Cours 5, 6 & 7 - La gestion d'un bureau d'architecte

Question 1

LA FORME JURIDIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Quelles sont les 7 formes juridiques d’entreprises?

Answer 1

1. l’entreprise individuelle
2. la société en nom collectif (SENC)
3. la société par actions (incorporation)
4. la société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL)
5. la coopérative de services
6. l’organisme à but non lucratif
7. les consortiums (forme juridique temporaire)

Question 2

LA FORME JURIDIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce que l’entreprise individuelle?

Answer 2

Bureau dirigé par un seul architecte, lequel en est l’unique propriétaire, avec ou sans employés.

Une des deux seules possibilités jusqu’en 2012

Question 3

LA FORME JURIDIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce que la société en nom collectif (SENC)?

Answer 3

Regroupement de personnes qui s’associent dans le but d’exploiter ensemble une entreprise dans un esprit de collaboration. Il ne s’agit pas d’une personne morale même si elle en a certaines caractéristiques.

Pas moyen de se séparer, tout le monde est responsable des erreurs des autres.

Une des deux seules possibilités jusqu’en 2012

Question 4

LA FORME JURIDIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce que la société par actions (incorporation)?

Answer 4

Une entité juridique collective autorisée par la loi à agir comme une entité d’affaires individuelle (une personne morale, pas besoin d’associés). Des exigences règlementaires et fiscales et s’appliquent.

Choisie surtout pour des raisons fiscales)

Question 5

LA FORME JURIDIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce que la société en noms collectifs à risque limité (SENCRL)?

Answer 5

Modèle semblable à la SENC, toutefois le code des professions introduit une exemption quant à la solidarité des associés (réduit le risque lié aux erreurs : si quelqu’un fait une erreur, elle ne retombe pas sur tout les autres comme ce serait le cas pour une SENC).

Question 6

LA FORME JURIDIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce qu’une coopérative de service (COOP)?

(forme juridique acceptée par l’ordre, mais pas réglementée directement)

Answer 6

Une coopérative est une personne morale regroupant des personnes ou des sociétés qui ont des besoins économiques, sociaux ou culturels communs et qui s’associent pour exploiter une entreprise.

(2 coopératives au Québec à l’heure actuelle)

Question 7

LA FORME JURIDIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce qu’un organisme à but nonlucratif (OBNL)?

(forme juridique acceptée par l’ordre, mais pas réglementée directement)

Answer 7

Un organisme à but non lucratif, ou association personnifiée, est une personne morale dont les activités sont exercées dans un but social, éducatif, religieux, philanthropique, sportif ou autre et ne visent pas à procurer à ses membres un profit ou quelconque avantage économique.

Le profit doit toujours être redivisé dans l’entreprise ou donné, mais jamais de dividendes donnés aux employés / employeurs.

(1 organisme à but non lucratif à l’heure actuelle)

Question 8

LA FORME JURIDIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce que les consortiums?

Answer 8

Les consortiums (groupement d’entreprises) sont aussi une autre façon de fonctionner et qui constituent des entités légales de façon déterminée dans le temps.

Question 9

PLANIFICATION STRATÉGIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Quelles sont les 3 étapes de la planification stratégique?

Answer 9

1. Modèle d’affaire (ce que je veux faire)
2. Plan d’affaire (comment je vais le faire)
3. Planification stratégique (comment améliorer ce que je veux faire et comment je le fais. À refaire sur un cycle à déterminé, plan/do/check/act)

Question 10

LE MODÈLE D’AFFAIRE (COURS 5, 6 & 7)

Quels sont les 3 éléments à réfléchir lors de l’étape du modèle d’affaire?

(1ere étape de la planification stratégique)

Answer 10

1. Mission (quels services je veux offrir? Quelle clientèle je veux desservir?)
2. Vision (quelles sont mes aspirations? Où sera l’entreprise dans 5 ans, 10ans?)
3. Valeur (par quels moyens fondamentaux?)

Question 11

LE PLAN D’AFFAIRE (COURS 5, 6 & 7)

Quel est l’objectif d’un plan d’affaire?

(2e étape de la planification stratégique)

Answer 11

Se démarquer afin de créer un nouveau marché ou de se positionner afin de répondre à une part de marché qui est prenable ou dans la quelle il y a de la place pour un nouveau joueur.

On doit réfléchir à l’équipe, l’espace, les outils, les collaborations, les ressources financières, le développement des compétences, le marketing et la promotion en opposition au marché.

Question 12

LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE (COURS 5, 6 & 7)

Quel est l’objectif de la planification stratégique?

