Protocolo Flashcards
Definición legal de protocolo
Es una colección ordenada de escrituras matrices, actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el notario autoriza de conformidad con la ley.
Los documentos de ley puede ser índice, atestados, cierre y la transcripción del acta de otorgamiento de testamento común cerrado.
¿Qué papel se utiliza en el protocolo?
PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLO en las escrituras matrices, actas de protocolación y razones de legalización de firmas.
Se vende por lote de 50 hojas por la SAT (Q500), es decir que, cada hoja vale Q10. Los Notarios tienen un 10% de comisión, es decir que por cada lote, se les da de comisión 5 hojas de papel sellado. Entonces reciben x cada lote 55 hojas.
El 16 de agosto de 1941 a las 15:15 horas se estampó la primera hoja de papel sellado especial para protocolo en el taller nacional de grabados en acero.
PAPEL SIMPLE en testimonios especiales e índices. Así como en los del Escribano de Gobierno y Agentes diplomáticos o consulares.
Características del papel sellado especial para protocolo
Se produce en hojas de papel seguridad ledger
33 cm x 21.5
Lado izquierdo: arriba escudo de armas con el valor de la hoja (Q10) y su numero de registro de hoja y el quinquenio, y abajo logo de SAT
En medio arriba: número de orden y abajo PROTOCOLO
Cada lado tiene 25 líneas impresas, a doble espacio. Atrás tambien lleva número de registro y la R de reverso.
Acuerdo de directorio de SAT
Apertura del protocolo
Por el derecho de apertura, cada año el Notario deberá pagar Q50 en la Tesorería del Organismo Judicial. El formulario de apertura vale Q5, así que en realidad de pagan Q55. El recibo y el comprobante de pago puede ir en los atestados.
El trámite se puede hacer en línea.
Si se pierden los recibos, la reposición cuesta Q25.
Los fondos van para encuadernación de testimonios especiales y conservación de los protocolo.
El protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autoriza, iniciando en la primera línea de la primera hoja.
Si se llegare a escriturar antes de tener derecho a apertura (pagar), se incurriría en una falta administrativa, pero no invalida el instrumento.
Cierre de protocolo
Se cierra el 31 de diciembre de cada año, o antes si el notario deja de cartular.
Se realiza en hoja de papel sellado especial para protocolo y contendrá:
- Fecha
- Número de documentos públicos autorizados (escrituras)
- Razones de legalización de firmas
- Actas de protocolación
- Número de folios de que se compone
- Firma notario
* incluir cancelados
Ej:
RAZON DE CIERRE: En la ciudad de Guatemala, el 31 de diciembre del año 2023, como Notaria, procedo a cerrar el protocolo a mi cargo en el cual constan diez (10) instrumentos públicos distribuidos de la siguiente forma: a) cinco (5) escrituras públicas, b) dos (2) razones de legalización de firmas, c) una (1) acta de protocolación y d) dos (2) instrumentos públicos cancelados. Los mismos están contenidos en quince (15) folios. FIRMA
Formalidades del protocolo
- redacción en español, a máquina o a mano, de manera legible y SIN ABREVIATURAS
- numeración cardinal, uno a continuación del otro, con riguroso orden de fechas, dejando solo espacio necesario para las firmas
- foliación cardinal por hoja
- fechas, números y cantidades en letras
- documentos a insertar o trascripción, se copiará textualmente
- Numeración fiscal no puede interrumpirse mas que para insertar documentos que se protocolen o que se haya terminado la serie del lote
- espacios en blanco llenará con una linea antes de ser firmado
Salvados
La enmendadura de palabras está prohibida.
Si se quiere testar, entrerenglonar o entrelinear y adicionar, se debe salvar al final del documento y antes de las firmas, o serán nulas.
Testado: amor, omítase.
Entrerenglonadura: amor, léase.
Adición: amor, léase. Esta es solo si se hace fuera de la línea o renglón.
Empastado
30 días después del cierre del protocolo
Índice
Se extenderá en hoja bond y se le pegará Q0.50 fiscales x hoja.
Contendrá en columnas separadas:
1. Número de orden del instrumento
2. Lugar y fecha de otorgamiento
3. Nombres de los otorgantes
4. Objeto del instrumento
5. Folio en que principia
*+ fecha y firmado por el notario.
Si se pueden usar cifras y abreviaturas.
Se envía testimonio del índice al AGP, se considera que es un testimonio irregular.
Atestados
Documentos y comprobantes relacionados con los instrumentos públicos, OBLIGATORIO la constancia de pago de apertura de protocolo que se agregan al final del tomo respectivo.
En la práctica se colocan:
- comprobantes de avisos trimestrales, testimonios especiales, avisos de cancelación etc.
- copia dpi de otorgantes, certificados renap u otros
- comprobante del pago de compra de lotes de papel sellado especial para protocolo
- pago de multas
etc.
Extracción del protocolo del poder del notario
No puede ser extraído a menos que:
1. Notario se negare a extender testimonio, Juez de Primera Instancia podrá ordenar la ocupación si luego de la orden de extenderlo Notario no obedeciere.
2. Si no obedeciere orden de juez, luego de haberse negado a presentar protocolo para inspección y revisión.
Solo el inspector de protocolos está facultado revisar el registro notarial, salvo revisión especial por proceso penal.
Publicidad
En presencia del notario, cualquier persona con interés puede consultar escrituras matrices, PERO NO:
1. Testamentos
2. Donaciones por causa de muerte
mientras vivan los otorgantes.
Depósito del protocolo
- Por fallecimiento del notario: quien lo tenga en su poder tiene 30 días para remitirlo al AGP
- Por inhabilitación del notario
- Voluntario
- Por ausentarse del país:
a. Por + de 1 año: AGP
b. Por - de 1 año: en Notario hábil y DA AVISO al AGP firmado y sellado por ambos notarios, indicando nombre y dirección del Notario depositario. Para que salga del país es suficiente llevar copia del aviso sellado por AGP.
Al cesar la causa del depósito, se puede solicitar su devolución.
