2 Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. Flashcards
topico 2 edital
O que é PROCESSO ADMINISTRATIVO
- Junção de certas funções que estão interrelacionadas e que têm o objetivo de atingir determinado resultado para a organização.
- 4 funções básicas: Planejamento, Organização, Direção e Controle.
P O D C
O que é a função PLANEJAMENTO
- Principal das funções administrativas
- Define os objetivos da organização, traça as diretrizes que serão seguidas pela organização.
- Trabalha com o futuro da empresa e traça o caminho a ser seguido para o alcance dos OBJETIVOS.
O que é a função ORGANIZAÇÃO
- Trata da alocados os RECURSOS necessários para atingir os objetivos
- Verifica quais recursos humanos, materiais, de tempo, entre outros que serão necessários.
- Define cargos e funções
O que é a função DIREÇÃO
- Relacionada ao COMANDO, LIERANÇA e MOTIVAÇÃO da equipe para alcancar os objetivos.
- Aspectos: influência, comunicação e orientação (treinamento).
- Aqui aloca-se o funcionário
O que é a função CONTROLE
- Acompanhamento e monitoramento da execução das atividades a fim de garantir que estejam de acordo com o planejado.
- Corrige os eventuais desvios.
Quais são os NÍVEIS ORGANIZACIONIAS de uma empresa
1 - Institucional (Estratégico):
- principais dirigentes e principais decisões
- orientado para a organização como um todo e para o futuros
- definição das metas e objetivos gerais
2 - Tático (Gerencial/Departamental):
- hierarquicamente subordinado ao institucional
- formuladas as estratégias funcionais
- gerentes de divisões ou departamentos (decisões restritas às suas áreas)
3 - Operacional (Técnico):
- hierarquicamente subordinado ao intermediário
- execução das rotinas e tarefas
- programação das atividades básicas da organização. Ex: elaboração da folha de pagamento, o atendimento a clientes, a efetivação das vendas etc.
Cada nível organizacional tem um TIPO de PLANEJAMENTO, quais são eles
1 - Estratégico (institucional)
- genérico / organização como um todo
- longo prazo
- exige a elaboração de planos mais detalhados (táticos ou operacionais).
2 - Tático (departamental)
- abrange cada um dos departamentos ou divisões da organização
- médio prazo
- mais detalhado do que o planejamento estratégico
- ação departamental (foco, objetivos, etc)
- Operacional (técnico)
- tarefas que necessitam ser executadas
- bastante detalhado
- curto prazo
- rotina diária
Quais são os PAPEIS do ADMINISTRADOR segundo Mintzberg
- interpessoais: relacionamentos dentro e fora da organização
- informacionais: captação e disseminação de informações dentro e fora da empresa.
- decisão: tomada de decisão e a resolução de problemas
Obs: comumente realizados em conjunto e não são auto excludentes
Como se subdevide o PAPEL INTERPESSOAL
- Símbolo: representa a organização em suas relações
- Líder: representa a voz de comando e autoridade que conduz a equipe
- Ligação: rede de relacionamentos que faz a ligação entre as atividades, pessoas e setores com a organização e demais parceiros
Como se subdevide o PAPEL INFORMACIONAL
- Monitor: procura e recebe informações relacionadas à organização para entender o que está acontecendo dentro da organização
-Disseminador: repassa as informações que a organização deseja que seja de conhecimento dos funcionários. Além de trazer a informação do âmbito externo.
- Porta-voz: leva a informação de dentro da empresa para fora, transmitindo as decisões da empresa aos fornecedores, aos mercados e aos ambientes.
Como se subdevide o PAPEL de DECISÃO
- Empreendedor (entrepeneur): iniciador do planejamento a fim de se atingir alguma mudança
- Controlador de distúrbios: controle de situações desfavoráveis e conflitos que surgem
- Administrador de recursos: administra-se os recursos da organização, sejam eles materiais ou humanos
- Negociador: negociação com terceiros
Quais são as Habilidades Administrativas de Katz
1) Conceituais:
- > no nível estratégico
- relacionadas com atividades mais abstratas
- pensamento mais estratégico
- resolução de situações e cenários mais complexos
2) Humanas:
- > no nível tático
- foco: relacionamentos
- liderança e motivação são bastante demandadas
3) Técnicas:
- > no nível operacional
- atividade específica do gerente
- especificidades da atividade
Quais são as CARACTERÍSTICAS do Planejamento
- permanente
- concentra no futuro
- previsão
- racionalidade de tomada de decisões
- seleciona alternativas
- sistêmico
- iterativo (repetitivo / cíclico)
- age de forma antecipadamente estudada e decidida
- interage com as demais funções
- técnica de coordenação
Quais são os PRINCÍPIOS GERAIS do Planejamento
- Princípio da contribuição aos objetivos: visar aos objetivos máximos da empresa.
