Comunicare e Organizzare Flashcards
Comunicazione
Le prime teorie comunicative di stampo ingegneristico vedevano la comunicazione come uno scambio tra emittente e ricevente
L’approccio semiotico si concentra sul senso, il significato che le persone possono avere, mentre la scuola di Palo Alto parla di assiomi della comunicazione, tra cui quello per cui non si può non comunicare.
L’approccio di Anolli introduce un altro aspetto: la comunicazione costituisce un modo di essere dell’uomo 🡪 “L’uomo non sceglie se essere o meno comunicante, ma può scegliere intenzionalmente ogni volta se comunicare e in che modo comunicare”.
L’intenzionalità è l’aspetto centrale della comunicazione.
La comunicazione ci consente di veicolare degli assunti di permanenza e regolarità,
Organizzazione come rete di comunicazione
Un’organizzazione può essere definita come una rete di comunicazioni, un intreccio di rapporti tra persone che si passano informazioni e si scambiano messaggi e significati.
L’organizzazione è un’entità, un sistema di posizioni, un modo di essere, in cui la comunicazione è al servizio, interviene per il funzionamento.
Se invece scegliessimo di considerare l’organizzazione solo come una rete di comunicazione rischieremmo di oscurare tutti gli aspetti di permanenza, continuità e stabilità che caratterizzano le organizzazioni.
Dire che la comunicazione serve il processo significa che la comunicazione consente all’organizzazione di mantenere la sua stabilità, l’aiuta a veicolare i processi e la struttura
Disegno organizzativo
Grazie alla comunicazione viene veicolato il disegno organizzativo, cioè il modo in cui viene rappresentato l’insieme delle attività e delle relazioni proprie di un’organizzazione e che ne descrive la fisionomia a chi ne fa parte; è quella mappa che consente di esplicitare se stessa ma anche di comprendere l’assetto dell’organizzazione.
Comunicazione top down e bottom up
Tra le diverse dimensioni del disegno che la comunicazione esplica c’è il tipo di gerarchia, cioè formale (comunicazione top down) o informale (bottom up), osservando le dinamiche relazionali.
Partecipanti e finalita’, strumenti e contesto
Lo studio della comunicazione nelle organizzazioni ha come focus partecipanti, finalità, strumenti e contesto.
-I partecipanti possono essere: singoli individui che si relazionano con altri singoli, comunicando tra loro in prima persona; la comunicazione in terza persona avviene quando enti interni all’organizzazione si relazionano con altri enti esterni e la collettività o un pubblico. Si parla anche di circuiti misti, in cui una persona comunica con la collettività e viceversa.
- In quanto a finalità, cioè perché stiamo comunicando, la comunicazione organizzativa può voler influenzare il corso di azioni e decisioni in maniera esplicita e diretta di alcuni lavoratori; modificare, ribadire, generare significati che connotano la cultura organizzativa di un certo ente; avere influenza diretta sul comportamento di qualcuno o indiretta sul corso di azioni di un gruppo.
-gli strumenti diretti caratterizzano situazioni comunicative in presenza e sono basati sui rapporti interpersonali; quelli indiretti fanno riferimento a mezzi e tecnologie che permettono di moltiplicare i contatti di un messaggio e lo rendono disponibile in tempi e luoghi lontani dalla circostanza di produzione 🡪 lo strumento comunicativo influenza l’efficacia di una comunicazione e con strumenti differenti le comunicazioni assumono modalità differenti.
-Inoltre la lettura di una comunicazione non può prescindere dal contesto in cui avviene. Questo diviene un complesso di conoscenze e significati che emittente e ricevente hanno in comune.
Circuiti di comunicazione
Dobbiamo pensare a diversi di questi elementi che attivano i circuiti di comunicazione, modalità comunicative differenti che ogni organizzazione mette in gioco tutti i giorni per portare avanti i corsi di decisione e azione all’interno di un processo:
Circuito A
– circuito A 🡪 è una comunicazione interpersonale, cioè che riguarda la diade e i singoli individui che comunicano con singoli individui all’interno dello stesso contesto, che si svolge in prima persona, è sempre bidirezionale e può utilizzare particolari tipologie del tipo uno a uno. È il circuito comunicativo che ogni individuo mette più frequentemente in atto quando si relaziona con gli altri.
