2 Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. Flashcards
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O que é PROCESSO ADMINISTRATIVO
- Junção de certas funções que estão interrelacionadas e que têm o objetivo de atingir determinado resultado para a organização.
- 4 funções básicas: Planejamento, Organização, Direção e Controle.
P O D C
O que é a função PLANEJAMENTO
- Principal das funções administrativas
- Define os objetivos da organização, traça as diretrizes que serão seguidas pela organização.
- Trabalha com o futuro da empresa e traça o caminho a ser seguido para o alcance dos OBJETIVOS.
O que é a função ORGANIZAÇÃO
- Trata da alocados os RECURSOS necessários para atingir os objetivos
- Verifica quais recursos humanos, materiais, de tempo, entre outros que serão necessários.
- Define cargos e funções
O que é a função DIREÇÃO
- Relacionada ao COMANDO, LIERANÇA e MOTIVAÇÃO da equipe para alcancar os objetivos.
- Aspectos: influência, comunicação e orientação (treinamento).
- Aqui aloca-se o funcionário
O que é a função CONTROLE
- Acompanhamento e monitoramento da execução das atividades a fim de garantir que estejam de acordo com o planejado.
- Corrige os eventuais desvios.
Quais são os NÍVEIS ORGANIZACIONIAS de uma empresa
1 - Institucional (Estratégico):
- principais dirigentes e principais decisões
- orientado para a organização como um todo e para o futuros
- definição das metas e objetivos gerais
2 - Tático (Gerencial/Departamental):
- hierarquicamente subordinado ao institucional
- formuladas as estratégias funcionais
- gerentes de divisões ou departamentos (decisões restritas às suas áreas)
3 - Operacional (Técnico):
- hierarquicamente subordinado ao intermediário
- execução das rotinas e tarefas
- programação das atividades básicas da organização. Ex: elaboração da folha de pagamento, o atendimento a clientes, a efetivação das vendas etc.
Cada nível organizacional tem um TIPO de PLANEJAMENTO, quais são eles
1 - Estratégico (institucional)
- genérico / organização como um todo
- longo prazo
- exige a elaboração de planos mais detalhados (táticos ou operacionais).
2 - Tático (departamental)
- abrange cada um dos departamentos ou divisões da organização
- médio prazo
- mais detalhado do que o planejamento estratégico
- ação departamental (foco, objetivos, etc)
- Operacional (técnico)
- tarefas que necessitam ser executadas
- bastante detalhado
- curto prazo
- rotina diária
Quais são os PAPEIS do ADMINISTRADOR segundo Mintzberg
- interpessoais: relacionamentos dentro e fora da organização
- informacionais: captação e disseminação de informações dentro e fora da empresa.
- decisão: tomada de decisão e a resolução de problemas
Obs: comumente realizados em conjunto e não são auto excludentes
Como se subdevide o PAPEL INTERPESSOAL
- Símbolo: representa a organização em suas relações
- Líder: representa a voz de comando e autoridade que conduz a equipe
- Ligação: rede de relacionamentos que faz a ligação entre as atividades, pessoas e setores com a organização e demais parceiros
Como se subdevide o PAPEL INFORMACIONAL
- Monitor: procura e recebe informações relacionadas à organização para entender o que está acontecendo dentro da organização
-Disseminador: repassa as informações que a organização deseja que seja de conhecimento dos funcionários. Além de trazer a informação do âmbito externo.
- Porta-voz: leva a informação de dentro da empresa para fora, transmitindo as decisões da empresa aos fornecedores, aos mercados e aos ambientes.
Como se subdevide o PAPEL de DECISÃO
- Empreendedor (entrepeneur): iniciador do planejamento a fim de se atingir alguma mudança
- Controlador de distúrbios: controle de situações desfavoráveis e conflitos que surgem
- Administrador de recursos: administra-se os recursos da organização, sejam eles materiais ou humanos
- Negociador: negociação com terceiros
Quais são as Habilidades Administrativas de Katz
1) Conceituais:
- > no nível estratégico
- relacionadas com atividades mais abstratas
- pensamento mais estratégico
- resolução de situações e cenários mais complexos
2) Humanas:
- > no nível tático
- foco: relacionamentos
- liderança e motivação são bastante demandadas
3) Técnicas:
- > no nível operacional
- atividade específica do gerente
- especificidades da atividade
Quais são as CARACTERÍSTICAS do Planejamento
- permanente
- concentra no futuro
- previsão
- racionalidade de tomada de decisões
- seleciona alternativas
- sistêmico
- iterativo (repetitivo / cíclico)
- age de forma antecipadamente estudada e decidida
- interage com as demais funções
- técnica de coordenação
Quais são os PRINCÍPIOS GERAIS do Planejamento
- Princípio da contribuição aos objetivos: visar aos objetivos máximos da empresa.
