2. Organizacijski dizajn i struktura Flashcards
Što je organizacija?
Organizacija je skupina ljudi koji zajedno rade na postizanju istog cilja. Kako bi bili efektivni, grupa mora pronaći najbolji način kako organizirati posao koji mora biti obavljen da bi postigli ciljeve organizacije.
Što je organizacijska struktura?
Organizacijska struktura određuje kako su zadaci podijeljeni, grupirani i koordiniranu u organizaciji. Svaka organizacija ima struktura koja razjašnjava radne uloge članova organizacije tako da svi razumiju svoje obveze u organizaciji.
Koja je uloga strukture u organizaciji?
Tvrtke koriste organizacijski grafikon koji prikazuje strukturu organizacije, vezu između članova organizacije i rangove svih pozicija u organizaciji.
Formalna struktura organizacije pruža dvije važna uloge za članove organizacije.
1. Struktura organizacije razjašnjava uloge članova organizacije, tako da svaki član zna koji je njegov posao i zadatak i tko je njemu nadređeni.
2. Struktura diktira koliko kontrole član organizacije ima u svom poslu.
Što je organizacijski dizajn?
Organizacijski dizajn je način na koji članovi organizacije istu strukturiraju i njome upravljaju. Obuhvaća i plan i proces.
Organizacijski dizajn je i plan strukture i upravljanja organizacijom te proces izvršavanja.
Koje su teorije i principi organizacijskog dizajna?
- Birokratski dizajn
- M - dizajn
- U - dizajn
- Matični dizajn
- Mehanistički i organski dizajn
- Heterahijski dizajn
- Dizajn odgovorne autonomije
- PARC dizajn (međuljudski odnosi - integracije kulture i ljudi s elementima dizajna)
- Dizajn temeljen na institucionalnoj teoriji
Što je birokratski dizajn?
Weberov birokratski dizajn je klasični model organizacijskog dizajna koji se koristi i dana. Uključuje strukturiranje organizacije hijerarhijski sa formalnim pravilima i procedurama koji upravljaju organizacijom i njenim članovima.
Što je M-dizajn?
M-dizajn, ili multidimenzionalni dizajn, je pokušaj da se stvore kvazi-neovisna poduzeća u okviru veće organizacije.
Što je U-dizajn?
U-dizajn, ili oblik jedinica, je organizacija koja je strukturirana oko jedinica podijeljenih po funkcijama i njima se upravlja centralno.
Što je matični dizajn?
Matični dizajn pokušava koristit prednosti M-dizajna i U-dizajna tako da svaka organizacijska jedinica odgovara različitim organizacijskim vođama za različite aspekte rada koje obavlja jedinica.
No, matični dizajn ima nedostatak gdje jedinice i članovi imaju više od jednog nadređenog kojem odgovaraju, što može kreirati sukob i zbunjenosti.
Što je mehanistički i organski dizajn?
Mehanistički i organski dizajn su dva opća načina kako organizacija može biti dizajnirana. Organska stukruta je karakterizirana sa niskom razinom specijalizacije posla, manje slojeva menadžmenta, decentraliziranim donošenjem odluka i malo nadgledanja. Karakteristike mehanističke organizacije su visoka razina organizacijske složenosti, formalizacijom i centralizmom.
Kakav je heterarhijski dizajn?
Hezerarhija je gdje više ljudi vlada/upravlja. Odličan primjer heterarhijske strukture su tri grane vlade SAD-a, koje ni jedna samostalno ne upravljaju SAD-om. Važan koncept o tom dizajnu je da odbacuje strogu hijerarhiju autoriteta u kojoj postoji samo jedan vođa na svakoj razini organizacije.
Kakav je dizajn odgovorne autonomije?
Odgovorna autonomija je dizajn gdje pojedinac ili grupa u organizaciju ima autonomiju odlučiti o najboljem načinu djelovanja, ali je odgovoran za ishod odluke. Dobar primjer je odgovorne autonomije bio bi neovisni znanstveni istraživač koji odlučuje što će istraživati, ali je odgovoran recenziji (peer review) koja ocjenjuje korisnost istraživanja. Odgovorna autonomija je dizajn koji uklanja hijerarhiju autoriteta.
