S1 - PRÉPARER LES ACTIVITÉS D'AUDIT Flashcards
Pratique 1 « Analyser et statuer sur l’acceptation d’une mission d’audit »
Analyser, comprendre et confirmer les termes de la mission proposée:
* Objectif(s) de l’audit : qu’est-il attendu d’effectuer ?
* Champ de l’audit : quelles sont les activités à auditer, sur quel périmètre (géographique) ?
* Quelles sont les limites ?
* Référentiel : dans quel(s) document(s) interne(s) et/ou externe(s) se trouvent les critères d’audit ?
* Durée : quelle durée est proposée ?
* Le principe d’indépendance est-il respecté ?
Pratique 2 « Comprendre le contexte et les caractéristiques de l’entité à auditer »
- Prendre connaissance des éléments et des documents recueillis
- Comprendre l’organisation, les caractéristiques et le fonctionnement de l’entité auditée
- Quels éléments d’entrée ou source d’informations ?
Organigramme, site intranet, site internet, documents descriptifs de l’organisation,
cartographie et descriptifs de processus, procédures documentées, historiques de fonctionnement des activités,…
Pratique 3 « Etablir la liste des points à vérifier »
Prendre connaissances des documents (tous formats)
* Repérer les critères d’audit. Cela peut impliquer de déterminer les exigences applicables d’une norme au champ à auditer, si la mission ne les précise pas.
* Pour chaque critère, déterminer et noter:
> quelles activités et quels documents examiner et combien (taille de l’échantillon de l’existant) ?
> les fonctions auprès desquelles réaliser ces vérifications
> quels recoupements des informations effectuer pour s’assurer de la cohérence et du fonctionnement des activités ?
> les risques et opportunités identifiés ou potentiels des activités et de leurs interactions ?
> combien de temps pour effectuer ces vérifications ?
SUITE-Pratique 3 : repérer les critères d’audit dans une norme
Extrait de la norme ISO 9001 applicable à la mission d’audit : 7.2 Compétences
L’organisme doit:
* déterminer les compétences nécessaires de la ou des personnes effectuant, sous son contrôle, un travail qui a une incidence sur les performances et l’efficacité du système de management de la qualité;
* s’assurer que ces personnes sont compétentes sur la base d’une formation initiale ou professionnelle, ou d’une expérience appropriée;
* le cas échéant, mener des actions pour acquérir les compétences nécessaires et évaluer l’efficacité de ces actions;
* conserver des informations documentées appropriées comme preuves desdites compétences.
Pratique 4 « Elaborer le plan d’audit»
Déterminer un premier « découpage » du temps en « têtes de chapitre », selon la logique retenue, dont les incontournables
- Dans la liste des points à vérifier, repérer les regroupements possibles et nécessaires : lieux, fonctions
- Déterminer le « découpage » du temps au sein des « têtes de chapitres », en minutes, en prenant en compte les contraintes « logistiques »
- Vérifier que le plan d’audit « couvre » la totalité de la mission
- Proposer votre projet de plan d’audit au représentant de l’entité auditée pour validation et compléments éventuels (noms, lieux, contraintes)
- Finaliser le plan d’audit en tenant compte des retours du représentant de l’entité auditée
exemple plan d’audit:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Mycfw9aeoT4wPY-ioQvzM1OaPmeB9ODVwcS7diHopCo/edit?usp=sharing
Pratique 5 « Elaborer le guide d’entretien et préparer les réunions»
- Sur la base du déroulement déterminé dans le plan d’audit validé, intégrer les points à vérifier
- Pour maîtriser le fil conducteur de l’audit, préférer un guide d’entretien qui servira à la prise de notes
- aérer pour le compléter au fil des entretiens
- support rigide pour faciliter la gestuelle
- Repérer les points critiques et les points « sacrifiables »
- Vérifier que la mission est bien « couverte » par l’ensemble des points à vérifier
- Répartir les rôles entre auditeurs
- Déterminer et valider les modalités de déroulement des réunions avec le représentant de l’entité auditée : qui, quoi, où, quand, comment, avec quoi,…
