Djupgående frågor för controller-intervjuer: Flashcards
Vad är den första faktorn eller elementet att överväga när man hanterar ett budgetutvecklingsinitiativ?
Om det gäller att skapa en budget för ett nytt projekt-initiativ behöver vi förstå målet och syftet med projektet. Vad är det budgeten ska stödja och uppnå?
Projektets omfattning och mål – Vad är det specifika syftet med projektet? Vilka resultat förväntas?
Prioritering av resurser – Vilka områden är mest kritiska att finansiera?
Tidsramen – Hur lång tid har du för att slutföra projektet, och hur påverkar det kostnaderna?
Hur vet du när du har identifierat en potentiellt lukrativ finansiell möjlighet för din arbetsgivare?
För att veta när du har identifierat en potentiellt lukrativ finansiell möjlighet för din arbetsgivare behöver du överväga flera viktiga faktorer som indikerar om möjligheten kan generera vinster eller skapa värde för verksamheten. Här är några tecken på att du har identifierat en sådan möjlighet:
Stark marknadspotential – Det finns en tydlig efterfrågan på produkten eller tjänsten, och marknaden är tillräckligt stor för att motivera investeringar.
Konkurrensfördel – Möjligheten erbjuder något unikt eller bättre än konkurrenterna, vilket kan skapa en långsiktig fördel.
Kostnadseffektivitet – Det finns en möjlighet att genomföra satsningen till en rimlig kostnad i förhållande till den förväntade avkastningen.
Låg risk eller hanterbar risk – Riskerna är identifierade och hanterbara, vilket gör det enklare att bedöma lönsamheten.
Ökad lönsamhet – Det finns en realistisk chans att generera intäkter eller besparingar som överstiger kostnaderna för att utnyttja möjligheten.
Strategisk anpassning – Möjligheten ligger i linje med företagets långsiktiga strategiska mål, vilket innebär att det stärker företagets övergripande position på marknaden.
Beskriv vad du anser vara några av de bästa strategierna för att öka ett företags intäkter.
För att öka ett företags intäkter finns det flera strategier som kan vara mycket effektiva beroende på företagets bransch och mål. Här är några av de bästa strategierna:
- Utveckla nya produkter eller tjänster
Genom att utöka företagets utbud kan du nå nya kundsegment eller tillfredsställa befintliga kunders behov bättre. Innovation driver ofta intäktsökningar genom att skapa fler försäljningsmöjligheter. - Förbättra kundlojaliteten
Att behålla befintliga kunder är ofta mer kostnadseffektivt än att skaffa nya. Genom att förbättra kundupplevelsen och erbjuda lojalitetsprogram eller skräddarsydda lösningar kan du öka återkommande försäljning och långsiktigt värde per kund. - Utvärdera och optimera prissättningen
Rätt prissättning är avgörande. Överväg att justera prissättningen för att bättre spegla värdet av produkterna eller tjänsterna. Introducera premiumalternativ eller paketlösningar som kan öka intäkterna per försäljning. - Utöka till nya marknader
Genom att gå in på nya geografiska marknader eller nya branscher kan företaget nå en bredare kundbas. Detta kan ske genom direkt expansion, partnerskap eller digitala plattformar som möjliggör global försäljning. - Effektivisera försäljnings- och marknadsföringsprocessen
Använd data och analys för att förstå vilka marknadsföringskanaler som ger högst avkastning. Effektiva försäljningsstrategier och bättre marknadsföring, särskilt genom digitala plattformar, kan öka försäljningen utan att kraftigt öka kostnaderna. - Utnyttja upselling och cross-selling
Genom att erbjuda kompletterande produkter eller tjänster till befintliga kunder kan företaget maximera varje försäljningsmöjlighet. Det är ofta lättare att sälja till befintliga kunder än att förvärva nya. - Förbättra digital närvaro och e-handel
En stark digital närvaro genom webbplatser, sociala medier och e-handelsplattformar gör det lättare för kunder att interagera med och köpa från företaget. Digitala kanaler öppnar upp för automatiserad försäljning och en global kundbas.
Hur förbereder du din avdelning eller ditt team för ett stort finansiellt projekt?
