2. Comunicarea Flashcards
Ce e comunicarea?
= proces prin care se transformă informația (inclusiv gânduri, idei, emoții)
= proces relațional prin care se creează și se interpretează mesaje care solicită / generează un răspuns
= proces sistemic în care indivizii interacționează prin intermediul simbolurilor pentru a crea și interpreta înțelesuri
Cum arata comunicarea la nivel organizational, de grup si individual?
Comunicarea la nivel organizațional
● Interelaționarea dintre strategia organizațională, cultura organizațională, structura organizațională și comunicare
● Comunicarea mediată de tehnologie
Comunicarea la nivel de grup
● Comunicarea relaționată la sarcină și efectele asupra efectivității echipei
● Comunicarea nerelaționată cu sarcina și impactul ei asupra stărilor emergente și proceselor de grup
● Rețele sociale, echipe virtuale
Comunicare la nivel individual
● Percepții individuale și efecte asupra prelucrării mesajelor
● Dif interindividuale cu privire la procesare informațională
● Managementul impresiei
Care sunt elementele structurale si compozitionale?
Membrii grupului
● familiaritate
● entitativity (entitatatea) = gradul în care noi lucrăm împreună, percepem situația noastră ca fiind un grup, mai mult decât că ne-am adunat ca să lucrăm împreună, avem sentimentul că suntem o echipă, că funcționăm ca o echipă, suntem diferiți de alte grupuri din organizație
● scopuri individuale
● percepții diferite vizavi de sarcină (felul în care fiecare consideră că sarcina ar trebui să fie abordată)
Sarcinile
● interdependență = cum sunt considerată saricinile de către membrii grupului ca fiind interdependente
● coordonare necesară = interdependența ridicată și sarcini complexe
(!) coordonarea e esențială! fiecare membru trebuie să știe care parte din munca lui e legată de munca celorlalți membri
● complexitate
Care sunt mecanismele mediatoare?
Stari emergente si procese de grup
Stari emergente in comunicare
● interacțiunea noastră ca să ne coordonăm emergent poate duce la încredere crescută, în timp ce comunicăm vedem că ne putemexprima propria opinie, opiniile mele sunt acceptate (psychological safety), aspecte cognitive, emoționale și aspecte de motivație
● încredere
● motivație și eficacitate colectivă (group potency)
● modele mentale împărtășite = măsura în care știm în cadrul echipei noastre fiecare ce cunoștințe are, ce expertiză are (TMS) și măsura în care modelul nostru mental este similar cu modelul celorlalți, avem aceeași înțelegere asupra sarcinii
● MTS (sisteme multi-echipă): organizația are mai multe echipe (poate chiar alte organizații) care lucrează pentru un scop comun (ex. colaborările între poliție, pompieri, salvare, fiecare are rolul lui dar lucrează împreună)
Procese de grup in comunicare
● conflict
● coordonare
● planificarea activității = cât de mult reușesc membrii unei echipe să-și mențină nivelul de autoeficacitate ridicat
● monitorizare
Cum arata comunicarea la nivel organizational?
➔ Susține toate procesele organizaționale
➔ În modelele recente cu privire la echipele de muncă este integrată în celelalte procese de grup
➔ Information sharing and Knowledge management sunt concepte relaționate și mai relevante ptr dinamica complexă la niv de grup și individual
➔ Feedback loops - în sistemele complexe - buclele de feedback sunt multiple și nonliniare
Care sunt structurile de comunicare la nivel organizational?
- rețelele centralizate
● Lanț
● Roată - rețele decentralizate
● Cerc
● Cristal
Cum influenteaza structurile de comunicare viteza si acuratetea comunicarii si satisfactia membrilor?
Viteza și acuratețea comunicării
● Când sarcina este relativ simplă, comunicarea în lanț sau în stea este mai rapidă și oferă mai multă acuratețe
● În sarcinile complexe, comunicarea este mai rapidă în celelalte două rețele cerc și respectiv cristal și calitatea soluțiilor propuse este, de asemenea, mai ridicată în aceste rețele
Satisfacția membrilor
● Grupurile în care comunicarea urmează rețele în formă de cerc sau cristal, cum este cazul echipelor sau grupurilor autonome, conduc la satisfacția membrilor față de rolurile îndeplinite în variate episoade ale comunicării
Care sunt directiile de comunicare? Ce se comunica preponderent in fiecare?
- Comunicarea pe verticală de sus în jos/top-down (de la șef la angajat)
● scopuri, strategii, obiective
● instrucțiuni și argumentări
● politici, proceduri, repartizări de sarcini
● standarde și criterii de apreciere și corectare a performanței
● îndoctrinare (spre exemplu, teambuilding)
exemple: rețele de socializare, prin email, scheme sugestive sau sugestii - Comunicarea pe verticală de jos în sus/bottom-up (de la angajat la șef)
● probleme sau excepții
● rapoarte asupra performanței
● plângeri, dispute, managementul impresiei
● informație finaciar/contabilă - Comunicarea pe orizontală (funcție - funcție)
● Scopul ei este coordonarea activităţilor departamentelor şi unităţilor
● Cantitatea şi eficienţa comunicării orizontale e dependentă de flexibilitatea structurii organizaţionale (ex. dreptul membrilor de a trece graniţele departamentale pentru a-şi asigura informaţia necesară muncii proprii)
Care sunt factori care influențează comunicarea organizațională?
