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IFG1007 > Implantation d'un SI et réingénierie des processus > Flashcards

Implantation d'un SI et réingénierie des processus Flashcards

1
Q

Quand l’équipe procédera au choix de stratégie de mise en service du nouveau SI?

A

Dès la phase de planification du projet

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Q

Quelles sont les responsabilités des CPA en ce qui concerne la stratégie?

A

S’assurer que les risques, la durée et les coûts sont bien évalués et que l’organisation peut les assumer.

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3
Q

Pourquoi utiliser de façon optimale les fonctionnalités du nouveau SI est-il un enjeu important?

A

Car les bénéfices attendus pourraient ne jamais se matérialiser

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4
Q

Quel est le déterminant de la réussite du projet ?

A

Le facteur humain

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5
Q

Quels sont les facteurs à considérer pour décider de la façon dont la mise en service se déroulera ? IMP

A
  • Nb de modules à implanter (sont-ils critiques?)
  • Données à convertir des anciens SI : complexité et quantité
  • Nouvelles données à saisir
  • Nature et volume d’activités (transactions)
  • Modifications au processus d’affaires (Réingénierie)
  • Contraintes (temps, RH, $)
  • Disponibilité des experts (TI, finances, secteurs visés par le SI, formateurs)
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6
Q

Quelles sont les phases de passage de l’ancien au nouveau SI?

A
  1. Activités préalables à la mise en service
  2. Activités pendant la mise en service
  3. Activités après la mise en service
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7
Q

Quelles sont les activités préalables à la mise en service ?

A
  • Fixer la date du ‘‘go live’’
  • Analyser les données du SI actuel (données nécessaies, volume, types, historique à conserver)
  • Créer et tester les procédures de conversion de données
  • Transférer les données et vérifier leur intégrité
  • Établir un plan de secours qui couvre toutes les situations dont une de ‘‘retour en arrière’’ en cas de problème majeur
  • Planifier la formation des utilisateurs (Contenu, calendrier des nb et durée des séances et format des classes)
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8
Q

Quelles sont les activités pendant la mise en service ? IMP

A
  1. Arrêt de l’ancien SI
  2. Copie des données à jour
  3. Transfert des données, soldes, historiques vers nouveau SI
  4. Vérification du transfert (Intégrité des données) à l’aide des différents tests
  5. Autorisation de la mise en service du nouveau SI quand tous les tests sont concluants.
    * *Le CPA doit être convaincu de la qualité des données transférées : tout doit balancer!
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9
Q

Quelles sont les activités après la mise en service ?

A
  • Examiner très fréquemment les extrants (B/V, soldes des comptes, transactions, etc) pour détecter les anomalies
  • Rechercher les causes des écarts ou anomalies et documenter les correctifs apportés
  • Terminer la formation des utilisateurs (doit être commencée avant …)
  • Préparer un rapport sur le déroulement du processus de conversion attestant qu’il est satifaisant
    • LE CPA DEMEURE VIGILANT TANT QU’UN CYCLE COMPTABLE ENTIER N’AURA PAS ÉTÉ COMPLÉTÉ (FIN D’ANNÉE***
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10
Q

Quelles sont les différentes méthodes de passage de l’ancien au nouveau SI et en quoi elle consiste ?

A 
-Approche par traitement en parallèle
L’ancien ET le nouveau pour une courte période
-Approche directe
GO ! Tout en même temps! 
-Approche par centre pilote
Un emplacement, puis si = OK, tout le reste
-Approche par livraisons successives
Un emplacement après l’autre
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11
Q

Quelle est la différence entre l’intégrité et l’intégralité des données?

A

Intégrité des données : exactitude VS exhaustivité (totalité de l’information qui bascule vers le système)

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12
Q

À quoi permet la réingénierie des processus ?

A
  • Faire face à la pression des concurrents (Quelles sont les tendances du marché?)
  • Automatiser les opérations afin qu’elles comportent moins d’interventions de contrôles manuels
  • Objectif de réduction des coûts qq fois
  • Mettre l’accent sur les véritables objectifs de l’entreprise, donc mieux répondre aux besoins des clients
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13
Q

Quelles sont les façons de concevoir un nouveau processus qui permettra d’augmenter l’efficience et d’atteindre les objectifs organisationnels?

A
  1. L’élimination des causes de problèmes
  2. Analyse de valeur ajoutée
  3. La systématisation
  4. L’application des principes directeurs de la réingénierie
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14
Q

En quoi consiste l’élimination des causes de problème en réingénierie des processus ?

A
  • Permet de cibler les causes de problème ou les irritants présents dans le processus
  • Prioriser les principales causes et déterminer comment les éliminer
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15
Q

En quoi consiste l’analyse de valeur ajoutée en réingénierie des processus ?

A
  • Comment peut-on améliorer les activités à valeur ajoutée réelle?
  • Ces activités peuvent-elles se faire plus rapidement et à moindre coût?
  • Comment peut-on faire disparaitre les activités sans valeur ajoutée ou réduire leur importance?
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16
Q

En quoi consiste la systématisation en réingénierie des processus ?

A

Analyse de processus en recherchant les inducteurs de performance.
Ex: La bureaucratie (Étapes, approbations, formulaires)
Activités redondantes
Répétitions et fragmentation des tâches
-Circulation des documents
-Multiples copies d’un même document
-Délais

17
Q

En quoi consiste l’application des principes directeurs en réingénierie des processus ?

