2: Aufbauorganisation Flashcards
Nennen Sie die vier Parameter der formalen Organisationsstruktur
- Spezialisierung: Untergliederung der Arbeit und Aufteilung auf einzelne Organe.
- Koordination: Abstimmung der Ziele und Aktivitäten der einzelnen Organe.
- Leitungssystem: Hierarchische Ordnung und Kommunikations- und Weisungsbeziehungen.
- Entscheidungsdelegation: Verteilung von Entscheidungsbefugnissen auf einzelne Organe.
Nenne Sie Vor- und Nachteile der Spezialisierung
Vorteile:
- Hohe Ergebnisqualität und Arbeitsproduktivität infolge ständiger Wiederholung
- Gute Auslastung knapper Ressourcen
- Zunehmende Wirtschaftlichkeit von speziell ausgestatteten Arbeitsplätzen und automatisierten Arbeitsmitteln
Nachteile:
- Steigender Koordinationsaufwand zur Vermeidung suboptimaler Lösungen
- Gefahr unklarer Verantwortlichkeiten bei bereichsübergreifenden Aufgaben
- Geringe Flexibilität bei sich schnell ändernden Anforderungen
- Hohe Personalkosten mit steigender Mitarbeiterqualifikation (Spezialisten)
Nennen Sie verschiedene Stellenarten
Linienstellen:
- Leitungsstellen
- Ausführungsstellen
Unterstützende Stellen:
- Stabsstellen (generalisiert/Assistenz & spezialisiert)
- Dienstleistungsstellen
Nennen Sie Koordinationsinstrumente
- Persönliche Weisungen
- Verfahrensrichtlinien und Standards
- Pläne
- Gemeinsame Werte
- Selbstabstimmung
- Preismechanismen / interne Märkte
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Koordination durch persönliche Weisungen
Vorteile:
- Leicht zu gestalten, da nur Entscheidungskompetenzen vorgegeben sind und die eigentliche Koordination im Einzelfall ad hoc erfolgt
- Ermöglicht eine äussert flexible Koordination
Nachteile:
- Je nach Koordinationsaufgabe ist eine relativ hohe Qualifikation der koordinierenden Leitungsstelle erforderlich.
- Leitungsstellen sind aufgrund anderer Führungsaufgaben nicht jederzeit in der Lage, erforderliche Koordinationsentscheidungen zu treffen
Sie beansprucht einen relativ hohen Teil der Managementkapazität und kann daher zur Überlastung von Leistungsstellen und zu mangel- hafter Koordination führen
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Koordination durch Selbstabstimmung
Vorteile:
- Entlastet Leitungsstellen bezüglich ihrer Koordinationsaufgaben
- Reduziert vertikale Kommunikation entlang der Dienstwege
- Kann Mitarbeiter, denen Koordinationsaufgaben und - kompetenzen übertragen werden, motivieren
Nachteile:
- Relativ hoher Zeitbedarf erforderlich
- Hohe fachliche und soziale Kompetenzen der betreffenden Mitarbeiter zur effizienten Bewältigung der Koordinationsaufgaben notwendig
- Einzel- und Bereichsinteressen können bezüglich übergeordneter Interessen dominieren und so zu einem unternehmensweiten Suboptimum führen
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Koordination durch Verfahrensrichtlinien
Vorteile:
- Verbessert die Arbeitseffizienz (v.A. wegen breiter Anwendung)
- Entlastet Leitungsstellen
- Reduziert den vertikalen und horizontalen Abstimmungsbedarf
- Erhöht die Ergebnisqualität und reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit
Nachteile:
- Erhöht die Gefahr einer unnötigen Bürokratisierung
- Kann zum Verlust von Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeiter führen
- Durch stures Anwenden der Verfahrensstandards kann die notwendige Flexibilität für situationsspezifische Lösungen verloren gehen