- Princípio da precedência do planejamento: uma função administrativa que vem antes das outras
- Princípio das maiores influência e abrangência: provocar uma série de modificações nas características e atividades da empresa
- Princípio das maiores eficiência, eficácia e efetividade: procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências
Quais são os PRINCÍPIOS ESPECÍFICOS do Planejamento
- Planejamento PARTICIPATIVO: o principal benefício do planejamento não é seu resultado final, mas o processo desenvolvido
- Planejamento COORDENADO: todos os aspectos devem ser projetados para atuar de interdependentemente, pois nenhuma parte ou aspecto de uma empresa pode ser planejado eficientemente se o for de maneira independente
- Planejamento INTEGRADO: todos os escalões devem ter seus planejamentos integrados.
- Planejamento PERNAMENTE: condição é exigida pela própria turbulência do ambiente empresarial, pois nenhum plano mantém seu valor e utilidade com o tempo
Quais são as FILOSOFIAS Planejamento de Ackoff
- Planejamento Conservador: Planejamento voltado para a estabilidade e para a manutenção da situação existente. As decisões são tomadas no sentido de obter bons resultados, mas não necessariamente os melhores possíveis
- Ambiente previsível e estável - Planejamento Otimizante: voltado para a adaptabilidade e INOVAÇÃO. Melhoria continua. Adaptação rápida.
- ambiente incerto e dinâmico - Planejamento Adaptativo: voltado para as CONTINGÊNCIAS e para o futuro. Eliminação das deficiências do passado. Ajusta-se às demandas ambientais e prepara-se para as futuras contingências.
- ambiente estável e dinâmico
Qual a diferença entre EFICIÊNCIA / EFICÁCIA / EFETIVIDADE
- eficiente: usando recursos de maneira prudente / COMO SE FAZ
- eficaz: alcançando os objetivos desejados / O QUE SE FAZ
- efetiva: tendo um impacto positivo global / RESULTADO BOM
– na admin. púb.= benefício população
Quais são as ETAPAS / FASES Planejamento Estratégico de acordo com Chiavenato
- Determinação dos Objetivos Empresariais:
- definição clara objetivos longo prazo
- Objetivos devem ser SMART (eSpecíficos, Mensuráveis, Atingível, Relevantes e Temporais) - Análise Ambiental Externa:
- identificação de oportunidades e ameaças fora da empresa (fOfA)
3 .Análise Organizacional Interna:
- identificar pontos fortes que podem ser alavancados e fraquezas que precisam ser mitigadas (FoFa)
- Formulação das Alternativas Estratégicas e Escolha da Estratégia Empresarial:
- criação de diversas alternativas estratégicas - Elaboração do Planejamento Estratégico:
- estratégia escolhida é detalhada em um plano estratégico
- define: objetivo / metas / indicadores / táticas / etc
- alocação de recursos e cronogramas. - Implementação por Meio de Planos Táticos e Planos Operacionais:
- plano estratégico é dividido em ações mais detalhadas
- atuação nas áreas funcionais específicas - Acompanhamento e Avaliação dos Resultados:
- monitorar o progresso em relação aos objetivos definidos
Quais são as ETAPAS / FASES Planejamento Estratégico de acordo com Djalma Oliveira
Fase I – Diagnóstico estratégico
- organização busca explicar como se encontra
- subdivide:
– Identificação da visão;
– Análise externa;
– Análise interna;
– Análise dos concorrentes
Fase II – Missão da empresa
- razão de ser da organização
- posicionamento frente à concorrência
- postura estratégica
Fase III – Instrumentos prescritivos e quantitativos
- como chegar à situação desejada.
– PRESCRITIVOS: explicitação do que deve ser feito para alcance dos propósitos estabelecidos, respeitando as macropolíticas e os valores da empresa, bem como as ações estabelecidas pelas macroestratégias.
– QUANTITATIVOS: projeções econômico–financeiras do planejamento orçamentário, que devem estar relacionadas à estrutura da organização
Fase IV – Controle e avaliação
- comparação do desempenho real com os objetivos
- avaliar os custos em relação aos benefícios
O que é a MISSÃO da organização
- plano permanente
- definição do próprio negócio
- razão de ser da organização
- compromisso e dever com a sociedade
O que é a VISÃO da organização
- temporal
- o que se idealiza para a organização
- maneira pela qual a organização deseja ser reconhecida no futuro
- intenção estratégica da empresa
- deve ser clara, explícita e motivadora
- explicita onde a organização pretende chegar.
