vergadertechnieken les 1 Flashcards
1
Q
rollen vergadering
A
- voorzitter /facilitator
- secretaris/notulist
- alle andere deelnemers
2
Q
taken Voorzitter/facillator
A
objectieve gespreksleider die vergadering stuurt en leiding geeft
- inhoudelijke deelname toegelaten maar mening niet doorduwen
3
Q
ander taken voorzitter
A
- voorbereiding
- verwelkoming en verontschuldiging van deelnemers
- doelstelling vergadering meegeven
- bepaalt wijze waarop er gewerkt wordt
- vergadering constructief laten verlopen
- varia
- besluiten opvolgen
4
Q
Wat is een Secretaris/notulist
A
- rechterhand voorzitter
- soms enkel observator
onderscheid hoofd en bijzaken
5
Q
Taken Secretaris/notulist
A
Taken:
- Stelt samen met de voorzitter de vergaderagenda op
- Voorbereiden op vergadering, alle nodige gegevens verzamelen vb. Verwachte deelnemers, documenten, data van vervolgvergadering,…
- Neemt nota’s tijdens de vergadering, vat samen, verwoordt discussies,…
- Schept duidelijkheid over thema’s die aan bod kwamen en besluiten, to do’s
- Na vergadering verslag finaliseren en verspreiden, in overleg met voorzitter
- Zorgt ervoor dat eventuele benodigde documenten beschikbaar zijn
6
Q
Taken andere deelnemers
A
- indien gevraagd voorbereiden op vergadering
- eventuele documenten doorsturen naar voorzitter
- actieve en constructieve deelname aan de vergadering
- aan afgesproken structuur tijd houden
- naar iedereen luisteren
- afleiding vermijden
- na afloop verslag opnemen en opvolgen
7
Q
Doelen vergadering
A
- brainstormvergadering
- Instructievergadering
- Informatieve vergadering
- Besluitvormende vergadering
- werkoverleg
8
Q
Principes besluitvormende vergadering
A
- unanimiteit
- compromis: tussenoplossing, leden bouwen voort op elkaars suggesties
- Consencus: Alle deelnemers zien besluit als best mogelijke oplossing. Niemand is tegen, maar niet iedereen is per se voor. Iedereen kan er mee leven.
- meerderheid–> niet zo wenselijk als bovenstaande 3
9
Q
Wat is een communicatie stijl
A
Hoe breng jij een boodschap naar voren en waarop word je door anderen herkend
10
Q
communicatiestijl 2 vragen
A
Hoeveel ruimte neem je in tijdens een gesprek
hoeveel gevoelens laat je zien tijdens een gesprek
11
Q
ruimte geven
A
- lager spreektempo
- ruimte voor de mening van de ander
- tijd nemen voor een beslissing
- niet direct reageren op wat een ander zegt
- laid back lichaamstaal
12
Q
Ruimte nemen
A
- hoger spreektempo
- luidere toon
- geven eigen mening
- snel nemen van beslissingen
- direct reageren op wat een ander zegt
- forward lichaamstaal
13
Q
Gevoelens uiten
A
- praten over beleving
- veel gebaren
- veel mimiek
14
Q
gevoelens voor je houden
A
- taakgericht
- praten over feiten
- weinig gebaren
- weinig mimiek
15
Q
Regels vergaderen
A
- vergader niet om te vergaderen
- op tijd aanwezig
- voorzitter aanduiden
- zorg voor vergaderagenda
- draag bij aan het doel
- iedereen laten deelnemen en laten uitpraten
- luisteren zonder vooroordelen en met open geest
- denk vooraleer je spreekt
- beperk tot de agendapunten
- doe na de vergadering wat je belooft
- je accepteert genomen besluiten