Att förbereda din avdelning eller ditt team för ett stort finansiellt projekt kräver noggrann planering, tydlig kommunikation och en strukturerad arbetsprocess. Här är några steg och strategier som kan hjälpa dig att framgångsrikt förbereda ditt team:
- Tydlig definiering av projektets mål och omfattning
Se till att alla i teamet förstår projektets övergripande mål, syfte och förväntningar.
Klargör projektets omfattning, viktiga milstolpar och slutleveranser. Detta hjälper till att undvika förvirring eller missförstånd under projektets gång. - Rollfördelning och ansvarsområden
Dela upp ansvaret baserat på teamets styrkor och expertis. Alla bör veta sina specifika uppgifter och hur de bidrar till det större målet.
Utse nyckelpersoner som ansvarar för kritiska delar av projektet, t.ex. budgetuppföljning, analys eller kommunikation med andra avdelningar. - Budgetering och resursplanering
Skapa en detaljerad budget och resursplan för projektet. Se till att resurserna (tid, personal, verktyg) är realistiska för att nå projektmålen.
Säkerställ att teamet har tillgång till rätt tekniska och finansiella verktyg för att utföra sina uppgifter. - Upprätta en tydlig tidsram och projektplan
Skapa en detaljerad tidslinje för projektet, med tydligt definierade milstolpar och deadlines.
Se till att teamet är medvetet om deadlines och har en förståelse för den övergripande projektplanen. - Kommunikation och samarbete
Upprätta en kommunikationsplan för att hålla alla uppdaterade om projektets framsteg. Regelbundna möten och uppdateringar kan hjälpa till att hålla teamet på rätt spår.
Uppmuntra öppet samarbete och ge utrymme för teamet att diskutera problem, dela framsteg och lösa utmaningar tillsammans. - Riskhantering
Identifiera potentiella risker i projektet och skapa en riskhanteringsplan. Att ha en tydlig strategi för att hantera eventuella problem innan de uppstår är avgörande för framgången.
Tilldela ansvariga för riskhantering så att alla i teamet vet hur de ska agera om oväntade problem uppstår. - Utbildning och kompetensutveckling
Om det finns kunskapsluckor i teamet, se till att tillhandahålla nödvändig utbildning eller träning. Detta kan inkludera användning av nya finansiella verktyg, projektledning eller specifika analyser som projektet kräver. - Kontinuerlig uppföljning och anpassning
Implementera en plan för att kontinuerligt följa upp projektets framsteg och göra justeringar vid behov. Om någon del av projektet inte går som planerat, se till att snabbt anpassa planen eller omfördela resurser för att hålla projektet på rätt kurs.
Vilka metoder använder du när du hanterar kritiska efterlevnadsförseningar?
“Ur ett controller-perspektiv, när jag hanterar kritiska efterlevnadsförseningar, är min första prioritet att bedöma den finansiella påverkan, såsom potentiella böter, straffavgifter eller ökade kostnader. Jag säkerställer att alla finansiella effekter reflekteras korrekt i företagets finansiella rapporter, och om det behövs, rekommenderar jag att avsätta reserver för att täcka framtida åtaganden. Det är också viktigt att ha strikt kostnadskontroll och justera budgetar för att ta hänsyn till oväntade utgifter. Jag kommunicerar regelbundet med externa intressenter, inklusive revisorer och tillsynsmyndigheter, för att säkerställa transparens. Dessutom analyserar jag olika scenarier för att planera för möjliga finansiella utfall och fokuserar på att förbättra interna kontroller för att minska framtida efterlevnadsrisker.”
Vilken process använder du när du granskar finansiella rapporter?
Jag måste först ha koll på de övergripande affärsmålen och strategierna för bolaget. Sen följer jag upp utfallet mot budget och prognos. Jag identifierar avvikelser, skriver avvikelse-noteringar och följer upp avvikelserna med budgetansvariga. Det kan bero på förändringar i marknadsförhållanden, kostnadsöverdrag, ineffektivitet eller externa faktorer som påverkar verksamheten.
Jag analyserar viktiga finansiella mått som omsättning, bruttomarginal, EBITDA, kassaflöde och rörelsemarginal. Jämför resultaten över olika perioder (månad, kvartal, år) för att identifiera trender och avgöra om resultaten förbättras eller försämras.
