Agenda Flashcards
Nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong.
Agenda, Sudaprasert (2014)
Layunin ng Adyenda
- Natutukoy ang kahalagahan ng talaan ng pag-uusapan
- Nabibigyang-halaga ang etika sa pagsulat ng agenda
- Nakasusulat ng agenda ayon sa mga dapat isaalang-alang na pamamaraan
Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ay isa sa mga ____ ng matagumpay na pulong.
Susi
Kung kayat ay napahalagang maisagawa ito nang ______ at maipabatid sa mga taong kabahagi bago isagawa ang pulong.
Maayos
Ilang Kahalagahan ng Pagkakaroon ng Adyenda ng Pulong:
- Ito ay nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:
- mga paksa na tatalakayin
- mga tao na tatalakav o magpaliwanag ng mga paksa
- oras na itinakda para sa bawat paksa - Ito rin ang nagtatakda ng balangkas sa pulong
- Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist
- Ito ay nagbibigay rin na pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin
- Ito ay nakakatulong upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.
Ano ang mga Hakbang sa Pagsusulat ng Adyenda?
- Magpadala ng memo na nagsasaad na magkakaroon ng pulong.
- Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito.
- Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin.
- Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo mga dalawa o isang araw bago ang pulong.
- Sundin ang nasabing agenda sa pagsasagawa ng pulong
Apat na Elemento ng Isang Organisadong Pagpupulong:
Pagpaplano (Planning)
Paghahanda (Arranging)
Pagproseso (Processing)
Pagtatala (Recording)
Magkaroon ng malinaw na layunin kung bakit dapat may pagpupulong.
Pagpaplano (Planning)
Sa imbitasyon kailangan sabihan ang mga taong dapat na sumalo sa pulong ng mga sumusunod:
1. kailan
2. saan
3. ano ang agenda na tatalakayin
4. Pinakamahalagang pag-uusapan
5. pagtatapos ng pulong
Paghahanda (Arranging)
Ang _________ ay nakadepende rin sa mga partikular na tungkulin ng mga tao sa pulong.
Paghahanda
Kailangang alam nya ang agenda, kung paano patatakbuhin ang pulong, at alam kung paano hahawakan ang mga mahihirap at kontrobersyal na mga isyu.
Chairman/President (presiding officer)
Kailangan niyang ihanda ang katitikan noong nakaraang pulong at iba pang ulat at kasulatan ng organisayon.
Secretary (kalihim)
Kailangang pag-aralan nila ang mga agenda o mga bagay na pag uusapan para aktibo ang kanilang pakikilahok.
Mga kasapi sa pulong (members)
Ang pulong ay dapat mayroong mga “rules, procedures o standing orders” kung paano ito patatakbuhin.
Pagproseso (Processing)
Bilang ng mga kasapi ng kasama sa pulong na dapat dumalo para maging opisyal ang pulong. Madalas ito ay 50% + 1 ng bilang ng mga inaasahang dadalo sa pulong.
Quorum
Kinukuha ang nagkakaisang desisyon ng lahat ng mga kasapi sa pulong
Consensus
Kinakailangan ang 50%+ 1 (simple majority) ng pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon ng mga nakadalo sa isang opisyal na pulong
Simpleng Mayorya
Kinakailangan ang 2/3 o 66% ng pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon ng mga dumalo sa isang opisyal na pulong.
2/3 Majority
Simulan ang pagpupulong sa itinakdang panahon o oras
Pagsisimula at Pagtatapos ng Pulong
Ang tala ng pulong ay tinatawag na “katitikan (minutes)”, ito ay mahalaga dahil ito ang opisyal na rekord ng mga desisyon at pinagusapan sa pulong.
Pagtatala (Recording)
Ang tala ng pulong ay tinatawag na _________, ito ay mahalaga dahil ito ang opisyal na rekord ng mga desisyon at pinagusapan sa pulong.
