4. Project Performance Domains Flashcards
¿Qué es un Project Performance Domain y cuáles son sus ocho dominios?
Es un grupo de actividades relacionadas que son criticas para poder entregar un proyecto exitoso
Los ocho dominios son:
Stakeholders Performance Domain
Team Performance Domain
Devolopment Approach and Life Cycle Performance Domain
Planning Performance Domain
Project Work Performance Domain
Delivery Performance Domain
Measurement Performance Domain
Uncertainty Performance Domain
- Explique el Domain Stakeholders
Se refiere a las actividades y funciones asociadas a los stakeholders con el fin de obtener:
Relaciones productivas
Acuerdo con los objetivos del proyecto
Apoyo y satisfacción por parte de los stakeholders hacia el proyecto y que los que no aportan no impacten negativamente al proyecto
¿Quiénes deben ser identificados y analizados como stakeholders?
Tanto los internos como los externos
Los que apoyan, neutrales y los que no apoyan
¿A qué se refiere con Stakeholders engagemente?
Realizar estrategias que promuevan el involucramiento de los stakeholders. Definiendo y compartiendo una visión clara al comienzo del proyecto permite un buen comienzo.
¿Cuáles son los pasos para lograr un buen Stakeholders Engagement?, explique brevemente cada uno.
Identificar: Normalmente previo a la creación del equipo y progresivamente más elaborado
Entender y Analizar: Poder, Impacto que tenga en el proyecto, actitud, creencias, expectativas, grado de influencia, cercanía con el proyecto, interés. Adicionalmente entender como interaccionan entre ellos (alianzas)
Engaage: Trabajar colaborativamente con ellos; requerimeintos, expectativas, issues, negociar, priorizar, solucionar problemas, hacer desiciones.
Monitor: Saber si la actual estrategia de Engagement es efectiva o no según los cambios que se van produciendo
¿A qué se refiere con “Interaction With Other Performance Domains?
Los stakeholders están presentes en muchas (todas) los otros dominios, priorizando, riesgo, apoyo definiciones
¿A qué se refiere con “Checking Results”?
Es ver si realmente están involucrados o no los stakeholders para ello se verifica los siguientes puntos:
Trabajo productivo con stakeholders: Ademas de observar, el hecho de que continuamente estan interesados indica un nivel de statisfacción.
Que los Stakeholders estén de acuerdo con los objetivos del proyecto: un número significativo de cambios en los requerimientos del producto, puede significar que los stakeholders no estan bien involucrados o alineados
Stakeholders satisfechos y lo que no, no peguen negativamente: haciendo, encuestas, entrevistas y focus groups, para saber nivel de satisfacción. Tambien la revisión de issue register y risk register.
¿A qué se refiere con “Team performance Domain” Performance Domains?
Es establecer una cultura y ambiente de trabajo para obtener un equipo empoderado, de alto rendimiento, y quienes demuestran habilidades de liderazgo e interpersonales
¿Cuál es la diferencia entre el Project Manager y el Project Management Team?
El Project Manager es el líder principal del proyecto con responsabilidad total sobre su éxito, mientras que el Project Management Team apoya al Project Manager en las actividades de gestión, pero no tiene la responsabilidad final del proyecto.
¿Qué elementos componen un buen Team Performance Domain?. Explique brevemente c/u
Project Team Management Leadership: Tener las habilidades de Gestión y de liderazgo
Centralize Management and Leadership: Cuando las gestiones son centralizadas (pueden ser distribuidas), el accountability es de una sola persona, ejemplo el PM.
Distributed Management and Leadership: Cuando las gestiones son distribuidas pueden ocurrir casos donde el equipo se autoorganiza, donde alguien dentro del equipo sirve como facilitador y este rol puede ir cambiando entre miembros del equipo
Common Aspects of Team Development: Elementos presentes en un buen equipo
Visión y objetivos
Roles y responsabilidades: esto incluye identificar los gaps en conocimiento y habilidades como mejorar esto
Project Team Operations: facilitar la comunicación, solución de problemas, procesos de consenso (ej. Project team charter)
Guidance: a todo el equipo o individualmente para mantenerlos en la dirección correcta
Crecimiento: donde están bien y donde necesitan crecimiento
Project Team Culture: Ya sea por las normas o bien por el comportamiento del equipo.