- Princípio da precedência do planejamento: uma função administrativa que vem antes das outras
- Princípio das maiores influência e abrangência: provocar uma série de modificações nas características e atividades da empresa
- Princípio das maiores eficiência, eficácia e efetividade: procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências
Quais são os PRINCÍPIOS ESPECÍFICOS do Planejamento
- Planejamento PARTICIPATIVO: o principal benefício do planejamento não é seu resultado final, mas o processo desenvolvido
- Planejamento COORDENADO: todos os aspectos devem ser projetados para atuar de interdependentemente, pois nenhuma parte ou aspecto de uma empresa pode ser planejado eficientemente se o for de maneira independente
- Planejamento INTEGRADO: todos os escalões devem ter seus planejamentos integrados.
- Planejamento PERNAMENTE: condição é exigida pela própria turbulência do ambiente empresarial, pois nenhum plano mantém seu valor e utilidade com o tempo
Quais são as FILOSOFIAS Planejamento de Ackoff
- Planejamento Conservador: Planejamento voltado para a estabilidade e para a manutenção da situação existente. As decisões são tomadas no sentido de obter bons resultados, mas não necessariamente os melhores possíveis
- Ambiente previsível e estável - Planejamento Otimizante: voltado para a adaptabilidade e INOVAÇÃO. Melhoria continua. Adaptação rápida.
- ambiente incerto e dinâmico - Planejamento Adaptativo: voltado para as CONTINGÊNCIAS e para o futuro. Eliminação das deficiências do passado. Ajusta-se às demandas ambientais e prepara-se para as futuras contingências.
- ambiente estável e dinâmico
Qual a diferença entre EFICIÊNCIA / EFICÁCIA / EFETIVIDADE
- eficiente: usando recursos de maneira prudente / COMO SE FAZ
- eficaz: alcançando os objetivos desejados / O QUE SE FAZ
- efetiva: tendo um impacto positivo global / RESULTADO BOM
– na admin. púb.= benefício população
Quais são as ETAPAS / FASES Planejamento Estratégico de acordo com Chiavenato
- Determinação dos Objetivos Empresariais:
- definição clara objetivos longo prazo
- Objetivos devem ser SMART (eSpecíficos, Mensuráveis, Atingível, Relevantes e Temporais) - Análise Ambiental Externa:
- identificação de oportunidades e ameaças fora da empresa (fOfA)
3 .Análise Organizacional Interna:
- identificar pontos fortes que podem ser alavancados e fraquezas que precisam ser mitigadas (FoFa)
- Formulação das Alternativas Estratégicas e Escolha da Estratégia Empresarial:
- criação de diversas alternativas estratégicas - Elaboração do Planejamento Estratégico:
- estratégia escolhida é detalhada em um plano estratégico
- define: objetivo / metas / indicadores / táticas / etc
- alocação de recursos e cronogramas. - Implementação por Meio de Planos Táticos e Planos Operacionais:
- plano estratégico é dividido em ações mais detalhadas
- atuação nas áreas funcionais específicas - Acompanhamento e Avaliação dos Resultados:
- monitorar o progresso em relação aos objetivos definidos
Quais são as ETAPAS / FASES Planejamento Estratégico de acordo com Djalma Oliveira
Fase I – Diagnóstico estratégico
- organização busca explicar como se encontra
- subdivide:
– Identificação da visão;
– Análise externa;
– Análise interna;
– Análise dos concorrentes
Fase II – Missão da empresa
- razão de ser da organização
- posicionamento frente à concorrência
- postura estratégica
Fase III – Instrumentos prescritivos e quantitativos
- como chegar à situação desejada.
– PRESCRITIVOS: explicitação do que deve ser feito para alcance dos propósitos estabelecidos, respeitando as macropolíticas e os valores da empresa, bem como as ações estabelecidas pelas macroestratégias.
