4 - Document d'ingénierie : Comment s'y retrouver Flashcards
2 types de marques d’authentification
Obligatoire : Ce sont les marques qui font l’objet d’exigences prescrites par les règles. Elles
sont composées de la signature et du sceau. L’Ordre est responsable de s’assurer
qu’elles soient respectées.
Complémentaire :Ce sont les marques recommandées par l’Ordre comme bonnes pratiques, mais
qui ne font pas l’objet d’exigences prescrites par les règles. Elles sont composées
de la date, de l’identification, et de la signature numérique de l’Ordre.
Sceau
Exigé et permis uniquement sur les plans ou devis ou si exigé par une autre
loi.
Il s’agit du sceau de l’ingénieur membre de l’Ordre.
Signature
Exigée pour tout document d’ingénierie.
Lorsque le sceau est exigé, la signature doit toucher au sceau, sans cacher
le nom ou le numéro de membre.
3 marques complémentaires
Date, identification, signature numérique de l’ordre
3 facteurs de marques d’authentification
1) Type de support du document d’ingénierie
a) Papier
b) Technologique
2) Type de contribution de l’ingénieur
L’Ordre reconnaît trois contributions :
a) Préparer
b) Modifier
c) Vérifier
3) Type de document d’ingénierie
Aux fins d’authentification, les documents sont classés en deux types:
a) Plans et devis
b) Autres documents d’ingénierie (avis, rapport, calculs, etc.)
L’ingénieur a l’obligation d’authentifier…
ses calculs en vertu de l’article 3.3 de la
Loi sur les ingénieurs et de l’article 3.04.02 du Code de déontologie des
ingénieurs. Il a l’obligation de signer et sceller tout planter devis se rapportant
à un ouvrage visé à l’article 3 qu’il a préparés.
De plus, l’ingénieur ne doit jamais utiliser son sceau pour…
authentifier ses calculs.
S’il le fait, il enfreint le 3e alinéa de l’article 3.04.01 du Code de déontologie des
ingénieurs qui stipule que le sceau doit uniquement servir pour les plans et les
devis.
La signature de l’ingénieur et son sceau sont les deux marques obligatoires…
dans le cas de la modification d’un plan et d’un devis.
La signature de l’ingénieur est l’unique marque obligatoire dans le cas…
la
vérification d’un document d’ingénierie.
Inscrire la date d’authentification et l’identification sont de bonnes pratiques.
Étant donné que le sceau n’est pas apposé sur le document, ajouter des
éléments d’identification est une bonne pratique.
Contribution en situation de supervision
l.’.ingénieur ayant exercé la supervision est celui réputé avoir
préparé les documents d’ingénierie et qui a l’obligation de
les authentifier et ainsi engager sa responsabilité
Plus d’un ingénieur lorsque les
contributions peuvent être
distinguées
Chaque ingénieur ayant préparé des feuilles de plan a
l’obligation de les authentifier et ainsi engager leur
responsabilité.
Lorsque les contributions ne peuvent être distinguer
Tous les ingénieurs sont réputés avoir préparé le
document d’ingénierie et ont l’obligation de
l’authentifier et ainsi engager leur responsabilité
Afin de circonscrire adéquatement l’étendue de ses modifications, l’ingénieur :
Indique clairement sa contribution, sur le plan, par les mots suivants:
« modifié par ».
Indique le but et l’objet précis de sa modification afin d’éviter toute
confusion, particulièrement si plusieurs auteurs ont contribué à la
modification, ou si plusieurs modifications successives sont ou ont été
effectuées.
S’assure que l’on puisse distinguer sa modification sur le plan.
Motifs et situations types pour faire une vérification
Vérification avant authentification;
Vérification après authentification;
Vérification de la conformité.
Pour s’assurer que sa responsabilité porte que sur sa vérification,
l’ingénieur doit :
Obtenir un mandat clair et précis.
S’assurer d’avoir toute la documentation nécessaire pour effectuer le
travail.
Circonscrire la nature et la portée de la vérification.
S’assurer de posséder les connaissances suffisantes pour effectuer le travail.
S’assurer que le document d’ingénierie a été authentifié par un ingénieur.
Si le mandat de l’ingénieur est de réviser ou de modifier des travaux ou des documents d’ingénirie authentifiés par un autre ingénieur, l’ingénieur doit
Aviser l’auteur du document
S’assurer auprès du confrère que son mandat est terminer chez le client
Conservation de document d’ingénierie
Conserver une copie des documents d’ingénierie
auxquels l’ingénieur a contribué;
Préserver et garantir l’intégrité et la confidentialité;
Rendre accessibles et indexer ses documents
d’ingénierie.
