H3 - Vooronderzoek (Deel 1) Flashcards
Doel van het vooronderzoek
Een globaal inzicht krijgen in de wensen van de klant
Zicht krijgen op de haalbaarheid van het project
Waarom is vooronderzoek nodig, en wanneer vindt het plaats?
Vooronderzoek is in essentie een haalbaarheidsstudie. Software ontwikkelen is duur; vooronderzoek is een goede manier om na te gaan of de kosten wel verantwoord zijn.
Daarom wordt de analysefase voorafgegaan door een vooronderzoek om nutteloze kosten te vermijden.
Wanneer er twijfels zijn over de haalbaarheid of de wenselijkheid van een project , is het nodig om vooronderzoek uit te voeren.
Beslissingen die het management moet kunnen nemen aan het einde van een vooronderzoek:
Na het vooronderzoek moet het voor het management duidelijk zijn of ze de ontwikkeling van het informatiesysteem:
- Zelf zullen realiseren, laten starten door een projectgroep
- Wil uitbesteden (bestaand pakket of extern softwarebureau)
- Zal uitstellen of afgelasten
Leg uit welke stappen doorlopen worden om een vooronderzoek uit te voeren:
- Analyse van de huidige situatie
Info verzamelen over de huidige situatie: wat zijn de omgevingsfactoren en waarom is de behoefte aan nieuwe software ontstaan - Beschrijving van de behoefte
Wat is het uiteindelijke doel van het project, en wat zijn de beperkingen. - Voorstellen van een oplossing
Een globaal beeld krijgen van de mogelijke oplossingsalternatieven en een keuze daarin maken. - Evaluatie van de oplossing
Het evalueren van de haalbaarheid van de voorgestelde oplossing:
[Baten – kosten – risico’s – planning en personeelstoewijzing]
Welke mijlpaaldocument sluit het vooronderzoek af
Na het vooronderzoek wordt er door het management beslist of het ontwikkelingsproject mag starten.
In die zin is het rapport vooronderzoek een mijlpaaldocument die het vooronderzoek (fase) afsluit.
Onderdelen van het rapport vooronderzoek beschrijven
Een rapport vooronderzoek zal uiteindelijk de volgende onderdelen bevatten:
- Analyse van de huidige situatie
- Analyse van de huidige organisatie
- Formuleren probleemstelling
- Analyse: huidige manier van werken, knelpunten in de huidige situatie en een afbakening van het probleemgebied - Beknopte, maar duidelijke beschrijving van de behoeften
- Voorstellen van een oplossing
- Beschrijving + selectie - Evaluatie van de oplossing
- Globale planning, kosten/batenanalyse, risicoanalyse
Leg uit waarom de analyse van de huidige situatie noodzakelijk is:
- Om de echte oorzaak van de behoefte aan een nieuw informatiesysteem te achterhalen, moeten we de organisatie, onze klant, goed leren kennen.
- We moeten de huidige context goed begrijpen en kennen om de werkelijke behoeften te leren kennen en een precieze doelstelling voor het project te formuleren.
Leg uit welke onderdelen de analyse van de huidige situatie bevat:
Analyse van de huidige organisatie:
Inzicht in de structuur van de organisatie waarvoor het project bestemd is.
Formuleren van de probleemstelling:
Wat is de concrete opdracht? Wat zijn de grenzen en beperkingen?
Inzicht in de huidige workflow:
Knelpunten in de huidige workflow zijn vaak de aanleiding voor een wens tot automatisering.
Leg uit welke aspecten de analyse van de huidige organisatie bevat en toon aan wat het belang is van elk aspect:
Het onderzoek richt zich op twee niveaus:
Het bedrijfsbeleid:
De onderzoeker zal met de verantwoordelijke managers van het bedrijf een inventaris maken van die aspecten van het bedrijfsbeleid die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van de haalbaarheid en de zinvolheid van een automatiseringsproject.
Belangrijk om een inventaris te maken van volgende onderdelen:
1) De strategische doelstellingen (doelstellingen op lange termijn)
o In meetbare termen
o Waarom belangrijk? Om te kunnen evalueren in hoeverre het project bijdraagt aan de realisatie van de strategische doelstellingen.
