TEORIA DAS 3 IDADES / TEORIA VITAL DOS DOCUMENTOS Flashcards
ASPECTOS INICIAS SOBRE O A TEORIA DAS 3 IDADES
- ASPECTOS INICIAIS SOBRE O A TEORIA DAS 3 IDADESAs 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques Valette.TEORIA DAS TRÊS IDADES => Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.LEI 8.159, art. 8º
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
COMO DEFINIR O ARQUIVO CORRENTE OU ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE?
ARQUIVOS CORRENTES OU DE PRIMEIRA IDADE
Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados. O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta. Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.
Tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.
São aqueles consultados mais frequentemente e que são conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam ou os produziram ou em locais próximos e de fácil acesso.
São necessários ao dia a dia.
Em regra, sua utilização está ligada às razões pelas quais foram criados.
QUAIS AS PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DO ARQUIVO CORRENTE?
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DO ARQUIVO CORRENTE
- POSSUI VALOR PRIMÁRIO
ADMINISTRATIVO - Documentos necessários à consecução das atividades correntes do órgão: planos, programas, relatórios.
LEGAL - Documentos que envolvem direitos e deveres do cidadão para com o Estado e vice-versa, sendo os que produzem efeito perante os tribunais, regulamentam as questões externas e internas do órgão.
FISCAL - Documentos ligados a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesas, geradas para atender a exigências governamentais: notas ficais, faturas, recibos. - ESTÃO LOCALIZADOS PRÓXIMOS AOS SEUS
SETORES - SÃO CONHECIDOS COM ARQUIVOS ATIVOS
- POSSUEM VALOR ADMINISTRATIVO PRIMÁRIO
O ARQUIVOS CORRENTES PODEM SER ELIMINADOS?
ATENÇÃO => Os arquivos correntes podem ser eliminados já nesta fase ou recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem a necessidade de passarem pela fase intermediária.
ARQUIVO CORRENTE
CESPE - Arquivo corrente é o conjunto de documentos em curso, ou de uso frequente, também denominado arquivo de movimento. CERTO
CESPE - Documentos com alta frequência de uso ou com grande possibilidade de uso fazem parte de um arquivo corrente. CERTO
CESPE - Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos. CERTO
CESPE - O arquivo corrente deve ficar, preferencialmente, descentralizado fisicamente na instituição. CERTO
Arquivos descentralizados - documentos em diversos locais (corrente) - SETORIAL Arquivos centralizados - documentos concentrados em um determinado local (intermediário) - CENTRAL/ GERAL
CESPE - O arquivo corrente descentralizado é uma das possibilidades de configuração do tipo de arquivo corrente. Nessa modalidade de configuração, cada setor ou unidade do órgão público ou empresa privada é responsável pelo seu arquivo corrente. CERTO
CESPE - A eliminação de documentos pode ser feita no arquivo corrente. CERTO
CESPE - Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação são atividades dos arquivos correntes. CERTO
CESPE - A distribuição de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário é denominada transferência. CERTO
COMO CONCEITUAR OS ARQUIVOS DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO?
ARQUIVOS DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO
Esse tipo de arquivo é formado por documentos que deixaram de ser úteis no dia a dia.
Não precisam “estar a mão”, mas continuam necessários e eventualmente podem ser acessados.
Os órgãos que os produziram ou receberam podem solicitá-los e eles NÃO precisam estar próximos dos escritórios.
Marilena Leite Paes ressalta que a permanência dos documentos nesses arquivos é TRANSITÓRIA.
Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam estar disponíveis para consulta. Por essa razão, também se diz que possuem valor Primário (igual aos arquivos correntes).
O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a proliferação de depósitos e manter uniforme a política arquivística. Para isso deve ser dirigido por profissionais de arquivo de alto nível, conhecedores dos métodos tradicionais de classificação e elaboração de instrumentos de pesquisa.
Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração. Dessa forma, os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário.
QUAIS AS PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS?
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS
- SÃO ORIGINÁRIOS DOS ARQUIVOS CORRENTES
- POSSUEM VALOR ADMINISTRATIVO PRIMÁRIO
- AGUARDAM DESTINAÇÃO
- Guarda no PERMANENTE ou;
- ELIMININAÇÃO
“documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
- POSSUE MENOR VALOR ADMINISTRATIVO EM RELAÇÃO AO CORRENTE
- SÃO TRANSITÓRIOS EM RELAÇÃO A PERMANÊNCIA
DESTES DOCUMENTOS NO ARQUIVO
ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS OU DE SEGUNDA IDADE
CESPE - Os documentos, para serem considerados como correntes e intermediários, devem possuir valor primário. CERTO
CESPE - O arquivo intermediário, por ser pouco consultado pela administração, pode ficar fisicamente afastado do seu acumulador. CERTO
CESPE - O acesso aos documentos no arquivo intermediário ainda é restrito aos acumuladores ou àqueles que receberam autorização do setor que os acumulou. CERTO
CESPE - É adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma organização raramente consultados, uma vez que os órgãos que os produziram podem solicitá-los a fim de verificar possíveis irregularidades. CERTO
CESPE - O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos. CERTO
CESPE - No arquivo intermediário, considerado uma extensão do arquivo corrente, predomina o valor e) primário. CERTO
COMO DEFINIR OS ARQUIVOS PERMANENTES OU DE TERCEIRA IDADE?
- PERMANENTE / ARQUIVOS DE TERCEIRA IDADE
Os arquivos permanentes já perderam o valor de natureza administrativa.
