MM Flashcards
Funktionalität des Beschaffungsmoduls:
Bestandsführung Einkaufsabwicklung Materialbedarfsplanung Körperliche Inventur Materialbewertung Dienstleistungsstamm Rechnungsprüfung Produktkatalog
MM Organisationsstrukturen:
Mandant • Betriebswirtschaftlich größte organisatorische Einheit in einem SAP-System
Buchungskreis • Betriebswirtschaftlich kleinste organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung (Bilanz, GuV etc.) abgebildet werden kann
Werk • Betriebsstätte oder Tätigkeitsbereich in einem Unternehmen zur Produktion, Distribution, Beschaffung und/oder Instandhaltung
Lagerort • Organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von Beständen innerhalb eines Werkes ermöglicht
MM Stammdaten: Konditionsstammsatz, Nachrichtenstammsatz,
Lieferantenstammsatz:
Lieferantenstamm
• Beinhaltet alle notwendigen Informationen über externe Zulieferer
• Hauptsächlich genutzt und gepflegt durch die Buchhaltungs- und Einkaufsabteilung
• Jeder Lieferant MUSS einen Lieferantenstamm haben
Allgemeine Daten • Adresse • Lieferantennummer • Bevorzugte Kommunikationswege
Buchungskreisdaten (Finanzwesen FI) • Abstimmkonten • Zahlungsbedingungen • Kontendaten
Einkaufsorganisationsdaten (Materialwirtschaft MM) • Einkaufswährung • Ansprechpartner • Rollen des Lieferanten
Materialstammsatz:
Materialstamm
• Stellt für ein Unternehmen die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Daten dar
• Wird von den meisten Komponenten im SAP System verwendet: Vertrieb Materialwirtschaft Produktion Instandhaltung Rechnungswesen Qualitätsmanagement
• Materialstammdaten sind in funktionalen Segmenten, den sog. Sichten, gespeichert
Materialstammsatz – Sichten:
Grunddaten, Einkauf, Disposition, Bestand im Werk/Lagerort, Prognose, Lagerverwaltung, Qualitätsmanagement, Buchhaltung, Kalkulation
Allg. Daten: Bezeichnung, Basismengeneinheit, Gewichte, Volumina
Vertriebsspezifische Informationen: Auslieferungswerk, Ladegruppe
Lagerortspezifische Informationen: Bestand
Einkaufsinfosatz:
Rahmenbedingungen für Bestellungen • Enthält Informationen über die Beziehung eines Lieferanten zu einem Material
Kann folgendermaßen erzeugt werden: • Manuell • Automatisch – Angebot(e) • Automatisch – Bestellung(en)
Reporting • Lieferantenauswertungen
Erlaubt Einkäufern schnell zu ermitteln • Welche Anbieter spezielle Materialien angeboten oder geliefert haben Einkaufsinfosatz enthält: • Daten über Preise und Konditionen • Letzte Bestellung • Toleranzgrenzen für Lieferungen • Spezifische Vorlaufzeiten • Verfügbarkeit • Lieferantenbeurteilung
Dient als Vorlage für Bestellungen
MM Prozesse (Standardbeschaffungsprozess):
Procure-to-Pay-Prozess: Bestellanforderung → Lieferantenauswahl → Bestellung → Benachrichtigung Lieferant → Versand der Waren → Wareneingang → Rechnungsprüfung → Zahlungsabwicklung
Bestellanforderung (BANF):
Interner Beleg, der den Einkauf auffordert, eine bestimmte Menge eines Materials oder einer Dienstleistung zu einem bestimmten Termin zu beschaffen
Bestellanforderungen können auf zwei Wegen erstellt werden: • Direkt - Manuell Die zuständige Fachabteilung bestimmt: Was, wie viel, und wann soll bestellt werden. • Indirekt - Automatisch Materialbedarfsplanung (MRP) Fertigungsaufträge Instandhaltungsaufträge Kundenaufträge
Ermittlung der Bezugsquelle:
Sobald der Bestellanforderung eine Bezugsquelle zugeordnet wurde, kann diese zur Bearbeitung freigegeben werden.