Katitikan (minutes)
Mga may mahalagang papel sa pulong:
- Pinuno (chairperson)
- Sekretarya (secretary/kalihim)
- Mga kasapi sa pulong (members of the meeting)
Tinatawag na “facilitator” taga-patnubay o meeting leader naniniguro na maayos ang takbo ng pag-uusap at pagde desisyon
Pinuno
Tinatawag ding recorder, minutes-taker, o tagatala responsibilidad nya ang sistematikong pagtatala ng mga napag uusapan at desisyon sa pulong
Sekretarya
Sila ang mga aktibong miyembro o kalahok sa pulong responsibilidad nila na ipaalala sa chairperson at secretary ang kanilang mga gawain
Mga kasapi sa pulong
Mga Dapat Iwasan sa Pulong:
- Malabong layunin sa pulong
- Bara-bara na pulong
Dapat malinaw ang layunin sa pulong, ang may iba’t-ibang paksa ang pinag-uusapan at walang direksyon ang pulong ay nakakawalang gana sa mga kasapi.
Malabong layunin sa pulong
Walang sistema ang pulong, ang lahat ay gustong magsalita kaya nagkakagulo kaya dapat ang “house rules”.
Bara-bara na pulong
Sino ang mga Kasamang Nakakagulo sa Pulong?
- Mr. Huli (Parating Huli)
- Mr. Umali (Maagang Umaalis)
- Mr. Sira (Sirang Plaka)
- Mrs. Duda (Parating Nagdududa)
- Mr. Iling (Laging Umiiling-iling)
- Ms. Gana (Walang Gana)
- Mr. Whisper (Bulungero)
- Mr. Apeng Daldal (Daldalero)
- Miss Tsismosa
- Mr. Henyo (Masyadong Marunong)
- Mr. Pal (Paalis-alis)
- Mr. Tang (Tagasunod)
Walang ibubunga ang mga pulong na walang pagtitiwala at pagbubukas sa isa’t isa.
Kawalan ng pagtitiwala sa isa’t isa
Posible sa isang pulong ay hindi ilabas ng mga kasama ang problema ng organisasyon.
Pag-iwas sa Problema
May mga kasama sa pulong na mahilig umatake o pumuna sa pagkatao ng isang indibidwal. Nagiging personal ang talakayan, kaya’t dahil dito nagkakasamaan ng loob ang mga tao sa pulong.
Pag-atake sa indibidwal
Nahihinto ang takbo ng pag-uusap dahil kailangang ipaliwanag at ulitin sa nahuling dumating kung anong nangyari o napag usapan.
Mr. Huli (Parating Huli)
Umaalis kaagad kahit hindi pa tapos ang pulong.
Mr. Umali (Maagang Umaalis)
Pauli-ulit ang sinasabi dahil maaaring hindi nakikinig o talagang may kakulitan lang o gumagawa ng sariling “papel” o gustong palaging “bida”.
Mr. Sira (Sirang Plaka)
Anumang tinatalakay sa pulong ay pinagdududahan o pinagsususpetsahan.
Mrs. Duda (Parating Nagdududa)
Parang laging hindi tanggap ang sinasabi ng mga kasama sa grupo, na sa tuwing may sasabihin ang kasamahan ay pailing iling na wala namang sinasabi.
Mr. Iling (Laging Umiiling-iling)
Bagamat pisikal na nasa pulong, ang kanyang isip ay nasa ibang lugar.
Ms. Gana (Walang Gana)
Nakakainis at nakakailang dahil kahit nagsasalita ang mga kasama sa grupo ay bulong siya ng bulong (pangiti-ngiti pa kung minsan) sa kanyang katabi.
Mr. Whisper (Bulungero)
Halos sa buong pulong, siya at siya na lamang ang nagsasalita. Kadalasan din siya ang may pinakamalakas na boses, at madalas ay “out of topic”
Mr. Apeng Daldal (Daldalero)
9.Nagdadala ng kung anu-anong balita, tsismis at intriga na walang katuturan sa pulong.
Miss Tsismosa
10.Ayaw magpatalo kahit kanino. Ayaw din niyang makinig sa mungkahi ng iba dahil akala niya ay siya ang palaging tama.
Mr. Henyo (Masyadong Marunong)
11.Habang nagpupulong, paalis-alis pero pagbalik ay maraming tanong.
Mr. Pal (Paalis-alis)
12.Taga-tango at nakikisanay sa lahat ng nangyayari sa pulong at walang sariling opinyon, kundi sama-sama lang sa mas maraming kasama.
Mr. Tang (Tagasunod)
