2. Comunicarea Flashcards
Ce e comunicarea?
= proces prin care se transformă informația (inclusiv gânduri, idei, emoții)
= proces relațional prin care se creează și se interpretează mesaje care solicită / generează un răspuns
= proces sistemic în care indivizii interacționează prin intermediul simbolurilor pentru a crea și interpreta înțelesuri
Cum arata comunicarea la nivel organizational, de grup si individual?
Comunicarea la nivel organizațional
● Interelaționarea dintre strategia organizațională, cultura organizațională, structura organizațională și comunicare
● Comunicarea mediată de tehnologie
Comunicarea la nivel de grup
● Comunicarea relaționată la sarcină și efectele asupra efectivității echipei
● Comunicarea nerelaționată cu sarcina și impactul ei asupra stărilor emergente și proceselor de grup
● Rețele sociale, echipe virtuale
Comunicare la nivel individual
● Percepții individuale și efecte asupra prelucrării mesajelor
● Dif interindividuale cu privire la procesare informațională
● Managementul impresiei
Care sunt elementele structurale si compozitionale?
Membrii grupului
● familiaritate
● entitativity (entitatatea) = gradul în care noi lucrăm împreună, percepem situația noastră ca fiind un grup, mai mult decât că ne-am adunat ca să lucrăm împreună, avem sentimentul că suntem o echipă, că funcționăm ca o echipă, suntem diferiți de alte grupuri din organizație
● scopuri individuale
● percepții diferite vizavi de sarcină (felul în care fiecare consideră că sarcina ar trebui să fie abordată)
Sarcinile
● interdependență = cum sunt considerată saricinile de către membrii grupului ca fiind interdependente
● coordonare necesară = interdependența ridicată și sarcini complexe
(!) coordonarea e esențială! fiecare membru trebuie să știe care parte din munca lui e legată de munca celorlalți membri
● complexitate
Care sunt mecanismele mediatoare?
Stari emergente si procese de grup
Stari emergente in comunicare
● interacțiunea noastră ca să ne coordonăm emergent poate duce la încredere crescută, în timp ce comunicăm vedem că ne putemexprima propria opinie, opiniile mele sunt acceptate (psychological safety), aspecte cognitive, emoționale și aspecte de motivație
● încredere
● motivație și eficacitate colectivă (group potency)
● modele mentale împărtășite = măsura în care știm în cadrul echipei noastre fiecare ce cunoștințe are, ce expertiză are (TMS) și măsura în care modelul nostru mental este similar cu modelul celorlalți, avem aceeași înțelegere asupra sarcinii
● MTS (sisteme multi-echipă): organizația are mai multe echipe (poate chiar alte organizații) care lucrează pentru un scop comun (ex. colaborările între poliție, pompieri, salvare, fiecare are rolul lui dar lucrează împreună)
Procese de grup in comunicare
● conflict
● coordonare
● planificarea activității = cât de mult reușesc membrii unei echipe să-și mențină nivelul de autoeficacitate ridicat
● monitorizare
Cum arata comunicarea la nivel organizational?
➔ Susține toate procesele organizaționale
➔ În modelele recente cu privire la echipele de muncă este integrată în celelalte procese de grup
➔ Information sharing and Knowledge management sunt concepte relaționate și mai relevante ptr dinamica complexă la niv de grup și individual
➔ Feedback loops - în sistemele complexe - buclele de feedback sunt multiple și nonliniare
Care sunt structurile de comunicare la nivel organizational?
- rețelele centralizate
● Lanț
● Roată - rețele decentralizate
● Cerc
● Cristal
Cum influenteaza structurile de comunicare viteza si acuratetea comunicarii si satisfactia membrilor?
Viteza și acuratețea comunicării
● Când sarcina este relativ simplă, comunicarea în lanț sau în stea este mai rapidă și oferă mai multă acuratețe
● În sarcinile complexe, comunicarea este mai rapidă în celelalte două rețele cerc și respectiv cristal și calitatea soluțiilor propuse este, de asemenea, mai ridicată în aceste rețele
Satisfacția membrilor
● Grupurile în care comunicarea urmează rețele în formă de cerc sau cristal, cum este cazul echipelor sau grupurilor autonome, conduc la satisfacția membrilor față de rolurile îndeplinite în variate episoade ale comunicării
Care sunt directiile de comunicare? Ce se comunica preponderent in fiecare?