Kakav je PARC dizajn?
PARC dizajn - međuljudski odnosi - integracija kulture i ljudi s elementima dizajna)
PARC je akronim za people, architecture, routine and culture (ljudi, arhitektura, rutina i kultura). Neki teoretičari ga koriste u školi ljudskih odnosa da definiraju organizaciju koja prepoznaje važnost ljudskog elementa i organizacijske kulture u organizacijskom dizajnu.
Kakav je dizajn temeljen na institucionalnoj teoriji?
Institucionalna teorija predlaže da okoliš, uključujući i stroge vanjske propise i blage koncepte koji daju smisao, utječe na dizajn organizacije.
Blagi koncepti uključuju priče, mitologiju i običaje koji se mogu kopirati od sličnih organizacija.
Vanjski propisi se nameću organizaciji umjesto da se dobrovoljno integriraju u nju. Vanjski propisi mogu obuhvaćati zakone, propise i profesionalne zahtjeve koji su nametnuti organizaciji i njenim članovima.
Koje su vrste tradicionalnog organizacijskog dizajna?
- Dizajn jednostavne strukture
- Dizajn funkcionalne strukture
- Dizajn divizijske strukture
Koje su vrste suvremenog organizacijskog dizajna?
- Matrični dizajn organizacijske strukture
- Timski dizajn strukture
- Mrežni dizajn strukture (vitka struktura – lean structure)
Kakav je dizajn jednostavne strukture?
Jednostavna struktura je osnovna organizacijska struktura s niskom departmentalizacijom, malo specijalizacije rada, širokim rasponom kontrole, centraliziranim autoritetom (obično vlasnik ima većinu moći) i malo formalizacije ili pravila koja upravljaju redom. Organizacije koje koriste jednostavnu strukturu obično su ravne jer nema mnogo hijerarhijskih razina, poput onoga što sada vidite na zaslonu.
Ovaj dijagram jednostavne strukture prikazuje mali start-up posao, u kojem je jednostavna struktura vrlo česta, s nekoliko zaposlenih i vlasnikom koji upravlja i kontrolira većinu poslovnih funkcija. Budući da je u ovom poduzeću za uređenje okoliša ograničen broj zaposlenika, potrebno je da svaki zaposlenik obavlja više funkcija u različitim područjima organizacije, stvarajući malo, ako postoji, odjela. Politike, postupci i pravila ograničeni su u jednostavnoj strukturi zbog širokog raspona kontrole i ograničene specijalizacije rada. Naravno, jednom kada se tvrtka za uređenje okoliša proširi, više će vjerojatno prerasti svoju jednostavnu dizajnersku strukturu i preći u složeniju strukturu.
Kakav je dizajn funkcionalne strukture?
Funkcionalna se struktura usredotočuje na praktičnu specijalizaciju pri čemu se slični ili srodni profesionalni specijaliteti grupiraju (također se nazivaju i departmentalizacija). Odjel grupira radnike sa sličnim radnim ulogama u radne jedinice na temelju proizvoda ili usluge, djelatnosti koje obavljaju zaposlenici, razine vještine ili stručnosti, vrsta kupaca ili resursa. U ovim specijaliziranim radnim jedinicama postoje eksplicitni naslovi poslova, lanac zapovijedanja, odnosi za izvještavanje i dobro definirani kanal komunikacije kako bi se povećala njihova funkcionalnost.
Funkcionalna organizacija osmišljena je na snažnoj hijerarhiji. Koristeći ideju departmentalizacije, organizacija će biti podijeljena na pojedine odjele, gdje svaki odjel ima određenu funkciju i svi odjeli djeluju neovisno za izvršavanje organizacijskih ciljeva. Ako pogledate ovaj dijagram funkcionalne strukture, možete vidjeti kako se odjeli kao što su prodaja i marketing, financije i računovodstvo, služba za korisnike, ljudski resursi, dizajn i izgradnja i održavanje grupiraju prema njihovoj specijalizaciji. Ako pogledamo jedan od ovih odjela, uzmimo za primjer financiranje, možemo vidjeti iste vrste pojedinačnih naslova poslova, izvještajne odnose i kanale komunikacije koji također postoje unutar ove funkcionalne strukture. Funkcionalni organizacijski dizajn je najprikladniji kada organizacija funkcionira oko samo jednog proizvoda ili usluge, poput uređenja okoliša. To omogućava jedinicama koje djeluju na pojedinačnom mjestu, kao što su prodaja i marketing, financije i računovodstvo, služba za korisnike, ljudske resurse, projektiranje i izrada i održavanje da ispune svaki pojedinačni zadatak koji se odnosi na proizvodnju i prodaju tog proizvoda ili usluge.