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Koordination durch Ziele und Pläne
Vorteile:
- Hohe Transparent bezüglich der Leistungserwartung
- Sichern eine hohe Effektivität und Effizienz bei der arbeitsteiligen Bewältigung von Aufgaben
- Ermöglichen eine systematische Überwachung und Steuerung des betrieblichen Geschehens durch Plan-Ist-Vergleiche
Nachteile:
- Hoher Zeit- und Kostenaufwand für die Vorauskoordination
- Gefahr der Bürokratisierung
- Dynamische Umwelten erschweren eine hohe Planungsqualität und Vorauskoordination
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Koordination durch interne Märkte
Vorteile:
- Fördert eine effiziente Leistungserbringung
- Erleichtert kosteneffizientes Mit- arbeiterverhalten durch externen Marktdruck und das Entstehen einer internen Kunden-Lieferanten-Kultur
- Ermöglicht gute Kosten- und Leistungstransparenz bezüglich der von den einzelnen Einheiten erbrachten Leistungen
- Entlastet die oberen Leitungsebenen von Koordinationsaufgaben
Nachteile:
- Hoher Aufwand für das Aushandeln und regelmässige Überprüfen der Verrechnungspreise
- Fördert Bereichsegoismen durch die Einführung marktwirtschaftlicher Koordinationsprinzipien
- Eine Vergleichbarkeit mit am externen Markt angebotenen Leistungen ist nicht immer gegeben
Nennen Sie die vier Klassifizierungen von Unternehmenskulturen
- Clan-Kultur: Zusammengehörigkeit und Teamwork, Betonung von Loyalität und persönlichen Bindungen, Mentor-Führungsstil, Engagement und Commitment als Ziel
- Adhocracy-Kultur:
Unternehmertum und Kreativität, Betonung von Flexibilität und Risiko, Innovativ- und risikofreudiger Führuntsstil, Innovation und Wachstum als Ziel - Hierarchie-Kultur:
Ordnung und Regeln, Standardisierung, Betonung von festgelegten Prozessen, Koordinations-Führungsstil, Stabilität und Sicherheit als Ziel - Markt-Kultur:
Wettbewerb und Leistungsorientierung, Betonung von Zielen und Produktivität, Leistungs- und Entscheidungsorientierter Führungsstil, Wettbewerbsvorteile und Marktführerschaft als Ziel
Nennen Sie die Einflussfaktoren von Leitungsspanne und Leitungstiefe
- Unternehmensgrösse
- Menschenbild/Führungsstil von Entscheidern
- Effizienz anderer Koordinationsinstrumente
- Qualifikation der Geführten
- Verfügbare Reaktionszeit
- Art und Komplexität der Aufgabe
- …
Erklären Sie das Homogenitätsprinzip
Nur solche Stellen zusammenfassen, die relativ ähnlich sind oder wegen ihrer Aufgaben starke Abhängigkeiten aufweisen (Koordinationsaufwand gering halten)
Erklären Sie das Beherrschungsprinzip
Nur so viele Stellen zusammenfassen, wie die Abteilungsleitung unter Berücksichtigung der jeweiligen Aufgabeninhalten, des Aufgabenumfangs und der Qualifikation der Stelleninhaber auch beherrschen kann (permanente Überlastung vermeiden)
Erklären Sie das Kongruenzprinzip der Organisation
Die Aufgaben, Befugnisse/Kompetenzen und Verantwortung (AKV) einer Stelle / Abteilung sollten möglichst übereinstimmen.
Aufgaben: Welche Ergebnisse sollen erzielt werden?
Befugnisse: Welche Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse sind nötig bzw. hilfreich um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen?
Verantwortung: Welche Verantwortung ist mit der Übernahme der Aufgaben verbunden?
Was macht das Einliniensystem aus?
Prinzip der Einheit der Auftragserteilung: Eine Einheit kriegt nur von der übergeordneten Einheit Weisungen.
Was macht das Mehrliniensystem aus?
