Verwerkings register Flashcards
Wie moet een verwerkersregister bijhouden
De hoofdregel is dat organisaties die minstens 250 personen in dienst hebben, een verwerkingsregister moeten bijhouden. Organisaties die minder dan 250 personen in dienst hebben, moeten ook een verwerkingsregister bijhouden als sprake is van een van onderstaande gevallen:
organisatie houdt zich bezig met risicovolle verwerkingen (zoals het opstellen van klantprofielen of het verwerken van grote hoeveelheden persoonsgegevens);
wanneer de verwerking structureel en dus niet incidenteel is;
organisatie verwerkt gevoelige gegevens (zoals gegevens over gezondheid en strafrechtelijke gegevens).
Het komt maar zelden voor dat een organisatie geen verwerkingsregister hoeft bij te houden. Dit komt doordat bijna iedere organisatie structureel persoonsgegevens verwerkt. Als een organisatie personeels- of klantgegevens verwerkt, is dat immers al een structurele verwerking.
Het is belangrijk dat organisaties een verwerkingsregister bijhouden, want het register kan worden opgevraagd door de Autoriteit Persoonsgegevens. In dat geval moet er inzage worden gegeven in het register.
Wat staat er in een verwerkingsregister?
Zowel een verwerkingsverantwoordelijke als een verwerker moet een verwerkingsregister bijhouden. Wat er in het register staat is afhankelijk van de rol die een organisatie heeft.
Bij de verwerkingsverantwoordelijke bevat het verwerkingsregister de volgende informatie:
naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, en van de functionaris gegevensbescherming (indien aanwezig)
verwerkingsdoeleinden
categorieën betrokkenen (bijvoorbeeld klanten, websitebezoekers en medewerkers)
categorieën persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW-gegevens, contactgegevens, financiële gegevens)
categorieën ontvangers (bijvoorbeeld ICT-dienstverleners)
informatie over eventuele doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land
bewaartermijnen
beveiligingsmaatregelen