– QUANTITATIVOS: projeções econômico–financeiras do planejamento orçamentário, que devem estar relacionadas à estrutura da organização
Fase IV – Controle e avaliação
- comparação do desempenho real com os objetivos
- avaliar os custos em relação aos benefícios
O que é a MISSÃO da organização
- plano permanente
- definição do próprio negócio
- razão de ser da organização
- compromisso e dever com a sociedade
O que é a VISÃO da organização
- temporal
- o que se idealiza para a organização
- maneira pela qual a organização deseja ser reconhecida no futuro
- intenção estratégica da empresa
- deve ser clara, explícita e motivadora
- explicita onde a organização pretende chegar.
- imagem com a qual ela se vê no futuro
O que são os VALORES da organização
- dizem como seus funcionários e gestores devem se comportar e fazer negócios
- correspondem aos atributos e às virtudes prezados pela organização
- norteadorres das ações e comportamentos da cultura da organização
O que é o NEGÓCIO da organização
- setor em que a empresa atua
- caminhos que a empresa deverá seguir
O que são os OBJETIVOS da organização
- valores e as finalidades da organização
- onde se pretende chegar
- posição ou situação que a organização quer atingir
Quais são os TIPOS de OBJETIVOS encontrados em uma organização
- Estratégicos ou globais: objetivos mais amplos do negócio. Ex: lucro
- Táticos ou departamentais: específicos de cada unidade organizacional. Ex: volume de produção
- Operacionais: limitados a cada cargo ou tarefa. Ex: tempo médio da tarefa
Segundo Oliveira (2023), COMO os objetivos organizacionais devem ser
- hierárquicos,
- realistas,
- consistentes,
- claros,
- entendidos,
- desafiadores,
- motivadores e
- tangíveis
ou
SMART (eSpeçificos / Mensurável / Atingível / Relevante / Temporal)
O que é PES - Planejamento estratégico situacional (participativo)
- elaborado pelo chileno Carlos Matus
- acontece como se fosse um “jogo social” (qualquer situação envolvendo pessoas em processo de planejamento, negociação e conflito)
- existem perspectivas diferentes e há jogos parciais que formam um grande contexto
- regras do jogo vão se alternando durante o jogo
- recursos estão distribuídos entre todos e cada ATOR SOCIAL tem uma força acumulada
O que é um ATOR SOCIAL
- pessoa, grupo ou organização que possui algum projeto ou controla algum recurso para o jogo
- tem forças e é capaz de produzir ação
- tem sua própira visão da realidade.
- é quem fará uma análise (subjetiva) dos resultados do planejamento
Quem são os Atores de Políticas Públicas de acordo com Leonardo Secchi
- indivíduos, grupos ou organizações que desempenham um papel na arena política.
- capacidade de influenciar, direta ou indiretamente, quais problemas entram na agenda, o conteúdo e os resultados da política pública
- atores individuais: políticos, burocratas, magistrados, etc.
- atores coletivos: partidos políticos, grupos de interesse, organizações da sociedade civil.
Leonardo Secchi também distingue os atores em governamentais e não cgovernamentais. Quem são os GOVERNAMENTAIS
- Políticos: representantes da coletividade; possuem autoridade institucionalizada para a tomada de decisão; decidem quais políticas públicas serão implementadas
- Designados politicamente: cargos ocupados por pessoas indicadas pelos políticos eleitos (cargos de confiança / comissionados)
- Burocratas: funcionários que influenciam e afetam o processo de políticas públicas (concursados) e mantém a administração pública funcionando
- Juízes: interpretam e aplicam a lei
- Promotores públicos: defendem interesses difusos, representam a coletividade em ações penais, ações civis públicas e na instauração de inquéritos policiais.
Leonardo Secchi também distingue os atores em governamentais e não cgovernamentais. Quem são os NAO GOVERNAMENTAIS
- Grupos de interesse: grupo de pessoas organizadas voluntariamente que utiliza recursos para influenciar decisões e políticas públicas (sindicatos, colegiados, movimento feminista, etc)
- Partidos políticos: organizações formalmente constituídas em torno de um projeto político
- Meios de comunicação - mídia: têm o papel de ser difusor das informações e promover um controle sobre a atuação da esfera política e dos agentes públicos
- Think Tanks: são organizações de pesquisa e aconselhamento em políticas públicas.
- Policytakers: destinatários das políticas públicas
- Organizações do Terceiro Setor: são organizações privadas sem fins lucrativos que buscam atingir algum interesse coletivo.