High-Performing Project Teams: Open communication, entendimiento compartido, share ownership, trust, colaboración, adaptabilidad, resiliencia, empoderamiento, reconociminento,
Leadership Skills
Tailoring Leadership Styles: El que se ajusta dependiendo de factores como, por ejemplo:
Experiencia en el tipo de proyecto: si ya saben cómo trabajar, necesitan menos guía
Madurez del equipo: menos leadership si ya son maduros
Organizational governance structures: el tipo puede estar influenciado por las espectativas de la organización
Distributed project teams: tener un sitio conjunto, capacidades de audio y video, darte el tiempo de conocer al euqipo remoto, tener una reunión face-to-face al menos una vez
Interactions with others performance domains
Checking Results:
El equipo sabe y camparte la visión y objetivos del proyecto y owns the deliverables.
Confían entre ellos y colaboran. Se adapta a los cambios y resilientes a los problemas. Se siente empoderado y empodera, reconoce a otros
Aplican pensamiento crítico y habilidades interpersonales
El tipo de liderazgo es adecuado al contexto
¿Qué es un Servan leaders y cuáles son sus características?
Es alguien que se preocupa de las necesidades del equipo para que tengan la mayor performance:
Están creciendo como individuos
Se convierte el equipo más saludable, sabio, independientes y autónomo
Observa los siguientes elementos:
Remueve obstáculos
Protege de distracciones
Encouragement and development opportunites: para mantener al equipo satisfecho. Saber que les motiva y ver
¿Quin es fundamental para mantener una buena cultura dentro del equipo y que elementos debería preocuparse tener el equipo?
El Project Manager es fundamental para mantener una cultura de seguridad, respeto y ambiente no prejuicioso.
Los comportamientos deseables dentro de un equipo son:
Transparencia: como se piensa, elige y se procesa información
Integridad: Ethica y honestidad. Levantar los riesgos, mencionar las malas noticias, conflictos de interés
Respeto: hacia cada persona
Positive discourse: establecer diálogos para resolver opiniones divergentes.
Support: Ayudar a los demas, motivando, mostrando empatía, y escucha activa
Courage: para disentir y tener opinion propia frente autoridad. Esto permite la cultura de la experimentación y debe sentirse seguro en poder hacer esto
Celebrating success: demostraciones de innovación, adaptación, servir a otros y aprendizaje para mantener al equpio motivado
¿Qué rasgos y actividades debería haber para tener un buen leadership?
Establishing and Maintaining Vision:
Visión: resume el propósito del proyecto claramente, realista y atractiva de lo esperado como resultado. Desarrollada entre el equipo y los key stakeholders
Critical Thinking: para reconocer bias, identificar las causas raíz de los problemas, y liderar con ambigüedad, complejidad. Esto es forma de pensar disciplinada, racional, lógica y basada en evidencia.
Motivación: entender que le motiva al equipo.:
Motivación intrínseca: encontrar placer en el trabajo mismo en lugar de un premio. Logro, desafio, creencia en el trabajo, hacer la diferencia, responsabilidad, crecimiento personal, etc.
Motivación extrincica: por lograr un bono o reconocimiento
Interpersonal Skills:
Inteligencia emocional:
Self-awareness: entender propias emociones, motivaciones, objetivos, etc.
Self-management: controlar impulsos disruptivos, pensar antes de actuar
Social awareness: considerar los sentimientos de los demás
Social Skill: manejo de gente, social networks, common groudn with stakeholders.
Decision making:
Unilateral, es rapida pero puede desmotivar al equipo
Group-based decision: lenta, pero aumenta le buy-in to the outcome
Roman Voting (pulgar arriba o bajo), Wideband Delphi (multiples round)
Conflic management:
Mantener las conversaciones abiertas y respetuosas
Focus en el issues, no en la gente
Enfocarse en el presente y futuro, no en el pasado
Busquen por alternativas juntos
¿En qué consiste el dominio de performance “Development Approach and Life Cycle?
Se refiere a las fases del ciclo de vida del proyecto, el método de desarrollo y su cadence(rimo de actividades)
Ciclos de vida de proyecto que unen los entregables con la generación de valor al stakeholders desde el comienzo hasta el final del proyeto
El método de desarrollo es consistente con los entregables
¿Como se define Cadence?
Cadence: un ritmo de actividades que se conducen a lo largo del proyecto
¿Que determina el tipo de entregable en un proyecto, el metodo de desarrollo y candence?
