Projektledning 2 Flashcards
Nämn några olika projektarbetsformer.
- Temporär
- Skapande
- Engångskaraktär
- Omfattande/komplex
Vad är projekttriaden?
- Tid (start och stopp)
- Kostnad (även humankapital)
- Resultat (skapa något)
Nämn några generella projektroller samt vad deras roll är.
- Projektbeställaren: har resurser och förutsättningar för att göra en formell beställning av ett projekt.
- Resursägare: de som sitter på ett humankapital och kan låna ut kompetens till ett projekt. Kan också outsourcas till konsulter.
- Brukare: de som på något sätt omsätter resultatet i praktiken.
- Kund: den som på något sätt bekostar projektet.
- Interna mottagare: projektledaren lämnar över projektet till interna mottagare som ror alla efterföljande frågor i land. När projektet är slutfört kan det skickas vidare till projektbeställaren.
Nämn några generella affärsbeslut.
- Utreda (om)
- Planera (hur)
- Realisera planen (genomförande)
- Lämna över (klart)
- Städa upp (stopp)
Beskriv ett projektmål.
Om man svarar på frågorna:
- Vad är det exakt vi ska göra?
- Varför? Vinna marknadsdelar?
- Vad krävs det för att få önskad effekt?
Nämn tre punkter samt underpunkter för hur man leder planeringsarbetet (de 11 logiska stegen för projektplanering.
Avgränsa och integrera. - analysera intressentsituationen. - analysera krav och behov. - beskriva resultat och projektmål. Planera arbetet. - välja strategier. - strukturera projektarbetet. - uppskatta resurs och tidsåtgång. - analysera beroenden. - göra tidsplan - Göra budget. Organisera. -definiera projektorganisationen -planera för kommunikationen.
Vad gör man i projektets genomförandefas?
- Start i formella sammanhang.
- Skapa och lämna över projektresultatet.
- Etapperna realisering, överlämning och avslut.
Nämn några generella dokument i ett projektarbete.
- Projektdirektiv: en uppdragsbeskrivning för projektet.
- Projektplan: en projektbeskrivning.
- Progressrapport: en läges- och åtgärdsrapport.
- Slutrapport: en erfarenhetsredovisning.
För att påbörja ett projekt är det lämpligt att göra en analys av projektidén där man ställer sig tre sorters frågor, vad är dessa?
- Leverabler- vad exakt ska levereras?
- Effekter- vad vill vi uppnå?
- Projektarbete- vad behöver göras?
Vad är steg 1 i de 11 logiska stegen?
Intressenter
Nämn några viktiga intressenter.
- Finansiärer
- Kompetens (ex projektdeltagare)
- Myndigheter
Vilka sorts relationer kan man ha till intressenter?
- Primära, sekundära.
- Positiva, negativa.
- Inbördes relationer.
Vilka sorts infallsvinklar kan intressenterna ha?
- Projektresultat
- Generella projektroller
- Finansiering
- Externa beroenden
- Kompetens och resurser
- Stöd och hot
Nämn tre punkter av tillvägagångssätt för att hålla koll på intressenter, och ge kort förklaring till varje punkt.
- Identifiera
- viktiga intressenter
- inbördes relationer - Analysera och värdera relationen
- relation till projektet
- drivkrafter och motiv, kompetens, expert, mottagare. - Nyckelintressenter
- värdera (utifrån aspekter så som ekonomi ex)
Nämn de två stegen för att genomföra en kravanalys.
- Analyserande: hitta krav
2. Skapande: översätt till lösningar
Var kan krav komma ifrån?
- Projektdirektiv (kan man ändra på dessa krav)
- Intressentanalys (krav som intressenterna framför)
Vad består en bruttokravlista av?
Krav, behov, förväntningar.
Tre grundprinciper för att fastställa krav
- Av kund
- Av leverantör
- I dialog mellan kund och leverantör
Vad innebär en kravlista?
Vad ska göras och vad är källan?
Nämn olika sorters krav
- Motstridiga krav: billigt-bra; var god välj.
- Saknade krav: funktionalitet, färg/form.
Nämn olika sorters prioriteringar av krav:
- Primära: måstekrav
- Sekundära: avser att uppfylla, men äventyrar inte projektet.
- Önskemål: om tiden finns till.
Nämn några krav som är lätta att verifiera
Projektets genomförande exempelvis. Budget och tid.
Nämn krav som är svåra att verifiera
- Projektresultat
- Olika egenskaper, ex: är den tillräckligt blå?
Vad är acceptansprocedur?
- Med hjälp av en procedur, instruktion eller schema se om intentionen är rätt.
Vad handlar strategier om?
Hur man ska gå till väga:
- Köpa eller skapa själva?
- Övertid?
- Prototyper?
- Hur undviker vi försening?