O que é um PROGRAMA
- é uma intenção de pôr em prática alguma política pública, em determinado período de tempo, através de uma estrutura governamental institucionalizada
- duração: longa ou muito longa
- mostram quais são as prioridades das políticas
- agrupamento de um determinado número de projetos
- Ex: Programa “Bom Prato”
O que é um PROJETO
- esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK)
- caráter temporário
- início e um fim definidos
- possuem estruturas menos formais,
- não chegam a fazer parte integral da estrutura de funcionamento da administração pública
Como é o CICLO de POLÍTICAS PÚBLICAS
1) identificação e escolha de um problema público
2) elaboração e escolha de alternativas
3) implementação da política
4) monitoramento, avaliação e decisão de melhorias ou encerramento da política.
Qual a diferença entre MONITORAMENTO / AVALIAÇÃO / REVISÃO na políticas públicas
a) monitoramento:
- exame contínuo dos processos, produtos, resultados e impactos das ações realizadas
- informação mais simples e imediata
b) avaliação:
- julgamento, atribuição de valor e mensuração da política
- informação mais aprofundada e detalhada
c) revisão:
- atualização de programas
- proporcionar aderência à realidade de implementação das políticas públicas.
O que são Avaliações FORMAIS
- julgamentos (porque envolve valores) sistemáticos (porque se baseia em critérios e procedimentos previamente reconhecidos) dos processos ou dos produtos de uma política, programa ou projeto
- tendo como referência critérios explícitos, a fim de contribuir para o seu aperfeiçoamento, a melhoria do processo decisório, o aprendizado institucional e/ou o aumento da accountability (responsabilidade / transparência).
Quais são os MOMENTOS em que se realiza a avaliação formal
- ex ante: acontece antes da realização da política pública
- meio-termo (in itinere): ocorre quando as políticas estão sendo conduzidas
- ex post: ocorre quando a política pública já se encontra consolidada ou em fase final
O que é Avaliação EX ANTE
- abrange a análise dos custos e impactos de uma política antes de implementá-la.
- DUAS formas de análise:
a) Análise de Custo-Benefício (ACB):
- compara os custos despendidos com os benefícios alcançados
- considerada viável quando os benefícios gerados são maiores do que os custos.
- usa indicadores econômicos
- avaliação na perspectiva monetária para ambos os “lados”
b) Análise Custo-Efetividade (ACE)
- proporciona maior efetividade, que contempla o maior número de benefícios, em face dos recursos disponíveis
- recomendada sempre que houver dificuldade na estimativa dos benefícios desse programa em valores monetários.
- custos contabilizados como moeda, mas os benefícios são avaliados conforme o impacto que geraram.
- usa indicadores sociais
- análise de qual das alternativas gera o benefício esperado com o menor custo.
O que é Avaliação EX POST
- podem ser de
a) processo: estuda a fase de implementação de determinada política
b) impacto: estuda o efeito dos resultados de uma política.
Como a AVALIAÇÕES DE RESULTADOS pode ser subdividida
- Avaliação de Eficiência:
– relação entre os resultados e os custos envolvidos na execução de um projeto ou programa.
– metodologia de Análise Custo-Benefício (ACB) - Avaliação de Eficácia:
– grau de alcance dos objetivos e metas do projeto ou do programa
– analisar os resultados em termos dos efeitos e do impacto
O que nas AVALIAÇÕES DE IMPACTO se deferenciam das Resultados
- compreender os reflexos e os impactos da intervenção em contexto mais amplo
- apontam a efetividade de programas e projetos
- estabelece o grau de correspondência entre seus objetivos e resultados.
Como é feita a classificação da avaliação em Função da PROCEDÊNCIA da EQUIPE
a)Avaliação INTERNA:
- conduzida por membros da equipe responsável pela execução do programa.
- Desvantagem: viés na avaliação
- Vantagem: mais chance de promover as mudanças necessárias
b) Avaliação EXTERNA:
- realizada por consultores externos.
c) Avaliação MISTA:
- avaliações externas em contato direto com membros da própria equipe responsável pela execução do programa.
O que é Avaliação FORMATIVA e SOMATIVA
a) Somativa:
- subsidiar decisões sobre continuidade ou não de um programa/projeto, redimensionamento do público-alvo, mitigação de efeitos colaterais, etc.
- pode ocorrer tanto como avaliação intermediária como na ex-post.