Prinzip des kürzesten Weges (sog. Funktionsmeistersystem): Eine Einheit kann von mehreren übergeordneten Anweisungen erhalten
Nennen Sie Vor- und Nachteile des Einliniensystems
Vorteile:
- Eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten
- Gute Kontrollmöglichkeiten für jede einzelne Leitungsstelle
- Überschaubarkeit und Einfachheit des Leitungssystems
Schutz der Hierarchie vor Übergriffen Dritter
Nachteile:
- Hohe Belastung der Leitungsstellen mit Informations- und Weisungsaufgaben
- Lange und umständliche Weisungs- und Informationswege
- Starke Abhängigkeit nachgeordneter Stellen von der fachlichen Qualifikation und der natürlichen Autorität einzelner Leitungsstellen
- Gefahr der Bürokratisierung durch das sture Einhalten definierter Dienstwege
Nennen Sie Vor- und Nachteile des Mehrliniensystems
Vorteile:
- Hohe Qualität von Führungsentscheidungen durch fachliche Spezialisierung der Leitungsstellen
- Kurze Informations- und Entscheidungswege infolge direkter Kommunikation
- Eine Stelle kann durch unter- schiedliche spezialisierte Leitungsstellen gleichzeitig nach mehreren Dimensionen (z.B. Funktion, Produkt, Region) koordiniert werden
Nachteile:
- Gefahr von Kompetenzstreitigkeiten durch unscharfe Zuordnung von Auf- gaben, Zuständigkeiten und Verant- wortung
- Erschwertes Zurechnen von Verant- wortlichkeiten für Fehler
- Gefahr widersprüchlicher Weisungen unterschiedlicher Instanzen
Gefahr eines hohen Koordinationsaufwands zwischen Leitungsstellen
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Zentralisierung von Entscheidungsbefugnissen
Vorteile:
- Chance für eine hohe Kompatibilität von Entscheidungen
- Reduzierte Kompetenzkonflikte aufgrund klarer Unterstellungsverhältnissen und Verantwortlichkeiten
- Hohe Transparenz aller Entscheidungen an der Unternehmensspitze
- Eröffnet die Chance für schnell und kostengünstige Entscheidungen
Nachteile:
- Kann zur Überlastung der obersten Leitungsebene mit operativen Entscheidungen führen
- Erhöht die Gefahr qualitativ schlechter Entscheidungen
- Demotiviert nachgeordnete Leitungs- und Ausführungsstellen aufgrund fehlender Entscheidungsspielräume
- Unangemessene Entscheidungsgeschwindigkeit auf Kundenanforderungen oder Umweltanforderungen
Nennen Sie Vor- und Nachteile des Einliniensystems
Vorteile:
- Eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten
- Gute Kontrollmöglichkeiten für jede einzelne Leitungsstelle
- Überschaubarkeit und Einfachheit des Leitungssystems
Schutz der Hierarchie vor Übergriffen Dritter
Nachteile:
- Hohe Belastung der Leitungsstellen mit Informations- und Weisungsaufgaben
- Lange und umständliche Weisungs- und Informationswege
- Starke Abhängigkeit nachgeordneter Stellen von der fachlichen Qualifikation und der natürlichen Autorität einzelner Leitungsstellen
- Gefahr der Bürokratisierung durch das sture Einhalten definierter Dienstwege
Nennen Sie Vor- und Nachteile des Stab-Linien-Systems
Vorteile:
- Klare Verteilung von Zuständigkeiten und Kompetenzen
- Höhere Qualität von Führungsentscheidungen durch verbesserte Entscheidungsvorbereitungen
- Quantitative und qualitative Entlastung von Leitungsstellen bei der Vorbereitung von Entscheidungen
Nachteile:
- Einrichten und Unterhalten von Stabsstellen erzeugt Kosten
- Wertschöpfungsbeitrag von Stäben kann gering sein bzw. völlig fehlen
- Konfliktpotenziale dadurch, dass Führungsentscheidungen von Stäben vorbereitet, aber von den Linienstellen umgesetzt werden müssen
- Stäbe können aufgrund ihres Wissensvorsprunges beträchtlichen informellen Einfluss auf Führungsentscheidungen ausüben
Nennen Sie Vor- und Nachteile der funktionalen Organisation
Eindimensionale Spezialisierung nach Funktion (z.B. Marketing, Produktion, Verwaltung, etc.). Koordination hauptsächlich durch persönliche Weisungen, Pläne (Budgets), Selbstabstimmung und Programme. Einliniensystem und Entscheidungszentralisation. Vorteile durch Skaleneffekte und eindeutige Zuständigkeiten. Nachteile durch Überlastung der Unternehmensspitze, hohem Koordinationsbedarf infolge vieler Schnittstellen, und mangelnde Gesamtsicht der Funktionsbereiche.
