Arquivologia Flashcards
Quais são os significados da palavra “arquivo”?
- Conjunto de documentos;
- Móvel para a guarda de documentos;
- Local onde o acervo será guardado;
- Órgão governamental.
Qual é a diferença entre os documentos de um arquivo e de uma biblioteca?
- Arquivo: acumulados. Tem valor funcional, administrativo e possui uma ou poucas cópias;
- Biblioteca: colecionados. Tem valor cultural e possui vários exemplares.
Qual é a definição de “documento”?
Unidade de registro de informações.
Qual é o conceito de “informação”?
Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento.
Informação + suporte = documento?
Sim.
O que é o princípio da proveniência?
Não se pode misturar documentos de origem diversa.
O que é o princípio da organicidade?
É necessário respeitar a ordenação.
O que é o princípio do respeito aos fundos?
O mesmo que o princípio da proveniência.
Deve-se respeitar os fundos de onde se originaram os documentos.
O que é o princípio da cumulatividade?
Os documentos são acumulados organicamente.
O que é o princípio da territorialidade?
Arquivos são guardados onde são produzidos.
O que é o princípio da pertinência?
Arquivos são guardados por assunto.
Está em desuso.
O que é o princípio da reversão?
Arquivo deve ser desfeito quando há erro.
Quais são os gêneros documentais?
- Textuais;
- Cartográficos;
- Iconográficos: imagens estáticas;
- Filmográfico;
- Sonoro;
- Micrográfico.
Como se dá a classificação de documentos quanto à natureza do assunto?
- Ostensivo: acesso irrestrito;
- Sigiloso: restrição de acesso.
Quais são os tipos de documentos sigilosos?
- Ultrassecreto: prazo máximo de 25 anos;
- Secreto: 15 anos;
- Reservado: 5 anos.
Como se dá a classificação de documentos quanto ao formato do assunto?
- Suporte;
- Livro;
- Caderno;
- Folheto;
- Cartaz.
Como se dá a classificação de documentos quanto à forma do assunto?
- Rascunho;
- Minuta;
- Original;
- Cópia.
A que se refere o valor primário dos documentos e quais são seus tipos?
Valor que o documento apresenta para a consecução dos fins a que se propõe.
Tipos: Administrativo, fiscal e legal.
A que se refere o valor secundário dos documentos e quais são seus tipos?
A possibilidade de uso para fins diferentes daqueles que foram criados.
Tipos: Histórico, probatório e cultural.
Valor primário e valor imediato são sinônimos?
Sim.
Todo documento tem valor secundário?
Não.
Os documentos que posssuem valor secundário são permanentes?
Sim. Não podem ser destruídos.
Valor secundário e valor mediado são sinônimos?
Sim.
Quais são as etapas do ciclo de vida dos documentos/ fase documental/ teoria das 3 idades?
- Corrente: 1ª idade;
- Intermediário: 2ª idade;
- Permanente: 3ª idade.
Quais são os arquivos de 1ª idade?
Correntes. Documentos ativos e de uso frequente.
São guardados no local onde são produzidos.
Quando ocorre a descentralização e a centralização dos arquivos de 1ª idade?
- Descentralização: cada setor tem seu próprio arquivo;
- Centralização: arquivo de todos os setores ficam em um só lugar.
Quais são os arquivos de 2ª idade?
Intermediário. Com uso pouco frequente. Documentos semi-ativos.
Guardados fora de onde são produzidos.
Quais são os arquivos de 3ª idade?
Permanentes. Preservados em caráter definitivo. Tem valor histórico ou cultural.
Guardados fora do local de origem.
Os arquivos de que idades têm valor primário e quais têm valor secundário?
- Primário: 1ª e 2ª idades;
- Secundário: 3ª idade.
Quando a passagem documental é chamada de “Recolhimento” e quando é chamada de “Transferência”?
- Recolhimento: da 1ª para a 3ª idade, ou da 2ª para a 3ª idade.
- Transferência: da 1ª para a 2ª idade.
O arquivo de qual idade é chamado de “arquivo morto”?
Terceira.
Qual setor é a “porta de entrada e de saída” dos documentos?
