Manual de Organización de la Gerencia de Abastecimientos 2 Flashcards
1
Q
Funciones de la Gerencia de Abastecimientos
A
- Organizar el abastecimiento en materia de adquisiciones, arrendamientos, contratación de servicios y ejecución de obra de la CFE y sus EPS, para contribuir al plan de negocios de la CFE
- Dirigir el proceso de adquisiciones de bienes muebles, el arrendamiento de estos, contratación de servicios, contrataciones consolidadas para atender las necesidades de la CFE y sus EPS para el cumplimiento del plan de negocios.
- Dirigir la elaboración de la normatividad, criterios, lineamientos y disposiciones necesarios y proponerlos a la DCA, para obtener las mejores condiciones de contratación y cubrir las necesidades de operación.
- Conducir los procesos de contratación que le corresponden de manera eficaz, eficiente, económica, transparente, imparcial y honrada para asegurar las mejores condiciones a la CFE.
- Orientar a las Áreas Requirentes sobre los procesos operativos en funciones administrativas en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios.
- Administrar el SEC para una gestión más eficiente del proceso de contratación.
- Administrar la base de datos y registros de la GAB, para contar con reportes estadísticos que permitan la toma de decisiones.
- Emitir las metodologías, lineamientos o políticas referentes a la gestión de GAB y los programas de capacitación y verificación dirigidos a las áreas y subáreas contratantes de la CFE y sus EPS, para regular el seguimiento de gestión de la GAB y fortalecer el proceso de abastecimiento.
- Dirigir la elaboración de los contratos y de las modificaciones que estos requieran, así como la administración de garantías y el trámite de las facturas que deriven de los procedimientos de contratación;
10- Instruir la integración de los documentos requeridos en la sesiones - Asegurar la confiabilidad del padrón de proveedores de la CFE y la información que al efecto se genere, con el objeto de contar con un registro y control estadístico de los participantes de contratación.
- Normar la recepción, registro y guarda de los bienes en los almacenes, derivados de las contrataciones realizadas por la CFE y sus EPS, para mantener estadísticas de inventario que ayuden a la planeación y toma de decisiones de futuras adquisiciones de bienes.
2
Q
Subgerencia de Regulación de Contrataciones
A
- Validar el cumplimiento integral de la normatividad vigente en la materia, a partir de verificación, capacitación y certificación sobre las distintas áreas y subáreas contratantes y de los servidores públicos involucrados en los procedimientos de contratación de bienes y servicios.
- Instruir al generación de herramientas para que los servidores públicos puedan desarrollar las capacidades y el conocimiento suficiente para aplicar las Disposiciones Generales, Lineamientos, Manual de Procedimientos y demás normatividad aplicable.
- Proponer a la Gerencia de Abastecimientos, los programas de capacitación y verificación a las áreas y subáreas contratantes para fortalecer la operación de abastecimiento e incrementar los conocimientos del personal que realiza funciones de compras.
- Proponer a la GAB la obtención y/o renovación de los candidatos a las claves de agentes contratantes.
- Controlar la supervisión de las áreas y subáreas contratantes de la CFE y sus EPS en materia de adquisición de bienes y servicios.
6.Validar los resultados de la verificación del abastecimiento a las áreas y subáreas contratantes para mejorar los procedimientos de contratación. - Controlar el padrón de proveedores/contratistas de la CFE y sus EPS.
- Emitir la normatividad pertinente para regular la interacción de los proveedores con las áreas requirentes y contratantes de la CFE.
- Verificar que se otorgue asesoría a las áreas operativas de tráfico, comercio exterior y administración de bienes para dar solución a los cuestionamientos en la materia.
- Supervisar la entrega de información, datos o la cooperación que le sean requeridos por las autoridades, dependencias o entidades en los términos de los ordenamientos aplicables, haciéndolo bajo la vigilancia de la GAB, en coordinación con la Subgerencia de Adquisiciones, y demás unidades administrativas.
- Supervisar en el ámbito de su competencia, la atención de solicitudes de información en materia de transparencia, bajo la vigilancia de la GAB en coordinación con la Subgerencia de Adquisiciones.