Vorteile:
- Hohe Effizienz infolge von Erfahrungskurven- und Skaleneffekten durch Zusammenfassung gleicher oder ähnlicher Aktivitäten
- Klar abgegrenzte Aufgaben- und Verantwortungsbereiche
- Hohe Fachkompetenz des Personals infolge er Aufgabenspezialisierung
- Begrenzter Bedarf an fachlich spezialisierten Führungskräften
Nachteile:
- Hoher Koordinations- und Kommunikationsaufwand
- Geringes unternehmerisches Denken und Handeln infolge funktionaler Spezialisierung
- Geringe Kundenorientierung aufgrund fehlender Verantwortlichkeit der Funktionsbereich für Gesamtprozesse
- Hohe zeitliche Belastung der Unter- nehmensleitung mit koordinierenden Aufgaben und operativen Entscheidungen
Nennen Sie Vor- und Nachteile der divisionalen Organisation
Eindimensionale Spezialisierung nach Objekten (z.B. Produktegruppen, Kundengruppen, Marktregionen) im Einliniensystem. Koordination hauptsächlich durch Pläne, interne Märkte, Selbstabstimmung und Zentralbereiche. Ein- oder Mehrliniensystem, je nach Umfang und Weisunsgsbefugnissen der Zentralbereiche. Entscheidungsdezentralisation durch Center-Konzepte. Vorteile durch Marktnähe, strategische und strukturelle Flexibilität, und erhöhte Motivation und unternehmerisches Handeln. Sparten können auch gut separiert verkauft werden. Nachteile durch Spartenegoismus (Silodenken), und Verzicht auf weitere Skaleneffekte.
Vorteile:
- Gute Ausrichtung auf unterschied- liche Marktsegmente, Kundengrup- pen oder Marktregionen
- Schnelle Koordination- und Entscheidungsfindung und damit höhere Flexibilität auf Marktanforderungen
- Entlastung der Unternehmensleitung durch weitgehende Verlagerung von Verantwortung und Kompetenzen auf die Spartenleitung
- Hohe Motivation der Spartenleitung infolge Übertragung von unterneh- merischer Verantwortung und Befugnisse
Nachteile:
- Effizienzverluste durch relativ geringe Nutzung funktionaler Spezialsierungs- vorteile
- Gefahr des Spartenegoismus und kurzfristiger Gewinnorientierung
- Hoher Aufwand infolge interner Verrechnungspreise sowie spartenspezifischer Erfolgsrechnung
- Höherer Bedarf an Führungskräften
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Matrix- bzw. Tensor-Organisation
Mehrdimensionale Spezialisierung nach Objekten und Funktionen. Koordination hauptsächlich durch Pläne, interne Märkte, Selbstabstimmung und Zentralbereiche. Mehrliniensystem mit Entscheidungsdezentralisation durch Selbstabstimmung. Vorteile durch kurze Kommunikationswege, Entlastung der Unternehmensspitze und fachlich ausgewogene Problemlösungen. Nachteile durch unklare Zuständigkeiten, Komplexität und hohe Kosten. Matrixorganisation hat zwei Dimensionen, Tensororganisation >= 2 Dimensionen.