A

-Organiser le travail en fonction de l’extrant du processus et non en fonction des tâches.
-Faire en sorte que ceux qui utilisent un extrant effectuent aussi le processus correspondant
Ex: Les utilisateurs de papeterie préparent leur commandes
-Inclure les activités de traitement de l’information dans les autres activités du processus
Ex: La personne qui reçoit la marchandises indique elle-même dans le système des comptes à payer que les stocks sont reçus et indique les écarts s’il y a lieu
-Favoriser l’automatisation des contrôles ou l’autocontôle
ex: signature électronique

18
Q

Qu’est-ce que le processus de conversion des données?

A

Ensemble d’activités de repérage, d’analyse, de nettoyage et de transfert de données de l’ancien SI vers le nouveau SI

19
Q

Quels sont les risques liés à la conversion des données? IMP*

A
  • Les organisations ont tendance à sous-estimer le temps et les efforts requis pour cette étape
  • Doit être mené avec minutie et rigueur : Les données sont un actif essentiel
  • Pertes de transactions (exhaustivité / intégralité)
  • Transactions en double (existence et réalité)
  • Fichiers maîtres mal constitués (exactitude)
  • Logique incorrecte (exactitude)
  • Mauvaise imputation (démarcation (Ex: ne pas avoir fait -La différence entre date de saisie et date de fracturation) / rapprochement)
20
Q

En quoi vise le processus de conversion des données? IMP*****

A
  • Transférer l’intégralité des données
  • Assurer l’intégrité des données converties
  • Assurer la traçabilité des données converties (conservation des références de l’ancien SI vers le nouveau)
  • Assurer la confidentialité des données (accès au personnel autorisé seulement)
  • Assurer la continuité des opérations
21
Q

Quelle est la différence entre les données permanentes (attributs clients/fournisseurs/produits/immobilisations), semi-permanentes (limite de crédit/modalité de paiement/quantité minimum/maximum), transactionnelles (Factures, commandes, paiements) et soldes comptables (Stocks, délai de l’activité au GL par compte, solde des comptes)

A

On est pas obligé d’attendre le jour de l’implantation du SI pour entrer ces infos là (Les données permanentes et semi-permanentes)
Donc, il ne reste que les données transactionnelles et soldes comptables.

22
Q

Quelles sont les questions à se poser en matière de conversion des données ?

A
  1. L’entreprise a-t-elle préparé et approuvé un plan de conversion? Dans l’affirmative, ce plan est-il raisonnable?
  2. Les programmes de conversion ont-ils fait l’objet d’essais afin d’assurer que les données copiées ou converties de l’ancien système au nouveau système sont complètes et exactes?
  3. Les programmes de conversion vérifient-ils l’équilibre entre le nombre d’enregistrements et les totaux de contrôle quant aux données lues sur l’ancien système et aux données enregistrées sur le nouveau système?
  4. A-t-on conçu et appliqué aux nouvelles données à entrer dans le système des contrôles appropriés portant sur les données d’entrée? Utilise-t-on des totaux de contrôle ou des listes d’opérations afin d’assurer l’intégralité et l’exactitude des données?
  5. A-t-on passé en revue la totalité des données entrées dans le nouveau système à la recherche d’erreurs évidentes, par exemple, en traitant ces données au moyen de programmes de correction ou de programmes d’identification d’anomalies dans le nouveau système?
  6. A-t-on passé en revue la totalité des zones du nouveau système à la recherche de zones vides ou de données manquantes et a-t-on pris des mesures pour recueillir et entrer les informations manquantes?
  7. Au moment du transfert des données dans le nouveau système, a-t-on mis en œuvre des contrôles de démarcation appropriés afin d’éviter que des opérations soient entrées deux fois ou ne le soient pas du tout?
  8. Au moment de la mise en fonction du nouveau système et de ses fichiers, les données du nouveau système sont-elles en équilibre avec les valeurs de clôture de l’ancien système et avec les totaux de contrôle du grand livre?
  9. L’entreprise a-t-elle effectué des passages en parallèle et examiné les résultats de ces passages en parallèle?
  10. En cas de problèmes, existe-t-il des plans anti-sinistres et des procédures de sauvegarde adéquates?
  11. Les utilisateurs ont-ils tous reçu une formation suffisante à l’égard du nouveau système et de ses applications? A-t-on confié la responsabilité du nouveau système à une personne dans l’organisation et a-t-on informé de ce fait tout le personnel de l’entreprise?
23
Q

En quoi consiste la phase de suivi post implantation ?

A
  • La pertinence du SI : respect des exigences et objectifs?
  • Avantages/ coûts par rapport aux attentes
  • Le processus de gestion de projet dans son ensemble (bons coups et erreurs à éviter)
24
Q

En quoi consiste la phase d’exploitation?

A
  • Survient une fois que le SI est installé et que la conversion est terminée.
  • Le système sera révisé régulièrement par les utilisateurs et les techniciens pour déterminer le degré de réponse des critères initiaux et la nécessité de procéder à des modifications
25
Q

En quoi consiste la phase d’entretien?

A
  • Apporter des modifications afin de corriger ou d’améliorer le système d’exploitation, le logiciel ou la documentation
  • Dure tant et aussi longtemps que le logiciel est en ‘‘exploitation’’ dans l’entreprise
26
Q

Quels sont les erreurs lors de l’implantation de M. Burns ? *IMP + ARTICLE À LIRE

A
  1. Système mal choisi
  2. Tests insuffisants avant mise en exploitation
  3. Personnalisation inadéquate
  4. Formation mal répartie (experts vs autres)
  5. Documentation insuffisante
  6. Absence d’indicateurs de suivi
  7. Processus non révisés
  8. Responsable et experts du dossier mal choisis
  9. Contrôles automatisés insuffisants
  10. Gestion de projet ne respectant pas $ et échéances

IFG1007 (5 decks)

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