Tous les documents d’ingénierie qu i constituent les
dossiers de l’ingén ieur doivent être conservés en bonne
condit ion pendant au moins
dix ans.
Des exigences de conservation supplémentaires
peuvent découler d’autres obligations légales, ou de
clauses contractue lles. Ce minimum de 1 O ans ne peut
en aucun cas être diminué contractuellement.
Le MANDAT de l’ingénieur vise…
à préciser l’étendue des services ou des travaux
à exécuter (livrables), les inclusions et exclusions, les délais d’exécution, les
étapes préliminaires, etc.
Le CONTRAT est une expression…
du mandat d’ingénierie confié à l’ingénieur. Il
précise également les modalités qui entourent les services.
type de contrats
Contrat de mandat
Contrat de travail
Contrat de service
Contrat de mandat
En vertu du Code civil du Québec (art. 2130), le contrat de mandat est un« [ … ]
contrat par lequel une personne - le mandant - donne le pouvoir de le
représenter dans l’accomplissement d’un acte juridique avec un tiers, à une
autre personne qui, par le fait de son acceptation, s’oblige à l’exercer». Voici
quelques éléments importants liés au contrat de mandat.
Contrat de service
Les ententes conclues par les ingénieurs dans le cours normal de leurs activités
professionnelles sont des contrats de service (aussi appelés « contrats
d’entreprise»). En vertu du Code civil du Québec (art. 2098), le contrat de
service est« [ … ]celui par lequel une personne - l’entrepreneur ou le prestataire
de services selon le cas - s’engage envers une autre personne - le client - à
réaliser un ouvrage matériel ou intellectuel, ou à fournir un service moyennant
un prix que le client s’oblige à lui payer ».
Contrat de travail
La plupart des ingenieurs rendent leurs services professionnels par
l’intermédiaire d’un contrat de travail. En vertu du Code civil du Québec (art.
2085), le contrat de travail est« [ … ]celui par lequel une personne - le salarié
- s’oblige, pour un temps limité et moyennant rémunération, à effectuer un
travail sous la direction ou le contrôle d’une autre personne - l’employeur».
Perte de l’ouvrage - Éléments à prouver par le propriétaire
En vertu du Code civil du Québec ans le cas d’une perte de l’ouvrage, pour
bénéficier de la présomption de responsabilité (applicable uniquement aux
ouvrages immobiliers), le propriétaire doit:
Établir qu’il y a perte de l’ouvrage dans les 5 ans de la fin des travaux, et
que cette perte résulte d’un vice de conception, de construction ou de
réalisation de l’ouvrage, ou encore d’un vice du sol;
Prouver l’existence du contrat de service puisque cette disposition,
particulière aux ouvrages, s’applique à ce type de contrat.
Perte de l’ouvrage - Éléments à prouver par l’ingénieur
En vertu du Code civil du Québec, dans le cas d’une perte de l’ouvrage, les motifs
suivants sont suffisants pour dégager l’ingénieur de sa présomption de
responsabilité :
Que le vice ne résulte pas d’une erreur dans ses expertises.
Que le vice ne résulte pas d’une erreur dans les plans qu’il a fournis.
Que le vice ne résulte pas d’un manquement dans sa direction ou sa
surveillance des travaux.
Que le vice résulte de décisions imposées par le client.
Que le vice résulte de décisions du client prises sans que l’ingénieur en ait
eu connaissance.
Toutefois, l’ingénieur est le professionnel et c’est lui qui est responsable de
s’assurer de la qualité de l’ouvrage. Si son avis est ignoré par le client, l’ingénieur
doit l’aviser…
par écrit des conséquences et, le cas échéant, possiblement cesser
d’agir pour son client et mettre fin au contrat.
Lors de l’analyse du mandat, et tout au long du contrat, il est indispensable de
veiller à ce que…
l’échange d’information entre l’ingénieur et son client soit
bidirectionnel et continu. Cette bonne pratique peut éviter bien des
malentendus!
Ce qui doit être défini au début d’un projet (5)
Objectifs
Usage
Cycle du projet
Contraintes
Responsabilités
La charte de projet est un outil efficace, parmi d’autres, visant à analyser et
formaliser un mandat. C’est un document qui…
qui constate et autorise formellement
la réalisation d’un projet et confère à l’ingénieur l’autorité pour affecter les
ressources nécessaires aux activités du projet.