Vorteile:
- Bietet gute Chance auf fachlich ausgewogene Problemlösungen durch institutionalisierten Zwang zur Berücksichtigung mehrerer Blickrichtungen
- Ermöglicht den Aufbau spezifischer Kompetenzen bei gleichzeitiger Nutzung funktionaler Spezialisierungsvorteile
- Erlaubt kurze Kommunikationswege durch Mehrlinienprinzip
- Entlastet die oberste Leitungsebene von Entscheidungs- und Kontrollaufgaben im operativen Bereich
Nachteile:
- Gefahr von Ineffizienzen durch hohe Kommunikationsintensität und langwierige Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse
- Aufwändige und dennoch unscharfe Regelung von Zuständigkeiten
- Neigung zu sachlich zweitklassigen Kompromisslösungen
- Probleme bei der Zurechnung von Misserfolgen
- Unsicherheit der Matrixschnittstellen insbesondere hinsichtlich Zuständigkeiten infolge Mehrfachunterstellung
Nennen Sie Vor- und Nachteile der Holdingorganisation
Eindimensionale Spezialisierung nach Objekten. Koordination hauptsächlich durch Pläne, interne Märkte, Selbstabstimmung und Zentralbereiche. Mehrliniensystem. Umfang der Entscheidungsdelegation von der Holdingform abhängig. Vorteile durch strategische und strukturelle Flexibilität, Zustandekommen von Kooperationen, und der Förderung von unternehmerischem Handeln, Motivation und Innovationskraft. Nachteile durch die Gefahr von Bürokratisierung, Tendenz zum Spartenegoismus (Silodenken) und mangelnden Skaleneffekten.
Vorteile:
- Hohe, strategische und strukturelle Flexibilität durch einfache Ein- und Ausgliederung rechtlich selbständiger Einheiten
- Ermöglicht das Realisieren von Synergie- und Skaleneffekten
- Entlastet die oberste Leitungsebene durch Delegation von Verantwortung auf Tochtergesellschaften
- Erlaubt die Nutzung vorteilhafter gesellschafts- und steuerrechtlicher Regelungen
- Bietet gute Haftungsbegrenzung auf rechtlich selbständige Einheiten
Nachteile:
- Konfliktpotenzial zwischen Muttergesellschaft und wirtschaftlich abhängigen Tochtergesellschaften
- Erhöht die Gefahr zunehmender, nicht wertsteigender Bürokratisierung durch umfangreiche Planungs- und Kontrollaktivitäten der Konzernzentrale
- Erhöhte Kosten durch die rechtliche Selbständigkeit der Tochtergesellschaften
- Ungenutzte Grössen- und Synergiepotenziale durch weitgehende Autonomie der Einzelgesellschaften
Nennen Sie die vier verschiedenen Center-Konzepte
Cost-Center (z.B. Forschung, Recht, … ): Unternehmensinterne Leistungsempfänger mit Verantwortung zur Einhaltung definierter Kostenbudgets
Revenue-Center (z.B. regionale Vertriebsgesellschaften): Weitgehende Freiheit bei der Wahl der absatzpolitischen Instrumente bei gegebenen Produkten mit Verantwortung zur Erreichung von Erlöszielen
Profit-Center (z.B. Objektstrukturierte Bereiche mit Entscheidungsbefugnis für Beschaffung, Produktion und Vertrieb): Weitgehender Einfluss auf erfolgskritische Faktoren (Kosten und Erlöse) mit Verantwortung für Gewinn
Investment-Center (z.B. Objektstrukturierte Bereiche mit Entscheidungsbefugnis für Beschaffung, Produktion und Vertrieb): Wie Profit-Center doch mit Einfluss auf die Verwendung des Gewinns mit Verantwortung für Rendite
Nennen Sie die verschiedenen Konzernarten der Holdingorganisation
Gleichordnungskonzern: Zusammenfassung von mindestens zwei voneinander unabhängigen Unternehmen unter einheitliche Leitung, ohne dass zwischen diesen ein Abhängigkeitsverhältnis besteht
Unterordnungskonzern: Zusammenfassung eines herrschenden und mindestens eines abhängigen Unternehmens unter der einheitlichen Leitung des herrschenden Unternehmens. Dabei gibt es:
- Faktischer Konzern: Basiert auf Stimmrecht aus Mehrheitsbeteiligung
- Vertragskonzern: Basiert auf Beteiligungsvertrag
- Eingliederungskonzern: Basiert auf Beteiligung von mind. 95% am Grundkapital
Nennen Sie die drei Grundformen der Holdingorganisation
Finanzholding: Führungsanspruch rein finanziell mit Bereitstellung von Kapital und dem Ziel von Rendite. Meist Unternehmen nicht verwandter Geschäftsfelder.
Strategische Holding: Führungsanspruch finanziell und strategisch mit Bereitstellung von Zentralfunktionen und dem Ziel von Effizienz und Nutzung von Synergiepotenzialen. Meist Unternehmen verwandter Geschäftsfelder.