Circuito B
- circuito B 🡪 è una comunicazione moderatamente bidirezionale, da uno a molti, vede un relatore che parla ad una comunità, può essere sia sincrona che asincrona, in presenza o a distanza e può utilizzare strumenti come e-mail e blog. Nelle organizzazioni viene solitamente utilizzato per veicolare informazioni;
Circuito C e la comunicazione di raccordo
E’ una comunicazione da ente interno, cioè organizzazione (mittente), a persone (ricevente). Viene definita comunicazione di raccordo poiché è quel tipo di comunicazione che consente all’organizzazione di far accedere l’utente e di orientarlo all’interno della stessa con un processo comunicativo adeguato e può essere di vario tipo a seconda della posizione delle persone nel processo: le comunicazioni in ingresso sono quelle che l’organizzazione mette in atto nel momento in cui deve orientare l’utente rispetto al suo accesso (es. lo studente che si iscrive all’università); quelle in uscita riguardano il fatto che l’organizzazione si fa carico di accompagnare verso l’uscita il singolo, di quali sono i comportamenti che potrà mettere in atto e quali i punti di contatto con l’organizzazione una volta fuori (es. lo studente che si laurea).
Come fa l’ente interno a comunicare con una persona? L’addetto è una persona o un insieme di persone ma rappresenta l’ente, agisce in nome e per conto dell’ente.
La comunicazione di raccordo in ingresso si caratterizza per la sua funzione di contenimento: colui che arriva in un’organizzazione (ricevente) si trova in una condizione di incertezza sia rispetto a come comportarsi sia a cosa aspettarsi, gli schemi cognitivi (contesto) che orientano il suo agire sono in via di definizione.
Una buona comunicazione di raccordo in ingresso si organizza attraverso una buona analisi della domanda. Il ricevente vuole essere riconosciuto e vuole capire cosa l’organizzazione vuole dargli. È necessario stipulare un contratto psicologico basato su chiarezza, trasparenza ed equità.
Per ovviare alla banalizzazione di tale comunicazione, studi recenti hanno proposto di porre l’attenzione sull’ambiente che comunica: portare una centralità dell’individuo basandosi su tutti gli strumenti comunicativi che l’organizzazione ha a disposizione
Modello Multifit Bandura
Tra i modelli della letteratura che fondano la comunicazione di raccordo su un ambiente che comunica vi è il modello Multifit, la comunicazione d’ingresso e quelle di raccordo e d’uscita sono affidate ad un rappresentante, un interlocutore privilegiato a cui l’individuo può rivolgersi per avere una serie di chiarificazioni sul percorso.
In questo modo da una parte viene data importanza alla comunicazione, dall’altra si dà responsabilità, coinvolgimento e autonomia al paziente, che viene messo al centro di un circuito
[Vengono responsabilizzati tutti i membri e non solo il front-office.]
Circuito D e comunicazione interna
è una comunicazione da ente interno (mittente) a ente interno (ricevente), viene chiamata “interna” perché avviene tra micro organizzazioni all’interno di una stessa grande organizzazione.
Se si assume che le persone sono membri dell’organizzazione e la costruiscono, questo circuito diventa fondamentale: è grazie alla comunicazione che il processo aziendale si esplicita e acquista una propria fisionomia
Per comprendere come funziona questo circuito e da chi è innescato, bisogna prendere in considerazione due elementi che caratterizzano la vita organizzativa di ogni individuo e la sua comunicazione:
-la perifericità quale componente di distanza dell’attore sociale da ciò che caratterizza il funzionamento dell’organizzazione in termini di presenza 🡪 viene considerata la presenza ai confini temporali del processo (se si trova in ingresso, in uscita o in itinere) e presenza in maniera più o meno assidua e continuativa;
- insieme alla marginalità, che si riferisce al ruolo dell’attore sociale 🡪 viene considerato il grado di discrezionalità sulle regole e sulla loro formulazione, potere decisionale e maggiore o minore possibilità di plasmare la struttura/i processi di un’organizzazione.
