Project Management Skills Flashcards
Wat zijn de kenmerken van een project
Doelgericht
Beperkingen
Multidisciplinair
Uniek
Onzeker
Tijdelijk
Wat is projectmatig werken?
Improvisatie via project naar routine
Soorten projecten
1 Technische projecten
2 Socialeprojecten
3 Commerciëleprojecten
4 Gemengdeprojecten(bv.technisch&sociaal)
Waarom mislukken zoveel projecten?
Tijd
* Planning
* Parkinson’s law * Studenteneffect * Wachttijden
* Multitasking
* Kritiek pad
Perceptie en verwachtingen van projectresultaat
Kwaliteit – Resultaat
In relatie tot dat wat de klant met het projectresultaat wil doen/bereiken?
Samenwerken
Samenwerking tussen verschillende inhoudelijke experts met verschillende rollen/ eigenschappen/ kwaliteiten, de manier waarop dit ingezet wordt bepaald effectiviteit samenwerking.
Belbin-rollen
Teamafspraken
Projectorganisatie
Hoe het mislukken van een project voorkomen
Niet door achterover te leunen maar door actief bezig te zijn met het monitoren & controleren van een project; ook wel faseren en beheersen genoemd.
Wat is faseren?
Wat is GOKIT?
Geld
Hoeveel kost het?
Organisatie
Hoe gaan we het doen?
Kwaliteit
Wat krijg ik?
Kwaliteit
Wie moet wat weten?
Informatie
Wanneer krijg ik het?
Tijd
wat zijn de voordelen van projectmatig werken
Het project staat “buiten de dagelijkse orde” Beslissingsbevoegde opdrachtgever
Plan van aanpak
De verantwoordelijkheden liggen vast
Fasering
Samenstelling projectgroep Specifiek resultaat
Wat zijn de nadelen van projectmatig werken
Tijd
Medewerkers ‘gat’
Complex
Wat houd een iteratief project in
Een iteratieve benadering past goed in een projectomgeving die te maken heeft met veranderingen. Hier past een Agile-approach zoals Scrum.
Wat houd een linear project in
Een lineaire benadering is effectief in een stabiele projectomgeving. Bijvoorbeeld de Watervalmethode.
Wat is het resultaat in een Definitiefase?
een goedgekeurd plan van aanpak (go/no go)
Op basis van wat wordt een plan van aanpak geschreven?
- Informatie uit het projectvoorstel
- Informatie uit aanvullende gesprekken met de opdrachtgever
- Informatie uit analyses, bronnenonderzoek
- Resultaten van interviews met de stakeholders en deskundigen
Wat is de inhoud van een PvA? (Lang antwoord)
In welke omgeving/context het project zich afspeelt
Waarom het project uitgevoerd wordt
Wat er bereikt moet worden met het project
Wat het eindresultaat inhoudt en wat er gedaan moet worden voor dit eindresultaat
Wie er ‘meedoet’ en op welke manier het project georganiseerd is en op welke manier alle stakeholders betrokken worden
Wanneer wat moet gebeuren, de randvoorwaarden en projectgrenzen
Hoe de kwaliteit gewaarborgd blijft
Risicofactoren
Kosten/baten van het project
Wat hoort bij de achtergrond en inleiding van een PvA?
- Wie is de opdrachtgever/organisatie?
- Wie is de opdrachtnemer? Geef de casusgroep weer een pakkende naam!
- Waarom wil de opdrachtgever dit project?
- Hoe is de huidige situatie en waar wil de opdrachtgever naartoe?
Hoe kom je bij een Projectresultaat?
Het projectresultaat leid je af uit de doelstelling.
Dus: wat moet er aan het eind van het project
opgeleverd worden zodat er minder files ontstaan?
Een nieuwe rijstrook is hier het projectresultaat
waarmee het projectdoel bereikt wordt.
Wat is de Visgraat Methode?
Verdeelt het probleem in hoofdveroorzakers, subveroorzakers, etc. In feite wordt bij het analyseren van het probleem steeds een stapje verder gegaan, vaak ingedeeld in 4 categorieën:
Mens, Methode, Machine, Materiaal
Wat is de Current Reality Tree?
De boxen verwijzen naar een gegeven factor, de pijl geeft aan dat “als” de toestand aan de bodem van de pijl
geldt, dat “dan” de toestand bij de pijlpunt het gevolg is.
Wat betekent 5W + 2H?
- Wat is het probleem?
- Waarom is het een probleem?
- Voor wie is het een probleem?
- Waar zien we het probleem?
- Wanneer speelt/speelde het probleem?
- Hoe is dit probleem ontstaan/hoe gebeurt dit?
- Hoeveel kost dit probleem?
Wat moet er allemaal in de projectorganisatie staan?
Gegevens projectleden
Beschikbaarheid projectleden
Projectorganisatieschema
Op welke manier en aan wie wordt er gerapporteerd?
