Gestão de processos Flashcards
O que é processo?
é uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais objetivos
Para ABNT o que é processo?
processo pode ser definido como um “conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido”.
Para a FNQ o que é processo?
é um conjunto de atividades preestabelecidas que, quando executadas numa determinada sequência, vão conduzir a um resultado esperado, o qual assegura o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes e de outras partes interessadas
O que é insumo?
materiais, informações ou energia que entram no processo e são transformados. É o ponto de partida do processo.
O que é recurso?
elementos utilizados para transformar os insumos em produtos ou serviços. Incluem recursos humanos, materiais, financeiros, tecnológicos e informacionais. São os meios pelos quais a transformação ocorre.
O que são atividades?
ações realizadas utilizando os recursos para transformar os insumos em produtos ou serviços. Sequência de ações que compõem o processo.
Princípios da Gestão de Processos
Orientação para resultados
Visão de ponta a ponta
Inovação
Envolvimento
Flexibilidade metodológica
Decisões orientadas para fatos e dados
Entregas Contínuas
Princípios da gestão estratégica de processos
Visão estratégica: Avalia a contribuição de um processo para a estratégia da organização
Seletividade: Foca em um grupo de processos que gerem as diferenças fundamentais para o usuário
Gerenciamento intensivo: Garante os padrões de desempenho definidos como meta, por meio da disciplina na execução e monitoramento dos processos
Aprendizado: Melhora continuamente os processos, por meio da medição rotineira do desempenho e da implantação de novos métodos de trabalho
Características gerais
Possui Fronteiras: inicio e fim / Objetivos claros
Recursos controlados: tempo, pessoas, finanças, materiais
Atividades interdependentes: planejadas e ordenadas
Gerenciamento: planejamento, controle, sincronização, responsável
Resultados específico e previsível
Componentes: objetivos, tarefas, atores, regras de negócio, eventos, indicadores
Compromisso: satisfazer as necessidades do cliente
Quais as unidades de um processo
Tarefa
Atividade
Subprocesso
Processo
Macropocesso
Cadeia de Valor
O que é cadeia de valor
Conceito criado por Michael Porter (1985) é uma ferramenta estratégica que permite analisar a maneira como as atividades desenvolvidas por uma organização criam valor para os clientes
Quais os tipos de atividades fazem parte da cadeia de valor?
Atividades primárias: geram valor diretamente ao cliente
Atividades secundárias: dão apoio às atividades primárias
Características dos processos primários
Chave, central, finalísticos ou principal
Atendem ao cliente
Visão de ponta a ponta e interfuncional
Representam atividades essenciais
processos associados às atividades-fim da organização ou diretamente envolvidos no atendimento às necessidades dos seus usuários finais. Também são conhecidos como core business ou processos primários, ou seja, aqueles que tratam da execução da atividade-fim de uma organização, da sua missão e do seu propósito de existir. Os processos finalísticos dependerão da finalidade específica de cada órgão
Características dos processos secundários
de suporte, apoio, meio, periférico
administração de recursos
visão especializada e funcional
não entregam valor diretamente ao cliente
Sustentam as realizações dos processos primários
Representam uma atividade interna, geralmente transversal, permitindo assegurar o bom funcionamento da organização. São exemplos de processos de suporte: gerir pessoas, gerir contratações, gerir orçamento, entre outros.
O que é um processo de gestão
são os processos que tipicamente controlam, supervisionam e coordenam os macroprocessos finalísticos e de apoio. Podem ou não ser transversais, isto é, que podem ou não ter a participação de mais de um órgão. São exemplos de processos de gestão: gerir planejamento estratégico, gerir processos, gerir projetos, entre outros.
O que são processo críticos e não critícos?
Processos críticos: consequências de falhas no processo podem gerar muitos problemas ou problemas de grandes proporções
Associados a grande oportunidades para melhoria do desempenho da organização;
Muitos estão ligados à estratégia e aos diferenciais da organização
Nem todo processo primário é crítico
Processos não-críticos: consequênicas de falhas no processo podem gerar pequeno número de problemas ou problemas de pequenas proporções
Não associados a oportunidade significativas de melhoria
Quais as etapas da gestão de processos
Planejamento Estratégico
Modelagem (análise e desenho de processos)
Implantação
Monitoramento e Controle
Quais as ferramentas que podem ser utilizadas na Modelagem/Desenho de Processos?
BPMN
Benchmarketing
Brainstormin
Análise SWOT
Quais as ferramentas que podem ser utilizadas na Implantação?
BPMN
Cronograma
Fluxograma
Quais as ferramentas que podem ser utilizadas no Monitoramento e Controle?