(dernière étape de la planification stratégique)

Answer 12

Faire un exercice de réflexion et d’analyse puis élaborer un plan d’action (exemple : qu’est-ce que je m’engage à faire pour ma propre entreprise dans les 4 prochaines années pour atteindre mes objectifs. Je veux approcher 50 nouveaux clients / revoir le système d’évaluations des employés / revoir l’échelle salariale…)

Question 13

LE PLAN STRATÉGIQUE (COURS 5,6 & 7)

Quels sont les différents plans stratégiques (6)?

Answer 13

Le remue-méninges : crée librement des idées et génère l’innovation sans analyse ni critique.
L’analyse d’affinité : structure les idées en groupes thématiques.
L’analyse SWOT : examine les forces et faiblesses internes d’un organisme, ainsi que les possibilités et les menaces externes.
L’analyse SOAR : examine les forces et les possibilités, les aspirations et les résultats d’un organisme.
L’analyse de l’écart : examine la situation actuelle, la situation souhaitée et les obstacles qui se trouvent sur la voie entre les deux
L’analyse de la concurrence: permet de déterminer la structure concurrentielle d’une industrie de biens ou
de services.

Question 14

L’ANALYSE SWOT (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce que l’analyse SWOT permet?

Answer 14

De dresser un portrait de quels sont les différentes choses qui peuvent nous impacter.

Strengths (forces)
Weaknesses (faiblesses)
Opportunities (opportunités)
Threats (menaces)

Question 15

LES 5 FORCES DE PORTER (COURS 5, 6 & 7)

Quelles sont, selon Porter, les cinq forces qui déterminent la structure concurrentielle d’une industrie de biens ou de services?

Answer 15

Pour déterminer la force de la concurrence, on évalue :
* Les produits de substitution
* Le pouvoir de négociation des fournisseurs
* Le pouvoir de négociation des clients
* La menace de nouveaux entrants

Question 16

LES 5 FORCES DE PORTER (COURS 5, 6 & 7)

Exemple #1 des forces de PORTER : le marché des maisons unifamiliales

Answer 16

Les produits de substitution : +++ (bcp de bureaux offrent du petit résidentiel haut de gamme)

Le pouvoir de négociation des fournisseurs : + (omment gérer la main d’oeuvre? Est-ce qu’elle est flexible?)

Le pouvoir de négociation des clients : +++ (le client a bcp de choix)

La menace de nouveaux entrants : +++ (toujours un nouveau bureau qui se part en affaire en pensant révolutionner le monde du résidentiel)

Question 17

LES 5 FORCES DE PORTER (COURS 5, 6 & 7)

Exemple #2 des forces de PORTER : services-conseils en règlementation

Answer 17

Les produits de substitution : - (très peu de produit de substitution)

Le pouvoir de négociation des fournisseurs : N/A

Le pouvoir de négociation des clients : +/- (le service est tellement niché)

La menace de nouveaux entrants : +/- (peu de gens veulent partir un bureau d’analyse de code)

Question 18

L’OPÉRATION D’UN BUREAU (COURS 5, 6 & 7)

Quels sont les principaux aspects à maitriser pour démarrer ou opérer un bureau?

(6 aspects)

Answer 18

1. La structure du bureau (comment j’organise la chose sur le high level (organigramme)
2. Le fonctionnement du bureau (mécanismes et processus)
3. La gestion du risque (accepter du risque ou le mitiger)
4. La gestion des ressources humaines (capital. Une mauvaise gestion des RH est fatal)
5. La gestion financière
6. La promotion et le marketing (trouver comment accrocher les gens)

Question 19

L’OPÉRATION D’UN BUREAU (COURS 5, 6 & 7)

Quelles sont les différentes structures organisationnelles standards?

(3 structures)

Answer 19

1. Des équipes de conception ou ateliers (organisme basé sur des projets);
2. Divisions structurées selon les responsabilités, telles que la conception, la production des documents et l’administration du contrat (organisme fonctionnel);
3. Une combinaison de ces deux modèles (selon laquelle l’architecte du projet négocie avec les gestionnaires des services ou le gestionnaire du bureau pour acquérir les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet particulier et travaille dans tous les services fonctionnels de l’organisme.)

Question 20

L’OPÉRATION D’UN BUREAU (COURS 5, 6 & 7)

À quels aspects doit-on réfléchir pour assurer le fonctionnement d’un bureau?

Answer 20

• L’espace (le lieux de travail… en transformation)
• Le mobilier
• Les outils de travail (parc informatique, logiciels, le matériel usuel, etc.)
• Classement et archive (règlement sur la tenue de bureau et des dossiers)
• Bureau
• Projet
• Ressources (bibliothèque techniques, références, normes, guides, etc.)
• Sécurité et back-up

Question 21

L’OPÉRATION D’UN BUREAU (COURS 5, 6 & 7)

Quels sont les risques potentiels qu’un bureau devra gérer?