El tipo de entregable: El cómo va a hacer desarrollado (iterativo, incremental, etc)
El tipo de entregable y el metodo de desarrollo: El número de entregas (frecuentes, al final, etc)
El metodo de desarrollo y cadence: Ciclo de vida del proyecto (fases de proyecto)
¿Cuál es la diferencia entre Multiple deliveries y Periodic deliveries?
Periodicos son como los multiples pero un un calendario de entrega fijo
¿Cando usar un metodo de desarrollo Predictivo?
Cuando los requerimientos pueden ser colectados, analizados, definid os al comienzo del proyecto
Cuando se tiene una inversión significativa y alto nivel de riesgos, lo que requiere frecuentes revisiones y mecanismo de control
¿Cuándo se usa un método hibrido?
Es Adaptativo y predictivo
Cuando hay incertezas o riesgos alrededor de los requerimientos
O cuando los entregables de pueden modularizar o bien hacer por diferentes equipos
Estos pueden usar desarrollo interactivo o incremental
¿Cuándo usar un modelo Adaptativo?
Cuando los requerimientos tienen un alto nivel de incerteza y volatilidad y es muy probable que cambien a lo largo del proyecto
¿Qué conjunto de características considerar para elegir uno u otro método de desarrollo?
Según el producto:
Grado de innovación: entregables que son muy novedosos, no hay experiencia es mejor un método adaptativo
Requirements certainty: inciertos, volátiles, complejos y evolucionan, entonces adaptativo
Scope stability: si el alcanze puede tener muchos cambios, adaptativo
Ease of change: entregables que se adaptan fácilmente y pueden cambiar, adaptativo.
Delivery options: por naturaleza del producto
Risk: Aquellos que son inherentemente de alto riesgos, hacer un análisis antes de elegir método. Puesto que algunos de alto riegos, se puede disminuir este haciendo una rigurosa planificación al comienzo, mientras que otros disminuyen sus riesgos haciéndolos modulares
Safety requirements: aquellos que tienen requerimientos rigurosos de seguridad, se usa predictivo
Regulaciones: mucha regulación, entonces predictivo.
Según el Proyecto:
Stakeholders: Los adaptativos requieren significativo involucramiento del stakeholders
Schedule constraints: si te piden entregar algo rapido, adaptativo
Funding availability: si se puede financiar POC probarlas y despues seguir financiando
Organización:
Estructura organizacional: mucha burocracia, predictivo
Cultura: dirección y gestión predictivo, auto organizativos, adaptativo
Organizacional capability: se puede adaptativo, si la organización tiene las política, estructura y actitud
Project team size and location: pequeños equipos 7+-2, y en el mismo lugar; adaptativo, Muy grandes equipos y virtuales; predictivos.
¿De qué depende el número de fases en el ciclo de vida de un proyecto?
Muchas variables, delivery cadence, development approach, por ejemplo:
Feasibility: averiguar si sirve o no el caso de negocio
Design: la solución al problema
Build: creación del producto
Test: calidad
Deploy: ponerlo en uso
Close: se cierra el proyecto
¿Qué debería ocurrir para saber que estamos haciendo un buen Development Approach and Life Cycle Performance Domain?
Una correcta selección del método de desarrollo
Tiene un ciclo de vida de proyecto definido acorde a lo que esperan stakeholders. Esto incluye tener un criterio de salida del proyecto
¿A qué se refiere con Planning Performance Domain?
el “Planning Performance Domain” abarca la creación y gestión del plan del proyecto para asegurar que se alcance el objetivo con eficiencia y eficacia.
¿Qué es el termino Fast Tracking?
Es comprimir el calendario, donde las actividades son hechas paralelamente
Se usan los Leads, and Lags.
Leads, donde el trabajo del sucesor es acelerado, por ejemlo, comenzar hacerlo antes que el predecesor haya terminado
Lag, es retrasar la actividad del sucesor. Es un periodo de espera entre dos actividades
¿Qué es el termino Crashing?
Es para acortar el calendario poniendo más recursos, sean esto más gente, sobre tiempo o pagando.
Accuracy vs Precision en calidad. Y Confidence
Accuracy assessment of correctness. Mientras menor el Accuracy más largo el rango de potenciales valores.