La charte comprend les exigences initiales qui répondent aux besoins et aux
attentes des parties prenantes du projet. Elle sert à obtenir l’approbation
officielle de la structure et des paramètres généraux du projet proposé qui
comprennent les éléments suivants:
Objectifs, résultats, bénéfices, portée et risques associés au projet.
Livrables, calendrier, jalons et estimation des coûts associés au projet.
Structure organisationnelle, structure de gouvernance et intervenants du
projet.
portée du projet
Description de haut niveau des caractéristiques et des fonctions propres au
produit, au service ou au résultat que le projet cherche à offrir ou atteindre.
Champ
d’application
Principales activités nécessaires à la réalisation complète et
fructueuse du projet.
Jalons
Aspects ou événements importants du projet, tels que phases,
étapes, points décisionnels ou d’approbation.
Dépendances
Lien (livrable, intrant, résultat, service) existant avec un autre projet.
Contraintes
Restrictions particulières qui limitent le projet ou imposent
des conditions liées à la portée.
Gouvernance
Mode de gestion du projet, incluant l’identification des groupes
et les processus décisionnels et d’approbation.
Types de risques (4)
Technique
Externe
Organisationnel
Gestion de projet
Rejet
Modification du plan de projet afin d’éliminer le risque,
la circonstance ou de préserver l’atteinte des objectifs
du projet et de ses conséquences.
Transfert
Déplacement à une tierce partie des conséquences et
de la responsabilité de gestion d’un ou des risques.
À noter que ces stratégies n’éliminent pas le risque.
Réduction ou mitigation
Atténuation de la probabilité d’occurrence ou des conséquences
du risque à un niveau acceptable.
Acceptation
Indication que l’équipe de projet n’a pas modifié le plan d’exécution
de projet pour affronter le risque en toute connaissance de cause.
L’ingénieur doit fournir un…
relevé détaillé, de préférence par écrit, à son
client pour qu’il puisse bien comprendre le temps et l’énergie consacrés à son
projet. Il faut se rappeler que le client n’est pas l’expert et qu’il peut être parfois
difficile pour lui de comprendre l’ampleur de certains travaux.
En plus de lui préparer un relevé d’honoraires facilement compréhensible,
l’ingénieur doit être disponible, au besoin, en cours de projet pour fournir
davantage d’explication au client.
Devoir d’information
En vertu du Code civil du Québec (article 2102), l’ingénieur doit « fournir au
client toute l’information utile relativement à la nature de ses tâches qu’il
s’engage à effectuer ainsi qu’aux biens et au temps nécessaires à cette fin ».
Ce devoir d’information est réciproque, c’est-à-dire qu’il est applicable à
chacune des parties impliquées. Ce devoir d’informer et d’obtenir de
l’information demeure tout au long du projet.
De plus, « la bonne foi doit gouverner la conduite des parties » (article 1375 du
Code civil du Québec). Ceci se traduit par la quantité et la qualité des
informations échangées entre les différentes parties, tant à l’élaboration du
mandat, que lors de son exécution et de sa finalisation.
Devoir
Devoir de conseil
En vertu du Code de déontologie des ingénieurs (article 3.03.02), l’ingénieur
doit « [ … ] en plus des avis et des conseils, fournir à son client les explications
nécessaires à la compréhension et à l’appréciation des services qu’il lui rend ».
L’ingénieur doit donc s’assurer que son client est en mesure de constater par luimême
que les services rendus sont conformes au mandat convenu. Ainsi, le
client est plus apte à apprécier ces services et à en évaluer la qualité et la valeur
ajoutée pour son propre bénéfice.
Élément d’un contrat essentiels
Identification du client
Description des travaux - Inclusions et exclusions
Échéancier
Honoraires
Services externes
Livrables
Éléments du contrat à considérer
Clause de défaut
Clause d’intérêt (défaut de paiement)
Clause d’élection de domicile (de for)
Clause de définition
Contexte d’intervention
Processus d’approbation des livrables
Excl usions/inclusions
Gestion des communications. urgences
Gestion du changement
Modification. suspension. résiliation du contrat
La surveillance des travaux, si elle est incluse au contrat, devrait préciser:
La portée de la surveillance;
Le type de surveillance;
Le but;
Le taux horaire lié à cette tâche.