Diferențele de putere
● Tendința subordonaților de a distorsiona
comunicare pe verticală de jos în sus
● Lipsa de înțelegere a managementului cu
privire la roluri/ expertiză a subordonaților
Diferențe de gen - Diferențe la nivelul stilului de comunicare: ascultat/ vorbit
Mediul de comunicare - Spațiul fizic, aranjarea lui
Limbajul - Limba, cuvintele utilizate, accentul etc
Diversitatea culturală - Norme diferite cu privire la comunicarea formală/ informală
Cum arata un climat de comunicare deschis si unul inchis?
Climat deschis
● Descriptiv - comunicare informativă, nu evaluativă
● Orientat către soluții - mai degrabă decât pe ceea ce nu se poate realiza
● Deschis și onest - fără mesaje ascunse
● Empatic - orientat spre înțelegere
● Egalitarian
● Îngăduitor - greșelile sunt tolerate, înțelese
● Feedback - pozitiv, formativ
Climat închis
● Se pune accentul pe blamare, pe identificare erorilor
● Control ridicat - se așteaptă conformitate, inconsistențele și schimbarea blocate
● Manipulativ - mesaje ascunse
● Impersonal - lipsit de grija pentru alții
● Diferențe de statut, competențe
● Dogmatic - discuții minime, nu se acceptă abateri, fără compromis
● Ostil - feedback orientat spre minimalizarea celorlalți
Ce sunt retelele sociale? Care sunt componentele?
= patternuri de comunicare la nivel organizațional
Mecanisme de formare a patternurilor:
1. Schimbul de resurse
2. Influență socială & Imitare
3. Interpretări împărtășite & Similarități în percepție
4. Mobilizarea resurselor sociale
Componente
● Densitatea rețelelor
● Centralizarea rețelelor
● Centralitatea Nodului
in-degree – câte contacte primește;
out-degree – câte transmite
Care e relatia dintre reteaua sociala si performanta grupului?
● Fragmentarea rețelei de comunicare are un impact pozitiv asupra Group Cognitive Complexity (GCC), datorită faptului că favorizează conflict de sarcină
● Densitatea rețelei de comunicare are un impact pozitiv asupra GCC, datorită faptului că reduce conflictul relațional
● Comunicare relaționată cu sarcina/ non relaționată cu sarcina și GCC - și complexitatea cognitivă a grupului : raport optim de 3 la 1
● interdependență ridicată & team-member exchange ridicat duc la reducerea efectelor negative ale relațiilor negative asupra performanței
Ce sunt barierele in comunicare? Exemple
● Context organizațional și norme care nu susțin comunicarea deschisă
● Birocratizarea excesivă a proceselor, inclusiv a celui decizional și limitarea accesului la info „on a need to know the basis”
ex. nu știi informații legată de bugetul firmei decât dacă trebuie; nu pot să folosesc template de ppt prestabilit decât dacă mă lasă managerul
● Lupta pentru putere și interese personale de limitare a accesului la informație sau de distrosionare a informației - knowledge hiding
ex. nu-ți zic ceva pentru că nu trebuie să știi; un contra-candidat îmi răspunde parțial la întrebări
Care sunt starile emergente care faciliteaza comunicarea?
➔ siguranța psihologică
➔ încrederea
Cum faciliteaza siguranta psihologica comunicarea?
● credința împărtășită că echipa/organizația prezintă un climat securizant pentru asumarea riscurilor interpersonale
● promovează discuțiile deschise și schimbul de info eficient
Cu ce fel de riscuri interpersonale se asociază comportamente ca solicitarea ajutorului, admiterea greșelilor, exprimarea unui punct de vedere diferit?
● Riscul de a părea ignorant
● Riscul de a părea incompetent
● Riscul de a fi perceput intruziv
● Riscul de a fi perceput într-un mod negativ
Cum faciliteaza increderea comunicarea?
● reprezintă disponibilitatea de a fi vulnerabil la acțiunile celorlalți
● antecedent principal ptr împărtășirea informațiilor și ptr conflict în deciziile de grup
Surse ale încrederii
● experiența anterioară cu o persoană (mecanismul cel mai frecvent întâlnit)
● asocierea unor caracteristici unei persoane necunoscute prin raportarea la o categorie de oameni
● swift trust: un tip de utilizare pozitivă a stereotipurilor (mecanism mai rar)
(!) relationship based trust (am încredere pt. că e prieten) vs competence based trust (am încredere pt. că e competent