- Supervisar el seguimiento, en su competencia, los índices de calidad, productividad y competitividad para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
4.
3
Q
Departamento Normativo de Almacenes y Tráfico
A
- Operar el proceso de capacitación de los Administradores de Bienes y agentes de tráfico de CFE para dar cumplimiento a la normatividad.
- Verificar el proceso de acreditación de los administradores de bienes y agentes de tráfico de CFE, para cumplir con las normativas.
- Emitir información estadística en relación con el valor existente referente a los inventarios, comercio exterior y transportación de bienes, para la decisión de contratación.
- Supervisar en el ámbito de su competencia, la asesoría otorgada a las áreas operativas de tráfico, comercio exterior y administración de bienes para dar solución a los cuestionamientos en materia.
- Validar la elaboración de los programas anuales de verificación en sitio y a distancias de administración de bienes, para el desarrollo oportuno.
- Validar la elaboración de lineamientos y procedimientos para la administración y control de bienes, para la mejora continua.
- Administrar los catálogos homologados de bienes y servicios de CFE, para cumplir con la normativa.
- Administrar el sistema de compras Inter compañías de la CFE con el, para cumplir con las disposiciones legales aplicables.
- Administrar el Sistema Integral de Cálculo de fletes, para su operación
- Representar a la CFE ante el SAT, la SCT y las dependencias competentes en materia aduanal, para efectos de los trámites en materia de tráfico.
4
Q
Oficina de Certificación de Administradores de Bienes y Agentes de Tráfico
A
- Consolidar la información estadística en relación con los agentes de administración de bienes y agentes de tráfico certificados; para su manejo y toma de decisiones.
- Programar y ejecutar la capacitación de Administradores de Bienes y Agentes de Tráfico.
- Realizar la acreditación de Administradores de bienes y agentes de tráfico, para cumplir con la normativa.
- Elaborar propuestas de adecuaciones o mejoras a la normatividad vigente en materia de tráfico
- Otorgar en el ámbito de su competencia, consultas a las áreas operativas de tráfico, comercio exterior y administración de bienes para dar solución a los cuestionamientos.
5
Q
Oficina de control de manejo de bienes y servicios
A
- Elaborar los programas anuales de verificación en sitio y a distancia de administración, para su desarrollo en tiempo y forma.
- Elaborar los lineamientos y procedimientos para la administración y control de bienes, para su correcto desarrollo de los procesos.
- Realizar la administración de los catálogos homologados de bienes y servicios, para el cumplimiento de la normativa.
- Operar el sistema de compras inter compañías de CFE (plataforma CFE Market), para cumplir con la normatividad.
- Operar y actualizar el Sistema Integral de Cálculo de Fletes (SICAF) alimentando las bases de datos de transportistas, rutas por ciudad y rutas por almacén, entre otras, para que las áreas de CFE y sus EPS tengan la información vigente al momento de realizar sus operaciones.
- Atender las solicitudes de información respecto del nivel de existencia en almacenes, para el desarrollo de los procedimientos de contratación.
- Consolidar los datos contenidos en los reportes de transportación de mercancías y comercio exterior enviados por las áreas de tráfico de CFE y sus EPS, para llevar un control de las operaciones de transportación de mercancías y comercio exterior reportadas.
- Participar de manera conjunta con el área correspondiente de la Dirección Corporativa de Finanzas, en la creación, modificación y/o actualización del módulo MMS del SII, para que las operaciones se realicen en apego a la norma.
- Programar y ejecutar el programa anual de visitas de verificación en materia de contratación de fletes y comercio exterior en las área de CFE y sus EPS, para vigilar la operación de las áreas de tráfico y la integración de sus expedientes de contratación.
- Otorgar en el ámbito de su competencia, consulta a las áreas operativas de tráfico, comercio exterior y administración de bienes para dar solución a los cuestionamientos en la materia.
6
Q
Oficina de Permisos Aranceles y Despacho Aduanal
A
- Proporcionar a los agentes aduanales que realizan las operaciones de importación y/o exportación de CFE y sus EPS, la manifestación de valor y hoja de cálculo requerida para la realización del despacho de mercancías en las diferentes aduanas del país.