- imagem com a qual ela se vê no futuro
O que são os VALORES da organização
- dizem como seus funcionários e gestores devem se comportar e fazer negócios
- correspondem aos atributos e às virtudes prezados pela organização
- norteadorres das ações e comportamentos da cultura da organização
O que é o NEGÓCIO da organização
- setor em que a empresa atua
- caminhos que a empresa deverá seguir
O que são os OBJETIVOS da organização
- valores e as finalidades da organização
- onde se pretende chegar
- posição ou situação que a organização quer atingir
Quais são os TIPOS de OBJETIVOS encontrados em uma organização
- Estratégicos ou globais: objetivos mais amplos do negócio. Ex: lucro
- Táticos ou departamentais: específicos de cada unidade organizacional. Ex: volume de produção
- Operacionais: limitados a cada cargo ou tarefa. Ex: tempo médio da tarefa
Segundo Oliveira (2023), COMO os objetivos organizacionais devem ser
- hierárquicos,
- realistas,
- consistentes,
- claros,
- entendidos,
- desafiadores,
- motivadores e
- tangíveis
ou
SMART (eSpeçificos / Mensurável / Atingível / Relevante / Temporal)
O que é PES - Planejamento estratégico situacional (participativo)
- elaborado pelo chileno Carlos Matus
- acontece como se fosse um “jogo social” (qualquer situação envolvendo pessoas em processo de planejamento, negociação e conflito)
- existem perspectivas diferentes e há jogos parciais que formam um grande contexto
- regras do jogo vão se alternando durante o jogo
- recursos estão distribuídos entre todos e cada ATOR SOCIAL tem uma força acumulada
O que é um ATOR SOCIAL
- pessoa, grupo ou organização que possui algum projeto ou controla algum recurso para o jogo
- tem forças e é capaz de produzir ação
- tem sua própira visão da realidade.
- é quem fará uma análise (subjetiva) dos resultados do planejamento
Quem são os Atores de Políticas Públicas de acordo com Leonardo Secchi
- indivíduos, grupos ou organizações que desempenham um papel na arena política.
- capacidade de influenciar, direta ou indiretamente, quais problemas entram na agenda, o conteúdo e os resultados da política pública
- atores individuais: políticos, burocratas, magistrados, etc.
- atores coletivos: partidos políticos, grupos de interesse, organizações da sociedade civil.
Como se UTILIZA a Matriz GUT
1) Cada elemento é dividido em cinco subgrupos que recebem uma nota (máximo 5), de acordo com o seu impacto (imagem anexo).
2) multiplica-se cada critério
3) classifica-se o problema
4) prioriza-se o incidente que deve ser solucionado o mais brevemente possível.
OBS: + alto número, > o problema
Como é possível CATEGORIZAR cada produto na Matriz BCG
a) Estrela:
- altas parcelas no mercado e altas taxas de crescimento do mercado
- produtos de empresas com uma grande participação de um mercado em rápido crescimento
- corporação deve investir substancialmente nela.
b) Vacas Leiteiras:
- grande participação no mercado que cresce cada vez menos e em estágio de maturidade
- produtos de empresas com uma grande participação de um
mercado de crescimento lento
- investir em outros negócios dentro da empresa que possam ter taxas de crescimento mais elevadas.
c) Pontos de interrogação:
- baixas parcelas do mercado, mas com altas taxas de crescimento
- produtos de empresas com uma pequena parcela de um mercado em rápido crescimento.
d) Abacaxi ou cachorros:
- baixa participação de mercado em setores com baixa taxa de crescimento.
- produtos de empresas com uma pequena participação de um mercado de crescimento lento
- crescimento lento muitas vezes não é rentável.
O que é a Análise PESTEL
- metodologia para avaliar e compreender os fatores EXTERNOS que podem influenciar o andamento de uma empresa
a) Político: grau de intervenção do governo na economia e incluem políticas fiscais, regulações trabalhistas, acordos comerciais entre países, mudança do governo, e guerras e conflitos.
b) Econômico: afetam diretamente a rentabilidade da empresa, como o sistema de tributação, juros, inflação, câmbio e a própria economia local.
c) Social: diferenças culturais e demográficas do macroambiente da empresa, como a taxa de crescimento populacional, as novas tendências de vida, os padrões de compra por parte dos consumidores e os conflitos culturais.
d) Tecnológico: tratam sobre a importância de se adequar as rápidas evoluções da tecnologia, como o investimento em pesquisa, desenvolvimento e inovação
e) Ambiental: a sustentabilidade, as regulações ambientais e a gestão e redução de resíduos e gases poluentes.
f) Legal: entendimento em relação às legislações do território em que atuam.
O que é Balanced Scorecard (BSC)
- sistema de controle gerencial que equilibra as medidas financeiras tradicionais com as medições operacionais relacionadas aos fatores de sucesso crítico da empresa
- fornece uma visão equilibrada e holística do desempenho da organização
- podem obter um melhor desempenho se alinharem seus esforços estratégicos, abordando a estratégia a partir de quatro perspectivas complementares:
a) financeira: atividades que contribuam para melhorar o desempenho financeiro de curto e de longo prazos.
b) clientes: foca retenção e a satisfação dos clientes
c) processos internos: foco na produção e nas estatísticas de operação
d) aprendizado e crescimento: de que forma recursos e o capital humano estão sendo gerenciados
