H2 Flashcards
4 stappen binnen de Data Processing Cycle
- Data Input
- Data Storage
- Data Processing
- Informatie Output
3 componenten in Data Input
- Activiteiten die van
belang zijn - Hulpbronnen van elke activiteit
- Mensen die deelnemen aan elke
activiteit
3 stappen binnen de Data Input
- Data invoeren in het
systeem - Kijken of data accuraat en
compleet is - Kijken of de voorwaarden van het
bedrijf worden gevolgd, inclusief
het goedkeuren of verifiëren van de
transactie
Turnaround document
Uitgaande documenten die zijn verzonden naar een externe partij, deze voegt er gegevens aan toe en zendt het document dan weer terug
(bijv. een betaalde rekening met de rekening erbij)
Source Data Automation
Een transactie verwerkend en informatie verstrekkend document
(bijv. kassa’s, ATM’s en barcode scanners)
4 plekken waar informatie wordt opgeslagen tijdens de Data Storage
1. General Ledger
bevat samenvattende
data over activa,
passiva, eigen vermogen, omzet
en crediteuren
- Subsidiary Ledger
gedetailleerde data voor elk
grootboek met veel individuele sub
rekeningen - Control Account
de grootboekrekening die
overeenkomt met een subrekening
4 soorten codering van het grootboek binnen de Data Storage
1. Sequence Code
alle stukken worden
achtereenvolgend
genummerd
(bijv. checks, facturen, inkooporders
enz.)
2. Block Code
een set van nummers die zijn
gereserveerd voor specifieke
categorieën
(bijv. 1-100 of 101-200)
- Group Code
codes voor subgroepen, vaak
gebruikt met block codes
(bijv. 1 kleur, 2 jaar, 3 opties enz.)
4. Mnemonic Code
gemakkelijk te onthouden codes
met een combinatie van letters en
cijfers
(bijv. dry300w05)
Wanneer zijn codes effectief
Als zij consistent worden toegevoegd, groei toelaten, zo eenvoudig mogelijk zijn en in de gehele organisatie hetzelfde worden toegepast
2 soorten journals
1. General Journal
bevat niet veel
voorkomende of niet
routinematige transacties
(bijv. lonen)
- Specialized Journal
bevat transacties met grote
aantallen
(bijv. verkopen of kas)
Entiteit
Iets waar informatie over is opgeslagen, zoals werknemers, inventaris enz.
Elke entiteit heeft attributen, zoals een betaalrekening van werknemers
Elke type/soort entiteit heeft dezelfde attributen, zoals dat elke werknemer een adres, nummer en rekeningnummer heeft
File
Een groep van gerelateerde records
Master File
Bevat cumulatieve (opgetelde) informatie over een organisatie (bijv. het grootboek)
Transaction File
Bevat records van een individuele transactie die gedurende een specifieke periode voorkomen
(bijv. journal)
Database
En set van met elkaar verbonden en centraal gecoördineerde files
(bijv. de rekening nog te ontvangen bedragen)
Data Processong Cycle
De bewerking van data om belangrijke en relevante informatie te genereren
4 typen activiteiten binnen Data Processing
- Creating
nieuw gegevens record
(bijv. toevoegen van
nieuwe werknemers) - Reading
het ophalen of bekijken van
bestaande gegevens - Updating
updaten van eerder opgeslagen
data
(bijv. debiteuren saldo)
4. Deleting
verwijderen van data
(bijv. data verwijderen van een
onderneming waar geen zaken
meer mee worden gedaan)
3 typen Processing binnen Data Processing
1. Batch Processing
verwerken van data
records op een bepaald
moment, zoals 1x per week.
! niet geschikt voor gegevens die
constant, accuraat en direct
beschikbaar moeten zijn
--> dit is goedkoper
- Online, Real-time Processing
transacties worden direct verwerkt
3. Online Batch Processing
combinatie van bovenstaanden
gegevens worden direct ingevoerd
en opgeslagen, om later te worden
verwerkt
Information Output
Output informatie wordt meestal gepresenteerd in vormen, zoals een document, rapport of query
Soft Copy:
Output als het digitaal wordt bekeken
Hard Copy:
Echt op papier
3 vormen van Information Output
1. Document
vastgelegde transacties
of andere bedrijfsdata,
men kan dit printen of opslaan
op een computer
2. Rapport
vaak gebruikt door werknemers om
operationele activiteiten te
beheersen en door managers om
beslissingen te nemen en bedrijfs
strategieën uit te denken en door
externen om bijv. de winstgevend
heid te evalueren
! rapporten moeten periodiek
worden besproken, omdat ze vaak
lang nadat ze echt nodig zijn
verschijnen en dan dus een
verspilling van tijd en geld zijn
- Query
verstrekt informatie dat omgaat
met problemen en vragen die snel
actie of antwoord nodig hebben
Enterprise Resource Planning System (ERP)
Het integreert een AIS in een ander systeem.
–> AIS is eigenlijk alleen bedoeld om data vast te leggen omtrent de boekhouding en financiën, alle andere data wordt opgeslagen in een ander systeem.
Waar wordt ERP voor gebruikt
ERP wordt gebruikt om data, bedrijfsprocessen en hulpmiddelen te beheren en coördineren. Het verzamelt, verwerkt en slaat data op en zorgt ervoor dat managers en externen toegang hebben tot het bedrijf
8 modules binnen een ERP systeem
- Financieel
grootboek, debiteuren,
crediteuren enz. - Human Resource en Loon
allerlei gegevens over werknemers - Order to Cash (debiteuren)
verkooporders, inventaris en geld
bonnetjes - Purchase to Cash (crediteuren)
aankopen en bonnetjes van de
inventaris - Productie
productieschema, kwaliteitscontrole
enz. - Project Management
kosten, rekeningen, tijd en uitgaven
enz. - Klantrelatie Management
sales, marketing, service enz. - Systeem Tools
hulpmiddel voor ontstaan van
Master Files, specificeren van
Flow Management enz.
7 voordelen van een ERP systeem
- Zorgt voor een brede blik op data en de financiële situatie van een onderneming
- Gegevens worden slechts 1x ingevoerd
- Resultaten van elke afdeling en mogelijkheden worden beter beheerst en bewaakt
- Beter controle op de organisatie
- Procedures en rapporten zijn door de gehele organisatie hetzelfde
- Klanten service wordt verbeterd, omdat werknemers sneller alle details kunnen opvragen en bekijken
- Door het automatische productieproces ontvangen fabrieken gelijk de orders, waardoor de productiviteit verbetert
5 nadelen van een ERP systeem
- Hogere kosten
- Meer tijd vooraf voor implementatie
- Verandering van het bedrijfsproces
- Complexer
- Er kan weerstand binnen het bedrijf ontstaan