- Comunicarea pe verticală de sus în jos/top-down (de la șef la angajat)
● scopuri, strategii, obiective
● instrucțiuni și argumentări
● politici, proceduri, repartizări de sarcini
● standarde și criterii de apreciere și corectare a performanței
● îndoctrinare (spre exemplu, teambuilding)
exemple: rețele de socializare, prin email, scheme sugestive sau sugestii - Comunicarea pe verticală de jos în sus/bottom-up (de la angajat la șef)
● probleme sau excepții
● rapoarte asupra performanței
● plângeri, dispute, managementul impresiei
● informație finaciar/contabilă - Comunicarea pe orizontală (funcție - funcție)
● Scopul ei este coordonarea activităţilor departamentelor şi unităţilor
● Cantitatea şi eficienţa comunicării orizontale e dependentă de flexibilitatea structurii organizaţionale (ex. dreptul membrilor de a trece graniţele departamentale pentru a-şi asigura informaţia necesară muncii proprii)
Care sunt factori care influențează comunicarea organizațională?
Diferențele de putere
● Tendința subordonaților de a distorsiona
comunicare pe verticală de jos în sus
● Lipsa de înțelegere a managementului cu
privire la roluri/ expertiză a subordonaților
Diferențe de gen - Diferențe la nivelul stilului de comunicare: ascultat/ vorbit
Mediul de comunicare - Spațiul fizic, aranjarea lui
Limbajul - Limba, cuvintele utilizate, accentul etc
Diversitatea culturală - Norme diferite cu privire la comunicarea formală/ informală
Cum arata un climat de comunicare deschis si unul inchis?
Climat deschis
● Descriptiv - comunicare informativă, nu evaluativă
● Orientat către soluții - mai degrabă decât pe ceea ce nu se poate realiza
● Deschis și onest - fără mesaje ascunse
● Empatic - orientat spre înțelegere
● Egalitarian
● Îngăduitor - greșelile sunt tolerate, înțelese
● Feedback - pozitiv, formativ
Climat închis
● Se pune accentul pe blamare, pe identificare erorilor
● Control ridicat - se așteaptă conformitate, inconsistențele și schimbarea blocate
● Manipulativ - mesaje ascunse
● Impersonal - lipsit de grija pentru alții
● Diferențe de statut, competențe
● Dogmatic - discuții minime, nu se acceptă abateri, fără compromis
● Ostil - feedback orientat spre minimalizarea celorlalți
Ce sunt retelele sociale? Care sunt componentele?
= patternuri de comunicare la nivel organizațional
Mecanisme de formare a patternurilor:
1. Schimbul de resurse
2. Influență socială & Imitare
3. Interpretări împărtășite & Similarități în percepție
4. Mobilizarea resurselor sociale
Componente
● Densitatea rețelelor
● Centralizarea rețelelor
● Centralitatea Nodului
in-degree – câte contacte primește;
out-degree – câte transmite
Care e relatia dintre reteaua sociala si performanta grupului?
● Fragmentarea rețelei de comunicare are un impact pozitiv asupra Group Cognitive Complexity (GCC), datorită faptului că favorizează conflict de sarcină
● Densitatea rețelei de comunicare are un impact pozitiv asupra GCC, datorită faptului că reduce conflictul relațional
● Comunicare relaționată cu sarcina/ non relaționată cu sarcina și GCC - și complexitatea cognitivă a grupului : raport optim de 3 la 1
● interdependență ridicată & team-member exchange ridicat duc la reducerea efectelor negative ale relațiilor negative asupra performanței
Ce sunt barierele in comunicare? Exemple
● Context organizațional și norme care nu susțin comunicarea deschisă
● Birocratizarea excesivă a proceselor, inclusiv a celui decizional și limitarea accesului la info „on a need to know the basis”
ex. nu știi informații legată de bugetul firmei decât dacă trebuie; nu pot să folosesc template de ppt prestabilit decât dacă mă lasă managerul
● Lupta pentru putere și interese personale de limitare a accesului la informație sau de distrosionare a informației - knowledge hiding
ex. nu-ți zic ceva pentru că nu trebuie să știi; un contra-candidat îmi răspunde parțial la întrebări
Care sunt starile emergente care faciliteaza comunicarea?
