Het inkoopproces en de inkoopportfolio Flashcards
Het inkoopproces bevat 6 fases. Benoem deze 6 fases.
- specificeren - selecteren - contracteren - bestellen - bewaken - nazorg
Benoem de 3 fases van de initiele(tactische) inkoopfunctie.
- specificeren - selecteren - contracteren
Benoem de 3 fases van de operationele inkoopfunctie.
- bestellen - bewaken - nazorg
Wat is Early Purchasing Involvement (EPI)?
Hoe eerder inkoop in het inkoopproces betrokken is (dus bij de eerste drie fases), hoe meer inbreng inkoop heeft en hoe groter de potentiele toegevoegde waarde.
Het pleit er voor om inkoop te benaderen als een proces. Licht deze stelling toe.
een proces waarin de kwaliteit waarmee iedere afzonderlijke fase wordt doorlopen, invloed heeft op de kwaliteit waarmee de volgende stap kan worden doorlopen en dus op de uiteindelijke kwaliteit van het gehele inkoopproces.
Fase 1: specificeren Wat is een specificatie? En uit welke onderdelen moet dit zijn opgebouwd?
Een specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan de in te kopen producten of diensten moeten voldoen om te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel. De complete specificatie is opgebouwd uit verschillende onderdelen, bijvoorbeeld: technische, commerciële, logistieke, kwaliteits- en juridische specificaties.
Fase 1: specificeren Wat beschrijft een kwaliteitsspecificatie en noem enkele voorbeelden.
De kwaliteitsspecificatie beschrijft kwaliteitsborgingsystemen, kwaliteitsnormen en keuringseisen. Voorbeelden van kwaliteitsspecificaties bij producten zijn: - beoordelingen ten aanzien van maten en gewichten - de keuringssystematiek.
Fase 2: selecteren Welke stappen doorloopt het selectieproces?
In de meeste gevallen doorloopt het selectieproces een aantal stappen: - Marktonderzoek: vaststellen van de mogelijke potentiële leveranciers. - Opstellen van een ‘bidders list’: uit de potentiële leveranciers een keuze maken. - Het aanvragen van offertes, geven en vragen van informatie. - Vergelijken van offertes en kiezen van de leverancier en op basis van gunningscriteria de ontvangen offertes onderling vergelijken en de beste oplossing kiezen.
Fase 6: nazorg Welke 2 taken heeft de inkoper in de laatste fase, te weten nazorg?
Er resteren na de betaling twee taken: - Het bijwerken van het inkoopdossier. Dit behelst het archiveren van relevante stukken en documentatie. - Het bijwerken van de leveranciersgegevens. De prestaties van de leverancier moeten (al dan niet automatisch) worden bijgeschreven in het leveranciersbeoordelingssysteem (vendorratingsysteem). Hierin worden alle prestaties van (de belangrijkste) leveranciers bijgehouden om toekomstige leverancierskeuzes gemakkelijker te maken of om verbetertrajecten te starten. Dit is een onderdeel van het leveranciersmanagement.
Hoe kan de inkoopproffesional onderscheid maken in zijn benadering van leveranciers?
- middels de ABC-analyse en vervolgens Pareto diagram - middels de inkoopportfolio van Kraljic en naar aanleiding hiervan de basisstrategieën van Van Weele hieraan te koppelen
Wat is de ABC-analyse?
De ABC-analyse is een techniek waarmee leveranciers of artikelen worden ingedeeld in drie categorieën: A, B en C. De meest gebruikte indeling is die naar geldwaarde. Daarbij stel je een lijst op van leveranciers of artikelen in volgorde van aflopende bijdrage aan inkoopomzet over een bepaalde tijdsperiode. Vervolgens zet je deze tabel om in een Pareto-diagram.
Welke drie categorieen van de ABC analyse zijn er?
De drie categorieën van de ABC-analyse staan voor het volgende:
- Categorie A: deze 20 procent van de leveranciers (of artikelen) vormen circa 80 procent van de jaarlijkse inkoopomzet.
- Categorie B: deze 30 procent van de leveranciers (of artikelen) vormen circa 15 procent van de jaarlijkse inkoopomzet.
- Categorie C: deze 50 procent van de leveranciers (of artikelen) vormen circa 5 procent van de jaarlijkse inkoopomzet.
Wat is het doel van de ABC-analyse?
Het doel van de ABC-analyse is om een eerste indruk te krijgen van de te voeren leveranciersstrategie.
Je krijgt hiermee in beeld welke leveranciers qua inkoopomzet het belangrijkste zijn, hoeveel leveranciers er zijn, met wie een partnership relevant kan zijn, van welke leveranciers je uitgebreidere informatie moet bijhouden, enzovoort.
Welke stappen doorloop je bij de ABC-analyse?
- stel een lijst op van leveranciers in volgorde van aflopende bijdrage aan de inkoopomzet over een bepaalde
tijdsperiode. Dit doe je vanuit de crediteurenlijst. Op dit overzicht vermeld je ook de cumulatieve waarde. Zie de tabel voor een voorbeeld. - Hierna maak je een Pareto diagram door op de horizontale as het aantal leveranciers uit (in
procenten) te plaatsen en op de verticale as de daarbij behorende cumulatieve bijdrage aan de inkoopomzet (ook in procenten).
Pareto Diagram
Aan de A-leveranciers zul je in de praktijk de meeste aandacht moeten besteden. Hier is de mogelijke besparing op de productprijzen het grootste. Voor deze leveranciers gelden ook hogere eisen ten aanzien van de samenwerking.
Echter wanneer er een groot aantal C-leveranciers is, wat is hiervan dan de oorzaak?
Als er een groot aantal C-leveranciers is, wordt onvoldoende met raamcontracten gewerkt.
De inkoopkracht wordt dan onvoldoende benut en de inkooplogistiek wordt gekenmerkt door een veelheid aan leveranciers, orders en facturen (en dus door hoge indirecte
inkoopkosten).
Wat beschrijft de inkoopportfolie van Kraljic?
Kraljic beschrijft hoe aan de hand van een portfolioanalyse een op de lange termijn gericht inkoopbeleid kan worden geformuleerd. Zijn bijdrage beoogt aan te geven op welke wijze je een beeld kan krijgen van de strategische kwetsbaarheid van een onderneming op zijn inkoopmarkten.
Door combinatie van de twee criteria, invloed op de winst en het leveringsrisico, kan een indeling naar type product worden gemaakt (zie de afbeelding hieronder).
Naar aanleiding van het ontwikkelingsmodel van Kraljic, heeft Van Weele vier basisstrategieën onderscheiden.
Welke vier zijn dit?
- Hefboomproducten ( verdeel en heers)
- Strategische producten (partnership)
- Routineproducten (system contracting)
- Knelpunt producten (zekerstellen toelevering)