- Consolidar los datos contenidos en los pedimientos de importación y exportación reportados por las áreas de CFE y sus EPS, para llevar un control de las operaciones de comercio exterior, lo cual permita la generación de reportes y estadísticas al área.
- Actualizar el Sistema Integral de Cálculo de Fletes (SICAF) alimentando la base de datos de agentes aduanales, para que la información este actualizada para realizar sus operaciones.
- Realizar ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT- aduanas) los trámites que requiera CFE y sus EPS para agilizar las operaciones de comercio exterior.
- Otorgar en el ámbito de su competencia, asesoría a las área operativas de tráfico, comercio exterior y administración de bienes para dar solución a los cuestionamientos en la materia.
7
Q
Oficina Normativa de Administración de Bienes y Servicios
A
- Difundir el contenido de disposiciones publicadas en el Diario Oficial de la Federación en materia de comercio exterior, Servicio Público Federal de Carga para que sean aplicadas.
- Atender las auditorias efectuadas por la auditoría interna de las áreas operativas y por las entidades gubernamentales que lo requieran (SAT, SCT, etc) para detectar áreas de oportunidad y cumplir con el marco legal.
- Participar en las reuniones convocadas por organizaciones públicas o privadas en matero de transportación de bienes a las que sea invitada el área de Tráfico para informar a la CFE y sus EPS sobre los últimos cambios en la normatividad.
- Otorgar, en el ámbito de su competencia, consulta a las áreas operativas de tráfico, comercio exterior y administración de bienes para dar solución a los cuestionamientos.
- Controlar el sistema integral de gestión para cumplir con lo establecido con la Norma ISO 9001 - 2015 y mantener la certificación de calidad para la GAB.
8
Q
Auxiliaría General
A
- Administrar los recursos humanos, materiales y financieros de GAB, para su manejo conforme a la normativa.
- Proponer las medidas tendientes al mejoramiento administrativo de la Gerencia, a fin de promover la innovación y la mejora continua.
- Promover y verificar el avance de los indicadores y metas establecidas en los Programas Institucionales de CFE, para su atención y cumplimiento.
- Verificar la consolidación de la documentación requerida para gestionar los diversos sistemas institucionales, para su cumplimiento con base en las metodologías, lineamientos o políticas aplicables.
- Verificar que el clima laboral de la GAB sea el adecuado para la realización de las funciones encomendadas, así como asegurar el crecimiento profesional y personal de quienes integran la Gerencia.
- Administrar y dar seguimiento a las evaluaciones de desempeño laborar de la gerencia y sus unidades administrativas.
- Fungir como Secretaría Técnica de los Comités de calidad, capacitación y de productividad, integrando la información necesaria para la atención de sus respectivas sesiones.
- Supervisar la elaboración del presupuesto de egresos e ingresos de la GAB y los informes requeridos en la materia, para asegurar la operación.
- Validar el proceso de actualización y modificación del SEC, para asegurar el funcionamiento.
- Administrar el programa anual de la GAB, para coadyubar en el fortalecimiento de los conocimientos y habilidades del personal de la GAB.
- Verificar las actividades de ambiente de control interno, respecto a la GAB y sus unidades administrativas en general, para la atención y minimización de los riesgos asociados a la materia.
- Instrumentar mecanismos en materia de género, inclusión y derechos humanos, para el cumplimiento de las políticas establecidas por la CFE y autoridades en la materia.
- Administrar las aplicaciones y herramientas informáticas utilizadas dentro del proceso de regulación y contratación de la GAB, para mantener la continuidad operativa.
- Validar y otorgar los roles operativos de los usuarios de la GAB, en el SII- SAP, en la inteligencia de que todas las áreas deben contar con sus coordinadores de roles, para el desarrollo de los procesamientos.
- Establecer las actividades relacionadas con la implementación , operación, soporte y mantenimiento de las aplicaciones, recursos y herramientas informáticas en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como atender las solicitudes de las áreas que integran la GAB
