3. Project Management Principles Flashcards
Steward: Be a Diligent, Respectful, and Caring Steward
Explique el primer principio del PMBOK 7
Stewardship (administración): Actual en las actividades administrativas con responsabilidad, integridad, cuidado y digno de confianza mientas se cumple con los lineamientos internos (estrategia, visión) y externos. Tomando en consideración los temas financieras, sociales, medioambientales y técnicas.
Integridad: Comportamiento ético y honesto
Care: Cuida las cosas de la empresa como si fueran propias. También del medio ambiente, de las personas
Compliance: con la ley y regulaciones
Create a Collaborative Project Team Environment
Explique el segundo principio de PMBOK7, Create a Collaborative Project Team Enviroment
Team: Generar un equpo colaborativo en lugar de uno en silos. Entre los elementos para crear este tipo de equipos esta:
Team Agreements: Conjunto de parámetros de comportamiento y normas de trabajo para el equipo. Este se va mejorando en el transcurso del proyecto
Organizational Structure: el equipo usa la estructura que se le define. (daily, roles, responsabilidades, etc.)
Processes: El equipo define los procesos que le permiten cumplir con sus tareas
Authority: tener el derecho de tomar decisiones.
Accountability: responder por un resultado. Accountability no se puede compartir
Responsability: obligado a hacer algo. Esta se puede compartir
Effectively Engage with Stakeholders
Explique el tercer principio de PMBOK7, Effectively Engage with STakeholders
Stakehodlers: comprometer proactivamente a éstos para el éxito del proyecto.
Focus on Value
Explique el cuarto principio de PMBOK7, Focus on Value
Value: Continuamente evalúa y ajusta los lineamientos del proyecto con los objetivos del negocio y su beneficio esperado. Es el indicador último del éxito del proyecto. El equipo para apoyar la realización del valor del proyecto, debe estar cambiando su foco desde una entrega de producto especifico a la entrega de un outcome esperado.
¿Cuál es la diferencia entre Business nedd, Project Justification, y Business strategy?
Business needs explica los objetivos de negocio y porque se toma el proyecto, mientras que el Project Justification explica por qué la inversión se justifica para satisfacer el Business need, y Business strategy es la estrategia de la empresa
Necesidad que require la empresa, que solución ofrece el proyecto y como este hace sentido economicamente y la visión/ Mision de la empresa
3.5 Recognize, Evaluate, and Respond to system Interaction
Explique el quinto Principio: Recognize, Evaluate, and Respond to system Interaction
Ser capaces de reconocer los cambios en los sistemas internos y externos y responder adecuadamente a ellos a beneficio del proyecto
Demonstrate Leadership Behaviors
Explique el sexto Principio: Demonstrate Leadership Behaviors
Demostrar y adaptar el comportamiento de liderazgo para apoyar a individuos y equipos.
Rol model en integridad, honestidad, conducta ética.
¿Como definer Autoridad?
El derecho de ejercer poder
Tailor Based on Context
Explique el séptimo principio: Tailor Base don Context
Es la adaptación deliberada de cómo se realizará la gobernanza, que procesos usar según las condiciones que hay
Facotres para considerar Tailoring: ambiente de negocio, tamaño del equipo, nivel de incerteza y complejidad del proyecto
La idea es utilizar “just enough” procesos, métodos, templates, para lograr el output deseado
Tailoring no solo para lograr el éxito del proyecto, también para ahorrar en costo y tiempo de forma de sacar aquellos procesos que no aportan y por el contrario agregan costos, dependiendo del proyecto se trate. Decisiones de tailoring se comunican a los stakeholderes. es un continuo durante el proyecto
Buil Quality into Processes and Deliverables
Explique el principio de Buil Quality into Processes and Deliverables
Entregables que van acorde a los objetivos del proyecto, se alinean con sus necesidades, usos y criterios de aceptacion.
Explique el concepto de Performance, y Conformity|
Performance: Hace lo que tiene que hacer
Conformity: Cumple con las especificaciones
Explique los siguientes términos en calidad: Reliability, satisfaction, uniformity, efficency, sustainability:
Reliability, cada vez que se usa funciona
Satisfaction, da buen feedback del usuario
Uniformity, es consistente con la producción de otro deliverable
Efficiency, logra generar el mayor output con el menor input
Sustainability, impacto positivo social, económico, medioambiental
Navigate Complexity
Explique el principio de Navigate complexity
Es el hecho de poder evaluar y navegar continuamente las complejidades de los proyects para que los planes puedan permitir al equipo pasar exitosamente por el proyecto
¿Qué es complejidad en el ámbito de proyectos?