Precision, assessment of exactness, dos días vs”somtime this week”}
Confidence: experiencia
Describa como se hace la planificación en un metodo predictivo vs uno incremental/iterativo
Predictivo: High-level proejct deliverables up front, y luego los descomponen en mayor detalle. Puede usar a Scope statement o bien un WBS
Interativos/incremental, High-level themas o epicas (trabajo de alto nivel que representan grandes bloques de funcionalidad o metas, ej. Gestión de usarios), descompuestas en feature, en HU, etc.
¿Qué hacer con trabajo que es único, significativo, riesgoso o novel?
Se prioriza para reducir su incerteza asociada con el project scope.
¿qué es el concepto de “último momento responsable”
Es dilatar tomar decisiones hasta que el costo de esperar sea mayor que el beneficio de retrasar
¿Cuáles son los elementos necesarios para hacer una estimación probabilística?
A point estimate. 36 meses + 3 meses, -1 mes
Confianza, 95% nivel de confianza
Distribución probabilística: dispersión de la data dentro y alrededor de un rango
Explique la relación entre una estimación absoluta y una relativa
Absolute: número fijo, ejemplo 62 horas
Relativo, es en comparación a otro
¿Que son los Flow-based estimating?
Son los que se obtienen sacando el cycle time y el throughput
¿Qué es un Schedule?
Es un modelo para ejecutar las actividades, lo que incluye duración dependencias, y otras informaciones
Explique para que son los Contingency reserves y Management reserves
Contingency reserves son para incertezas, implementar respuestas al riesgo o a un evento de riesgo ocurrido
Management reserves, es para actividades inesperada
¿Cómo chequear que la planificación es correcta?
El progreso del proyecto: performan review frete al baselines y otras métricas
Visión holística de entrega de entregables: todos los aspectos son entregados de forma coherente
Evolución de la información: ver cómo era al inicio vs la actual muestra buena planificación
Se dedica a planificar los justo y necesario
La información para los stakehodlers es suficiente
Proceso para adaptación: Backlog dinamico o change log y documentación para Change control
¿De qué se trata el Project work Performance Domain?
Establecer procesos, hacer el trabajo, manejar recursos e inculcar un ambiente de aprendizaje.
Por ejemplo:
Manejar el flujo de trabajo existente
Mantener al equipo enfocado
Generar procesos y sistemas eficientes
Comunicándose con los Stakeholders
Administrando el material, equipamiento, vendedores, logística
Monitoreando los cambios
Transferencia de conocimiento
¿Cómo llevar una revisión periódica de los procesos?
Se lleva una periodicidad con el PM y el equipo viendo cosas como:
Revisión de tareas (board)
Ver si el flujo va acorde a la frecuencia esperada
Ver si hay impedimentos
¿Qué formas de optimización de proceso para el medioambiente es pueden usar?
Lean production methonds: eliminar desperdicions
Restrospectivas
Where is the next best funding spent? donde esta el major valor
¿Qué es un non-value-added-work?
Actividades que no aportan valor directo al producto. Por ejemplo, mover una pieza a otro lugar
¿Qué objetivos debería tener en cuenta la administración de los recursos físicos?
Mínimo material en almacenamiento local
Eliminar tiempos de espera del material
Minimizar desperdicios y restos
Facilitar un ambiente de trabajo seguro
¿antes de comenzar el procuremente que deberían elaborar el PM?
Request for proposal (RFP)
Statement of Work (SOW)
Términos y condiciones y otros doc.
¿Qué incluye el Bid Process?
Desarrollando y publicando los bid documents, bidder conferences y seleccionando al bidder
¿Qué otros documentos de licitación pueden incluir?
Request for information: necesito saber más información desde los licitantes
Request for proposal: quiero que el vendedor me proponga una solución
Request for quote: la solución ya existe y necesito los precios
¿De qué depende el tipo de contrato a usar?
Tamaño de la compara
Estabilidad del alcance del trabajo
La tolerancia al riesgo de la organización
¿Qué pasa se en un proyecto adaptativo, el nuevo trabajo añadido supera el que ya se ha hecho? ¿Qué hacer en este caso?
Se vuelve un proyecto sin fin
El PM debe trabajar con el PO para manejar las expectativas en torno al scope, las implicaciones en el presupuesto y la disponibilidad el equipo de proyecto.
¿Cómo se comparte el conocimiento tácito?