2) De sleutel tot succes
o Basisvoorwaarden om strategische (primaire) doelstellingen mogelijk te maken.
o Waarom belangrijk? Heel wat projecten dragen misschien niet rechtstreeks bij tot de strategische doelstellingen van een bedrijf, maar zijn toch erg belangrijk omdat zij noodzakelijk zijn om de critical succes factors te garanderen
3) De strategieplannen van het bedrijf o Automatiseringsplan. o Organisatieplannen. o Personeelsplan. o Andere: marketing, productie, diensten, …
o Waarom belangrijk? Een project dat in bestaande plannen past heeft meer kans op succes. Die plannen bepalen uiteindelijk de grenzen waarbinnen de ontwikkelaars kunnen opereren.
4) Andere beperkingen o Er kunnen andere elementen zijn in de organisatie die ons onderzoek kunnen beperken o Wetgeving. o Technische infrastructuur. o Personeelsorganisatie.
De structuur van de organisatie:
Er wordt nagegaan hoe de interne organisatie functioneert:
• Wat is de structuur van de organisatie (welke afdelingen)
• Wat is de verhouding tussen deze afdelingen ( hiërarchische organisatie, projectgebonden organisatie,…)
• De wijze waarop de communicatie verloopt en de organisatie feitelijk “werkt”
Formuleren van de probleemstelling
Leg uit wat de bedoeling is van de probleemstelling:
Uit de eerste gesprekken met de opdrachtgever moet blijken wat de opdrachtgever van ons verlangt.
Het formuleren van de probleemstelling bestaat uit volgende onderdelen:
1) Stakeholders:
Personen of organisaties die een invloed kunnen uitoefenen op het project, of er invloed van kunnen ondervinden (al dan niet bewust)
2) Doel van het project:
Duidelijk, maar beknopte tekst (één kantje A4) die beschrijft waar het project eigenlijk over gaat, en wat de opdrachtgever met de ontwikkelingsproject wenst te bereiken.
3) Algemene projectgrenzen
Ze hebben betrekking op:
o Beperkingen op tijd, budget, personeel, enz,…
o Beperkingen in hardware en software
o Beperkingen in organisatie, personeelsbeleid
4) Beëindigingscriteria
o Minimale verwachte resultaat om project te laten starten.
o Criteria voor ‘go’- of ‘no go’-beslissing.
o Minimale kwaliteitscriteria.
Leg het begrip stakeholder beknopt uit:
Stakeholders zijn personen of organisaties die invloed kunnen uitoefenen op een project, of er invloed van kunnen ondervinden (al dan niet bewust).
Som de belangrijkste stakeholders van een project op en leg uit waarom het belangrijk is een inventaris te maken van deze stakeholders:
De ontwikkelaars.
De gebruikers.
Waarom is het belangrijk een lijst van stakeholders te maken?
Belangrijk voor het slagen van een project om vooraf na te gaan welke partijen het project kunnen beïnvloeden
Inzicht krijgen in de huidige workflow
Leg uit waarom dit onderdeel in een vooronderzoek belangrijk is
Doel: beschrijven hoe de activiteiten in ons probleemgebied nu uitgevoerd worden, welke processen er plaatsvinden en in welke volgorde ze plaatsvinden.
Waarom belangrijk?
We kunnen knelpunten opsporen in de huidige workflow.
Het geeft ons inzicht in de precieze informatiebehoeften en zorgt er voor dat we ons objectgebied preciezer kunnen afbakenen.
De stappen in een workflow analyse opsommen en uitleggen.
1) De IST-situatie in kaart brengen:
— Beschrijven hoe de activiteiten binnen de huidige organisatie worden uitgevoerd:
Welke activiteiten, door wie en in welke volgorde worden ze uitgevoerd.
2) Identificeren van de knelpunten/problemen in de huidige workflow
- – Knelpunten/bottlenecks zijn vaak de oorzaak van behoefte tot verandering.
3) Nagaan hoe organisatorische wijzigingen de bestaande probleem kunnen oplossen
- — Misschien reorganisatie nodig?
4) Vastellen in hoeverre automatisering bepaalde knelpunten kan oplossen en op die manier het probleemgebied precies afbakenen
