2. Upravljanje DG

Question 1

Obveza TJV sustavnog upravljanja dokumentarnim gradivom. (Što je tijelo javne vlasti dužno?) (5)

Answer 1

1. osigurati da JDG koje posjeduje bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu
2. osigurati prostore za odlaganje i čuvanje JDG
3. osigurati pretvorbu AG u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik
4. utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog JDG u digitalnom obliku
5. obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama gradiva i omogućiti mu uvid u stanje gradiva

Question 2

Nedjeljivost javnog arhivskog gradiva stvaratelja?

Što je arhivski fond i može li se dijeliti i spajati?

Answer 2

= cjelina gradiva nastala djelovanjem i radom jednog stvaratelja i U PRAVILU se ne može dijeliti

• DG se može dijeliti ili spajati zbog:
  1. promjene unutarnjeg ustrojstva stvaratelja,
  2. prenošenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaratelja,
  3. preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja

UZ prethodno mišljenje nadležnog drž. arhiva

Question 3

Tko donosi odluku o podjeli ili spajanju DG i što je dužan učiniti?

Answer 3

• TJV ili osoba UZ prethodno mišljenje NDA

- dužna utvrditi korisnika za svaki dio podijeljenog ili spojenog DG, koji preuzima obvezu zaštite i čuvanja gradiva

Question 4

Zbog kojih razloga se gradivo može pretvoriti u digitalni oblik? (3)

Answer 4

• zaštite
• dostupnosti
• u druge svrhe

Question 5

Uvjeti pretvorbe dokumentarnog gradiva u digitalni oblik. (5)

Answer 5

1. sačuvana sva bitna svojstva, sastavnice, učinci i uporabivost izvornog gradiva (očuvana cjelovitost gradiva)
2. izvršena na način koji jamči da nije obavljeno neovlašteno i nedokumentirano dodavanje, mijenjanje ili uklanjanje svojstva gradiva ili podataka
3. obavljena u skladu s utvrđenim pravilima i primjereno dokumentirana kako bi se moglo osigurati i provjeriti ispravnosti i kakvoća pretvorbe
4. ako je gradivo predmetom zaštite autorskog prava, da je pretvorba izvršena uz poštivanje tih propisa
5. u skladu s drugim propisima kojima se uređuju uvjeti i postupci pretvorbe određenih vrsta DG

–> tek onda je istovrijedno izvornom gradivu

Question 6

Što tijelo javne vlasti mora učiniti prije pretvorbe gradiva u digitalni oblik?

Answer 6

• ishoditi Potvrdu o sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva te osigurati redovitu provjeru sukladnosti od HDA
• -> HDA je dužan obaviti provjeru sukladnosti najmanje 1x u 2 god.

Question 7

Tko podmiruje troškove izdavanja potvrde i provjere sukladnosti?

Answer 7

• TJV ili osoba koja je podnijela zahtjev

Question 8

Uporabivost javnog dokumentarnoga gradiva.

Answer 8

• TJV dužno je osigurati da JDG bude u obliku prikladnom za uporabu i pouzdanu pretvorbu u digitalni oblik radi:
• njegova čuvanja,
• predaje arhivu,
• ponovne uporabe
• moraju osigurati cjelovitost gradiva, a ispravci i dodavanje podataka (na koje fizičke i pravne osobe imaju pravo na temelju drugih propisa) mogu se obaviti samo na način koji omogućuje pouzdan naknadni uvid u to koji su podaci ispravljeni ili dodani

Question 9

Popis JDG s rokovima čuvanja kod TJV

Answer 9

• TJV u popisu treba odrediti za svako područje djelatnosti ili vrstu poslova:
• dokumente i vrste dokumenata koji nastaju
• oblik i rok čuvanja kod samog stvaratelja

Question 10

Tko i kako odobrava popise s rokovima čuvanja TJV?

Answer 10

• nadležni drž. arhiv, rješenjem

koji može naknadno i izmijeniti pojedine rokove čuvanja

Question 11

Kada je TJV dužno predati popis cjelokupnoga gradiva i kome?

Answer 11

• TJV dužno je nadležnom drž. arhivu dostaviti popise, ispravke i dopune popisa DO KRAJA GODINE ZA PRETHODNU GODINU
  osim ako nadležni drž.arhiv nije na njihov zahtjev odobrio dulji rok

Question 12

Što sadrže popisi cjelokupnog gradiva? (7)

Koji su izuzetci?

Answer 12

1. podaci koji identificiraju jedinice gradiva
2. vrijeme nastanka
3. količina gradiva
4. vrsta gradiva
5. oblik gradiva
6. stvaratelj
7. dostupnost i moguća ograničenja u korištenju

• ako je dokumentacija koja se neće trajno čuvati,
  nadležni drž. arhiv može odobriti da se za pojedine cjeline ne dostavljaju podaci ili samo zbirni podaci
• ako ima gradivo koje je protivno odredbama drugog zakona, onda se navode identifikator i samo oni podaci koji ne krše odredbe drugog zakona

Question 13

Kada se izlučuje i uništava JDG?

Answer 13

• u fizičkom obliku može se izlučiti i uništiti:
• ako su protekli rokovi čuvanja
• ako nema značenja za tekuće poslovanje
• ako nema svojstvo arhivskog gradiva ili kulturnog dobra
• pretvoreno u digitalni: fizičko gradivo se može izlučiti i uništiti I PRIJE isteka rokova

Question 14

Tko tijelu javne vlasti odobrava uništavanje JDG i kako?

Answer 14

• nadležni drž. arhiv odobrava rješenjem

Question 15

Što je TJV dužno učiniti prilikom uništavanja JDG? (3)

Answer 15

• osigurati zaštitu tajnosti podataka
• onemogućiti neovlašteni pristup osobnim podacima
• poštivati propise kojima se uređuje autorsko pravo (ako je predmet zaštite autorskog prava)

Question 16

Što se događa kada stvaratelj ili posjednik gradiva prestane djelovati?

Answer 16

• tijelo koje donese akt o prestanku rada dužno je odrediti drugo TJV ili pravnu osobu kao posjednika
  ili osigurati uvjete i sredstva za čuvanje i zaštitu gradiva