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten für die Einkaufsabteilung Bezugsquellen zu ermitteln: • Interne Beschaffungsanforderungen • Orderbuch • Rahmenverträge • Ausschreibungen
Interne Beschaffung:
Die Bestellanforderung für Materialien können innerhalb des Unternehmens abgedeckt werden. • Es ist möglich, dass ein Werk im Unternehmen eine mögliche Bezugsquelle für das benötigte Material (Zentrallager) vorhanden ist. • Ist eine interne Quelle identifiziert, kann die Anforderung durch einen internen Beschaffungsvorgang (Umlagerungsbestellung) befriedigt werden.
Orderbuch:
Liste der für ein Material vorgesehenen Bezugsquellen und Zeiträume, in denen die Beschaffung über diese Bezugsquellen möglich ist: • Enthält die Liste eine einzige Bezugsquelle, wird der Verkäufer der Bestellanforderung zugeordnet. • Bei mehreren Optionen gibt das System eine Liste der Anbieter zur Auswahl. • Wenn keine Bezugsquelle gefunden wurde, durchsucht das System Unterlagen und Rahmenverträge.
Rahmenverträge:
Bestellanforderungen können mithilfe bestehender längerfristiger Kaufverträge erfüllt werden.
Diese Vereinbarungen sind unterteilt in: • Verträge Bestehen aus Definitionen der einzelnen Materialien, Warengruppen oder Dienstleistungen mit Preisen und in vielen Fällen Mengenangaben o Menge o Wert • Lieferpläne Die Gesamtmenge des Materials wird über einen bestimmten Zeitraum in einem Lieferplan geführt, bestehend aus Einzelposten mit dazugehörigen Mengenangaben und den geplanten Lieferterminen.
Ausschreibung:
Wenn im System keine Bezugsquellen vorhanden sind, kann den Lieferanten eine Ausschreibung übermittelt werden. Eine Ausschreibung ist die Aufforderung der Einkaufsorganisation an einen Lieferanten zur Abgabe eines Angebotes für die Lieferung von Material oder Dienstleistungen • Die akzeptierten Angebote generieren Einkaufsinfosätze • Durchführen von Angebotspreisvergleiche • Schließlich Wahl eines Angebotes
Lieferantenangebot:
Das eingegangene Angebot ist ein rechtlich bindendes Angebot.
Wird das Lieferantenangebot angenommen, legt es den Preis und weitere Bedingungen für die Materialien für eine vorgegebene Zeitspanne fest. • In dem SAP System werden die Ausschreibung und das Angebot zu einem einzigen Dokument, das durch die Antwort des Lieferanten ergänzt wird.
Lieferantenbewertung:
Die Lieferantenbewertung hilft sowohl dem Einkauf Lieferanten zu evaluieren als auch dem Unternehmen Lieferantenbeziehungen durch selbst gewählte Leistungswerte und Kriterien zu überwachen. • Unterstützt maximal 99 Hauptkriterien und 20 Unterkategorien: Preis o Preisgruppe o Historische Daten Qualität o Wareneingang o Qualitätsaudit o Reklamationen/Ablehnungen Lieferung o Termintreue o Zuverlässigkeit o Einhaltung der Versandanweisungen o Datum der Bestätigung • Es wird ein Wertbereich definiert (1 -100) und die Gewichtungsfaktoren für jeden Punkt bestimmt
Bestellung:
Eine Bestellung ist eine formale Aufforderung an einen Lieferanten, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu den angegebenen Bedingungen bereitzustellen.
Eine Bestellung kann manuell angelegt werden: • Bestellung als Vorlage • Bestellanforderung als Vorlage • Anfrage/Ausschreibung als Vorlage • Ohne Vorlage
Eine Bestellung kann automatisch ausgelöst werden.