Kakav je dizan divizijske strukture?
Dizajn divizijske strukture pruža većim tvrtkama sposobnost da odvoje velike dijelove poslovanja u poluautonomne jedinice ili odjele. Ove se skupine se same upravljaju i usredotočuju se na mali broj aspekta poslovanja s vlastitim ciljevima. Primjeri kako se odjeljenja mogu podijeliti uključuju prodavače koji pokrivaju isti zemljopisni položaj ili dizajnere koji rade na istoj liniji proizvoda.
Za razliku od odjela, odjeljenja imaju veću autonomiju od ostatka organizacije jer često imaju svog izvršnog rukovoditelja koji upravlja radom divizije. Ta autonomija omogućava menadžerima da se posebno fokusiraju na svoju pojedinačnu jedinicu, njene resurse i rezultate. Mnogi vjeruju da ono što omogućuje vlastite vrhovne rukovoditelje je ono što omogućuje odjelima da bude tako uspješno, jer osigurava da je netko tko ima moć, autoritet i resurse dostupan u svakom trenutku.
Ovaj dijagram prikazuje kako bi izgledalo poduzeće za uređenje okoliša kada bi prešlo u divizijsku strukturu. U ovom se slučaju divizijska struktura koristila za odvajanje istočne i zapadne regije organizacije. Svaka divizija ima predvodnika koji služi kao izvršni direktor, a također ima i tri zaposlenika ispod sebe. Vlasnik i izvršni direktor ostaje na vrhu.
Kakav je matični dizajn organizacijske strukture?
U suvremenim se organizacijama u svakom trenutku može odvijati nekoliko različitih projekata. Ovo je svakako slučaj u tvornici Djeda Božićnjaka. Svi ti projekti traže od velikog broja funkcionalnih ili specijaliziranih područja, tj odjela unutar organizacije da uspješno surađuju jedni s drugima. Kako bi tu suradnju učinila uspješnom, organizacija može koristiti matrični dizajn organizacijske strukture, koji grupira zaposlenike i prema funkcijama, ali i prema projektima. Svrha ove matrične strukture je maksimizirati korištenje kros-funkcionalnih timova kako bi se posao uspješno obavio. Primjerice, matrična struktura u tvornici Djeda Božičnjaka, povlači zaposlenike iz svakog odjela, kako bi zajedno radili na različitim projektima. Svaki zaposlenik u matričnoj strukturi odgovara dvama neposredno nadređenima: rukovoditelju organizacijske jedinice u kojoj je bazično zaposlen te rukovoditelju određenog projekta. Rukovoditelj projekta će pribaviti članove tima (koji će raditi na projektu), skupa s njihovim specifičnim vještinama iz različitih funkcionalnih područja kako bi formirao projektni tim. Članovi tima su posljedično izloženi vještinama i ekspertizi ostalih članova tima. Ovo kreira jedinstvenu priliku za osposobljavanje i usavršavanje kroz funkcionalna područja, što može dovesti do veće produktivnosti, bolje suradnje, veće fleksibilnosti, odgovornosti, ali i boljeg strateškog upravljanja. Kada projekt završi, projektni tim se može raspustiti te se zaposlenici iz različitih funkcionalnih jedinica ili vraćaju u svoju temeljnu, ili im se pripisuju novi projekti i zadaci.
Kakav je timski dizajn strukture?