➔ siguranța psihologică
➔ încrederea
Cum faciliteaza siguranta psihologica comunicarea?
● credința împărtășită că echipa/organizația prezintă un climat securizant pentru asumarea riscurilor interpersonale
● promovează discuțiile deschise și schimbul de info eficient
Cu ce fel de riscuri interpersonale se asociază comportamente ca solicitarea ajutorului, admiterea greșelilor, exprimarea unui punct de vedere diferit?
● Riscul de a părea ignorant
● Riscul de a părea incompetent
● Riscul de a fi perceput intruziv
● Riscul de a fi perceput într-un mod negativ
Cum faciliteaza increderea comunicarea?
● reprezintă disponibilitatea de a fi vulnerabil la acțiunile celorlalți
● antecedent principal ptr împărtășirea informațiilor și ptr conflict în deciziile de grup
Surse ale încrederii
● experiența anterioară cu o persoană (mecanismul cel mai frecvent întâlnit)
● asocierea unor caracteristici unei persoane necunoscute prin raportarea la o categorie de oameni
● swift trust: un tip de utilizare pozitivă a stereotipurilor (mecanism mai rar)
(!) relationship based trust (am încredere pt. că e prieten) vs competence based trust (am încredere pt. că e competent
Cum se diferentiaza siguranta psihologica de incredere?
Siguranta psihologica
Focus - pe celălalt, te întrebi în ce măsură ceilalți o să îți ofere ție ”the benefit of doubt”
Limite temporale - o evaluarea pe momentul imediat următor
Nivel de analiză: 1 la grup
Incredere
Focus - pe tine, tu oferi ”the benefit of doubt”
Limite temporale - o evaluare pe termen lung
Nivel de analiză: 1 la 1
Ce e cross-understanding?
CROSS-UNDERSTANDING (CU) = is defined as the extent to which a team’s members understand the mental models of other members
● when team members understand the mental representations of other members, higher team and individual learning and higher performance result.
● CU este cel mai ridicat atunci cand majoritatea membrilor înțeleg cum fiecare dintre ei gandesc și percep sarcinile => modele mentale = reprezentări mentale a sistemului si cum funcționează
Care e relatia dintre cross-understanding si performanta?
● consecințe CU ridicat: greater learning și performanță ridicată a echipei prin comunicare eficientă intre membri, evitare conflictelor care întrerup munca, ajutarea coechipierilor să invete mai multe despre sarcincă și contextul acesteia, facilitarea coordonări indeaproape a activității membrilor
● perf echipei/colectivă depinde de ajustarea, acomodarea și integrarea diferitelor perspective, experiențe și cunoștințe
● CU nu depinde de similaritate sau integrarea reprezentărilor mentale ci de intelegerea lor
Cum creste cross-understanding performanta echipei?
- înțelegerea reprezentărilor mentale ale sarcinilor precum cunostintele, credintele, preferintele membrilor determină comunicarea informatiilor diverse si complexe și evitarea conversatiilor neacceptate, dezacorduri triggering, pornirea conflictelor
- CU determină membri să folosească diverse cunostinte, elaborarea conversatiilor diverse și a perspectivelor diferite care ar putea fi inconsistente cu preferintele initiale = crește comprehesiunea sarcinilor echipei
- membri se angajează in coordonare mai bună, evitarea proceselor redundante și de pierdere, datorită anticipări comp celorlalți si adaptării la propriile actiuni
(!) membri care lucrează in echipe cu CU ridicat sunt predispusi să invete metode pentru o perf
individuala mai ridicata
Cum se poate îmbunătăți comunicarea organizațională?
➔ comunicare față în față (datorită feedback-ului)
➔ reality checks (feedback-ul a fost înțeles și acceptat)
➔ când și unde comunicăm (disponibilitatea din partea ambelor părți)
➔ ascultare empatică – perspective taking
Strategii de comunicare eficienta
➔ obțineți un buy-in de la management
➔ combinați metode și canale de comunicare
➔ aliniați mesajul cu publicul țintă
➔ respectați diversitatea culturală
➔ asigurați consistența mesajelor în timp
➔ pregătiți managementul pentru comunicare eficientă
➔ asigurați comunicarea în ambele sensuri
➔ integrați aspecte de comunicare în planificarea oricărei activități