Eine Bestellung kann für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden. Der Positionstyp, der in der Bestellung angegeben wird, bestimmt die Nutzung sowie weiterführende Prozesse: • Standard Lager oder Verbrauch • Dienstleistungen • Lohnbearbeitung • Streckengeschäft • Konsignation
Struktur der Bestellung:
Kopfdaten: Lieferant Datum Belegnummer Währung Zahlungsbedingungen Best. Preis
Übersicht: Material Mat. Preis Mengen Lieferdatum
Belegpositionen: Hist. Daten Toleranzen Positionspreis Lieferplan
Ausgabe Bestellung:
Sobald eine Bestellung angelegt ist, wird der Lieferant benachrichtigt: • Ausdruck • E-Mail • EDI • Fax • XML
Es gibt eine Vielzahl von Belegen, die den Bestellprozess unterstützen und die bei der Bestellung generiert werden: • Einkaufsbeleg • Auftragsbestätigung • Erinnerungen • Liefervereinbarung
Wareneingang:
Bestellung → Benachrichtigung Lieferant → Lieferant → Versand → Wareneingang
Warenbewegung, bei der der Erhalt von Waren im System verbucht wird
Wenn Materialien mit Bezug zu einer Bestellung geliefert werden, werden diese referenziert: • Es wird bestimmt, ob geliefert wurde, was bestellt wurde. • Das System kann Daten der Bestellung hervorheben. Material, Menge • Die Bestellhistorie wird mit jedem Beleg aktualisiert. • Aktualisierung des physischen Bestandes • Aktualisierung der Sachkonten
Warenbewegungen:
Wenn eine Warenbewegung stattfindet, wird diese durch eine Bewegungsart repräsentiert.
Bewegungsarten sind dreistellige Schlüssel, die eine Warenbewegung repräsentieren • 101 - Wareneingang zur Bestellung bzw. zum Auftrag • 103 - Wareneingang zur Bestellung in den WE-Sperrbestand • 122 - Rücklieferung an den Lieferanten bzw. an die Produktion • 231 - Warenausgang für einen Kundenauftrag (ohne SD) • 561 - Bestandsaufnahme - frei verwendbarer Bestand
Zielorte für den Eingang der Ware • Lager – Frei verwendbarer Bestand, Qualitätsprüfbestand, gesperrter Bestand • Qualitätsprüfbestand • Wareneingangssperrbestand
Effekte des Wareneingangs:
Wenn eine Warenbewegung durch einen Wareneingang ausgelöst wurde, finden eine Reihe von Ereignissen statt: • Materialbeleg wird erstellt • Buchhaltungsbeleg wird erstellt • Bestandsmengen werden aktualisiert • Bestandswerte werden aktualisiert • Bestellung wird aktualisiert • Output kann erzeugt werden (Warenbegleitschein/ Paletten-Etikett)
Fakturierung:
Eingehende Rechnungen werden gegen die Bestellung geprüft, um sicherzustellen, dass Inhalt, Preis und Berechnung korrekt sind.
Wenn Unstimmigkeiten zwischen der Bestellung oder dem Wareneingang und der Rechnung festgestellt werden, generiert das System eine Warnmeldung oder eine Fehlermeldung.
Je nach Konfiguration des Systems können Abweichungen zum Blockieren der Rechnung führen.
Bestellung (Zielmenge, Zielpreis) → Wareneingang (Tats. Menge) → Rechnung (Tats. Preis)
Wenn eine Rechnung gesichert wird, erzeugt dies eine Verbindlichkeit über den Wert des Wareneingangs/der Bestellung gegenüber dem Lieferanten.
Nach der Überprüfung • Wird die Bestellung aktualisiert • Wird der Materialstammsatz aktualisiert • Wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt
Sobald die Rechnung gebucht ist, wird der Verifikationsprozess abgeschlossen und die Zahlung wird von der Buchhaltung eingeleitet
Zahlung an Lieferanten:
Kann automatisch oder manuell durchgeführt werden • Zahlungsausgang buchen vs. Maschineller Zahlungsverkehr
Elemente der Zahlung: • Zahlungsart • Bank, von der bezahlt wird • Zu zahlende Artikel • Berechneter Auszahlungsbetrag • Zahlungsdruckmedium
Der Prozess erzeugt einen Finanzbuchhaltungsbeleg, der die Transaktion dokumentiert