Om möjligt, jämför jag siffrorna mot branschstandarder eller konkurrenter för att se om företaget presterar bättre eller sämre än genomsnittet.
Gå igenom företagets kostnadsstrukturer och se om kostnaderna är i linje med förväntningarna. Titta närmare på fasta och rörliga kostnader, samt se om det finns kostnadsbesparingsmöjligheter.
Bedöm lönsamheten på olika produkter eller affärsområden. Detta hjälper till att avgöra vilka delar av verksamheten som är mest lönsamma och vilka som behöver förbättras.
Granska kassaflödet från verksamheten och bedöm om företaget genererar tillräckligt med pengar för att stödja sina kortsiktiga och långsiktiga mål. Undersök även kapitalbindning i lager, kundfordringar och leverantörsskulder.
Analysera företagets skuldnivå och kapitalstruktur för att säkerställa att det har en hållbar nivå av skuld i förhållande till eget kapital och förmåga att betala av på långfristiga skulder.
Säkerställ att rapporterna följer de redovisningsprinciper och standarder som företaget använder (t.ex. IFRS, GAAP).
Verifiera siffrorna för att säkerställa att de är korrekta, att rätt poster har klassificerats korrekt och att det inte finns några avvikelser i rapporteringen.
Efter att ha analyserat rapporterna bör du kunna identifiera nyckeltrender, avvikelser och möjligheter för förbättring.
Som Business Controller bör du ge insikter till ledningen om hur man kan förbättra lönsamhet, hantera kostnader eller öka effektiviteten. Det kan även inkludera förslag på förbättrad kapitalallokering eller investeringar i områden som presterar bättre.
Ge konkreta förslag på vilka åtgärder som bör vidtas för att åtgärda identifierade problem eller utnyttja möjligheter.
Hur analyserar du en företagsbudget och identifierar kostnadsbesparingar?
Jämför mot tidigare års budget, utfall: Identifiera och analysera avvikelser. Identifiera trender.
Granska fasta och rörliga kostnader. Kan tex se över kontrakt på fasta kostnader, även om det kanske inte går att ändra på kort sikt, men kan finnas med i åtgärdsplanen för kommande året. För rörliga kostnader kan det vara bra att titta på dom som ökar med ökad volym. Kan man göra något?
Titta på specifika kostnaderposter: Tex personal, inköp och användningen av leverantörer, marknadsförings- och säljkostnader (titta på ROI här), bör finnas Business case på tex nya kampanjer. Underhåll och investeringar.
Benchmarking om möjligt.
Processförbättringar: Genom att analysera företagsprocesser kan du identifiera områden där automatisering, digitalisering eller förbättrade arbetsflöden kan leda till kostnadsbesparingar. Detta kan inkludera allt från produktion till administrativa funktioner.
Eliminera slöseri: Granska kostnader som inte direkt bidrar till företagets mål. Det kan handla om onödiga resor, ineffektiva leverantörer eller redundanta processer som kan elimineras.
Optimering av kapitalbindning: Genom att minska lagernivåer, förbättra kundfordringsprocesser eller förhandla längre kredittider med leverantörer kan du frigöra kapital som annars binds upp i verksamheten.
Förbättra kassaflödesprognoser: En förbättrad hantering av kassaflödet kan göra att företaget klarar sig på mindre extern finansiering och därmed sänka kostnaderna för räntor och liknande.
Stäng looparna: När kostnadsbesparingar identifieras och implementeras är det viktigt att övervaka och utvärdera effekterna. Kostnadsbesparingar bör inte ske på bekostnad av kvalitet eller långsiktig tillväxt. Se till att de besparingar du implementerar är hållbara.
Prioritera strategiskt: Fokusera på besparingar som har den minsta negativa påverkan på verksamheten och som fortfarande stödjer långsiktiga strategiska mål. Identifiera områden där du kan göra mest besparingar med minst affärsrisk.
Berätta om en tid då du identifierade en avvikelse i budgeten och hur du hanterade det.
Om man identifierar en avvikelse i en budget som är stängd och beslutad, kan man tex justera i årets första prognos. Dock kan det vara svårt att få igenom en ökning av årets budget trots att budgeten var “fel”. Då får man försöka hitta andra områden att dra in kostnaden på.