(7 risques)

Answer 21

1. Les risques civils (assurances responsabilité civile et assurances générales)
2. Les risque de projet (assurance de responsabilité professionnelle et excédentaire)
3. Les risques financiers «macro» (les économies, les assurances personnelles, etc.)
4. Les risques financiers «micro» (marge de crédit, recouvrements, etc.)
5. Le risque réputationnel
6. Les risques informatiques
7. Les risques physiques

Question 22

L’OPÉRATION D’UN BUREAU (COURS 5, 6 & 7)

Quelle ressource est un bon outil pour se poser des questions sur la gestion du risque?

Answer 22

L’annexe «B» du chapitre 3.8 du MCPA.

Question 23

L’OPÉRATION D’UN BUREAU (COURS 5, 6 & 7)

À quels aspects doit-on réfléchir pour assurer une bonne gestion des ressources humaines?

(9 aspects)

Answer 23

1. Le recrutement… et la rétention !!!
2. Les normes du travail
3. La formation continue de l’équipe et l’accompagnement professionnel (maintenir le niveau de compétence de l’équipe pour ne pas se faire dépasser par les autres / le milieu.)
4. L’instauration d’un climat de travail sain et agréable
5. La mise en place de politique ou de manuel
6. L’évaluation du personnel (être capable de dire quand un employé fait bien les choses (ou moins bien) pour éviter des frustrations)
7. Le développement des compétences en RH
8. Diversité, équité et inclusion
9. Discrimination et harcèlement

Question 24

L’OPÉRATION D’UN BUREAU (COURS 5, 6 & 7)

À quels aspects doit-on réfléchir pour assurer une bonne gestion des ressources financières?

(7 aspects)

Answer 24

1. Budget (évaluer les coûts et les revenus)
2. Tenue de livre (comptabilité)
3. Flux de trésorerie (cash flow)
4. L’étant des résultats (fiscalité)
5. Rémunération et détermination des honoraires
6. Les outils (système comptable, feuilles de temps, bon de commande, planification, etc.)
7. Facturation

Question 25

L’OPÉRATION D’UN BUREAU (COURS 5, 6 & 7)

À quels aspects doit-on réfléchir pour assurer une bonne gestion de la promotion et le marketing?

(4 étapes)

Answer 25

Étape 1 : Se faire connaître (susciter l’intérêt)
Le marché a besoin de savoir que vous existez. L’architecte doit faire la promotion de son bureau et de ses services

Étape 2 : Renforcer l’intérêt
Le message devrait évoluer. Quel est votre avantage concurrentiel?

Étape 3 : Obtenir l’engagement du client
Si l’architecte a réussi à capter l’intérêt du client, celui-ci devrait percevoir qu’une « collaboration intéressante » est possible.

Étape 4 : Soutenir la confiance du client
« if you can talk the talk, you must walk the walk»

Question 26

L’OPÉRATION D’UN BUREAU (COURS 5, 6 & 7)

Quels sont les 7P du marketing?

Answer 26

1. People
2. Physical evidence
3. Process
4. Promotion
5. Product
6. Price
7. Place

Question 27

LES MODES DE RÉMUNÉRATION (COURS 5, 6, & 7)

Quels sont les deux catégories de services traditionnels?

Answer 27

1. Services de base
2. Services supplémentaires

Question 28

LES MODES DE RÉMUNÉRATION (COURS 5, 6, & 7)

Les services de base peuvent être établis selon 4 modes. Lesquels?

Answer 28

1. un pourcentage du coût des travaux;
2. un taux horaire;
3. un montant forfaitaire;
4. une combinaison de ces trois modes.

Question 29

LE MODE À POURCENTAGE DU COÛT DES TRAVAUX (COURS 5, 6 & 7)

Comment fonctionne le mode à pourcentage du coût des travaux?

Answer 29

Les pourcentages d’honoraires varient selon la taille du projet, le type de projet et l’étendue des services requis.

Par exemple, les barèmes recommandent généralement :
* des pourcentages plus faibles dans le cas de bâtiments simples ou de bâtiments dont le coût de construction est élevé;
* des pourcentages plus élevés dans le cas de bâtiments complexes ou de bâtiments dont le coût de construction est peu élevé.

Question 30

LE MODE À POURCENTAGE DU COÛT DES TRAVAUX (COURS 5, 6 & 7)

Sous quelles conditions est-ce que le mode à pourcentage du coût des travaux est recommandé?