São conservados por fatores históricos ou documentais e acabam sendo utilizados para o conhecimento do passado e sua evolução. A Lei dos Arquivos (8.159/91) ressalta que os documentos de valor permanente são INALIENÁVEIS e IMPRESCRITÍVEIS . Nesta fase do ciclo vital ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, sociais e culturais) que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público. Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. Tais documentos devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
São classifcados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição. Ao contrário das idades corrente e intermediária, tais arquivos são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta idade é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião da documentação histórica, o arranjo – isto é, a classificação desses arquivos –, a conservação e a descrição dos documentos.
QUAIS AS PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DO ARQUIVO PERMANENTE?
- arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade
lei 8.159 - Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
- PRESERVADOS EM CARÁTER DEFINITIVO
- POSSUEM VALOR HISTÓRICO-CULTURAL (secundário)
- SÃO ABERTOS AO PÚBLICO PARA PESQUISA
- VALOR SECUNDÁRIO ou HISTÓRICOPROBATÓRIO – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição;INFORMATIVO – quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa.
QUAIS OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA NOS ARQUIVOS PERMANENTES?
- INSTRUMENTOS DE PESQUISA NOS ARQUIVOS PERMANENTESOs instrumentos de pesquisa nos arquivos permanentes são os seguintes, nessa ordem de prioridade, como ensina Bellotto, em seu livro Arquivos Permanentes: tratamento documental:1 – GUIA: Na família dos instrumentos de pesquisa, o guia é o mais abrangente e o mais “popular”, pois está vazado numa linguagem que pode atingir também o grande público e não especificamente os consulentes típicos de um arquivo: historiadores e administradores. O guia de arquivo tem por finalidade propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os instrumentos de pesquisa de que dispõe e as fontes complementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e feito com espírito prático.2 – INVENTÁRIO: É o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do undo. É um instrumento do tipo parcial, trazendo descrição sumária e não analítica, esta própria do catálogo.3 – CATÁLOGO: É o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem daclassificação.4 –REPERTÓRIO: Também chamado de catálogo seletivo, é um instrumento de pesquisa que traz uma “relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente”.5 – ÍNDICES: Apontando nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética e remetendo o leitor às respectivas notações de localização, os índices podem ser parte complementar de inventários ou catálogos analíticos, ou ter personalidade própria, indexando diretamente os documentos.6 – EDIÇÃO DE FONTES: A edição de textos históricos ou fontes documentais compreende a publicação de um instrumento de pesquisa no qual os documentos não recebem resumos indicativos e/ou informativos, como nos anteriormente citados, figurando o texto integral. A forma ideal é a que prevê não só o texto, mas também estudos introdutórios e fontes paralelas.
ARQUIVOS PERMANENTES OU DE TERCEIRA IDADE
ARQUIVOS PERMANENTES OU DE TERCEIRA IDADE
CESPE - Os documentos de valor permanente, consoante legislação,não devem ser eliminados ou alienados. CERTO
CESPE - De acordo com a legislação em vigor, o original do documento permanente microfilmado não pode ser eliminado. CERTO
CESPE - Documentos referentes a movimentos reivindicatórios de servidores possuem valor secundário. CERTO
CESPE - O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade do arquivo permanente. ERRADO
É UMA TAREFA DO PROTOCOLO
CESPE - Eliminação de documentos de arquivo, protocolo e transferência de documentos para o arquivo intermediário são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. ERRADO
Documentos permanentes JAMAIS serão eliminados. corrente p/ intermediário -> Transferência intermediário p/ permanente -> recolhimento ou eliminado. Protocolo -> típico da fase corrente Passou a ser permanente é sinal que foi guardado e preservado, se não, antes teria sido eliminado.
RESUMO
ARQUIVO CORRENTE
VALOR PRIMÁRIO
ACESSO = Restrito a quem acumula os documentos
LOCALIZAÇÃO FÍSICA = Próxima a quem acumula os documentos
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
VALOR PRIMÁRIO
ACESSO = Restrito a quem acumula E aos que são autorizados
LOCALIZAÇÃO FÍSICA = Geralmente fora do setor que gerou a acumulação de documentos
ARQUIVO PERMANENTE
VALOR SECUNDÁRIO
•! Histórico;
•! Cultural;
•! Probatório;
•! Informativo.
ACESSO = Aberto
LOCALIZAÇÃO FÍSICA = Instituição arquivistica
TRANSFERÊNCIA vs RECOLHIMENTO
- Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
- Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário par o arquivo permanente.
OBS GERAIS
Os arquivos correntes podem ser eliminados e jogados no lixo. Mas também podem passar diretamente para a última fase, a Permanente, sendo diretamente recolhidos para o arquivo Permanente, quando não poderão ser eliminados. Tudo depende de seu valor para aquela instituição.
Todos os documentos de arquivo nascem com uma finalidade administrativa (valor primário), ou seja, os documentos não nascem com valor histórico (valor secundário). O valor histórico, geralmente, é adquirido após transcorrido um determinado período.
A FASE ESTÁ RELACIONADA COM SUA FREQUÊNCIA DE USO, bem como com o valor administrativo ou histórico presentes ou não nos documentos.
Todos os documentos de arquivo nascem com uma f inalidade administrativa – valor primário –, pois são gerados em decorrência dos atos ou f unções administrativos de um organismo. Desse modo, em termos gerais, é possível constatar que os documentos não nascem com um valor histórico ou secundário. Tal valor cultural é, geralmente, adquirido após transcorrido um determinado período. Um exemplo disso é a carta de Pero Vaz de Caminha. A f amosa carta nasceu destituída de qualquer valor histórico. Ela f oi elaborada com uma f inalidade de caráter administrativo, isto é, inf ormar ao rei de Portugal o descobrimento das terras brasileiras.