PDCA
Reengenharia
O que são KPI’s?
indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators) que medem o progresso de uma empresa, ação ou indivíduo. São uma técnica de gestão que ajudam a avaliar o sucesso de uma estratégia e a tomar decisões baseadas em dados.
O que é o Fluxograma?
é uma ferramenta gráfica que representa, por meio de símbolos, a sequência operacional do desenvolvimento de um processo, do início ao fim. Ele mostra, de forma descomplicada, a transição de informações entre os componentes do processo, ajudando na visualização do fluxo de trabalho e na identificação de gargalos, redundâncias ou ineficiências.
Qual a finalidade do fluxograma?
Compreensão de processos: Facilita a compreensão e visualização de um processo, tornando-o mais transparente para os envolvidos.
Visualização clara: Ele oferece uma visualização clara do fluxo de atividades, facilitando a identificação de sequências e dependências.
Padronização: Utiliza uma série de símbolos padronizados para representar diferentes etapas ou ações dentro do processo.
Versatilidade: Pode ser usado para representar processos de qualquer natureza, desde atividades administrativas até processos industriais.
O que é o Blueprint?
é um mapa ou fluxograma de todas as transações integrantes do processo. É, portanto, uma definição precisa quepermite que o gestor teste o conceitono papel antes que quaisquer decisões finais sejam tomadas.
O que é o BPMN?
(Business Process Model and Notation) é uma notação gráfica que permite modelar processos de negócios. É uma linguagem visual que usa ícones padronizados para representar os fluxos de um processo.
Pode representar um conjunto de atividades ou uma atividade em si
A implementação eficaz de BPM promove uma cultura de melhoria contínua. Os colaboradores são incentivados a identificar oportunidades de otimização e a contribuir para a inovação nos processos. Isso cria uma sinergia entre a estratégia corporativa, a gestão de processos e o capital humano, resultando em uma organização mais eficiente e adaptável.
Quais as etapas do BPMN?
Planejamento
Modelagem
Simulação
Execução
Monitoramento
Melhoria
A depender da demanda e da necessidade da organização, as etapas podem ser suprimidas ou executadas individualmente, a depender do contexto e da demanda. Entretanto, a fase de planejamento é pré requisito em qualquer cenário existente
O que é a ferramenta SIPOC?
ferramenta visual utilizada para mapear um processo de forma clara e concisa, identificando seus principais elementos. As letras SIPOC correspondem a:
Suppliers (Fornecedores): Quem fornece os insumos necessários para o processo?
Inputs (Entradas): Quais são os insumos utilizados no processo?
Process (Processo): Quais são as etapas do processo?
Outputs (Saídas): Quais são os produtos ou serviços resultantes do processo?
Customers (Clientes): Quem são os clientes internos ou externos do processo?
O que é o Diagrama de Ishkawa?
Ao invés de focar no efeito deve-se focar nas causas !
Sozinho ele não resolve o problema mas sim dá um diagnóstico !
O que é o Brainstorming e brainwritng?
são duas técnicas utilizadas para gerar ideias em grupos, mas elas operam de maneiras distintas. Ambas têm o objetivo de facilitar a inovação e solucionar problemas, mas cada uma oferece vantagens e desvantagens dependendo do contexto e das necessidades do grupo.
O que é o Diagrama de Pareto?
é uma ferramenta gráfica que ajuda a identificar os principais problemas ou causas de perdas. Ele é baseado no princípio de que a maioria dos problemas se concentra em poucas causas
Diagrama 80/20
80% dos problemas estão relacionados a 20% das causas
O que é a matriz GUT?
é uma ferramenta de gestão que ajuda a definir prioridades para a resolução de problemas. Ela é também conhecida como matriz de priorização.
A sigla GUT significa Gravidade, Urgência e Tendência. Esses são os critérios que orientam a classificação de prioridade das tarefas e problemas.
O que é a Matriz Básico?
é uma ferramenta de gestão estratégica usada para avaliar e priorizar iniciativas dentro de uma organização com base em critérios específicos que refletem aspectos importantes para o sucesso do negócio. A sigla BASICO representa diferentes dimensões de análise, que ajudam a organização a tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos e a execução de projetos. Aqui está um resumo dos critérios representados pelo acrônimo BASICO:
Utilizando a matriz BASICO, as empresas podem classificar suas iniciativas de forma estratégica, focando em áreas que oferecem maior valor agregado e estão alinhadas com os objetivos gerais da organização. Esta abordagem ajuda a garantir que os recursos sejam utilizados de maneira mais eficaz e que as iniciativas críticas sejam priorizadas
O que é a ferramenta 5W2H?
Consiste em responder pontos chaves, a fim de registrar de maneira organizada e planejada, quais ações e como serão efetuadas, por quem, quando, onde, por que, e quanto essas ações irão custar para a empresa.