- instrumento de gestão, de responsabilização e de aprendizagem organizacional.
b) Formativa (ou Retroalimentadora)
- ocorre antes ou durante a realização de uma política pública (diagnóstico parcial)
- dar subsídios à tomada de decisão em relação à estrutura e o desenho da política pública, adotando os ajustes necessários para a melhoria da gestão
- auxilia na atualização contínua das políticas
- foca na gestão e no funcionamento da política.
- promove um diagnóstico parcial e contextual e leva a decisões sobre o desenvolvimento da política, inclusive modificações e revisões
O que é Ambiente Organizacional
- É mundo humano, social, político e econômico em constante mudança do qual uma empresa “vive”
- Divide-se em 2 ambientes
a) ambiente geral (ou macroambiente):
– comum a todas as empresas
– constituído de um conjunto amplo e complexo de condições e fatores externos que envolve e influencia difusamente todas as empresas
b) ambiente de tarefa:
– específico e singular em cada empresa
– mais imediato e próximo da empresa
– constituído de empresas, instituições, grupos e indivíduos com os quais a empresa mantém interface e entra em interação direta para poder operar
– é quem fornece as entradas ou insumos de recursos e informações, bem como a colocação e distribuição de suas saídas (produtos ou serviços) ou resultados
– partes que são relevantes para que a empresa possa estabelecer e alcançar seus objetivos
Quais são as VARIÁVEIS ambientais (incontroláveis):
Tecnológicas;
Políticas;
Sociais;
Legais;
Demográficas;
Ecológica
Do que se trata a Ferramenta SWOT (FOFA no Brasil)
- acrônimo para:
– Strengths (Forças),
– Weaknesses (Fraquezas),
– Opportunities (Oportunidades) e
– Threats (Ameaças) - métodos de investigação social, seja no desenvolvimento de diagnósticos, no estudo organizacional ou na elaboração de planos.
- examina:
– ambiente interno da organização: forças e fraquezas
– ambiente externo: oportunidades e ameaças
O que significa cada PALAVRAS da análise SWOT (FOFA)
a) Forças (Strengths): Aspetos internos que dão vantagem ao projeto, como recursos, competências ou processos eficazes.
b) Fraquezas (Weaknesses): Aspectos internos que podem ser desvantajosos para o projeto, como a falta de recursos ou falhas de comunicação
c) Oportunidades (Opportunities): Condições externas que o projeto pode explorar a seu favor, como mudanças no mercado ou na tecnologia.
d) Ameaças (Threats): Condições externas que podem prejudicar o projeto, como as mudanças em legislações de âmbito municipal/estadual/federal
Do que se trata a Matriz RACI
- ferramenta de gestão de projetos usada para esclarecer as funções e responsabilidades dos membros da equipe em diferentes tarefas ou processos (quem deve fazer o quê)
- representa quatro tipos de associação possíveis entre as tarefas e os membros da equipe
a) Responsável (Responsible): é quem executa o trabalho para concluir a tarefa ou processo
b) Aprovador (Accountable): aprova o trabalho realizado e é quem responde por ele.
c) Consultado (Consulted): possuem informações ou conhecimento especializado. São consultados durante o processo e podem oferecer orientação e conhecimento.
d) Informado (Informed): precisam ser mantidos informados sobre o progresso ou as decisões da tarefa, mas não participam ativamente de sua execução ou planejamento.
O que é a MATRIZ GUT
- auxilia na classificação da importância do problema em relação aos outros incidentes
- indica qual a urgência na tomada de decisão e a tendência do problema a se agravar
a) Gravidade: Impacto do problema sobre as coisas, pessoas, resultados, processo ou organizações e que efeitos que surgirão em longo prazo
b) Urgência: prazo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado.
d) Tendência: Potencial de crescimento do problema, avaliação da tendência de crescimento, redução ou desparecimento do problema.
Como se UTILIZA a Matriz GUT
1) Cada elemento é dividido em cinco subgrupos que recebem uma nota (máximo 5), de acordo com o seu impacto (imagem anexo).
2) multiplica-se cada critério
3) classifica-se o problema
4) prioriza-se o incidente que deve ser solucionado o mais brevemente possível.
OBS: + alto número, > o problema
O que é MATRIZ BCG
- criada pelo Boston Consulting Group
- técnica de análise da negócios ou produtos para a formulação estratégica.
- indica como alocar fundos para diferentes negócios de uma empresa diversificada.
- Segundo essa matriz, para ter sucesso, uma empresa precisa ter um portfólio de produtos com diferentes taxas de crescimento e diferentes participações no mercado.