Nell’analisi della comunicazione interna e della sua qualità bisogna capire “chi sta comunicando cosa
Sistemi del circuito D (comunicazione interna)
Per portare avanti tale tipo di comunicazione e rafforzarla sono stati teorizzati dei sistemi…
- sistema base: focus sulla comunicazione finalizzata a stimolare il sentimento di appartenenza, rafforzare la coesione (commitment), promuovere processi di identificazione con l’organizzazione e i suoi obiettivi;
- sistema della motivazione gerarchica: comunicazione finalizzata alla cooptazione e all’appartenenza alla coalizione dominante (cultura organizzativa e sottoculture), a stimolare partecipazione, condivisione dei valori, interiorizzazione delle regole;
- sistema della motivazione professionale: sistema complesso in cui c’è l’esigenza di integrare professionalità elevate, a volte esterne all’azienda, e il cui fine è la promozione dell’efficienza, della creatività, della capacità critica nei dipendenti portandoli a dare sempre di più;
- sistema per la circolazione delle informazioni: promuove reti di relazioni che assicurano uno scambio continuo ed efficace tra i dipendenti delle organizzazioni della conoscenza e del sapere finalizzato alla trasformazione della cultura tecnologica/organizzativa (molto utilizzato quando si pensa ad un cambiamento organizzativo o in un sistema di formazione, in cui l’expertise di alcuni è messa a disposizione di altri).
Circuito E comunicazione esterna
connette enti interni con enti esterni (tra organizzazione ed enti che hanno a che fare con essa ma ne sono esterni; approccio business-to-business), può essere bi-direzionale e si avvale di diversi media. Viene studiato poiché mette in comunicazione l’organizzazione con altri suoi pari all’esterno;
Circuito F e comunicazione esterna
Da ente interno (mittente) a pubblici (ricevente). Due tipi: [comunicazione esterna 1 e 2], finalizzata a promuovere sul mercato i prodotti-servizi offerti dall’organizzazione
è molto complessa in termini di varietà delle finalità che l’organizzazione persegue e di richieste di competenze specialistiche (richiesta formazione) affinché la comunicazione possa essere realizzata adeguatamente.
Dietro un messaggio relazionale si innescano una serie di variabili psicologiche che possono avvicinare o distanziare il pubblico dall’organizzazione stessa. Enfasi sulla funzione strumentale della relazione 🡪 la comunicazione seduttiva (Jakobson) da parte di un ente nei confronti di un pubblico ha diverse funzioni che portano a risultati differenti…
- funzione conativa: indurre i destinatari a mettere in atto un certo comportamento, a fare delle scelte piuttosto che altre;
- funzione fatica: curare e mantenere il contatto in maniera particolarmente efficace con il destinatario;
- funzione poetica: ha a che fare con la bellezza, la rilevanza e l’utilità del messaggio;
- funzione espressiva: l’emittente si espone molto, propone una propria immagine come dotata di valore e in sintonia con gli interlocutori per costruire la fiducia (es. Barilla)
Circuito G e comunicazione d’accesso (inversa)
Riconoscendo il pubblico come attivo, la comunicazione esterna può essere ribaltata e quindi avvenire da pubblici (mittente) a ente interno (ricevente). Per far sì che questo circuito si verifichi è necessario che la partecipazione venga esplicitamente richiesta dall’organizzazione ai suoi pubblici, esplicitandone le finalità: raccogliere informazioni sulla relazione o sui prodotti proposti.
Un esempio di comunicazione d’accesso sono le indagini customer satisfaction 🡪 l’organizzazione si pone in ascolto e l’emittente diviene il pubblico