Conectando con la gente que tiene el conocimiento
Networking, interviews, job shadowing, discussion forums, workshops
¿Como saber si se seta haciendo un buen Project Work Performance Domain?
Perforamnce: reportes de status
Procesos: evidencia (¿) y auditorias y QA muestra que los procesos se están usando
Comunicación: se ve
Recursos físicos: cantidad de materialusado, descartado, rework muestra se se usa eficientemente o no
Procurement: auditorias
Cambios: Change log precitivios, adaptaivo mediante el backlog
Aprendizaje: status reports muestra menos errores, rework, y mayor velocidad
¿En qué consiste Delivery Performance Domain?
Es sobre entregar los Delivery en tiempo, forma (requirements) y calidad
¿Qué es Cost of Quality (COQ)?
Son todos los costos que se incurren en la vida del producto a fin de prevenir no conformidades, satisfacción y evitar errores
¿A qué se refiere con Requirements elicitation?y como debería ser un buen requerimiento?
Es sobre traer a la luz los requerimientos
Éstos deberían ser:
Claros: una sola forma de interpretarlos
Concise: la menos cantidad de palabras posibles
Verifable: que se pueda verificar que el requisito se ha cumplido
Consistent: no haya requerimientos contradictorios
Completo: Que estén todos los requerimientos para hacer el proyecto
Traceable: cada uno puede ser organizado e identificado
¿Qué elementos se pueden usar para ayudar a evolucionar los requerimientos?
Se pueden hacer prototipos, demostraciones, storyboards, y mock-ups.
¿Qué puede producir un ineficiente manejo de requerimienots?
Rework, scope creep, customer dissatisfaction, budget overruns, Schedule delay, overall project failure.
Como se aplica el concepto de The last responsible moment en el caso de las historias de usuario?
Aquí se escriben los detalles de las historias de usuario lo más tarde que se pueda hacer responsablemente a fin de evitar desperdiciar descripciones que después no se usan producto de cambios del scope.
¿Como se cerciora la completitud de los deliverables?
Accpetance or completion criteria: la aceptación final por el cliente, normalmente expuestos en un scope statemente o contrato
Technical perfromance measure: especificaciones que deben cumplir en otro documento como el diccionario WBS y esto es lo que debe cumplir
Definition of Done: Validación interna del equipo como checklist, y luego para ser pasado al cliente
¿Qué es el concepto de Done Drift?
Es el hecho de que mientras más tiempo tarda el proyecto en completar, más lejos el objetivo del proyecto considerado como “hecho” se mueve.
¿Qué es el concepto de “Scope Creep”?
Es cuando se adicionan más scope o requerimientos sin considerar ajustar el respectivo Schedule, budget, or resource needs.
Como combatir el Scope Creep?
Con un sistema definido de Change control, donde considera los aspectos de timepo, recursos, y necesidades y se presentan al cuerpo gobernante del proyecto
¿Dónde se reflejan los Quality requirements?
Completion criteria
Definition of done
Statement of work
Requirements documentation
¿Qué es “The cost Quality (COQ) Methodology”
es usada para encontrar el balance adecuado entre gastar ya sea en prevención, evaluación y reparación.
Explique Prevention and appraisal cost, vs Internal and external failure en relación a cost compliance
Prevention and appraisal cost- compliance to quality requirements
Internal and external failure cost -> noncompliance to quality requirements
De ejemplos de costos incurridos para Prevention, Appraisal, Internal Failure, External Failure
Prevention:
Requerimeintos
Quality planning: generacion de planes para hacer calidad
Quality assurance: creación y mantención del sistema de calidad
Training: desarrollo, preparación
Appraisal:
Verification:
Quality audits
Supplier rating
Internal Failure:
Waste
Scrap: productos defectuosos, material inutilizable
Rework o rectification
Failure analysis: actividades para saber que fallo
External Failure:
Repair an servicing
Warranty claims
Complaints
Returns
Reputation
¿Como evitar el impacto en la curva de costos por calidad?
Se debe construir inherentemente la calidad
Incluye análisis de calidad, trabajando con diseñadores e ingenieros
¿Como verificar que se está llevando Delivery Performance Domain?
Productos contribuyen a la estrategia corporativa: documentos demuestran esto
Productos que se planificaron incilamente: BC y data
Se entregan los delivery a tiempo: metricas
Entendimiento de los requerimientos:
Satisfaccion por SH: feedback
¿A qué se refiere el el Measurement Performance Domain?