Hur hanterar du finansiella risker och gör prognoser?
- Identifiera och kategorisera finansiella risker
Marknadsrisker: Detta inkluderar förändringar i räntor, valutakurser, råvarupriser eller marknadskonkurrens som kan påverka företagets intäkter eller kostnader. Som Business Controller måste du övervaka externa marknadsförändringar noggrant.
Kreditrisker: Risker relaterade till kunders förmåga att betala sina skulder. Det är viktigt att analysera företagets kundportfölj och bedöma kreditvärdighet för att minska risken för betalningsproblem.
Likviditetsrisker: Detta innebär risken att företaget inte har tillräckligt med likvida medel för att möta sina kortsiktiga betalningsåtaganden. Analysera företagets kassaflöde och kapitalstruktur för att hantera denna risk.
Operativa risker: Risker relaterade till interna processer, systemfel, eller ineffektivitet som kan påverka kostnader eller produktivitet. Att ha en solid process för att övervaka och hantera dessa risker är avgörande.
Regulatoriska risker: Efterlevnad av lagar och regler kan leda till betydande böter om de inte uppfylls. Det är viktigt att ha en tydlig strategi för att följa regler och minska risken för sanktioner. - Kvantifiera och analysera risker
Riskbedömning: Genom att använda historiska data och analyser kan du uppskatta sannolikheten för att vissa risker materialiseras och deras potentiella finansiella påverkan. Detta kan ske genom en kvalitativ och kvantitativ analys.
Riskmodeller: Använd verktyg som “value at risk” (VaR) eller scenarier för att modellera olika utfall baserat på de identifierade riskerna. Detta ger dig en tydligare bild av vilka risker som kan ha störst påverkan på företagets finansiella stabilitet.
Scenarioplanering: Utför en analys av olika scenarier (bästa, sämsta, och mest sannolika fall). Hur skulle företagets finanser påverkas om vissa risker uppstår? Detta hjälper dig att förutse möjliga konsekvenser och förbereda handlingsplaner. - Prognostisering av finansiell utveckling
Historisk dataanalys: Analysera företagets historiska prestanda, och använd den för att identifiera trender och mönster som kan ge vägledning för framtida prognoser. Det är viktigt att justera för engångshändelser och externa faktorer som kan ha påverkat tidigare resultat.
Budget- och prognosprocess: Ta fram en rullande prognosmodell, där du regelbundet uppdaterar prognoser baserat på aktuella resultat och förändrade förutsättningar. Detta ger en mer flexibel och dynamisk prognos som kan anpassas efter ändrade omständigheter.
Använd nyckeltal (KPIer): Nyckeltal som bruttomarginal, EBITDA, kassaflöde och kapitalbindning är viktiga att inkludera i prognoserna. Dessa KPI
ger en bra indikation på företagets finansiella hälsa och utveckling.
Marknadsanalys och extern information: Utöver interna data bör du också använda extern information, såsom makroekonomiska data, branschtrender och konkurrenternas utveckling, för att skapa mer tillförlitliga prognoser. - Utveckla riskhanteringsstrategier
Diversifiering: Ett sätt att minska risker är att diversifiera företagets intäktsströmmar eller kundbas, så att man inte blir för beroende av en enskild produkt, marknad eller kund.
Säkring (hedging): Om ditt företag exponeras för valutarisker eller råvarupriser kan du använda säkringsstrategier, såsom terminskontrakt, för att skydda mot plötsliga prisförändringar.
Kassaflödeshantering: Upprätta en kassaflödesprognos som ger en tydlig bild av framtida likviditetsbehov och identifiera eventuella kommande kassaflödesproblem. Se till att företaget har en likviditetsbuffert och övervaka kortsiktiga skulder noggrant.
Övervakning och intern kontroll: Implementera starka interna kontroller och processer för att övervaka riskerna löpande. Detta kan innebära regelbunden granskning av efterlevnad, internrevision eller uppföljning av strategiska KPI. - Kontinuerlig övervakning och justering
Uppdatera prognoser löpande: Eftersom marknader och verksamhetsmiljöer kan förändras snabbt, är det viktigt att uppdatera prognoser och riskbedömningar regelbundet. Detta gör att du kan agera proaktivt på förändringar istället för att reagera för sent.
