3: Prozessorganisation Flashcards
Was versteht man unter “Prozess”?
Ein Prozess ist eine Reihe von Aktivitäten, die aus einem definierten Einsatz von Produktionsfaktoren (Inputs) ein definiertes Arbeitsergebnis (Output) erzeugen.
Merkmale:
- Ausrichtung auf Anforderungen und Ziele der Leistungsempfänger
- Beginn und Ende durch Ergebnisse
- Umwandlung von Inputs in Outputs
Was definiert die Durchlaufzeit? Was sind ihre Komponenten?
Durchlaufzeit: Die Zeitspanne vom Start eines Prozesses bis zu dessen Ende.
Komponenten:
- Bearbeitungs-/Durchführungszeit: Effektive Zeit um Inputs in Outputs zu verwandeln
- (Übergangszeit) Transport-/Transferzeit: Zeit für die Übermittlung an Prozesskunden
- (Übergangszeit) Liegezeit: Wartezeiten etc.
Nennen Sie die möglichen Klassifizierungen von Prozessen
Klassifizierung nach …
Prozessgegenstand:
- Materielle Prozesse (z.B. mechanische Bearbeitung)
- Informationelle Prozesse (z.B. Entwicklung von Strategien)
Art der Tätigkeit:
- Führungsprozesse (z.B. langfristige Ziele definieren, Organisatorische Voraussetzungen schaffen, … )
- Leistungsprozesse (z.B. Produkte entwickeln, Produkte vermarkten, Aufträge ausführen)
- Unterstützungsprozesse (z.B. Personal betreuen, Gebäude-Infrastruktur bereitstellen, Maschinen und Anlagen bereitstellen, …)
Erfolgsrelevanz:
- Kritische Prozesse (hohe Bedeutung am Unternehmenserfolg)
- Nicht-kritische Prozesse
Wertbeitrag:
- Wertschöpfende Prozesse (Nutzleistung)
- Nicht-wertschöpfende Prozesse (Stützleistung, Blindleistung, Fehlleistung)
Bezugsbereich:
- Unternehmensinterne Prozesse
- Unternehmensübergreifende Prozesse
Strukturierbarkeit:
- Stark strukturierbare Prozesse (alle Arbeitsschritte im Voraus bekannt, gut automatisierbar)
- Teilweise strukturierbare Prozesse
- Gering bzw. nicht strukturierbare Prozesse (sowohl Vorgehensweise als auch Ergebnis offen wie z.B. Treffen von Entscheidungen, Suchen von Problemlösungen)
Wiederholfrequenz:
- Selten/einmalig auftretende Prozesse
- Gelegentlich auftretende Prozesse
- Häufig auftretende Prozesse
Nennen Sie die vier Leistungsarten des Wertbeitrags
Nutzleistung (wertschöpfend): Werterhöhende, geplante Leistungen (z.B. Produktentwicklung)
Stützleistung (nicht-wertschöpfend): Wertneutrale, geplante Leistungen (z.B. Erstellen von Berichten und Statistiken)
Blindleistung (nicht-wertschöpfend): Wertneutrale, ungeplante Leistungen (z.B. Suche von Teilen)
Fehlleistung (nicht-wertschöpfend): Wertmindernde, ungeplante Leistungen (z.B. Nachbearbeitung)
Nennen Sie die Ziele der Prozessgestaltung (das “Magische Viereck”)
Zeit:
- Verringern der Durchlaufzeit
- Verringern von Liegezeiten
- Verringern von Bearbeitungszeiten
- …
Qualität:
- Verringern der Fehlerrate
- Erhöhen des First Pass Yield
- Erhöhen der Termintreue
- Erhöhen der Prozessstabilität
- …
Kosten:
- Verringern der Herstellkosten
- Verringern der Prozesskosten
- Verringern der Fixkosten
- …
Flexibiliät:
- Reaktionsfähigkeit auf neue Markchancen
- Erhöhte Realisierung von Änderungswünschen
- Erhöhte Anpassung an Produktionskapazitäten
- …
Nennen Sie die sechs Gestaltungsparameter/Regelungsbereiche der formalen Prozessorganisation
Arbeitskraft: "Wer macht ...?" Arbeitsteilung: "... was?" Arbeitsfolge: "...wann?" Arbeitsort: "...wo?" Arbeitsmethode: "...wie?" Arbeitsmittel: "...womit?"
Nennen Sie die beiden Arten der Arbeitsteilung und deren Merkmale
Mengenteilung: Die Arbeit wird als Ganzes auf mehrere Arbeitskräfte verteilt (Objektprinzip) z.B. jeder stellt 50 Geräte her
Artteilung bzw. Spezialisierung: Die Arbeit wird nach spezialisierten Einzelschritten aufgeteilt (Verrichtungsprinzip) z.B. Löten, Rüsten, Fräsen, …
-> Wird weiter in horizontale- und vertikale Spezialisierung aufgeteilt
Was macht die horizontale Spezialisierung aus? Was sind deren Vor- und Nachteile?