Complejidad es el resultado del comportamiento humano, interacciones entre sistema, incertezas y ambigüedades
¿Pueden las complejidades controlar?
No se pueden controlar, pero se puede modificar las actividades en los proyectos para enfrentar el impacto de una complejidad
¿Qué es lo que determina el grado de complejidad?
El número de interacciones y las naturalezas de las mismas
¿Por qué puede pasar que el equipo no prevea una complejidad emergiendo?
Puesto que es el resultado de muchas interacciones como el riesgo, dependencias, eventos, relaciones.
Diferencia entre Uncertainty y ambiguity:
Abmiguity es el hecho de ser poco claro, no saber que esperar o entender la situación. Se dice algo, pero no está claro a que se refiere.
Uncertainty, la fatla de comprensión y conciencia de un hecho, evento o camino que seguir. Esto incluye los unknows-unknows y Black Swans. No saber que depara el futuro.
¿Qué tipo de cosas ayuda a navegar por la complejidad en un proyecto?
Evaluando y entendiendo siempre el “sistema”
Usando sistemas adaptativos
Experiencia por trabajos pasados
Experimientación
Aprendizaje continuo
Optimize Risk Responses
Explique le principio de “Optimize Risk Responses”
Continuamente evaluar tu exposición al riesgo, tanto como oportunidad, como de amenazas.
¿En qué podría resultar un riesgo positivo?
En reducción del tiempo y costos, mejorar performance, aumentar market share, mejorar reputación
¿Qué es un Risk Appetite y un Risk threshold?
Risk Appetite: El grado de incerteza que es aceptable en términos más generales y estratégicos.
Risk threshold: Es una medida cuantitativa entorno a la cual si se sobre pasa ya no es aceptable.
¿Cuáles son las características que debería tener la respuesta del riesgo?
Apropiada y en el tiempo adecuada acorde a la significancia del riesgo
Cost-effective
Realista dentro del contexto del proyecto
Stakeholders relevantes deben estar de acuerdo
Debe pertencer a una persona responsable
Embrace Adaptability and Resiliency
Explique el principio de Adaptability and Resiliency
Crea adaptabilidad y resiliencia en la forma de trabajar dentro de la organización y equipos de proyectos, para ayudarlos a acomodarse a los cambios, recuperarse de los contratiempos y avanzar.
¿Cuál son los significados de Adaptability y Resliencey?
Adaptability: habilidad de responder a los cambios
Resiliency: Capacidad de absorber los impactos y recuperarse rápidamente
¿Debería los proyectos atenerse a los planes iniciales frente a los cambios?
No, pues esto puede no ser beneficios para los stakeholders, clientes y usuarios, lo que limita la capacidad de generar valor.
De ejemplos de elementos que permiten tener la capacidad de adaptabilidad
Cortos ciclos de feedbak para adaptarse rápido
Aprendizaje continuo
Equipos con gran rango de capacidades
Inspecciones regulares para adaptarse a las oportunidades
Prototipos pequeños y a escala para experimentar
Apalancarse de nuevas formas de pensar y trabajar
Conversaciones abiertas
Diversidad de integrantes del equipo
Aprender del pasado
Prepararse para multiples escenarios
Aplazar la toma de desiciones hasta el último responsable momento
Balancear velocidad con estabilidad
Enable Change to Achieve the Envisioned Future State
Explique el principio “Enable Change to Achiveve the Envisioned Futre State”
Preparar aquellos que se beneficias de lo que estas creando, esto puede ser adoptar nuevos comportamientos o procesos.
¿Qué es Change management?
Es un un completo, cíclico y estructurada forma de llevar a los individuos, grupos, y organizaciones desde su estado actual a uno futuro donde se realizan los beneficios esperados
¿Qué tipo de estrategia es más efectiva para Change management?
Motivacional en lugar de forzada
¿Qué ocurre si hago muchos cambios en un corto plazo?
Puede llevar a resistencia a esos cambios o bien Change saturation