Astuce pour les contrats
Rédiger le contrat de
manière à refléter ce
qui a été convenu
avec votre client lors
de l’analyse du
mandat
(ex. charte de projet).
Utiliser des termes
clairs, uniformes et
concis.
Utiliser les méthodes
et outils simples
à votre portée (listes
de vérification,
employeur,
ressources de cette
formation).
Faire preuve de bonne foi et s’assurer du partage de l’information entre les parties
Bonne pratique de communication
Informer votre client de l’évolution de l’ampleur du mandat et de toute
incidence sur les honoraires et l’échéancier.
Donner suite aux appels et aux courriels du client, répondre à ses
demandes et confirmer par écrit la teneur des conversations.
Consigner également (par écrit) la teneur des conversations lors de
rencontres avec le client.
Expliquer les travaux et les honoraires au client avec patience et dans un
langage compréhensible.
Tâches de la surveillance des travaux
Plans et devis: Analyse des plans/devis pour planifier les tâches et prévenir
les difficultés.
Plan de surveillance : Préparation et suivi du plan de surveillance.
Qualitative : Inspection qualitative des travaux et respect des exigences
techniques.
Essais : Surveillance des essais.
Mise en service : Surveillance de la mise en service des équipements.
Quantitative: Surveillance quantitative des travaux.
Non-conformités : Identification et suivi des non-conformités.
Modifications: Implantation et suivi des modifications techniques.
Avis, directives: Émission d’avis, de recommandations ou directives de
chantier.
Réception, attestation : Réception des travaux et émission de l’attestation
de conformité.
Le mandat de surveillance permet de…
préciser les attentes et les obligations
des parties prenantes. Il doit décrire clairement la portée de la surveillance
afin d’éviter toute ambiguïté.
Étape de l’analyse des besoins et des risques
- IDENTIFIER LES EXIGENCES CONTRACTUELLES
- RÉVISER LE NIVEAU DE SURVEILLANCE DEMANDÉ
- DÉCIDER DE LA FAISABILITÉ DU MANDAT
Rôle de Fournisseurs et entrepreneurs spécialisés
Fournir les biens et services requis pour la réalisation du projet
conformément aux exigences de l’ingénieur concepteur.
Rôle de Donneur d’ouvrage (client)
Initier le projet.
Administrer le projet (la plupart du temps).
Déterminer ses besoins et choisir le mode de réalisation du projet.
Rôle du Maitre d’oeuvre
Exercer son autorité sur le site des travaux (tous les intervenants du projet
relèvent du maître d’oeuvre).
Assumer la responsabilité ultime du volet santé et sécurité sur le site.
Rôle des professionnels
Intervenir auprès de l’équipe de réalisation du projet en ce qui a trait à
ses obligations contractuelles : études préparatoires, conception,
préparation de plans et devis, surveillance des travaux, etc.R
Rôle de l,ingénieur surveillant
S’assurer de la conformité des travaux aux plans et devis.
Effectuer la gestion technique et le suivi des modifications effectuées en
cours de réalisation.
De plus, en vertu de l’article 2.01 de ce même règlement, l’ingénieur doit tenir,
à l’endroit où il exerce sa profession :
Un registre de mandats;
Un dossier général du projet;
Un dossier technique du projet;
Les dossiers de votre employeur ne sont considérés comme vos dossiers
que
vous y avez accès et pouvez y inscrire les éléments ou renseignements
requis.
Si ce n’est pas possible, l’article 2.06 du Règlement sur la tenue des dossiers et
des cabinets de consultation des ingénieurs exige que l’ingénieur tienne dans
un classeur :
Une référence au contrat ou au projet;
Une description du travail effectué;
Un dossier technique du projet;
Une copie des études, rapports et autres documents préparés par lui-même
et pertinents à son travail.
4 volet de la gestion intégré des dossiers
Acquisition
Classement
Stockage
Diffusion
Afin de protéger l’intégrité d’un document électronique d’ingénierie,
l’ingénieur peut :
- Utiliser la signature numerique de l’Ordre, car elle permet de lier de
manière irréfutable l’ingénieur au document qu’il a produit et qu’elle
possède la même valeur qu’une signature manuscrite sur un document
papier. - Signer numériquement ses documents en version PDF/A.
La numérisation de consultation vise à ce que
le document puisse être lu
électroniquement sans que la version originale soit détruite.
La numérisation de substitution vise à
remplacer le document papier afin de
s’en départir conformément à la loi concernant le cadre juridique des
technologies de l’information.