Horizontale Spezialisierung = Umfang unterschiedlicher Tätigkeiten, den
eine Stelle bzw. Person wahrnimmt
Vorteile:
- Erlaubt kurze Anlern- und Einarbeitungszeiten für Arbeitskräfte bei geringen Anforderungen an die Qualifikation
- Ermöglicht geringe Lohnkosten (geringe Qualifikationsanforderungen)
- Geringe Durchlaufzeiten durch ständige Aufgabenwiederholungen
- Ermöglicht aufgrund umfangreicher Erfahrungs-/Übungseffekte eine hohe Arbeitsqualität
Nachteile:
- Hoher Koordinationsaufwand infolge zahlreicher Schnittstellen
- Gefahr monotoner Tätigkeit mit negativen Auswirkungen auf Leistungsbereitschaft, Arbeitsqualität, Fluktuations- und Abwesenheitsquote
- Gefahr, dass die Arbeitskräfte sich nicht mit der Gesamtaufgabe identifizieren
Was macht die vertikale Spezialisierung aus? Was sind deren Vor- und Nachteile?
Horizontale Spezialisierung = Umfang der unterschiedlichen
Tätigkeitsebenen, der einer Stelle zugewiesen wird
Vorteile:
- Bietet gute Voraussetzung für eine hohe Arbeitszufriedenheit und Motivation der Arbeitskräfte und damit für eine quantitativ und qualitativ bessere Arbeitsleistung
- Trägt zum Reduzieren von Reaktionszeiten und damit zum Erhöhen der Flexibilität bei
- Fördert Eigeninitiative und persönliches Engagement der Arbeitskräfte
Nachteile:
- Erfordert relativ hohe fachliche Qualifikation der Arbeitskräfte
- Bereitschaft der Arbeitskräfte zur Übernahme qualitativ hochwertiger und verantwortlicher Tätigkeiten ist nicht immer gegeben
- Hohe Personalkosten aufgrund steigender Qualifikationsanforderungen
Was bedeutet Job Rotation, Job Enlargement und Job Enrichment?
Job Rotation (Horizontale Spezialisierung): Planmässiger Arbeitsplatzwechsel aber gleiche Tätigkeit. Soll Monotonie und einstige Belastungen verringern.
Job Enlargement (Horizontale Spezialisierung): Erweiterung des Tätigkeitsumfangs um gleichartige oder ähnliche Aufgaben. Soll Monotonie und Demotivation verringern.
Job Enrichment (vertikale Spezialisierung): Erweiterung um zusätzliche Tätigkeitsebenen. Typische Massnahme um zu hohe vertikale Spezialisierungen zu vermeiden.
Nennen Sie die Optionen der Leistungserbringung
Inland + Intern: Dezentral in verschiedenen Unternehmenseinheiten, Zentral in einem Share Service Center (SSC)
Inland + Extern: Outsourcing
Ausland + Intern: Dezentral in verschiedenen Unternehmenseinheiten, Dezentral durch SSCs pro Region, Zentral durch ein globales SSC
Ausland + Extern: Offshore-Outsourcing
Klassifizieren Sie IT-Systeme zur Prozessunterstützung
Führungsprozesse:
- Data Warehouse für Führung & Management
- Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme für Personal, Buchhaltung, Kostenrechnung
Leistungsprozesse:
- Supply Chain Management Systeme für Beschaffung
- ERP Systeme für Lager und Produktion
- CRM Systeme für Verkauf
Beschreiben Sie das idealtypische Vorgehen der Prozessgestaltung
- Prozessdefinition: Übersicht der zentralen Unternehmensprozesse und Klarheit bzgl. Analyse- und Gestaltungsschwerpunkte
- Prozesstransparenz: Ist-Prozesse beschreiben und bewerten, Schwachstellen und ihre Ursachen und Wirkung analysieren
- Prozessgestaltung: Leistungsanforderungen und Ziele erheben und prüfen, Soll-Konzept entwickeln und ggf. simulieren und evaluieren
- Prozesseinführung: Umsetzungskonzept entwickeln, Messgrössen für Umsetzungserfolg festlegen, Umsetzung überwachen und steuern
- Einführung: Pilothaft, schrittweise, schlagartig - Prozessverbesserung: Kenntnisse der aktuellen Prozessleistung und ggf. des aktuellen Optimierungsbedarfs
Nennen Sie mögliche Darstellungstechniken von Prozessen
- Textliche Darstellung
- Tabellarische Darstellung
- Grafische Darstellung
- 1 Pfeildiagramm ( > > >)
- 2 Spaghetti-Diagram (z.B. Factory Floor mit Schritten und Verbindungspfeilen)
- 3 Ablaufdiagramm (ähnlich RACI Matrix)
- 4 Swimlane Diagramm (z.B. nach Bereich)
- 5 Blueprint Diagramm (Service Blueprint, line of interaction, line of visibility)
- 6 Flussdiagram (inkl. Ereignisgesteurte Prozesskette (EPK) Diagramm)
- 7 Wertstrom Diagramm (Ergebnisdokumentation von Wertströmen)