Setor de protocolos.
O que é o método de arquivamento?
Como os documentos são ordenados.
Ex.: Alfabética, Numérica.
Quais são os tipos de sistemas de arquivo?
- Direto: acesso sem auxílio de índices ou códigos;
- Indireto: é necessário um índice ou código.
Quais são os métodos básicos de arquivamento?
- Alfabético;
- Geográfico;
- Numérico;
- Ideográfico: por assunto.
Quais são os métodos padronizados de arquivamento?
- Variedex;
- Automático;
- Soundex;
- Mnemônico;
- Rôneo.
Como é o método Variedex?
Letras, abreviações e cores.
Como é o método Soundex?
Por som.
Ex.: Ferreira e Pereira são guardados próximos por terem sons parecidos.
Como é o método Rôneo?
Letras, números e cores.
Ao arquivar por ordem alfabética, sobrenomes compostos se separam?
Não.
Como é feito o arquivamento por ordem alfabética de pessoas físicas?
Pelo último sobrenome.
Ao arquivar por ordem alfabética o que acontece com sobrenomes formados por São, Santo, Santa?
Não se separam.
Obs.: Santos não entra nessa regra.
Ao arquivar por ordem alfabética o que acontece com sobrenomes abreviados?
Aparece antes dos demais.
Ao arquivar por ordem alfabética o que acontece com sobrenomes com artigos e preposições?
Artigos e preposições não contam na inversão.
Ao arquivar por ordem alfabética o que acontece com sobrenomes grau de parentesco?
Acompanha o último sobrenome.
Ao arquivar por ordem alfabética o que acontece com os títulos?
Não são considerados e vão para o fim entre parênteses.
Ao arquivar por ordem alfabética o que acontece com nomes estrangeiros?
São arquivados pelo último sobrenome também.
Ao arquivar por ordem alfabética o que acontece com sobrenomes com partículas?
As com letra maiúscula são consideradas na ordenação e inversão. As com letra minúscula não.
Ao arquivar por ordem alfabética o que acontece com nomes espanhóis?
Arquiva-se pelo penúltimo sobrenome.
Ao arquivar por ordem alfabética o que acontece com sobrenomes orientais (arábicos ou asiáticos)?
São arquivados como se apresentam, sem mudança alguma.
Ao arquivar por ordem alfabética como se arquiva nome de pessoa jurídica?
Como se apresenta.
Se inicia com uma vogal, a vogal vai para o final entre parênteses.
Ao arquivar por ordem alfabética como se arquiva nome de congresso ou evento?
Como se apresenta.
O número vai para o final entre parênteses.
No método alfabético as pastas são separados e ordenadas por __________?
Guias divisórias simples.
No método ideográfico, como são ordenados os assuntos pelo método alfabético dicionário?
Ordem dicionária, seguinto a ordem sequencial das letras.
No método ideográfico, como são ordenados os assuntos pelo método alfabético enciclopédico?
Assuntos correlatos são agrupados.
No método ideográfico, como são ordenados os assuntos pelo método numérico decimal?
Agrupa-se os assuntos de 10 em 10 classes.
No método ideográfico, como são ordenados os assuntos pelo método numérico duplex?
Divido em classes sem limite de quantidade.
No método ideográfico, como são ordenados os assuntos pelo método numérico unitermo/ indexação coordenada?
Palavras-chave e números. Para documentos especiais.
Como se dá o arquivamento no método numérico simples?
Número é atribuído às unidades de arquivamento.
Como se dá o arquivamento no método numérico cronológico?
Por número e data dos documentos.
Como se dá o arquivamento no método numérico dígito-terminal?
Código numérico dividido em grupos de dígitos (de 2 em 2), da direita pra esquerda.
Como se dá o arquivamento no método geográfico, elemento estado?
Ordem alfabético dos estados. E a capital como primeira cidade do estado.
Como se dá o arquivamento no método geográfico, elemento cidade?
Ordem alfabética por cidade, com estado como segundo elemento e depois o nome.
Como se dá o arquivamento no método geográfico, elemento país?
Em ordem alfabética por país, com a primeira cidade sendo a capital.