Article 6
L’information ne doit pas être altérée et doit être maintenue dans son
intégralité dans le document issu du transfert.
Articles 17 et 20
Le transfert d’information d’un document à un document technologique doit
être consigné. L’information doit être conservée pour constituer une preuve que
l’intégrité a été préservée.
Article 23
L’information doit être accessible et intelligible dans le document issu du
transfert.
Articles 25 et 26
Toutes les mesures nécessaires doivent être prises pour assurer la protection des
renseignements personnels et confidentiels. Notamment, l’accès aux données
doit être protégé par un procédé qui empêche une personne non autorisée de
prendre connaissance d’un renseignement confidentiel.
Articles 6, 17, 19 et 20
Le matériel, l’outil ou le système nécessaire à la conservation du document doit
avoir une vie utile équivalente ou supérieure à la période de conservation
prescrite. Une mise à jour du logiciel utilisé doit être effectuée, le cas échéant,
pour assurer le maintien de l’intégrité du document.
Article 29
FOURNIR UNE COPIE PAPIER SUR DEMANDE
L’accès à une copie papier du document issu du transfert doit être possible sur
demande.
Articles 22, 26, 27 et 37
L’étendue de la responsabilité d’un prestataire de services qui agit à titre
d’intermédiaire offrant des services de conservation de documents
technologiques doit être bien définie et connue.
CONSERVER UNE COPIE DE SAUVEGARDE
Une copie de sauvegarde doit être conservée dans un lieu distinct ou dans un
coffre-fort à l’épreuve du feu et de l’eau.
- Classement des documents
Un classement adéquat des documents permet de retrouver l’information
nécessaire plus rapidement et plus efficacement au jour le jour ou lorsqu’un
client demande une copie d’un document. Le classement des documents
couvre les éléments suivants:
a) Nommage des documents;
b) Établissement des métadonnées;
c) Structure des répertoires.
Bonne pratique nommage des fichiers
Choisir un nom de fichier significatif
Utiliser les traits de soulignements
(“underscores’) pour séparer les
informations
Versionner
Éviter les caractères spéciaux
et les signes diacritiques
Éviter les mots vides et les espaces
N’utiliser les majuscules que pour les
acronymes et pour séparer les mots
Utiliser le format de date:
AAAAMMJJ
Les métadonnées
sont des données sur les données;
D décrivent des ressources : texte, image, son, etc.;
D contribuent à faciliter le repérage des fichiers
par les moteurs de recherche; et
D sont intégrées aux« Propriétés» d’un fichier
ou d’un répertoire.
Métadonnées devraient
Bien refléter le contenu du document;
Être univoques; et
Être écrites au singulier.
Elles devraient également être courtes et concises, plutôt que détaillées
Structure des répertoires
Il est recommandé d’éviter les noms
génériques, comme par exemple :
Dossier divers
► Affaires générales
► Correspondance générale
► À classer
La destruction des documents peut
se fa ire au moment de :
l’él imination de documents devenus
inuti les (élagage) en cours ou en
fin de projet;
* la numérisation;
* l’expiration de la durée prescrite
de conservation .
Pour assurer une destruction sécuritaire des documents:
mettre en oeuvre une politique de destruction des documents, et
* tenir un registre des documents détru its comprenant notamment:
Date
✓ Procédé de destruction
✓ Nom du responsable de la destruction
✓ Lieu de la destruction
✓ Nom du responsable du transport
✓ Description sommaire du document
Pour une cessation définitive par choix,
l’ingénieur a 21 jours avant la date
fixée pour faire connaître à l’Ordre son cessionnaire.
Pour une cessation partielle due à une limitation d’exercice,
l’ingénieur a 15
jours pour faire connaître à l’Ordre le gardien provisoire de ses dossiers.
Phase d’un projet d’ingénierie
Analyse
Conception
Surveillance
Exploitation
Variables physiques
Viscosité, densité, capacité thermique, résistivité, module de Young, rugosité,
coefficient de friction, etc.
Variables dimensionnelles:
Longueur, hauteur, diamètre, surface, volume, fraction de vide, etc.
Variables systémiques:
Temps, vitesse linéaire, vitesse de rotation, ouverture de vannes, température,
pression, concentration, débit, courant électrique, énergie, etc.
Variables adimensionnelles:
Rapport de dimensions, nombre de Reynolds, nombre de Mach, etc.