Postoje i vremena kada stvari ne teku glatko u tvornici djeda božićnjaka. Kao i u većini drugih organizacija. U ovoj situaciji, organizacija može „usvojiti” timski dizajn strukture gdje su formirane grupe zaposlenika iz različitih funkcionalnih jedinica u svrhu rješavanja problema ili istraživanja novih mogućnosti. Timovi mogu biti i horizontalni i vertikalni. Cilj timske strukture je razbiti funkcionalne barijere među odjelima kako bi se osnažili radni odnosi i poboljšala uspješnost. Imati u jednom timu po jednog člana iz svakog odjela, osigurava da su „pokriveni” interesi svih prilikom rješavanja problema i donošenja odluka. Za razliku od matričnog dizajna, članovi tima odgovaraju samo rukovoditelju svog odjela, odnosno, struktura timova je takva da pruža velik raspon autonomije i formalno nitko ne nadgleda rad tog tima. Ovo dozvoljava timu da radi na način na koji želi, uz visoki stupanj odgovornosti za uspješnost tima. Timovi su privremeni i raspuštaju se kada se problem riješi. Ovo se smatra i najbržim načinom da se riješe problemi između različitih odjela. Timska struktura reprezentira vrlo suradljiv način na koji organizacije mogu brzo odgovoriti zahtjevima klijenata bez da se gubi vrijeme na traženje dozvola od strane rukovoditelja različitih odjela, ali da se ipak osigura zastupljenost najboljih interesa svih odjela.
Ako se vratimo ponovno na tvornicu djeda božićnjaka – odjeli unutar tvornice moraju izuzetno dobro surađivati kako bi Božić prošao glatko. Zamislimo na trenutak situaciju da je došlo do problema u komunikaciji između odjela koji je zadužen za pakiranje poklona i odjela koji je zadužen za slanje i zaprimanje pošiljki. Pisma djece su uredno pristizala (dakle odjel zadužen za slanje i zaprimanje pošiljki funkcionira). Odjel za pakiranje poklona ih je uspješno zaprimio i prekrasno upakirao sve poklone i dostavio ih natrag odjelu za zaprimanje/slanje pošiljki. Postojao je samo jedan problemčić – svatko je napravio svoj dio posla, međutim, pomiješala se evidencija o tome koje dijete treba dobiti koji poklon – odgovornost se prebacivala s jednog odjela na drugi. Kako možete zamisliti, ovo bi bila božićna katastrofa. Koristeći timski dizajn strukture, ovaj problem u komunikaciji može se lagano raspraviti i razriješiti, osiguravajući da oba odjela skupa rade na pronalasku rješenja.
Kakav je mrežni dizajn strukture?
Vitka struktura.
Posljednji suvremeni dizajn je mrežni. Mrežni dizajn strukture zadržava temeljnu djelatnost, odnosno temeljne funkcije unutar organizacije, ali preko ugovora (out-sourcing) koristi izvore izvan organizacije, tj druge organizacije, kako bi obavljale djelatnosti koje ovoj organizaciji joj nisu temeljne. Ovisno o branši, ne-temeljne djelatnosti mogu uključiti proizvodnju, prodaju, distribuciju, marketing i druge funkcije. Dokle god se organizacija može „odreći” nekog stupnja kontrole, mrežni dizajn strukture može organizaciji omogućiti kraći period postizanja ciljeva, manje troškove i veću fleksibilnost. Svi ovi faktori bi, teorijski, pomogli organizaciji da se čim prije i bolje prilagodi zahtjevima klijenata.
Ukoliko bi se tvornica djeda božićnjaka ozbiljno približavala roku, s vjerojatnošću da ne proizvede sve igračke s lista želja koje je trebala proizvesti kako, djed božićnjak bi mogao odabrati opciju out-sourcinga nekih odgovornosti od strane nekih drugih organizacija. Jedno područje u kojemu bi djed božićnjaku dobro došla pomoć je distribucija poklona. Ipak, djed božićnjak smatra da je njegova osobna dostava poklona temeljna funkcija ove tvornice, zbog čega je malo vjerojatno da će se odlučiti out-source-ati taj zadatak. Drugo područje o kojem može razmisliti je to da outsourca izradu određenog tipa igračaka – recimo onih električnih. Djed božićnjak može jednostavno poslati narudžbe igračaka sa posebnim specifikacijama dizajna nekom drugom proizvođaču igračaka kako bi uspjeli napraviti cijeli posao na vrijeme, a da djed božićnjak ipak bude taj koji će poklone dostaviti.