Anpassa strategin efter behov: Om risker materialiseras eller prognoser ändras, anpassa din strategi och kostnadsstruktur därefter. Flexibilitet och snabb anpassningsförmåga är nyckeln för att effektivt hantera finansiella risker. - Kommunikation och rapportering till ledningen
Tydlig riskrapportering: Det är viktigt att kontinuerligt informera ledningen om riskernas potentiella påverkan på företagets finansiella hälsa. Detta innefattar att regelbundet presentera uppdaterade prognoser, riskbedömningar och förslag på åtgärder.
Förslag på åtgärder: Som Business Controller ska du inte bara rapportera risker, utan också ge konkreta förslag på hur dessa risker kan hanteras eller mildras. Se till att ledningen har tydlig förståelse för vilka beslut som krävs.
Hur samarbetar du med olika avdelningar för att säkerställa finansiell kontroll?
Kommunicerar regelbundet, och sätter upp en mötesstruktur. Bygger en god relation med cheferna och visar att jag är en partner och en stöttande resurs för dem. Sätter tydliga mål för respektive avdelning ur ett finansiellt perspektiv.
Förstå avdelningarnas roll, produkt, process, KPI:er etc. Få vara med i strategiska diskussioner.
Stöd i budget och prognos. Följ upp resultat med dem varje månad. Vid behov håll i utbildningar och ta fram utbildningsmaterial till verksamheten.
Identifiera besparingsmöjligheter. Analysera avdelningarnas prestation.
Säkerställ att avdelningarna levererar rätt data och rapporter i tid för att vi ska kunna sammanställa den finansiella informationen.
Ha tydliga riktlinjer, transparent boksluts- och rapporteringsprocess.
Identifiera finansiella risker som tex kostnadsöverdrag, förlust av intäkter eller regulatoriska risker.
Säkerställ att vi följer regelverken. Tex skatt- och redovisningsregler/lagar, compliance etc.
Hur hanterar du periodiseringar?
Säkerställ ett nära samarbete med den som periodiserar leverantörsfakturor och gör bokföringsordrar för företaget. I många leverantörsfaktura-system kan du ha sk periodiseringsnycklar som du använder vid kontering av fakturorna så att periodiseringen blir korrekt i bokföringen. Många företag har en gräns för hur små belopp som ska periodiseras. Tex vi periodiserar inte kostnader som understiger 10 000 kr. Stäm av redovisningsprinciper på det företaget du börjar på.
Stäm även av med redovisningsavdelningen hur man bokför intäkter och periodiserar dem vid behov.
Vilka verktyg och system har du använt för finansiell planering och analys?
Excel, Jeeves, Power BI, D365, A+, Navision.
Vad är successiv vinstavräkning och när används den?
Metod för redovisning av intäkter och kostnader i projekt som sträcker sig över flera perioder. Den används främst i branscher där projekt har lång löptid, såsom bygg-, anläggnings-, teknik- och konsultbranscher. Metoden innebär att intäkter och kostnader redovisas successivt under projektets gång, baserat på hur mycket av arbetet som har utförts, snarare än att vänta tills projektet är helt färdigställt. Detta ger en mer rättvisande bild av företagets ekonomiska resultat över tiden.
Vilka är de grundläggande principerna för successiv vinstavräkning?
Procent av färdigställande: Intäkter och kostnader redovisas baserat på hur stor andel av projektet som är slutfört vid en viss tidpunkt. Detta kan mätas genom upparbetade kostnader eller annan fysisk framdrift.
Matchning av intäkter och kostnader: Intäkter matchas med de kostnader som uppstått för att uppnå dem, vilket innebär att företaget redovisar vinster löpande under projektets gång snarare än vid slutet.
Bedömning av projektframdrift: Bedömningar av hur mycket av projektet som är slutfört måste göras regelbundet, ofta genom att jämföra budgeterade och faktiska kostnader.
Hur skiljer sig successiv vinstavräkning från färdigställandemetoden?
Vid successiv vinstavräkning redovisas intäkter och kostnader löpande under projektets gång, baserat på hur stor del av projektet som är slutfört. Detta ger en kontinuerlig redovisning av vinster och förluster över projektets livslängd. Successiv vinstavräkning är att föredra i situationer där långsiktiga projekt har en relativt förutsägbar intäkts- och kostnadsstruktur, och man vill visa projektets framdrift i resultaträkningen.