- dpla entrada:
a) taxa percentual de crescimento de mercado
b) participação de mercado do produto líder da empresa.
Como é possível CATEGORIZAR cada produto na Matriz BCG
a) Estrela:
- altas parcelas no mercado e altas taxas de crescimento do mercado
- produtos de empresas com uma grande participação de um mercado em rápido crescimento
- corporação deve investir substancialmente nela.
b) Vacas Leiteiras:
- grande participação no mercado que cresce cada vez menos e em estágio de maturidade
- produtos de empresas com uma grande participação de um
mercado de crescimento lento
- investir em outros negócios dentro da empresa que possam ter taxas de crescimento mais elevadas.
c) Pontos de interrogação:
- baixas parcelas do mercado, mas com altas taxas de crescimento
- produtos de empresas com uma pequena parcela de um mercado em rápido crescimento.
d) Abacaxi ou cachorros:
- baixa participação de mercado em setores com baixa taxa de crescimento.
- produtos de empresas com uma pequena participação de um mercado de crescimento lento
- crescimento lento muitas vezes não é rentável.
O que é a MATRIZ GE/McKinsey
- modelo de análise estratégica
- usada para tomar decisões sobre o portfólio de negócios, permitindo a identificação e priorização de oportunidades e alocação de recursos
- ajudar a organização a avaliar suas Unidades Estratégicas de Negócios (UEN)
- duas dimensões fundamentais:
a) atratividade setorial do mercado no qual a UEN opera
b) capacidade competitiva potencial da organização para se destacar nesse mercado.
De acordo com a MATRIZ GE, como as unidades estratégicas de negócios (UEN) pode ser CLASSIFICADAS
a) Bem sucedidas: Forte posição competitiva em setor atrativo
b) Medianas:
- Forte posição competitiva em setor pouco atrativo;
- Fraca posição competitiva em setor muito atrativo;
- média em ambos;
c) Sem sucesso: Fraca posição competitiva em setor pouco atrativo.
Quais as 3 ESTRATÉGIAS podem ser utilizadas após uma análise pela Matriz GE
a) Investir/Crescer;
b) Investimento Seletivo;
c) Encolher/ Desinvestir.
O que é a Análise PESTEL
- metodologia para avaliar e compreender os fatores EXTERNOS que podem influenciar o andamento de uma empresa
a) Político: grau de intervenção do governo na economia e incluem políticas fiscais, regulações trabalhistas, acordos comerciais entre países, mudança do governo, e guerras e conflitos.
b) Econômico: afetam diretamente a rentabilidade da empresa, como o sistema de tributação, juros, inflação, câmbio e a própria economia local.
c) Social: diferenças culturais e demográficas do macroambiente da empresa, como a taxa de crescimento populacional, as novas tendências de vida, os padrões de compra por parte dos consumidores e os conflitos culturais.
d) Tecnológico: tratam sobre a importância de se adequar as rápidas evoluções da tecnologia, como o investimento em pesquisa, desenvolvimento e inovação
e) Ambiental: a sustentabilidade, as regulações ambientais e a gestão e redução de resíduos e gases poluentes.
f) Legal: entendimento em relação às legislações do território em que atuam.
O que são Indicadores de Desempenho
- são métricas que fornecem informações sobre o desempenho, progresso ou resultado de determinadas atividades ou processos
- fonte de dados tangíveis e mensuráveis que são essenciais para avaliar o desempenho.
- utilizados para comparar os resultados reais obtidos com as metas previamente estabelecidas
Quais são os PRINCIPAIS TIPOS de Indicadores e o que medem
- Estratégicos: desempenho de uma organização em relação aos seus objetivos e metas de longo prazo
- Eficiência: uso de recursos para alcançar um objetivo
- Eficácia: capacidade de uma organização em atingir seus objetivos e metas.
- Efetividade: impacto das ações e estratégias na consecução de sua missão e na satisfação dos clientes ou partes interessadas
- Capacidade: habilidade da organização em realizar suas atividades de forma consistente e sustentável.