Operative Holding: Führungsanspruch finanziell, strategisch und operativ mit Bereitstellung von Hauptfunktionen (HR, Controlling, … ) und Detailzielen und dem Ziel von Ergebnisoptimierung über alle Geschäfte. Meist Unternehmen identischer Geschäftsfelder.
Nennen Sie die Vor- und Nachteile von Organigrammen
Organigramme gibt es in:
- Vertikaler Pyramidenform
- Horizontaler Pyramidenform
- Säulenform
- Ringsegmentform
Vorteile:
- Ermöglicht schnellen Überblick über die Aufbauorganisation
- Leicht verständlich, da weitgehend selbsterklärende Darstellung
- Vielseitig einsetzbar
Nachteile:
- Meist stark vereinfachte Darstellung organisatorischer Strukturen
- Dokumentiert lediglich die formalen Strukturen, die oft nicht die tatsächlichen Macht- und Einflussstrukturen widergeben
- Erzeugt mit zunehmendem Detaillierungsgrad einen hohen Aufwand für die Erstellung und Aktualisierung
- Schlechtere Übersichtlichkeit mit zunehmendem Detaillierungsgrad
Nennen Sie die Vor- und Nachteile von Stellenbeschreibungen
Vorteile:
- Schafft gute Transparenz bezüglich Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten einer Stelle
- Reduziert aufgrund der hohen Transparenz und Verbindlichkeit die Wahrscheinlichkeit von Kompetenz- konflikten
- Vereinfacht das Ausschreiben von Stellen und Einarbeiten neuer Mitarbeiter
- Schafft objektive Grundlage für Entgeltvereinbarung und Leistungsbeurteilung
Nachteile:
- Hoher Aufwand durch die Erstellung und laufende Aktualisierung
- Aufgrund des fehlenden Wertschöpfungsbeitrags der Dokumentation erhöht sich die Gefahr von Überorganisation und Bürokratisierung
- Kann die Einstellung und das Verhal- ten der Mitarbeiter zum «Dienst nach Vorschrift» und zur Ablehnung nicht schriftlich fixierter Aufgaben fördern
Nennen Sie die Vor- und Nachteile von Funktionsdiagrammen (RACI-Matrix)
Vorteile:
- Ermöglicht einen kompakten Über- blick über das Zusammenwirken von verschiedenen Stellen
- Erleichtert das Erkennen von Auf- gaben- und Kompetenzüberschneidungen sowie von fehlenden oder unzureichenden Regelungen bezüglich Aufgaben, Kompetenzen, Informationsrechten und -pflichten
- Vergleichsweise geringer Aufwand für Erstellung und Pflege
- Gute Verständlichkeit
Nachteile:
- Mit zunehmendem Detaillierungsgrad von Aufgaben, Stellen und Kompetenzen erhöht sich die Gefahr der Unübersichtlichkeit
- Bietet i.d.R. keine vollständige Aufgabenbeschreibung einer Stelle
- Erlaubt keine Übersicht differenzierter Regelungen hinsichtlich der Verantwortung
- Gibt keine Auskunft darüber, ob die zur erfolgreichen Bewältigung der Aufgaben benötigten Fähigkeiten an den jeweiligen Stellen vorhanden sind
Nennen Sie die Vor- und Nachteile von Organisationsanweisungen
Vorteile:
- Schafft verbesserte Verbindlichkeit schriftlicher Anweisungen
- Bietet hohe Transparenz geltender Regelungen für Betroffene
- Vereinfacht aufgrund der guten Transparenz die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Nachteile:
- Hoher Aufwand für Erstellung und laufende Aktualisierung
- Mit zunehmendem Umfang und Detaillierungsgrad der Anweisungen wächst die Gefahr von Überorganisation und Bürokratisierung sowie Demotivation der Mitarbeiter
- Mit zunehmendem Umfang an Anweisungen erhöht sich das Risiko, dass deren Existenz und Inhalte bei den jeweiligen Adressaten nicht bekannt sind bzw. von ihnen nicht berücksichtigt werden