- Hur ska kunden involveras?
Vad innebär WBS, och vad står det för?
Work breakdown structure. Även kallat arbetspaket.
- Avgränsa och dela upp arbetet.
- Visar inte ordningsföljd.
- Lagom detaljeringsgrad.
Utan WBS går det inte att göra en tidsplan.
Hur gör man för att identifiera vilket arbete som ska genomföras?
Underlag är kraven, beskrivningar av projektresultat och val av strategier. Klokt att göra en WBS.
Vad anges resurs- och tidsåtgång som?
- Arbetsinsats i mantimmar (det som kostar för ex en konsult).
- Kvantitet i material (hur många plankor går åt att bygga ex?)
Vad är syftet med att analysera beroenden?
Ta reda på vad som kan göras samtidigt
- Att utreda komplicerade beroenden.
- Att ta fram kritisk linje.
- Att ta fram hela projektets varaktighet.
Hur gör man för att analysera beroenden?
- Bestäm restriktioner och ritteknik.
- Bygg det logiska nätverket.
- Markera kritisk linje.
Vad innebär ett logiskt nätverk?
Det innebär att A måste göras innan B, start- och slutpunkt. Exempelvis: text, bild, idé, tryck.
Hur räknar man ut en kritisk linje?
Idé+ beställa tryck+ trycka= antal dagar: 11.5 dagar.
Vad är syftet med etappmål?
- Att skapa mål som ligger nära i tiden.
- Att skapa avstämningspunkter vid viktiga skeden i projektet.
- Att kunna kommunicera progressen i projektet- hur långt har vi kommit?
Ett annat ord för tidplan?
Gantt-schema
Vad är syftet med ett Gantt-schema?
- Att få överblick/ helhetsbild av när arbetspaketen och viktiga händelser infaller i tiden.
- Att anpassa planen efter resurstillgången.
Vad är ett Gantt-schema?
En typ av flödesschema som används i projektledning för att beskriva olika faser. En grafisk illustration av ett projekts fortgång och visar beroenden mellan olika projektdeltagare eller faser.
Vilka steg ingår i ett Gantt-schema?
- Lägg ut arbetspaketen.
- Korrigera vid resurskonflikter.
- Markera etappmål, beslut, etc.
Nämn stegen i att göra en projektbudget:
- Ta reda på förutsättningarna- vad ska ingå i budgeten? Kompetensutveckling? Administration?
- Bestäm budgetstrukturen- hur ska budgeten struktureras, följas upp och presenteras? Ska kost delas upp per: delprojekt, tidsperiod, leverantör, etapp?
- Gör beräkningar och presentera:
- Nyckeltal (det man av erfarenhet vet att något kostar).
- Buffert.
- Presentation sker i mallar, tabeller, grafer.
Vad består styrgruppen av?
Oftast av Projektbeställare och linjechefer för projektdeltagarna.
Vad gör en referensgrupp?
Samlar konsumenterna av projektet för att ex testa prototyper och dylikt. Referensgruppen kan ställa krav med bestämmer inte på något sätt över utfallet.
Vad gör en enkel kommunikationsplan i ett projekt?
Den berättar på ett strukturerat sätt för varandra hur vi ska delge information mellan varandra. Vad, hur, till och när. Kan ske i tabellform.
Hur ser en riskanalys ut för en minirisk?
Identifiera risker-> bedöm risker-> bestäm åtgärder= lista med åtgärder.
Hur ser uträkningen ut för att bedöma risker?
- Bedöm sannolikheten för inträffande (“P”= probability)
- Bedöm konsekvensen om den inträffar (“C”= consequence)
- Använd skalan 1-5 där 1 är minst och 5 är störst.
- Multiplicera P och C till ett riskvärde PxC
- Hantera alla P=5, C=5 och störst riskvärden.
Vilka sorts åtgärder finns det för risker?
- Eliminera: ändra strategi så risken försvinner.
- Förebygg: minska sannolikheten.
- Förbered för: minska konsekvensen.
- Överföra: flytta effekten (skyll på ngn annan)
- Ignorera: man struntar i det.
Nämn alla planeringsverktyg kopplat till de 11 logiska stegen
- Vad går det ut på? - Målformulering
- Vem bryr sig? - Intressentanalys.
- Vad ska levereras? - Krav och resultatbeskrivning.
- Hur ska vi gå till väga? - Strategi.
- Vad för arbete krävs?- WBS
- Hur mkt jobb och tid?- Estimat resurs och ledtid.
- Vad kan göras samtidigt?- Logiknät
- När blir det klart?- Gantt-schema.
- Vad kommer det att kosta?- Budget
- Hur delar vi upp jobbet? - Organisationsschema.
- Hur ska vi kommunicera?- Kommunikationsplan.