(10 conditions)

Answer 30

1. L’architecte fournit des services de base complets (selon le contrat ou le décret);
2. Le projet est préparé pour un seul client qui peut en définir clairement la fonction et la portée et ne doit être réalisé qu’une seule fois;
3. Les approbations des autorités compétentes sont relativement simples;
4. Le projet est décrit dans un ensemble coordonné de documents et fera l’objet d’un seul appel d’offres global;
5. Le contrat de construction sera à forfait;
6. La taille du projet n’est ni très grande ni très petite;
7. Les approbations du projet sont simples;
8. Il n’y a pas d’autres consultants que les ingénieurs en structure, mécanique et électricité;
9. Il n’y a pas de retards et le projet ne se réalise pas par intermittence (ce qui occasionnerait des frais de mise en marche répétitifs);
10. Les honoraires sont calculés à chaque phase sur la base du coût des travaux tel que défini dans le contrat d’architecte

Question 31

LA MÉTHODE À TAUX HORAIRE (COURS 5, 6 & 7)

Dans quelles situations la méthode à taux horaire est particulièrement appropriée?

(5 situations)

Answer 31

1. Apport de modifications à du travail déjà approuvé;
2. Petits projets;
3. Études pré-conceptuelles ;
4. Étendue des services mal définie;
5. Services requis de façon intermittente.

Question 32

LA MÉTHODE À TAUX HORAIRE (COURS 5, 6 & 7)

De quelles façons (2) les tarifs horaires sont-ils généralement établis?

Answer 32

1. Un coefficient appliqué au coût du personnel direct (salaires, avantages sociaux et prélèvements);
2. Les conditions du marché.

Question 33

LA MÉTHODE À FORFAIT (COURS 5, 6 & 7)

Lorsqu’on prépare une soumission à prix forfaitaire, quels éléments doit-on inclure?

Answer 33

1. Le coût de toute la main-d’oeuvre directe et indirecte;
2. Toutes les dépenses (matériel);
3. Les frais généraux et le profit;
4. Le facteur de risque applicable au client et au projet considérés;
5. La rémunération des ingénieurs et autres conseils(s’il y a lieu);
6. Le coût de leur coordination;
7. Le coût du marketing;
8. Une allocation pour imprévus.

Question 34

LA MÉTHODE À FORFAIT (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce qui différencie la méthode à forfait de celle à taux horaire?

Answer 34

L’architecte se mouille sur un prix selon son expérience, tandis que la méthode à taux horaire se base sur des données (décret).

Souvent les forfaits sont basés sur la méthode à % ou sur des projets antérieurs.

Question 35

L’OFFRE DE SERVICES PROFESSIONNELS (COURS 5, 6 & 7)

Le code de déontologie n’impose pas de faire une offre de service. Vrai ou faux?

Answer 35

Vrai, MAIS c’est indirectement fortement suggéré.

Question 36

L’OFFRE DE SERVICES PROFESSIONNELS (COURS 5, 6 & 7)

À quoi sert l’offre de service et pourquoi on l’utilise?

Answer 36

Document permettant d’obtenir ou de solliciter des mandats.

• Peut-être en réponse à un appel d’offres privé ou public
• Peut faire partie d’une stratégie de marketing

Question 37

L’OFFRE DE SERVICES PROFESSIONNELS (COURS 5, 6 & 7)

Qu’est-ce que comprend habituellement une offre de service?

Answer 37

1. Compréhension du mandat
Client (individu, société, organisme public ou privé), projet (programme sommaire), les objectifs de qualité (architecturale, technique, environnementale), échéancier et budget, etc. L’objectif est d’abord de faire comprendre au client qu’on comprend bien ses besoins.

2. Description de la firme et expérience
Ressources allouées, expérience du chargé de projet, processus de collaboration, contrôle qualité. Faire briller la firme pour augmenter ses chances d’avoir le contrat.

3. Approche conceptuelle et intérêt pour le projet (Méthodologie proposée)
Peut parfois contenir des croquis, des schémas, voire même une esquisse. Il est où l’avantage de travailler avec moi? Ma valeur ajoutée? Permet de se distinguer des autres firmes.

4. Services offerts (s’ils ne sont pas décrit dans le document d’appel d’offres)
Services de base et services additionnels, structure de l’équipe (organisation pour rendre les services et membres de l’équipe avec liens hiérarchiques, organigramme)

5. Approche qualitative (Méthodologie proposée)
Décrire les mécanismes pouvant assurer la satisfaction du client en considération des objectifs du programme, de la qualité architecturale et du budget;

6. Honoraires
Structure et justification des honoraires, ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas, frais exigibles.