- Produtividade: relação entre a produção ou saída de uma organização e os recursos consumidos
- Processo: desempenho de um processo específico dentro da organização
- Economicidade: eficiência e economia de recursos em uma determinada atividade, processo ou projeto
- Execução: quanto uma atividade ou projeto está sendo realizado de acordo com os prazos e requisitos estabelecidos
Quais são as FONTES de INFORMAÇÕES para a criação de indicadores:
a) Stakeholders:
b) Gestão estratégica:
c) Processo de cadeia de valor:
Quais aspectos devem servir para ANÁLISE da composição de Indicadores
- Quatro aspectos básicos podem ser utilizados como ponto de partida para elaboração de indicadores: tempo, custo, valor agregado e qualidade.
a) Análise de Tempo:
- levar em consideração: tempos de ciclo, tempos de processamento de toda a cadeia de valor
- devem ser inseridos em pontos de restrição dos processos, também conhecidos como pontos de gargalo
b) Análise do valor agregado:
- refere-se a algo que agrega valor ao cliente e que ele esteja disposto a pagar.
- necessário identificar as atividades que realmente agregam valor sob a perspectiva do cliente, que são.
1) Valor Real Agregado (VRA): agregam valor as saídas previstas pelo cliente;
2) Valor Empresarial Agregado (VEA): não agregam valor direto ao cliente, mas precisam ser realizadas;
3) Sem Valor Agregado (SVA): não agregam valor ao cliente e são necessárias. Devem ser eliminadas.
c) Análise da Qualidade:
- centrada no atendimento dos requisitos do cliente e na prevenção de reincidências
- deve passar pelas atividades e pelos processos de uma organização.
d) Análise do custo:
- mostrar as consequências das outras análises que afetam diretamente os custos
- controlar os custos, entre eles os da qualidade (e da não qualidade)
Características dos Indicadores de Desempenho
- Objetividade: forma simples e direta;
- Clareza: de fácil compreensão;
- Precisão: evitar duplicidade de informações;
- Viabilidade: devem medir resultados, não intenções (algo mensurável);
- Representatividade: estatisticamente representativa do universo analisado;
- Visualização: permitir interpretação rápida (uso de gráficos, por exemplo);
- Ajuste: adaptado à realidade do processo e da empresa;
- Alcance: possibilitar análise das causas, não apenas dos efeitos;
- Resultados: devem relatar fielmente o que está ocorrendo na organização
O que é Balanced Scorecard (BSC)
- sistema de controle gerencial que equilibra as medidas financeiras tradicionais com as medições operacionais relacionadas aos fatores de sucesso crítico da empresa
- fornece uma visão equilibrada e holística do desempenho da organização
- podem obter um melhor desempenho se alinharem seus esforços estratégicos, abordando a estratégia a partir de quatro perspectivas complementares:
a) financeira: atividades que contribuam para melhorar o desempenho financeiro de curto e de longo prazos.
b) clientes: foca retenção e a satisfação dos clientes
c) processos internos: foco na produção e nas estatísticas de operação
d) aprendizado e crescimento: de que forma recursos e o capital humano estão sendo gerenciados
O que é Abordagem Baseada em CENÁRIOS
- Análise de cenários alternativos para poder responder melhor e mais rapidamente às oportunidades e ameaças que surgem intempestivamente
a) cenário otimista
b) cenário conservador
c) cenário pessimista
O que é Planejamento TÁTICO
- abrange cada departamento ou unidade da organização, trabalhando com decomposição dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidas no planejamento estratégico (meio-do-campo).
- Nível de decisões: decidido e desenvolvido nos escalões médios da empresa, isto é, no nível intermediário ou gerencial.
- Dimensão temporal: dimensionado no médio prazo, quase sempre anual.
- Amplitude de efeitos: abrangem partes da empresa, isto é, a sua amplitude é departamental.
O que é Planejamento OPERACIONAL
- identifica os procedimentos e processos específicos necessários nos níveis inferiores da empresa.
- define o cotidiano de tarefas e operações do nível operacional
- principais características:
a) Definição e desenho feitos por cada executores operacionais.
b) Projeção em curto ou curtíssimo prazo.
c) Conformidade com o planejamento tático.
d) Envolve recursos muito específicos, os quais abrangem somente um determinado setor.
Quais são os TIPOS de PLANO OPERACIONAL
- PROCEDIMENTOS: relacionados com métodos
- ORÇAMENTOS: relacionados com dinheiro
- PROGRAMA/PROGRAMAÇÃO: relacionados com tempo
- REGULAMENTOS: relacionados com comportamentos
Vantagens e Desvantagens da Centralização
a) Vantagens:
- Uniformidade: uniformidade na tomada de decisões e na aplicação de políticas e métodos de trabalho.