Kakav je odnos organizacijskog dizajna i organizacijske strukture?
Organizacijski dizajn je formalni proces integriranja ljudi, informacija i tehnologije zajedno i na pravi način kako bi se postigli ciljevi.
Organizacijska struktura su formalne linije autoriteta i moći kao i uloga koje zaposlenici preuzimaju.
Koji faktori utječu na odnos organizacijskog dizajna i strukture?
- Veličina organizacije
- Životni ciklus organizacije
- Strategija
- Okruženje
- Tehnologija
Kako veličina organizacije utječe na odnos organizacijskog dizajna i strukture?
Veličina organizacije je faktor. Veličina organizacije diktira tip strukture koji najbolje odgovara za tu organizaciju. Male organizacije i velike organizacije se uvelike razlikuju u tri specifična područja organizacijske strukture:
- specijalizacija posla
- departmentalizacija
- formalizacija
Što je specijalizacija posla?
Male organizacije koriste manju razinu specijaliziranje posla kada definiraju zadatke za članove organizacije. Pošto imaju manje ljudi na raspolaganju za postizanje ciljeva u organizaciji, svi obavljaju više zadataka.
Velike organizacije koriste visoku razinu specijalizacije posla kako bi poslovali efikasnije.
Što je departmentalizacija?
Velike organizacije koriste visoku razinu depratmentalizacije pošto jer moraju osigurati jasno definirane zadatke za veliku količinu radnika koje zapošljavaju kako bi organizacija mogla djelovati učinkovito. Članovi malih organizacija obavljaju mnogo veći niz zadataka, te stoga imaju manje odjela u svojoj organizaciji.
Što je formalizacija?
Velike organizacije koriste visok stupanj formalizacije kako bi upravljale velikim brojem ljudi koje zapošljavaju, a radnicima se obično upravlja velikim brojem pravila i propisa. Male organizacije su manje formalne i imaju manje pravila i propisa jer su poslovi manje standardizirani, a organizacija nema radnu snagu da primijeni veliki broj pravila i propisa.
Kad mala organizacija postane velika organizacija, promjena veličine imat će veliki utjecaj na strukturu organizacije. Organizacija će morati koristiti više radnih specijalizacija, više departmentalizacije i više formalizacije kako bi učinkovito djelovala. Kada velika organizacija doda značajan broj novih članova, povećanje veličine organizacije imat će smanjeni utjecaj na njezinu strukturu, jer je struktura koja je prvotno postojala dizajnirana za podršku velikom broju ljudi. Iako veličina organizacije utječe na strukturu organizacije, to čini smanjenom brzinom.
Velika organizacija ima više zaposlenih i ima više formalnih ovlasti. Po dizajnu, zaposlenici imaju manje doprinosa u odlučivanju. Postoji i manje socijalne interakcije među zaposlenicima u velikoj tvrtki.
Kako životni ciklus organizacije utječe na odnos organizacijskog dizajna i strukture?
Kao i ljudi, organizacije imaju životni ciklus. Organizacije su rođenje, rastu i razvijaju se, kada pređu sredinu života počinju opadati. U mnogim slučajevima organizacije umiru, kao i živa bića.
Neke organizacije imaju duge živote, neke imaju kraće, no svaki stupanj u razvoju u životnom ciklusu organizacije je uzastopna i predvidljiva za sve organizacije. Važno je da menadžeri organizacije shvate u kojoj se fazi životnog ciklusa trenutno nalazi njihova organizacija, kako bi mogli usvojiti strategije koje najbolje rade u njihovoj trenutnoj situaciji.
Koji su stupnjevi u životnom ciklusu organizacije?
- Prvi stupanj je start-up faza. Ova faza započinje kada je organizacija osnovana. Tijekom ove faza organizacija akumulira kapital, zapošljava radnike i započinju razvijati proizvode i usluge.