Communicatieplan
Wat is het doel van een projectorganisatieschema?
Om de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de projectmedewerkers aan te wijzen.
Wat is een organogram?
In een bedrijf of organisatie is een duidelijke
verdeling van macht en taken. In een zogenaamd
organogram staan de afdelingen en hun
machtsverhoudingen afgebeeld.
Wat betekent organisatieschema? Wat kan je ermee laten zien?
Het projectteam is verantwoordelijk voor het informeren van zowel de moederorganisatie als de opdrachtgever. Dus zowel intern als extern.
Bij de projectorganisatie laat je dus ook zien wie intern/extern zijn
Waroom maak je een samenwerkingscontract?
Voor een goede projectorganisatie is het
belangrijk dat er duidelijke afspraken worden
gemaakt over de taakverdeling, de manier van
samenwerken, vergaderingen, wijze waarop
beslissingen worden genomen en op welke wijze
er met conflicten wordt omgegaan.
Wat zijn stakeholders?
alle belanghebbenden van het project.
Een stakeholder is een persoon of organisatie die invloed ondervindt (positief of negatief) of zelf invloed kan uitoefenen op een project
Wat zijn de 4 stappen van een stakeholderanalyse?
- Wie stakeholders zijn.
2A. Welke invloed zij uitoefenen (- / +, – / ++, — /
+++, —- / ++++).
2B. Veel of weinig belang bij projectresultaat: 1 t/m 4. - Stakeholderplan
- Stakeholdermanagement
Waarom faseer je een project?
- Groot probleem ophakken in kleinere, beheersbare
delen - Overzicht én focus
- Bundelen expertise
Wat gebeurt er tijdens “realiseren” tijdens een project?
Tijdens realiseren > beschrijven van de projectgrenzen
en de randvoorwaarden.
Kan je per fase het product opnoemen?
1. Initiatief
2. Definitie
3. Ontwerp
4. Voorbereiding
5. Realisatie
6. Nazorg
- Projectvoorstel
- Plan van Aanpak
- Ontwerp
- Gedetailleerd ontwerp
- Projectresultaat
- Gebruik projectresultaat/Aanpassingen projectresultaat
Wat is de specifieke omschrijving van de activiteiten van “definitiefase”?
Probleemanalyse uitvoeren en verwerken resultaat analyse voor project.
De project doelstelling beschrijven.
Stakeholderanalyse uitvoeren.
Stakeholders van het project + belangen/invloed worden in kaart gebracht.
Stakeholdermanagement (strategie omgangcommunicatie met stakeholders).
Fasering benoemen + activiteiten per fase (+ tussenproducten & eindresultaat)/Planning.
PvA maken en opleveren
Wat is de specifieke omschrijving van de activiteiten van “Ontwerpfase”?
Plan van Eisen maken
Requirements verzamelen/analyseren voor het ontwikkelen van de applicatie + SMART opstellen
Ontwerpdocument maken
Wireframes / mockups worden gemaakt om een goed beeld te geven van hoe de applicatie eruit komt te zien.
Proof of Concept bouwen (prototype)
Aantoning dat het prototype werkt, dat is gebaseerd op het Plan van Eisen.
Testplan & Testrapport maken
Testscenario’s die uitgevoerd moeten worden met de testresultaten.
Wat is de specifieke omschrijving van de activiteiten van “Realiseren”?
Bouwen definitieve versie van de applicatie (Proof of Concept).
Het Proof of Concept is hier het eindresultaat.
Beschrijven aanbevelingen voor opdrachtgever.
Welke stappen kunnen worden gemaakt als de projectactiviteiten in beeld zijn?
Het benoemen van de resultaten die voortkomen uit de projectactiviteiten: tussenresultaten (ook wel tussenproducten).
Benoem ook mijlpalen: een mijlpaal is een belangrijke gebeurtenis met een vast tijdstip/datum. Dit wordt in de planning opgenomen om de voortgang te meten, bijvoorbeeld het prototype.
Wat zijn Projectactiviteiten & tussenproducten?
Wat moet er allemaal gedaan & geregeld worden voordat “Het project” kan plaatsvinden?
Wat bedoelen ze met “Het project afbakenen”
Welke werkzaamheden horen wel bij het project en welke niet?
Lengte: Hoe ver gaat het project?
Breedte: Hoe breed gaat het project?
Dan pas kun je een goede en accurate planning maken.
Wat zijn randvoorwaarden?
Dit zijn factoren waar projectteam zelf geen invloed op kan uitoefenen maar waaraan voldaan moet worden voor een succesvol project.
Voorbeeld: projectleden moeten beschikbaar zijn, er moet tijd vrij gemaakt zijn per projectlid.
Voorbeeld: bij bouw huis > gemeente moet vergunning hebben gegeven