- Controle: maior controle organizacional, facilitando as decisões.
- Comunicação: boa comunicação vertical
- Eficiência: na implementação de estratégias, menos chances de problemas ou atrasos.
- Unificação de objetivos: objetivos e metas da empresa sejam unificados e alinhados em toda a organização.
b) Desvantagens:
- Sobrecarga do líder
- Falta de autonomia e baixa motivação dos funcionários.
- Dificuldade de escalabilidade: mais difícil à medida que a empresa cresce.
- Redução de flexibilidade: menos ágil e lenta para responder a mudanças rápidas
Vantagens e Desvantagens da Descentralização
a) Vantagens
- Motivação e retenção de talentos: aumenta a motivação e o engajamento.
- Criatividade: mais autonomia para implementar novas ideias.
- Agilidade na tomada de decisões: agilidade e assertividade na tomada de decisões.
- Melhor uso do conhecimento específico dos funcionários.
b) Desvantagens
- Dificuldade de controle: reduz a hierarquização e a difusão de informações
- Falta de coordenação e alinhamento entre as diferentes partes da organização.
- Conflitos de interesse
- Redundância de esforço
O que é o KPI
- Key Performance Indicators, ou Indicadores-Chave de Desempenho
- foco o desempenho dos processos e as atividades em relação aos objetivos pré-determinados e é normalmente representado numericamente
- têm como objetivo verificar se a organização está atingindo os objetivos estratégicos traçados pela alta direção
O que é o Plano de Ação
- documento estruturado que detalha os passos necessários para alcançar um ou mais objetivos definidos, que deve incluir:
a) Objetivos: O que se pretende alcançar, normalmente definido de forma clara e mensurável.
b) Estratégias e Táticas: As abordagens e métodos que serão utilizados para atingir os objetivos.
c) Recursos Necessários: Identificação dos recursos humanos, financeiros, materiais e de informação necessários.
d) Responsabilidades: Quem é responsável por cada ação e qual é o seu papel.
e) Prazos: Quando cada ação deve começar e terminar.
f) Indicadores de Desempenho: Métricas que serão usadas para avaliar o progresso e a eficácia das ações.
g) Monitoramento e Avaliação: Como o progresso será monitorado e como a eficácia do plano será avaliada.
h) Riscos e Contingências: Potenciais desafios e planos para lidar com imprevistos.
O que é um MAPA Estratégico
- representação visual do que os executivos consideram como fator motivador da estratégia na organização
- função de comunicar a estratégia para todos na organização, proporcionando maior alinhamento.
- usado junto com o BSC
- deve possibilitar às pessoas verem a estratégia como se ela fosse o roteiro de um filme
OBS: Nos mapas, as relações de causa e efeito, são demonstradas através de setas que interligam os objetivos que são acompanhados de indicadores de desempenho e suas respectivas metas, as quais serão suportadas por iniciativas estratégicas
Quais os DIFERENTES SENTIDOS que Kaplan e Norton dão ao Mapa Estratégico
- Mostrar o destino estratégico: possibilita que uma organização descreva e ilustre, em linguagem clara e geral, seus objetivos, iniciativas e alvos
- Destacar o valor do capital intelectual: descreve como os ativos intangíveis impulsionam melhorias de desempenho dos processos internos da organização
- Representar visualmente a estratégia: representação visual da estratégia, mostrando numa única página como os objetivos nas quatro perspectivas se integram e combinam
- Ligar o trabalho individual à estratégia: empregados têm uma representação visual de como suas funções se conectam com os objetivos gerais da empresa
- Demonstrar o fluxo de valor: objetivos são conectados uns com os outros por relações de causa e efeito.
- Reforçar a importância do conhecimento: define as competências e habilidades essenciais, as tecnologias e a cultura organizacional necessárias para dar suporte à estratégia da empresa.
Qual a DIFERENÇA entre Objetivos Estratégicos e Metas Estratégicas
- Objetivos Estratégicos: resultados gerais que uma organização pretende alcançar para implementar sua visão e missão. Eles são amplos e de alto nível, frequentemente qualitativos, e estabelecem a direção geral da organização. Reflexo das prioridades da organização e servem como um guia para onde a organização quer ir a longo prazo.
- Metas Estratégicas: são os passos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com tempo definido (conhecidos como objetivos SMART) que ajudam a alcançar os objetivos estratégicos. Mais detalhadas e quantificáveis e frequentemente incluem números específicos e prazos.