Es todo sobre evaluar la performance del proyecto y tomar medidas al respecto
El grado en el cual el trabajo logrado cumple con la planificación
Explique cada uno de los dos tipos de KPI que podemos hablar
Leading indicators: los que dan información de tendencia (futuro)
Lagging Indicators: información una vez que ocurrió el hecho
Como debería ser una medida efectiva (KPI)
SMART
Specific: en relación a lo que mide, numero
Meainingul: se mide en conexión con los objetivos del proyecto y sus objetivos
Achievable: se pueden realizar
Relevant: sirve para medir
Timely: es en el tiempo adecuado
Mencione categorías más usuales para tipos de mediciones de performance
Deliverable metrics
Delivery
Bseline performance
Resources
Business value
Stakehodlers
Forecast
Detalles Deliverable (objeto) Metrics
Information or erros or defects
Meaures of performance: hace lo que tiene que hacer
Technical performance measures: se cumplen las especificaciones técnicas
Detalles de Delivery (procesos) Metrics
El trabajo:
Work in progress:
Lead time
Cycle time
Queque size
Batch size (effort)
Process efficiency: This measure calculates the ratio between value-adding time and non-value-adding activities
Detalles Baseline Performance Metrics:
Schedule:
Start and finish date
Effort and duration
Schedule variance (SV): EV-PV
Schedule performance index (SPI): EV/PV
Feature completion rates: n° features rate
Cost:
Actual cost compared to planned cost: burn rate
Cost variance (cv): AC-PC, EV-AC
Cost performance index (CPI): EV /AC
Detalles de Resources Metrics:
Planeado por usar vs actual usado: PU-AC
Planeado costo vs actual costo: PC-AC
Detealles de Business Value Metrics:
Cost-benefit ratio: Saber el valor presente que tendría de las ganancias vs la inversión. ( Benefit-cost)
Planned Benefit delivery vs actual benefits delivery
ROI:
Net present value (NPV): los beneficios a obtener en el futuro al valor presente – los egresos al presente
Detalles de Stakeholders Metrics:
Net promoter Score(NPS): Nivel en cual el cliente esta dispuesto a recomendar un producto (-100-+100)
Mood chart: caritas
Morale: I fell appreciated, im satisfaide with the way my project teams works together, (1-5)
Turnover: mucha rotación de personal
Detalles de Forecast metrics:
Estimate to complete (ETC): expected cost to finish: EAC – AC. Cuanto me sale todo lo que queda por hacer
Estimate at competion (EAC): cuanto va a costar todo al terminarlo
Variance at completion (VAX): BAC-EAC. Lo presupuestado a gastar vs lo real que voy a gastar al finalizar
To-complete Performance Index (TCPI): costos restantes/presupuesto restante
Regression Analysis
Throughput Analysis
¿Cómo mostrar las métricas?
Dashboard
Information Radiator: low tech, como un papel
Visual Controls:
Task boards
Burn charts
Other types of charts
¿Qué problemas hay que evitar en el hecho de realizar las métricas?
Hawthorne effect: El hecho de medir afecta lo medido. Asi si mides cantidad de cosas cerradas, puede bajar la calidad de las cosas realizadas
Vanity metrics: el hecho de medir algo pero que no lleva a tomar acciones significativas
Demoralization: Poner metas inalcanzables puede llevar a que el equipo de desmoralice
Confirmation bias: tendemos a buscar data que refuerce lo que pensamos, esto puede llevar a una conclusión equivocada
Correlation vs causation
¿Qué es un exception plan?
Es un plan que se ejecuta una vez que se pasan los umbrales de las métricas establecidas. No tiene que ser un plan formal, por ejemplo, puede ser simplemente acordar juntarse con los stakeholders para discutir la situación
De que se preocupa el Performance Domain Uncertainty ?
Este dominio de desempeño aborda cómo la incertidumbre afecta a los proyectos, los riesgos asociados, y cómo manejar estas incertidumbres.
¿Como comenzar a navegar con éxito la incertidumbre?
Navegar con éxito en la incertidumbre comienza con una comprensión del entorno en el que opera el proyecto. Factores que contribuyen a la incertidumbre incluyen:
Factores económicos: volatilidad de precios, disponibilidad de recursos, capacidad de endeudamiento, inflación/deflación.
Consideraciones técnicas: tecnología emergente, complejidad de sistemas e interfaces.