Utilizada na elaboração de planos de ação
O que é a ferramenta Seis Sigma?
O Six Sigma é uma metodologia de melhoria de processos que busca aprimorar a qualidade dos resultados de uma organização minimizando a variação nos processos de negócios e eliminando os defeitos ou falhas. Originalmente desenvolvido pela Motorola na década de 1980 e posteriormente popularizado pela General Electric na década de 1990, o Six Sigma tornou-se uma abordagem fundamental em muitas indústrias para aumentar a eficiência, melhorar a qualidade e reduzir custos.
Quais os princípios do Seis Sigma?
Foco no cliente: Todas as melhorias de processo são projetadas com o objetivo de aumentar a satisfação do cliente, focando na qualidade e na entrega dos produtos ou serviços.
Uso de dados e análises: A tomada de decisões baseia-se em dados e análises estatísticas rigorosas, não em suposições ou intuições.
Processos claros e detalhados: Identificar e detalhar claramente os processos para entender as causas de variações e defeitos.
Melhoria contínua: A metodologia incentiva a constante avaliação e refinamento dos processos, usando o ciclo DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar) ou DMADV (Definir, Medir, Analisar, Projetar, Verificar) para projetos que equerem a criação de novos designs ou produtos.
Alcance de resultados perfeitos: Busca-se a perfeição por meio da redução da variação, com o objetivo de alcançar o mais próximo possível de zero defeitos (traduzindo-se em 3,4 defeitos por milhão de oportunidades).
Etapas do Seis Sigma:
Definir
Mensurar
Analisar
Melhorar
Controlar
O que é a ferramenta PDCA?
Ciclo de Deming ou Ciclo da melhoria Contínua
Criado por Walter Shwhart e difundido por William E Deming
Trata-se de uma ferramenta utilizada na melhoria contínua de processos
Contínuo processo de aprendizagem
Baseia-se em um sistema de feedback que proporciona uma melhoria lenta, gradual e incremental
Pode ser realizado em qualquer nível da organização
Quais as etapas do PDCA:
PLAN: Planejar
DO: Fazer (Execução)
CHECK: Verificação/controle
ACT: ação corretiva
O que diz respeito a etapa de Planejamento do PDCA:
Identifica problemas, pontos de melhoria
Depende de um bom mapeamento
Analisa os problemas identificados
5W2H
Metas
Estratégias
Métodos e recursos
Formulação de um plano de melhoria
O que diz respeito a etapa de Fazer/Desenvolver/Executar do clico PDCA?
Implementação do plano
Fornecer educação
Treinamento
Qualificação
Coletar dados sobre a execução
O que diz respeito a etapa de Checar do ciclo PDCA?
Verificar se a execução está ocorrendo conforme o plano e se os objetivos estão sendo alcançados
Identificar desvios
O que diz respeito a etapa de Agir do ciclo PDCA?
São ações corretivas que incidem sobre as demais etapas, proporcionando ajustes e melhorias
O que é a Reengenharia?
Criada por Hammer e Chamdy
Consiste em destruir os processos atuais para redesenha-los do zero
Decisão radical, drástica e fundamental
Princípio da folha em branco
A decisão de fazer uma reengenharia é TOP-DOWN
Alto risco + Alto custo
Tende a enfrentar forte resistência
O que é o benchmarking?
Identificar as organizações reconhecidas como líderes de mercado
Realizam análises contínuas das práticas
Identificar as melhores práticas
Comparação das práticas da organização com as melhores práticas
Incorporar as melhores práticas para obter melhorias
Reproduzir as melhores práticas
Quais os tipos de benchmarking?
Interno: busca de melhores práticas na própria organização (mais fácil, seguro e mais barato)
Externo: busca de melhores práticas na fora da organização (mais difícil, com mais riscos mas pode trazer mais inovações. De alto custo)
Competitivo: busca de melhores práticas dos concorrentes (olhando para os processos finalísticos)
Genérico ou Funcional: Busca de práticas comuns a todas as organizações (RH, logísticas)
O que é o Paka-yoke?
Também conhecido como “à prova de falhas” ou “toque único”, é uma ferramenta poderosa para evitar erros e garantir a qualidade em processos produtivos e de serviços. Sua principal característica é a simplicidade e praticidade, utilizando dispositivos físicos, procedimentos ou treinamentos para tornar os erros praticamente impossíveis de acontecer.
Caso um gestor queira aplicar a gestão de processos em sua organização, ele deve
fundamentar a estrutura organizacional em equipes horizontais
a gestão de processos é típica de organizações horizontalizadas, organizadas por processos e orientadas ao cliente
