ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Flashcards
1
Q
Trách nhiệm của người chủ trì khi điều hành cuộc họp?
A
- Quán triệt mục đích, yêu cầu. nội dung chương trình. thời gian và lịch trình của cuộc họp
- Giới thiệu chủ đề, các mục chính của cuộc họp
- Đọc báo cáo tóm tắt rõ ràng mạch lạc, không đọc toàn văn
- Quy định về thời gian, cách thức phát biểu, xác định thời gian tối đa mỗi người trình bày ý kiến
- Điều hành cuộc họp đúng mục đích, yêu cầu đặt ra, chỉ định người phát biểu, tóm tắt nội dung ý kiến phát biểu, đưa ra nhận xét, định hướng.
- Kết luận cuộc họp, nêu rõ phương hướng, cách thức triển khai nghị quyết cuộc họp
- Giao trách nhiệm cho đơn vị, cá nhân có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến cá nhân đơn vị có liên quan.
2
Q
Trách nhiệm của người chủ trì khi tổ chức thảo luận?
A
- Lựa chọn hình thức thảo luận phù hợp với từng vấn đề
- Quyết định thời gian thảo luận cho mỗi vấn đề
- Quyết định thảo luận đến đâu thì có thể tạm dừng để chuyển tiếp và có thể quay lại vấn đề đó sau
- Biết cách điều chỉnh và gợi ý cho các thành viên tham dự đi vào trọng tâm vấn đề
3
Q
Thủ thuật động não tạo ý tưởng chung trong cuộc họp?
A
- Tập trung vào vấn đề
- Khuyến khích người tham gia nghĩ ra càng nhiều giải pháp, đề xuất và ý tưởng càng tốt
- Việt lại tất cả các ý tưởng, không ngắt quãng, chỉ trích đánh giá cho tới khi tất cả đã phát biểu và bản thân đã sẵn sàng đánh giá DS ý tưởng và quyết định bước tiếp theo.
4
Q
Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp?
A
- Nghiên cứu tài liệu, văn bản có liên quan trước khi họp
- Chuẩn bị ý kiến phát biểu tại cuộc họp
- Đi họp đúng thành phần, đúng giờ và tham dự hết thời gian
- Không làm việc riêng, ko nghe đt trong cuộc họp
- ## tham gia ý kiến ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung và ko vượt quá thời gian người chủ trì cho phép
5
Q
Người chủ trì khẳng định gì khi kết thúc cuộc họp?
A
- Các vấn đề đã được nhất trí, các biện pháp, phân công thực hiện các nội dung đã thống nhất (đã thống nhất)
- Các vấn đề chưa thống nhất, lý do chính và phương án giải quyết tiếp theo (hướng cho cái chưa thống nhất)
- Lưu ý các công việc cần thực hiện sau cuộc họp với các thành viên (để thực hiện)
- Thông qua biên bản/ nghị quyết cuộc họp (chốt để thực hiện)
- Đánh giá và kết thúc cuộc họp
6
Q
ND chính của VB thông báo kết quả cuộc họp?
A
- Ý kiến kết luận của người chủ trì về các vđ được đưa ra tại cuộc họp
- QĐ của người có thẩm quyền đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan
- QĐ của người có thẩm quyền đưa ra tại cuộc họp về phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện
7
Q
Cuộc họp không hiệu quả khi nào
A
- thành phần tham dự không đúng (đối tượng nhất thiết tham gia và có liên quan, được lựa chọn căn cứ vào tính chất, nội dung, mục đích và yêu cầu của cuộc họp)
- thời gian trùng hđ quan trọng khác
- nội dung chuẩn bị sơ sài, thiếu thuyết phục
- ý kiến một chiều không dân chủ
- Người dự họp thờ ơ, làm việc riêng hoặc không được khuyến khích đại biểu tham gia ý kiến
- Họp nhưng không thảo luận, thảo luận nhưng ko qđ; QĐ nhưng ko thành công
8
Q
Cuộc họp hiệu quả khi nào?
A
- Nội dung họp gắn với lọi ích cơ bản của người dự họp
- diễn giả có kỹ năng thuyết trình tốt
- địa điểm trang thiết bị phòng họp đảm bảo
9
Q
ND cuộc họp chuẩn bị như thế nào?
A
- ND chuẩn bị kỹ, đúng thời gian và yêu cầu
- Vđ liên quan đến cuộc họp và ND yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản
- Với tài liệu dài nhiều ND, phải có bản tóm tắt
- Nghiên cứu phương án, xây dựng dự thảo, định hướng trước kết luận cuộc họp
- Xđ những nội dung cần kết luận thống nhất ý chí của người tham dự cuộc họp
10
Q
Diễn văn khai mạc đảm bảo điều gì?
A
- Nêu được mục đích chính
- Trang trọng, khuôn mẫu
- Ngắn gọn, súc tích
11
Q
Các bước tiến hành cuộc họp
A
- Nghi thức mở đầu
- Khai mạc cuộc họp hoặc diễn văn
- trình bày báo cáo và tham luận
- thảo luận vấn đề đặt ra
- Tổng kết và bế mạc cuộc họp
12
Q
Nội dung chính chương trình cuộc họp như thế nào?
A
-Thứ tự tiến hành các nội dung công việc
- Tên và nội dung công việc
- người chịu trách nhiệm từng vấn đề
- dự kiến thời gian thực hiện và hoàn thành
13
Q
Để đạt được mục tiêu và ý nghĩa mong muốn, người chủ trì cần làm gì?
A
- Cần nắm vững các vđ liên quan xung quanh chủ đề cuộc họp
- Biết lắng nghe, phân tích.
- Biết tổng hợp, thuyết phục
- Huy động trí tuệ tập thể
- Điều khiển cuộc họp phát huy tối đa sự tham gia các thành viên
- Định hướng thảo luận để tìm phương án tối ưu
14
Q
Để giảm bớt việc họp hành, chương trình công tác tuần, tháng, quy cần đảm bảo gì?
A
- Phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành
- Phù hợp với năng lực trình độ thực tế của bộ máy giúp việc
- Đảm bảo khoa học, hợp lý
- Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong quản lý thực hiện chương trình công tác
