)
- Importance d’établir à l’avance les conditions de retour
Réception et inspection de la marchandise (magasinier)
- En conformité avec les conditions de retour
Préparation de la note de crédit (comptabilité)
- Autorisation nécessaire
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 1 - MKT et entente client. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Identifier les clients, élaborer des stratégies de marketing, atteindre ou dépasser les objectifs de vente et de bénéfices (OO)
Risque : Produits qui ne correspondent pas aux attentes des clients (évaluation des stocks si retour, et réalité des produits)
Formation inadéquate des employés (exactitude)
Non atteinte des objectifs (-)
Rémunération des vendeurs non conforme aux objectifs (exactitude des produits et des salaires)
Manipulation des cibles et/ou des transactions réelles (réalité des produits)
Études de marché
Formation des employés - outil de suivi
Suivi des ventes de façon régulière
Rémunération adéquate des vendeurs :
équilibre entre motivation et incitation à la manipulation des résultats et/ou des objectifs
Analyse du rendement des vendeurs
Communiquer les stratégies aux vendeurs
Analyse des marges bénéficiaires brutes
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 2 - Passation de la commande. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Commandes adéquates (bons articles, bonnes quantités, à temps et au bon prix) (OO – OI)
Risque : Demandes des clients égarées (exhaustivité des commandes)
Inexactitude des stocks en main (exactitude des stocks)
Inexactitude sur le bon de commande (exactitude des commandes)
Ventes non approuvées (réalité des produits)
Écart entre commande client et demande d’expédition (exactitude des commandes)
Utilisation d’un bon de commande standard
Suite numérique des BC (si standardisé) et
suivi de celle-ci
Inventaire permanent fiable
Confirmation du BC auprès du client
Processus d’approbation des prix
Processus d’approbation des ventes
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 2 - Passation de la commande. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Recevoir les liquidités découlant des ventes effectuées (OO)
Risque : Client insolvable (évaluation des débiteurs)
Enquête de crédit
Prise de renseignements dans le milieu / Enquête de crédit (de solvabilité)
Offrir des conditions de paiement adaptées
Approbation de la création des comptes clients
Signature d’un contrat avec le client
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 4 - Expédition des marchandises. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif :Livrer les produits commandés dans les délais prévus
Risque : Écarts entre commande et livraison (exactitude des produits et des stocks)
Écart entre BE et livraison réelle (exactitude des produits et des stocks)
Produits endommagés (retour possible, donc évaluation des stocks et réalité des produits)
Retard de livraison (séparation des périodes pour les produits)
Bons d’expédition prénumérotés et reliés aux BC
Approbation de l’expédition (comparaison qté et items vs BC et BE)
Formation des magasiniers
Suivi des délais de livraison
Suivi des plaintes des clients
Conditions de retour préétablies
Dénombrement d’inventaire
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 5 - Facturation et enregistrement CTB. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Facturer tous les produits expédiés dans la bonne période (OI)
Risque : Ignorer qu’une expédition a eu lieu (exhaustivité des produits et des débiteurs, et existence des stocks)
Comptabiliser une vente dans la mauvaise période (séparation des périodes pour les produits)
S’assurer que tous les bons d’expédition sont acheminés au département de la facturation (suite numérique et suivi)
Contrôle d’application : facturation automatique lorsqu’il y a une expédition (ajustement possible à faire en fin de période)
Quelles sont les activités de contrôle possible, lors de l’étape 5 - Facturation et enregistrement CTB. Lorsque l’objectif et risque (assertion) sont les suivants :
Objectif : Informations exactes sur la facture (OI)
Risque : Informations inexactes, telles que client, conditions, prix, qté… (exactitude des produits et des débiteurs)
Contrôle d’application qui fait le report des informations de la commande confirmée et de l’expédition
Vérification et approbation par une autre personne