Färdigställandemetoden, å andra sidan, innebär att inga intäkter eller kostnader redovisas förrän projektet är helt färdigställt. Vinsten redovisas vid ett enda tillfälle när projektet avslutas, vilket innebär att företag kan ha en stor resultaträkning först vid projektets slut. Färdigställandemetoden kan vara lämplig i projekt där det är svårt att göra en tillförlitlig bedömning av framdriften, eller där osäkerheten är hög och intäkter inte är garanterade förrän projektet är avslutat.
Hur påverkar redovisningsstandarden IFRS 15 successiv vinstavräkning?
Enligt IFRS 15 måste intäkter redovisas när företag uppfyller prestationsåtaganden gentemot kunden, vilket innebär att intäkter redovisas när kontroll över varor eller tjänster övergår till kunden.
För projekt där intäkter redovisas över tid, måste företag kunna visa att kunden tar del av nyttan av arbetet löpande. Detta gör successiv vinstavräkning fortsatt relevant för projektbaserad redovisning, men kräver en noggrann bedömning av projektets framdrift och prestationer gentemot kundens krav.
Vilka faktorer påverkar bedömningen av projektets framdrift och hur kan dessa påverka vinstavräkningen?
Fysiskt avklarande arbete: Att mäta hur mycket av projektets fysiska arbete som är avslutat. Detta är vanligt inom bygg- och anläggningsbranschen.
Upparbetade kostnader: Ibland används en andel av de upparbetade kostnaderna i förhållande till de totala budgeterade kostnaderna för att beräkna framdriften.
Tidsfördelning: I vissa projekt kan tiden som har förflutit vara en bra indikator på framdrift, särskilt när kostnader och arbetstider är förutsägbara.
Vad är ett beslutsunderlag inom Finance?
Beslutsunderlag är en rapport eller analys som ger ekonomiska och finansiella insikter för att stödja ett specifikt affärsbeslut. Ekonomiavdelningen sammanställer dessa underlag för att hjälpa ledningen att fatta informerade beslut.
Det kan tex vara:
Budgetprognoser, kostnadsberäkningar, avkastningsanalyser (tex ROI), likviditetsanalyser, riskbedömningar, finansiella scenarier (tex. bästa eller sämsta möjliga utfall).
Syfte: Målet är att presentera objektiv ekonomisk information så att beslutsfattarna kan bedöma de finansiella konsekvenserna av olika alternativ. Det kan vara både kortsiktiga och långsiktiga finansiella aspekter beroende på situationen.
Användning: Beslutsunderlag används ofta vid budgetering, investeringar, kostnadseffektiviseringar, eller när ett företag står inför större strategiska förändringar. Ekonomiavdelningen spelar en nyckelroll i att presentera ekonomiska data på ett tydligt och faktabaserat sätt.
Vad kan ett Business Case innehålla?
Projektbeskrivning och syfte
Strategisk relevans och fördelar för verksamheten
Tidsplan och leverabler
Ekonomisk analys (som kan baseras på beslutsunderlag från ekonomiavdelningen)
Riskbedömning och åtgärdsplaner
Kostnads- och intäktsprognoser (t.ex. ROI, payback-period)
Alternativ och jämförelser (vad händer om projektet inte genomförs?)
Finansieringsstrategier
Vad är ett Business case?
Ett business case är ett mer omfattande dokument eller en presentation som beskriver hela affärsmöjligheten och dess förväntade resultat. Det är en detaljerad beskrivning av varför en specifik investering eller projekt ska genomföras, med fokus på både ekonomiska och strategiska fördelar.
Vad är syftet med att göra ett Business case?
Ett business case är utformat för att ge en helhetsbild av ett projekt eller en investering, inte bara den ekonomiska sidan. Det syftar till att övertyga ledningen eller investerare om varför ett projekt är nödvändigt och hur det kommer att bidra till företagets övergripande mål. Business cases används ofta när ett företag överväger större projekt, som investeringar i ny teknologi, expansion till nya marknader, eller genomförandet av stora förändringsprojekt.