- Faza rasta. Započinje kada poslovne mogućnosti premaše infrastrukturu i resurse nove organizacije. U ovoj fazi organizacijskog životnog ciklusa organizacije povećavaju svoje resurse, zapošljavaju radnike, počinju razvijati formalnu strukturu, uspostavljaju pravila i odvajaju radna mjesta unutar organizacije.
- Faza zrelosti. Započinje kada više rasta nije potrebno. Organizacija u fazi zrelosti je velika, dobro uspostavljena i birokratska te ima opsežan skup pravila i propisa. Organizacije u fazi zrelosti često poduzimaju akcije kako bi pokušale obnoviti rast, poput stjecanja drugih tvrtki ili proširenja svojih proizvodnih linija.
- Faza pada. U ovoj fazi organizacijskog životnog ciklusa dolazi do U ovoj fazi organizacijskog životnog ciklusa, zaustavljanje zapošljavanja, prodaja i dobit opadaju, potražnja za proizvodima i uslugama opada, a organizacije smanjuju broj zaposlenih ili ih ponovno organiziraju. Ako se ništa ne poduzme da se smanji silazni zamah, organizacije se obično prodaju ili isključuju.
Kako organizacijske strategije utječe na odnos organizacijskog dizajna i strukture?
Ciljeve organizacije određuje viši menadžment koji odlučuje o najboljem načinu za postizanje tih ciljeva. To je poznato kao organizacijska strategija, što je plan koji tvrtka koristi za postizanje svojih ciljeva. Nakon što se utvrdi strategija, osnivači organizacije odabiru strukturu koja će im najbolje pomoći u postizanju njihovih dugoročnih ciljeva. Dakle, prvo je strategija, a zatim struktura.
Koje su tri dimenzije organizacijske strategije?
- minimizacija troškova - potiče strogo kontrolirane troškove, nepotrebne inovacijske ili marketinške troškove i snažno smanjenje cijena uz prodaju osnovnog proizvoda putem ustaljenih kanala; ovoj strategiji najbolje služi visoko formalizirana mehanička struktura
- inovacija - naglašava uvođenje novih proizvoda i usluga; ovoj strategiji najbolje služi organska struktura koja omogućuje doprinos svih članova organizacije
- imitacija - strategija oponašanja koja koristi organsku i mehaničku strukturu za postizanje svojih ciljeva; fleksibilnost organske strukture potrebna je za istraživanje novih ideja o proizvodima, a stroga kontrola mehaničke strukture potrebna je za masovnu proizvodnju proizvoda nakon što su odabrani
Kako okruženje utječe na odnos organizacijskog dizajna i strukture?
Okruženje se odnosi na vanjske čimbenike koji utječu na unutarnju organizaciju, poput političkih, ekonomskih, sociokulturnih i konkurentskih snaga. Kako se stvari mijenjaju u okruženju, promjene se moraju unijeti interno, a te bi promjene mogle biti dizajn proizvoda, cijene, pa čak i usluga kupcima.
Surfovi su relativno diferencirani proizvodi s malim ciljanim tržištem. Malo je tvrtki koje proizvode ploče. Ali Veliki valovi nisu imuni na promjene u okolini. Promjena sigurnosnih kodova može značiti stroži skup standarda, čineći promjene dizajna gotovo nemogućim. To može utjecati na zadovoljstvo korisnika.
Kako tehnologija utječe na odnos organizacijskog dizajna i strukture?
Tehnologija podrazumijeva stvari poput računalnih sustava i komunikacijskih sustava koji se koriste za olakšavanje rada. Za Galop su daske za surfanje izrađene ručno, a kupci su navikli da tjednima čekaju na njihovu isporuku. Kako Danno prima više narudžbi, Paolo mora pratiti proizvodnju. Tehnološke promjene mogle bi značiti da je za posao potrebno više zaposlenika. Uz veće osoblje, možda će biti potrebno ugraditi nekoliko hijerarhijskih razina, mijenjajući strukturu moći unutar odjela. Iako je ovo dobra stvar za cjelokupnu organizaciju, može značiti i nezadovoljno osoblje.
