PM_03 Flashcards
Ein Projektplan beschreibt den aktuellen Planungsstand und umfasst i.a.
Ein Projektplan beschreibt den aktuellen Planungsstand und umfasst i.a. • Projektstrukturplan • Terminplan • Personalplan • Ressourcenplan
Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure) dient zum…
Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure) dient zum
• Erfassen der Abhängigkeiten im Projektverlauf und zum
• Vorbereiten der Aufwands- und Zeitplan
Projektstrukturplan ist ein Mittel,
• ein Projekt graphisch in Teile zu zerlegen und darzustellen
• kein Terminplan
• keine Abbildung der Projektorganisation
Meilensteine…
Meilensteine sind Projektergebnisse, die zum gezielten und rechtzeitigen Erkennen einer Projektverzögerung dienen
Ein Projektablaufplan dient zur…
Ein Projektablaufplan dient zur Darstellung des zeitlichen Verlaufs und der Abhängigkeiten von Projektaufgaben und –Ergebnissen. Darstellungstechniken dafür sind: • Terminlisten: • Netzplantechnik, • Balkendiagrammtechnik
Netzplantechnik ist geeignet für…
Netzplantechnik ist geeignet für: • Strukturplanung • Zeitplanung • Einsatzmittelplanung • Kostenplanung
Balkendiagramme (GANTT-Diagramme) …
Balkendiagramme (GANTT-Diagramme) dienen zur graphischen Darstellung der Terminlisten unter Einbeziehung der Dauer der einzelnen Vorgänge
Die Personalplanung umfasst…
Die Personalplanung umfasst
• Ermittlung Personalaufwand (Projektstrukturplan, Aufwandsschätzung, Terminplan)
• Ermittlung Personalressourcen
• Personalzuordnung und Optimierung der Auslastung
Projektkontrolle (Controlling) umfasst…
Projektkontrolle (Controlling) umfasst
• Fortschrittskontrolle
• Budget-/Zeitkontrolle
• Überprüfen von Risiken im Rahmen des Risikomanagement
• Mitarbeiterkontrolle
• Überprüfen der Qualitätsstands im Rahmen des Qualitätsmanagement
• Konfigurationsmanagement
Ziele der Fortschrittskontrolle
Ziele der Fortschrittskontrolle
Bestandsaufnahme: Wo steht das Projekt aktuell (regelmäßig)?
• Feststellung Projekt/Produktstatus und Abweichungen
• Unterstützung Steuerung
Basis für weitere Planungen
• Produktivitätsentwicklung (Soll/Ist)
• Zeitplanung
• Kapazitätsplanung
Identifikation von Problembereichen
Reaktion auf Probleme, Definition und Durchführung von Gegenmaßnahmen
Ein Statusreport dient zur …
Ein Statusreport dient zur Feststellung des Ist-Zustande und zur aktuellen Planung und enthält
• Aktuelle Risikoliste des Projekts
• Ev. Meilenstein-Trendanalyse
• Nächste Schritte, Vorgehen bis zum nächsten Termin
• Entscheidungsbedarf
• Status-Ampel
Professionelle Meetings …
Professionelle Meetings folgen auf eine Einladung, haben ein Ziel, einen Verantwortlichen sowie Protokollführer und vorbereitete Technik
Ein Protokoll wird sofort…
Ein Protokoll wird sofort nach dem Meeting aufgeschrieben und enthält
• Datum und Teilnehmer
• Verteiler (nicht teilgenommen, aber offiziell informiert)
• Tagesordnungspunkte
Teamführung heißt…
Teamführung heißt
• die richtigen Leute auszuwählen, mit den richtigen Aufgabe zu betrauen und zu motivieren
• Fehler zuzugeben und Missstände möglichst sofort zu beheben
• Positives Feedback zu geben
Wie wird das IST (Status) bestimmt?
Wie wird das IST bestimmt?
Persönliches Gespräch:
• Projektleiter geht herum, spricht mit Mitarbeitern die Aktivitäten durch. Ggf. feste Agenda, auf die sich MA vorbereitet.
Regelmäßige Statusberichte der Mitarbeiter:
• In Team-Meetings,
• Per Email
Statusberichte dienen zur …
Statusberichte dienen zur Messung des aktuellen Status
• Planung: Budgetbericht, Terminbericht, Aufwandsbericht, Risikobericht
• Qualitätssicherung: Fehlerbericht
• Statusberichte haben einen formalen Rahmen, stellen sicher, dass alle Punkte beleuchtet werden
Teamführung: Kommunikation
Teamführung: Kommunikation
• Kommunikation ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters.
• Für Kommunikation muss man aktiv als Projektleiter sorgen, Kommunikation geschieht nicht automatisch von allein.
• Jeder Mitarbeiter sollte wissen, woran seine Kollegen arbeiten, z. B. durch eine kurze Statusrunde im Teammeeting
• Themen und Verantwortliche im Arbeitsraum als Poster aufhängen
• Als PL nicht davon ausgehen, dass das Team den gleichen Kenntnisstand hat wie man selber
• Das eigene Bild vom Projekt und von Projektinhalten ändert sich schleichend und unbemerkt
• Ruhig auch mal die „selbstverständlichen“ Dinge kommunizieren
Die „selbstverständlichen“ Dinge…
Die „selbstverständlichen“ Dinge…
…geschehen seltsamerweise nicht von selbst
Beispiele
• Wenn ein Missstand entdeckt wird, muss man diesen beseitigen.
• Wenn eine Maßnahme beschlossen wird, muss man diese auch durchführen.
Häufige Ursache:
• Im Team fühlt sich niemand verantwortlich
• Der Projektleiter ist immer verantwortlich, er muss Mitarbeiter beauftragen und nachhaken
Inhalte der LOP (Liste Offene Punkte)
Inhalte der LOP (Liste Offene Punkte)
- Name des Punkts
- Beschreibung
- Wer hat ihn eingestellt (wg. Nachfragen)?
- Wer kümmert sich um die Klärung?
- Bis wann?
- Status
bei großen Listen ggf.:
• Prioriät
• Ordnungskriterium, z. B. Projektphase („Fachkonzept“ „Technisches
• Konzept“, etc.)
Umsetzung mit Tabellenkalkulation
Verantwortlichen für die LOP benennen, Aufgaben:
• Aktualisierung
• Übersicht behalten
• Nachhalten von Terminen
Befüllen der LOP
• d. R.: jeder darf eintragen und sammeln.
Regelmäßig (z. B. zu den wöchentlichen Team-Meetings)
• Vorbereitung: Punkte durchgehen und bewerten
• Im Meeting Status erheben, Aufgaben verteilen
Das „Wer hält am längsten die Luft an“-Spiel
Beispiel für Konsequenzen des Fehler-Verschweigens:
- Ein großes Projekt besteht aus mehreren Teilteams.
- Alle Teilteams haben Zeitverzug, der Gesamt-Termin ist nicht mehr haltbar.
- Alle Teilteam-Leiter wissen, dass ihre Kollegen in Verzug sind und pokern darauf, dass ihre Kollegen zuerst Zeitverzug melden müssen.
- Sobald das erste Teilteam Zeitverzug anmeldet, melden dann auch alle restlichen Team Verzug an, mit Hinweis auf das zuerst „aufgetauchte“ Teilteam.
- Das Gesamtprojekt steht vor einem Scherbenhaufen. Der Termin wäre noch zu retten gewesen, wenn frühzeitig der Zeitverzug gemeldet worden wäre.