Restricciones legales o legislativas.
Entorno físico: seguridad, clima, y condiciones de trabajo.
Ambigüedad sobre condiciones actuales o futuras.
Influencia social y del mercado: opiniones y medios de comunicación.
Influencia política, tanto externa como interna a la organización.
¿Qué opciones hay para responder a la incertidumbre?
La incertidumbre es parte de todos los proyectos, generando una gama de posibles resultados. Los resultados positivos se llaman oportunidades, mientras que los negativos son amenazas, y ambos conforman los riesgos del proyecto. Para manejar la incertidumbre, se pueden tomar varias acciones:
Reunir información: Reducir la incertidumbre mediante investigación, consulta con expertos o análisis de mercado, reconociendo cuándo el costo de más información supera su beneficio.
Prepararse para múltiples resultados: Tener planes principales y de contingencia para posibles escenarios o enfocarse en los resultados más probables.
Diseño basado en alternativas: Explorar varias opciones de diseño al inicio del proyecto para aprender y descartar alternativas menos efectivas.
Construir resiliencia: Desarrollar la capacidad de adaptarse rápidamente a cambios inesperados, tanto en el equipo del proyecto como en los procesos organizacionales.
Explique los tipos de ambigüedad y la forma de abordarlos
La ambigüedad en proyectos se divide en dos categorías:
Ambigüedad conceptual: Ocurre cuando las personas entienden términos o expresiones de manera diferente. Por ejemplo, la frase “El cronograma estaba en línea la semana pasada” puede ser interpretada de distintas formas. Para reducir este tipo de ambigüedad, es útil establecer definiciones y reglas comunes para todos los términos clave.
Ambigüedad situacional: Surge cuando hay más de un posible resultado o solución para un problema. Esta ambigüedad puede abordarse mediante:
Elaboración progresiva: Mejorar y detallar el plan del proyecto a medida que se obtiene más información y se hacen estimaciones más precisas.
Experimentos: Realizar pruebas controladas para identificar relaciones causa-efecto y reducir la ambigüedad.
Prototipos: Usar modelos o ejemplos para entender mejor las relaciones entre diferentes variables.
En resumen, la ambigüedad conceptual se maneja aclarando términos, mientras que la ambigüedad situacional se aborda mediante la experimentación, elaboración de detalles y uso de prototipos para reducir la incertidumbre.
Explique cómo abordar un sistema que es complejo
Tres abordajes:
- Enfoque basado en sistemas:
Desacoplamiento: Separar partes del sistema para simplificarlo y reducir variables conectadas, lo que facilita entender cada parte por separado.
Simulación: Usar escenarios similares para simular componentes del sistema y aprender de situaciones análogas.
- Enfoque de replanteamiento (reframing):
Diversidad: Ver el sistema desde diferentes perspectivas, utilizando técnicas como la lluvia de ideas y el proceso Delphi para lograr una visión más amplia y convergente.
Balance: Utilizar datos diversos (no solo pronósticos o indicadores pasados) para obtener una perspectiva más completa y equilibrada.
- Enfoque basado en procesos:
Iteración: Construir de manera incremental, añadiendo características una a la vez y evaluando lo que funcionó y lo que no en cada iteración.
Compromiso: Involucrar a los interesados regularmente para reducir suposiciones y mejorar el aprendizaje y la participación.
Fallas seguras (Fail-safe): Incluir redundancias o mecanismos que permitan una degradación controlada en caso de fallos críticos en el sistema.
Como abordar la volatilidad
La volatilidad se refiere a cambios rápidos e impredecibles en un entorno, como fluctuaciones en habilidades disponibles o materiales, que suelen afectar el costo y el cronograma del proyecto. Para manejar la volatilidad, se pueden usar dos enfoques principales:
Análisis de alternativas: Evaluar diferentes formas de alcanzar un objetivo, como cambiar la combinación de habilidades, reordenar el trabajo o subcontratar. Este análisis implica identificar las variables clave y su importancia relativa.
Reserva: Utilizar reservas de costo para cubrir sobrecostos debido a la volatilidad de precios o reservas de cronograma para abordar retrasos relacionados con la disponibilidad de recursos
¿Cuál es la diferencia entre riesgo e incerteza?
Riesgo en producto de la incerteza, pero este incluye las consecuencias que pueden ser tanto positivas como negativas
