3. Control Flashcards
¿Qué es el control?
Proceso en donde se consolida todo lo visto en planificación y organización, se asegura que los trabajos que estemos realizando sean conforme lo previsto, de esa manera poder detectar errores y solucionarlos a tiempo.
Describe las características del control efectivo
Es menos costoso en tiempo, dinero y esfuerzo. (Que al momento de optener datos no interrumpa su productividad) Además tiene que dar una visibilidad adecuada (Obtención de datos mínimos necesarios que nos informen lo suficiente) y periódica (tener los datos a tiempo para hacer acciones correctivas).
¿Cuáles son algunos elementos a controlar?
Recursos, tiempo, calidad y cantidad.
¿Cuáles son los niveles de control?
- Control de Gestión
- Control Financiero
- Control de Operaciones
- Control de Calidad
¿Cuál es el control por gestión?
Actividades administrativas ue se dan en todos los niveles, pero se focaliza en niveles superiores y medios de la organización.
Incluye elementos de largo plazo.
Ejemplo: las ventas (se revisan cada mes los niveles superiores), objetivos.
¿Cuál es el control financiero?
Es importante para la toma de decisiones porque proporciona información financiera y contable.
Da la capacidad a la organización de pagar deudas y disponer de fondos suficientes para financiar su operación administrativa.
Ejemplo: para solocitar un crédito.
¿Cuál es el control de operaciones?
Controla que las actividades principales de la empresa se estén desarrollando de acuerdo con lo planeado, se da en los niveles inferiores y medio de la organización y son medibles a corto plazo. Suele estar estandarizado (periódico).
Ejemplo: Asistencias, avance de obra, etc.
¿Cuál es el control de calidad?
Es la actividad principal de la empresa para cumplir parámetros de calidad, y toma en cuenta al personal de producción (capacitación, ambiente de trabajo, entrenamiento).
Cómo es el control por excepción?
Un control de situaciones repetitivas que son resueltos por mandos medios y de primera linea, que no revasen los límites de su normalidad (en función de la estadística).
Se da a través de un comporamiento estándar y detecta parámetros que se cargen a un límite para poder hacer correcciones a tiempo.
Cuáles son los pasos del control por excepción?
- Selección de área
- Establecer parámetros
- Seguimiento
- Medición
- Comparativa
- Revisión
- Aplicación de acciones correctivas
En el control por excepción, a qué se refiere con selección de área
En identificar cuales son las minorías que tienen mayor impacto en los resultados de la empresa para poder comenzar por ahí.
En el control por excepción, a qué se refiere con el establecimiento de parámetros
Con tener claro cantidad y tiempo, ser específico, ser claros y mensurables para que puedan ser cuantificados.
Características de los parámetros a medir:
- Costo de obtención de datos
- Valor potencial para la administración
- Periodo de tiempo entre las observaciones
- Disponibilidad de la medida
- Bondad estadística de las medidas
Ejemplos de parámetros a medir en las construcción:
- Volumen anual de ventas
- Costo Indirecto de opereación
- Rendimiento de mano de obra
- Rendimiento de equipo
- Volumen de obra ejecutada
- Horas extra
En el control por excepción, a qué se refiere con el seguimiento?
Que se debe de medir constantemente para que se garantice una buena investigación de causas.
El conocimiento de una desviación nos permite minimizar sus consecuencias.
En el control por excepción, cómo se da la medición?
Con levantamientos de datos de actividades que sean repetitivas o con referencia (a la planeación), y plasamandolas en hojas de medición que se van llenando sobre la marcha.
En el control por excepción, a qué se refiere con la comparativa.
Es el proceso más sencillo en el control, ya que se comparan los resultados medidos con lo proyectado, si hay discrepancias se hacen correcciones.
Después de la comparativa se realiza una revisión y proyección de parámetros, a qué se refiere eso?
En función de la información obtenida se proyectan datos a futuro en relación a lo planeado, lo que permite detectar rangos que sean de cuidado o emergencia.
En el control por excepción, a qué se refiere con la evaluación?
Es la parte en donde se compara la meta con el resultado y se identifica la causa real de la varianción si existiera una.
En el control por excepción, a qué se refiere con la aplicación de acciones correctivas?
Implican un cambio en las actividades o en las normas de la empresa que corrigan el procedimiento y retomar el control del proceso.
Herramientas para poder determinar la causa de las desviaciones:
- La gráfica de pez: hay 5 posibles causas o variables que afectan el proceso:
- Método
- Máquinas
- Materiales - Mano de Obra
- Medio ambiente
- Los 5 por qués: Preguntarnos 5 veces el porqué de las cosas para llegar a la raiz.
De qué manera se realiza el registro del control?
A través de formatos que contengan todos los datos e información necesaria que alimenten la estadística y garantizar un buen seguimiento.
¿Cuáles son las partes de una hoja de procesos?
- Objetivo
- Alcance
- Responsables
- Políticas de operación
- Diagrama de flujo
- Descripción de actividades
- Medición de Control
- Glosario
- Bitácora de cambios
- Información adicional
¿Qué es un diagrama de flujo?
Es una representación gráfica de actividades que permite establecer visualmente un proceso, ayudándo a darle estructura a sus variables y procesos.
