Luther Gulick

Question 1

Hvad er forskellen på Gulick’s organisering ‘ovenfra og ned’ og ‘nedefra og op’

Answer 1

Top down:
Her ser man organisationen som et system hvor man tager udgangspunkt i øverste chef (hvor mange medarbejder kan en chef have under sig - dvs. Begrænset “span of control” - og herefter inddeler virksomheden i underdele.
(minimere span of control)

Bottom up:
Her ser man organisationen som et system hvor man tager udgangspunkt i at kombinere de individuelle arbejdsenheder til aggregater (enheder der tilsammen kan udføre en eller flere opgaver), hvilke referer til øverste chef. Dvs. Hver afdeling har så mange af de fire principper tilfælles som muligt. - Ofte en flad organisation.

!Målrettet opgaveløsning. ledelse og styring kommer i anden række!

Question 2

Hvad betyder “Span of control “

Answer 2

Hvor mange underordnet en leder kan have uden at det bliver ineffiktivt.(afhængigt af omstændighederne)

Et udtryk for hvor mange ansatte der er pr leder.

(Ifølge Gulick skal der ikke være for mange)

Question 3

Hvad er “Unity of command”

Answer 3

hver arbejder skal kun have en direkte leder, for at mindske forvirring og inefficiens.

Question 4

Hvad er “POSDCORB” , Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, and Budgeting

Answer 4

Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, and Budgeting

Planning – Establish what your objective is and work out what you and your team need to do to achieve it. For example, you might want to ensure that all customer orders are despatched within 24 hours of receipt. Planning involves identifying each task that you need to carry out to do this.

Organizing – Organize your team so that it can work at its best. Look at its structure, and at how its subdivisions are arranged and coordinated. Think about the reporting lines that you have in place and the number of people in each team or role. Is this the most efficient way of working, or could you improve it?

Staffing – Capable members of staff are key to a productive organization. It’s important to appoint the right people to the right roles, so that they can work effectively. Practice effective recruitment, train and develop your people, and match their skills and expertise to the tasks that they’re best suited to.

Directing – This is the ongoing job of making decisions and incorporating them into the instructions that you give to your team members. Arrange regular team meetings, one-on-ones and performance appraisals, to give them direction and make sure that they’re clear about their objectives.

Coordinating – This is the coordination of your people and of their work. Gulick describes how managers have limited amounts of time and energy, and how this must be considered when deciding how many people they can successfully supervise (“span of control”). He also emphasizes that each team member should take direction from only one manager to avoid confusion (“unity of command”). By coordinating your team in this way, you can make the best use of your resources and provide your team with clear activities and processes.

Reporting – Keep people in the organization up to date with what’s going on. Provide them with news, results and general information in formal reports and regular company updates, to boost their morale, productivity and commitment. This also includes team members reporting in to you with their progress, issues and concerns. (See our article on 5-15 reports for a great way to do this.)

Budgeting – Balance your expenses with your income by planning, estimating and being disciplined with your finances. Creating a budget allows you to control your organization’s income and expenditure, and can determine the success of a project.

Question 5

Nævn hvilke 4 lag Gulick inddeler afdelinger i virksomheder efter.

Answer 5

1. Overordnet formål
2. Overordnet proces
3. Kundegrupper (Klientel)
4. Geografisk materiale (sted)

Altså er afdelinger i virksomheder inddelt efter formål, proces, klientel eller sted

Question 6

Hvad forståes ved “Overordnet formål/Produkt “

Answer 6

• Inddeling efter den vigtigste service/produkt som produceres.

-Opdeling af arbejdet
- Koordination af arbejdet
- Alle aktiviteter som hører med til produktionen af det produkt samles i en afdeling.

F.eks.: Afdeling uddannelse, vandforsyning, kriminalitets bekæmpelse

fordele:
- Målrettet og motiverende for ansatte -med et mål
Ulemper:
Ikke teknologisk opdateret

Question 7

Hvad forståes ved “Overordnet proces”

Answer 7

• Inddeling efter type af aktivitet.
• Ens typer af aktiviteter samles i én afdeling også selvom de bidrager til produktionen af forskellige produkter/services.

F.eks. Ingeniører, undervisning, loven eller medicin

Fordele
Teknologisk opdateret (gruppe af samme faglige fokus -> vil således opdatere hinanden teknologisk)
- Høj effektivitet
- Understøtter professioner og deres
karriereveje
- Man undgår duplikation af de samme
funktioner i flere enheder

Ulemper
- Taber blik for produkt/mål fremfor proce

Question 8

Hvad forståes ved “Kundegruppe”

Answer 8

• Inddeling efter den kundegruppe som serviceres.
• Alle aktiviteter som hører med til serviceringen af den kundegruppe samles i en afdeling.

F.eks.: Immigration bureau som beskæftiger sig med immigranter på alle områder: lovgivnings-, finansiel- og sundhedsservice

fordele:
Veltilpasset service og udvikle ekspertise

Ulemper:
Risiko for en kundegruppe får stor magt

Ikke teknologisk opdateret

Question 9

Hvad forståes ved “Geografisk placering”

Answer 9

• Inddeling efter hvor aktiviteterne finder sted.
• Alle aktiviteter som udføres i det samme geografiske område samles i en afdeling. F.eks.: Nørrebro bibliotek, Bellahøj politi

Fordele:
- God lokal tilpasning
- Lavere rejseudgifter

Ulemper:
- Uhomogent
- Ikke teknologisk opdateret